Система информационного обеспечения НА ОАО ПКЗ «Дубровский»

Стремительное нарастание объемов информации во второй половине XX в., связанное с новым этапом НТР и бурным экономическим ростом, привело к информационному кризису. Его признаками стали:

• возникновение избытка сведений по сравнению с возможностью их освоить (удвоение их объема в некоторых областях происходит раз в десять лет);
• рост удельного веса проблемной информации, дающей больше вопросов, чем ответов.

Как следствие:

• увеличивается число повторных решений одних и тех же научно-технических проблем;
• снижается КПД научного труда, так как каждый результат приходится добывать ценой все больших усилий;
• усложняется выбор оптимальных вариантов;
• возрастают трудности управления.

В конечном итоге  все это приводит к замедлению развития науки и производства, поэтому возникает потребность в целенаправленном управлении информацией (информационном менеджменте). Оно зародилось в 1960-70-е гг. и решает следующие задачи: создание информационных систем в различных сферах деятельности фирмы; разработку методов организации и контроля процессов получения, обработки и хранения сведений; текущее управление потоками информации.

На практике сложилось несколько подходов к  информационному менеджменту, ставящих во главу угла разные факторы:

• экономический - соотношение затрат на получение информации и выгод, связанных с обладанием ею;
• аналитический - потребности в ней;
• организационный - влияние на внутренние процессы;
• системный - взаимосвязь со всеми аспектами деятельности организации как целого.

Всеобщая компьютеризация  означала революцию в информационном обслуживании, которая по своей значимости аналогична внедрению в начале XX столетия в производство конвейера.

1.1.3. Источники информации

Процесс управления и прежде всего выработка стратегии  организации невозможны без обладания широкой информацией.

Эта информация состоит из сведений, почерпнутых  из внутренних и внешних источников - документов (общих, служебных или специальных, например анкет), устных контактов (выступлений, интервью, бесед) и проч.

Эффективный сбор информации должен опираться на научный  подход, обеспечивающий объективность  и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту разные источники, сопровождаться анализом. Прежде всего необходимо четко определить интересуемый объект, источник, сроки и порядок получения данных о нем, нужный объем, размер выборки, методы сбора (опрос, наблюдение, эксперимент, имитация на основе математических моделей), ориентировочные затраты.

К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства), результаты предыдущих исследований.

Внешние источники  информации более многочисленны  и разнообразны.

Прежде всего  здесь нужно выделить сотрудников  организации (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного рода деловых встреч и переговоров). В рамках служебных и личных контактов они имеют возможность «между делом» осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор необходимых сведений.

Другим источником информации служат партнеры (покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений), а также отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений.

Обширным источником деловой информации являются публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах, бюллетенях и др.

Через какое  бы «сито» помещаемые в них сведения ни процеживались, за всем уследить невозможно, и многие данные, которые организации хотели бы по тем или иным причинам утаить, все равно всплывают на поверхность.

Ряд материалов публикуется в открытой печати в  соответствии с требованиями законодательства. Это касается, например, бухгалтерских балансов, отчетов о проведении годичных собраний в крупнейших акционерных обществах и т. п. Конечно, детальной информации в них не содержится, но иногда даже общих официальных сведений бывает достаточно, чтобы что-то подтвердить или опровергнуть.

Сегодня ситуация в деловой сфере, прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть и недостаточно для каких-то определенных выводов.

В связи с  этим возникает необходимость в целенаправленном систематическом сборе (в том числе покупке) информации о научно-техническом, производственном, экономическом и ином потенциале конкурентов, о личных особенностях, склонностях их руководства и формировании соответствующих досье.

Такая деятельность, получившая название промышленной разведки, позволяет предугадать их будущую политику и соответствующим образом приспособиться к ней.

Процесс промышленной разведки включает в себя определение  потребностей в конфиденциальных сведениях, их сбор, анализ и обработку полученных данных, выделение необходимой информации, ее обобщение и передачу заинтересованным лицам, совершенствование методики работы.

Нужно иметь  в виду, что вопреки устоявшемуся мнению большая часть такой работы связана со сбором и изучением открытых материалов и лишь в отдельных случаях применяются приемы, связанные с нарушением законов. Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной и поэтому должна многократно перепроверяться.

Поэтому в крупных  организациях создаются специальные подразделения, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием базы стратегических данных. Такие базы состоят обычно из трех разделов.

В первом характеризуются  производственный, технологический, научный, трудовой потенциал самой организации, проводимая ею научно-техническая политика, взаимоотношения в коллективе, предпочтения руководства. Все эти сведения лежат в основе модели ее функционирования и схемы внутренних взаимосвязей.

Кроме того, собирается информация о репутации фирмы  и ее продукта (которая может существенно отличаться от собственных представлений), о реальных и потенциальных потребителях и тенденциях спроса, определяющих будущее организации, выбор продукта и рынка, о направлениях государственного регулирования.

