Системный и ситуационный подходы в управлении организацией

Применительно к управлению в современных условиях получили развитие методы системного анализа  исследования операций, систематические  методы внутрифирменного управления, к которым относятся: управление по целям, проектное управление, методы развития организации (изменение структуры, систем, процедур и поведения фирмы).

 

1.3Системный анализ

 

Системный анализ в управлении имеет целью дать лицам, принимающим  решения, рекомендации по выбору целей  и стратегии (с использованием математических методов), направленных на повышение  эффективности производства. Системный  анализ предполагает сравнение альтернативных курсов действий с точки зрения затрат и эффективности при достижении определенной цели. Обычно такое сравнение  осуществляется в форме отыскания  альтернативы, которая обеспечивает минимум затрат на достижение некоторых  заданных результатов или, наоборот, является попыткой привести к максимуму  некоторый натуральный показатель результатов деятельности при наличии  ограничений на затраты средств. Разработка таких оценок носит название анализа «стоимости-эффективности». Различные альтернативы проверяются  посредством моделей, которые показывают, какие последствия можно ожидать, следуя каждой из альтернатив, а именно: каков уровень затрат и какова степень достижения каждой из поставленных целей. Затем используется критерий для взвешивания затрат по отношению  к результатам, и таким образом  альтернативы могут быть расположены  в порядке их предпочтительности.

Процесс анализа включает:

- Формулирование проблемы;

- Отбор целей;

- Составление альтернатив;

- Сбор данных; построение моделей;

- Взвешивание затрат по отношению к результатам.

Процесс анализа разбивается  на три стадии:

1 формулирование проблемы – выясняются исходные предпосылки, очерчивается сфера исследования, определяются элементы анализа;

2 исследование – сбор информации и разработка альтернатив;

3 оценка альтернатив.

 

Элементами анализа являются:

- цель руководителя, принимающего решения. Это предполагает выявление степени фактического достижения цели при различных вариантах решения;

- альтернативы – это способы достижения целей, стратегии, при помощи которых можно качественно и при минимальных затратах выполнить поставленные цели;

- затраты – ресурсы, которые могут быть использованы для достижения конкретных целей и не могут быть в дальнейшем использованы для других целей. Большинство затрат принимает денежное выражение и истинная мера затрат выражается в тех возможностях, которые утрачиваются при использовании ресурсов;

- модель – это упрощенное отображение причинно-следственных связей при помощи математических уравнений, программ на ЭВМ, словесного описания ситуации, которая дает возможность оценить предстоящие затраты для каждого варианта, а также степень достижения намеченных результатов;

- критерий – это правило, в соответствии с которым альтернативы располагаются в порядке их предпочтительности. Он обеспечивает средство для взвешивания стоимости по отношению к эффективности;

В процессе системного анализа  рассматривается проблема в целом  в тех условиях, в которых она  действительно возникает. Это предполагает:

1 систематическое исследование целей, стоящих перед людьми, принимающими решения и отыскивание обоснованного критерия оценки этих решений;

2 сравнение (количественное) затрат, эффективности, риска и сроков по каждому варианту стратегии достижения целей;

3 попытку составить лучшие альтернативы и выбрать другие цели, если после проверки прежних целей в этом возникает необходимость.

Вследствие усложнения производственного  процесса, с одной стороны, и воздействия  внешних факторов, с другой –  возрастает значение перспективного стратегического  планирования. В связи с этим развитие методов системного анализа для обоснования управленческих решений приобретает особое значение. Он предполагает использование единого подхода к выбору целей, поскольку при решении проблем управления выявляются множественность и противоречивость целей, подлежащих уточнению, и необходимость их ранжирования.

Системный анализ в управлении обеспечивает всестороннюю оценку целесообразности новых вложений, комплексный учет факторов, совершенствование новых  информационных потоков и гарантирует  большую устойчивость системы, оптимизации  принятых решений.

Важнейшей задачей системного анализа является выработка структуры  процесса принятия решений посредством  тщательного изучения всех существующих факторов, в том числе и интуитивных, которые воздействуют на ситуацию.

Процедура системного анализа  определяется следующими принципами:

- придерживаться определенности во всех аспектах анализа;

- определять цели;

- количественно оценить все ключевые факторы, относящиеся к решению поставленной задачи;

- определить экономические последствия каждой рассматриваемой альтернативы.

Разграничение методов исследования операций и системного анализа имеет  определенное методологическое значение.

Исследование операций предполагает изучение целенаправленных действий и  процессов, поддающихся логико-математической формализации, что на практике непосредственно  увязывается с количественными  методами.

Основным инструментом исследования операций является модель. Математические «операционные» модели используются для  решения широкого круга задач  управления, которые объединяет наличие  определенного критерия оптимальности. К наиболее часто встречающимся  задачам подобного рода можно отнести составление календарных планов выпуска продукции, транспортные задачи, задачи управления запасами, эффективного распределения ресурсов.

Методами исследования операций являются планомерный подход, представление  функциональных отношений в виде математических моделей с целью  получения количественной основы для  принятия решений.

Исследование операций имеет  конечным результатом выбор оптимального решения из заранее определенного  круга альтернативных решений.

Таким образом, для исследования операций наиболее типичной является задача эффективного распределения  ограниченных ресурсов при известных  критериях эффективности, однозначно соответствующих поставленным целям. Модели исследования операций позволяют  совершенствовать управленческие решения  главным образом в сфере оперативного управления (регулирования) производственной деятельностью. Компьютерное моделирование  в современных условиях стало  наиболее мощным средством в системе  оперативного управления производством.

Понятие «системного управления»  характеризует применение системного подхода как в качестве общей  концепции управления. Так и к  использованию информационно-вычислительных систем.

Основа применения системного подхода к управлению – информационная система, которая рассматривается  как модель системы управления. Поскольку  информация является средством объединения  элементов принятия решений. Применение ЭВМ в сфере оперативного управления производством имеет первостепенное значение. Поскольку основная информация может быть интерпретирована количественно. Однако возможности ЭВМ ограниченны  для решения проблем на высших уровнях управления, в вопросах координации  различных функций и подразделений. При этом речь идет главным образом  об ограничениях не технического, а  социально-экономического порядка. Дело в том, что наряду с формальными  связями в организации всегда существуют неформальные связи, не отражаемые в организационной структуре.

Некоторые ученые в США  считают, что системный подход каждый хороший менеджер использовал веками, что это ново для науки, но не ново для руководства бизнесом. Довольно часто группа аналитиков на компьютерах  рассчитывает модели и выдает решения, которые практически ничем не отличаются от ординарных решений, диктуемых  здравым смыслом, но требуют больших  затрат времени и средств. В связи  с этим крупные компании уделяют  больше внимания распределению участия  аналитиков и менеджеров в процессе принятия решений. При этом менеджеры  должны точно формулировать свои потребности в анализе, а аналитики  на основании этих потребностей должны строить модели, исходя из реальных условий, требующих своевременных  решений.

 

2 Ситуационный подход в управлении организацией

2.1 Общая характеристика  ситуационного подхода

 

Сущность ситуационного  подхода заключается в определении  понятия ситуации, под которой  подразумевается конкретный набор  обстоятельств, переменных, оказывающих  влияние на организацию в определенное время. Из-за того, что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость «ситуационного мышления». Используя указанный  подход, руководители могут лучше  понять, какие приемы будут в большей  степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.

Ситуационный подход, разработанный  в конце 60-х гг., не считает, что  положения школ научного менеджмента  и административной школы, поведенческого подхода и подхода с точки  зрения человеческих отношений, а также  школы количественных методов неверны. Системный подход, с которым ситуационный тесно связан, пытается интегрировать  различные частные подходы. Он также  подчеркивает неразрывную взаимосвязь  между управленческими функциями  и не рассматривает их по отдельности.