Во втором разделе  дается описание внешнего окружения  фирмы, важнейшими элементами которого являются партнеры и конкуренты.

О последних, например, собираются сведения, в которых характеризуется  степень их активности, склонности к риску, о преимуществах и  возможных стратегиях.

В третьем разделе  раскрываются главные препятствия  и помехи деятельности организации, которые могут быть внутренними и внешними.

К внутренним относятся  недостаток опыта и знаний исполнителей, ошибки руководства и слабое управление в целом, постоянные служебные конфликты. Внешними помехами являются негативное воздействие окружения, неудовлетворительная репутация организации, ее слабые рыночные позиции, несоответствие результатов деятельности общественным потребностям.

Этапы обмена информацией

Неотъемлемым  элементом любой организации является информационная система, состоящая из совокупности субъектов, осуществляющих прием, передачу, обработку, преобразование, хранение информации, а также процедур, каналов, посредством которых те связаны между собой.

Такая система, создаваемая одновременно с организацией и с учетом ее специфики, должна:

• обеспечивать своевременность поступления информации о происходящем в ней и за ее пределами (мониторинг); формирование базы данных;
• позволить контролировать ее объективность и достоверность;
• облегчить внутренний обмен сведениями, минимизировать их потери, искажения и неточности;
• облегчать отбор, анализ, сопоставление нужных для принятия решения данных из разных источников;
• быть удобной для использования.

    Информационные  системы могут:

• не влиять на положение организации ни сегодня, ни в будущем;
• влиять сегодня, но не влиять в будущем;
• не влиять сегодня, но влиять в будущем;
• влиять сегодня и в будущем.

Надежные информационные системы позволяют ограничить объем  первичных сведений, повысить коэффициент их использования, избежать информационных перегрузок и обеспечить соответствие между производством и потреблением информации.

Элементом информационной системы является специальный блок, осуществляющий ее защиту от всех видов угроз, создающих помехи управлению. Такой блок, затраты на создание которого должны быть меньше стоимости теряемой информации, включает правовые, технические и организационные элементы.

Управление информационной системой предполагает ее планирование, приобретение элементов, модернизацию и использование. [2]

         1.2.Этапы обмена информацией

Движение информации от отправителя к получателю в  рамках таких систем состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор.

Он бывает случайным  или целенаправленным, выборочным или  сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т. е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т. п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

На третьем этапе происходит передача информации.

Если последняя  важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а нужно по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию.

Отправитель же ждет, чтобы тот каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь.

В идеале это  должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия.

Сигналами обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перифраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать. Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл. [3]

К помехам относятся:

1. предвзятости и стереотипы, которыми могут обладать все, поэтому после обмена информацией необходимо удостовериться в том, насколько она понята;
2. предоставление ложных сведений из-за желания показать себя с лучшей стороны, скрыть ошибки, застраховаться от возможных конфликтных ситуаций и неприятностей;

Причинами этого  могут быть: неразумные распоряжения и излишняя строгость руководства, жесткий контроль с его стороны и чрезмерное вмешательство в работу исполнителей; стремление тех обезопасить себя; отсутствие критериев достоверности информации, неэффективность системы ее проверки и оценки.

3. отсутствие интереса к информации вследствие ее неубедительности, неконкретности и проч.;

Поэтому рекомендуется  дополнительно делать акцент на возможных  выгодах, которые может принести ее использование, и потерях, связанных с игнорированием.

4. технические неполадки, например неодинаковое понимание символов, с помощью которых информация передается;

Это бывает вызвано  различиями в образовании, квалификации, национальных традициях, слабым знанием языка и т. д. Например, в отличие от большинства стран в Болгарии отрицательное высказывание сопровождается кивком головы, что часто вызывает различные недоразумения.

5. физические или психологические моменты: усталость, слабая память, рассеянность или, наоборот, импульсивность, излишняя эмоциональность, нетерпеливость, не позволяющие сосредоточиться;
6. информационные перегрузки, вызывающие пропуск или невосприятие сигнала, его фильтрацию, ошибочные или упрощенные ответы, их неадекватную реакцию, отключение от его источника.

Это может иметь  место при монотонности информации, ее опасности для жизни и благополучия, несоответствии ее реальным потребностям.

В результате одному из участников обмена информацией не удается в  полном объеме донести ее до другого, а тому должным образом ее воспринять. Это в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений.

Поэтому для  надежности передачи информации необходимо правильно выбирать коммуникационный канал, спрямлять его (избавляться от лишних посредников), дублировать источники сведений, передавать их с некоторым избытком.

Однако избыточность должна быть оптимальной, только чтобы обеспечить правильное усвоение, поэтому сразу же необходимо определить минимальную «дозу» повторения, тем более что из-за неравномерности деловой компетентности потребность в нем может быть разной.