Ситуационный подход не является простым набором предписываемых руководств, это скорее способ мышления об организационных проблемах и  их решениях. В нем, например, сохранена  концепция процесса управления, применимая ко всем организациям. Но ситуационный подход признает, что, хотя общий процесс  одинаков, специфические приемы, которые  должен использовать руководитель для  эффективного достижения целей организации, инвариантны.

Важно отметить, что заслуга  школы науки управления заключается  в том, что она сумела определить основные внутренние и внешние переменные (факторы), влияющие на организацию. Различные  авторы называют огромное количество переменных, от которых зависит эффективность  работы организации. Но главных переменных, воздействующих на деятельность организации, не более десяти.

К основным внутренним переменным организации относятся ситуационные факторы, действующие внутри организации. Это – цели, задачи, структура, техника  и технология, люди (см. рис. 1.1). Внутренние переменные являются результатом управленческих решений, принятых людьми, создавшими организацию.

Внутренние переменные изучались  различными школами, при этом каждая школа акцентировала свое внимание на разных факторах внутренней среды  организации. Так, например, школа научного управления обращала основное внимание на задачи и технологию управления; школа психологии и человеческих отношений – на трудовые ресурсы (людей) организации; классическая (административная) школа – на структуру управления. По мнению представителей этих школ, достижение целей организации полностью  зависело от внутренних переменных и  поэтому они не уделяли никакого внимания факторам, находящимся вне  организации.

Для эффективного функционирования современных организаций им явно недостаточно учитывать влияние  только внутренних переменных. В настоящее  время организации испытывают значительное влияние факторов внешней среды, которые, в свою очередь, оказывают  большое воздействие на внутренние переменные организации.

Мысли о необходимости  учета влияния внешней среды  на деятельность организации появились  в конце 50-х гг. Ситуационный подход расширил взгляд на организацию как  систему управления, подвергающуюся воздействию как внутренних, так  и внешних факторов. Необходимость  учитывания изменений во внешней  среде особенно актуальна в настоящее  время. Выживание организации и  сохранение эффективности ее работы в подавляющем большинстве случаев  зависит от того, сумеет ли организация  приспособиться к изменениям окружающей ее среды.

Ситуационный подход определил  внешние переменные: факторы, находящиеся  вне организации, которые оказывают  серьезное влияние на ее успех. Впоследствии все факторы внешней среды  были разделены на две группы: переменные прямого воздействия – поставщики (трудовых ресурсов, материалов, капитала), потребители, конкуренты, законы и государственные органы и переменные косвенного воздействия – состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные факторы (жизненные установки, традиции, обычаи и др.), политические факторы, международные события. Факторы прямого воздействия непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. Факторы косвенного воздействия не оказывают немедленного воздействия на операции, но тем не менее их следует учитывать. Степень их влияния определяется сферой деятельности и внутренними возможностями организации.

Ситуационный подход предполагает, что пригодность различных методов  управления определяется конкретной ситуацией. Наиболее эффективным в реальной позиции выступает метод максимально  соответствующий ее условиям. При  ситуационном подходе выявляются основные внутренние и внешние факторы, которые  воздействуют на функционирование организации. Для практических целей менеджеры  рассматривают только те факторы, которые  оказывают воздействие в каждом конкретном случае.

Школа науки управления установила, что все переменные (факторы) как  внутренней, так и внешней среды  взаимосвязаны и взаимозависимы. Изменение в одной из них вызывает изменения во всех других.

Таким образом, ситуационный подход появился в результате попыток  применения концепции важнейших  школ управленческой мысли в реальных жизненных ситуациях. Он состоит  в том, что нет какого-то универсального подхода и что различные проблемы и ситуации требуют разных подходов. Прошлый опыт менеджеров и опыт других фирм также внимательно рассматривается  в «ситуационном управлении».