Шесть шагов менеджера как алгоритм управленческой деятельности

     Может возникнуть соблазн отказаться от самой  идеи четкой формулировки целей и  задач. Наличие четко поставленных целей очень удобно для менеджеров в том смысле, что перед ними ставятся вполне определенные задачи, и поэтому не может быть речи о разногласиях и недопонимании. У менеджера, не имеющего четких ориентиров в своей деятельности, в течение определенного времени может создаваться впечатление, что он имеет возможность жить спокойно, но в конечном итоге руководство потребует от него отчитаться, почему дела обстоят столь неблагополучно. Максимум, что может сделать этот подчиненный, это жалобно промолвить: «По сравнению с чем?».

     Один  менеджер, возглавлявший отдел, не имел четко сформулированных задач своей деятельности и поэтому задал вопрос, как ему работать, но не получил ответа. Он счел необходимым самому сформулировать эти цели. Именно так он и поступил, причем цели эти были вполне разумными. Однажды к нему пришел начальник с извещением об увольнении, когда же, по вполне понятным причинам, этот подчиненный поинтересовался, почему он уволен, начальник сказал: «Вы не получили необходимого результата». Это было, пожалуй, единственное подробное объяснение, полученное этим человеком за все время работы.

     Поэтому, если менеджеру в начале его профессионального становления не формулируют четко цели и способы их достижения, ему нужно быть готовым искать другую работу. Этому человеку следует приходить на собеседования и информировать кадровые агентства о своем желании искать работу. Целесообразно не ставить в известность о поисках работы агентство, которое подобрало для этого человека его нынешнюю работу, поскольку в этом случае оно (агентство) может лишиться своих комиссионных и уж в любом случае должно будет уведомить своего клиента — работодателя данного человека. Организации, где сотрудникам не ставят четкие задачи и цели, где отсутствует недвусмысленная система оценки работы людей, не имеют перспектив развития. Их ждет либо поглощение, либо санация или же (если речь идет о компании, работающей в частном секторе) банкротство. Если эта компания действует в государственном секторе, неизбежно либо слияние, либо ликвидация. Любой из этих вариантов влечет за собой радикальные болезненные перемены и, как следствие, нестабильность для людей. Как правило, вопрос не в том, произойдет ли это вообще, а в том, как скоро это случится. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4.Процесс управления 

С содержательной точки зрения в прочесе управления можно выделить следующие этапы: прогнозирование, планирование, организация, координация, стимулирование (мотивация), учет и контроль, анализ. 

Прогнозирование представляет собой процесс исследования, направленный на выяснение тенденции  развития предприятия и его внешней  среды. 

Планирование - это процесс разработки планов деятельности и развития предприятия. План в свою очередь представляет собой систему, включающую: 

- цели деятельности  или развития; 

- описание этапов  и способов достижения целей; 

- расчет требуемых  для достижения целей ресурсов; 

- показатели, по  значению которых можно судить  о степени достижения целей,  и расходовании имеющихся ресурсов; 

Организация - это  процесс размещения в пространстве и во времени ресурсов, необходимых  для достижения целей, и определения  способов их интеграции и взаимодействия. 

Координация - это  регулирование взаимодействия ресурсов в процессе достижения цели. 

Стимулирование  представляет собой совокупность действий субъекта управления, побуждающих людей  делать то, что считает нужным субъект. 

Учет и контроль представляет собой фиксирование на каком-либо информационном носителе значений показателей, по которым можно судить о степени достижения цели, состоянии субъекта и объекта управления и состояния внешней среды. 

Анализ - это  сравнение результатов учета и контроля с запланированными значениями контролируемых показателей. 

Технология процесса управления представляет собой порядок  взаимодействия работников аппарата управления, информации и технических средств  управления при выполнении какой-либо управленческой деятельности. Если технология процесса управления оформляется документально, то в документе указывается: 

- что должно  быть сделано; 

- срок выполнения; 

- исполнитель; 

- необходимые  ресурсы; 

- методика исполнения; 

- место исполнения; 

- как должен быть оформлен результат. 

Именно с помощью  технологии каждый из этапов процесса управления может быть расчленен  на различные операции и процедуры.  

Управление.

Это процесс  планирования, организации, мотивации  и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации; это деятельность по согласованию и координации совместных действий участников организации, а также по приспособлению внутренней среды организации в постоянно меняющейся внешней среде. Суть управления состоит в оптимальном использовании ресурсов (земли, труда, капитала) для достижения поставленных целей.

Иерархия управления. Управление представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных функций: планирование, организация, мотивация  сотрудников и контроль.

Планирование. Это процесс разработки цели организации и мероприятий, направленных на достижение этой цели. Бывает оперативное и стратегическое управление. С помощью этой функции определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий). Для эффективности планирования оно должно быть непрерывным, гибким и альтернативным. Необходимо иметь бизнес-план на самые хорошие, плохие и средние внешние условия.

Организация. Это  разделение задач, намеченных в процессе планирования, между рабочими организации, то есть построение организационной структуры. Кроме формирования структуры организации эта функция ещё и обеспечивает её всем необходимым (персонал, денежные средства, средства производства, материалы и т.д.). То есть на этом этапе формируются условия для достижения более эффективных результатов. Если рассматривать функцию организации более подробно, можно отметить следующие её черты:

- составление  общего перечня работ, необходимы  для работы организации;

- выделение отдельных  видов работ в качестве самостоятельных  структурных единиц;

- разработка  функций и обязанностей каждой  структурной единицы;

- установление  коммуникаций/каналов между каждой  структурной единицей;

- подбор сотрудников  и управленцев.

Мотивация. Это  процесс стимулирования/пробуждения  людей и коллектива в целом  к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создаёт наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального «роста». При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и её планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников условия/возможности для удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнения ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников. Стимулы бывают двух типов: материальные и моральные.

Контроль. Эта  функция управления предполагает оценку и анализ эффективности работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организации своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов. Измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения. 

Структура и  звенья управления

Крупные организации  нуждаются в выполнении очень  больших объёмов управленческой работы. Это требует деления управленческого  труда на горизонтальный и вертикальный. 

Горизонтальный  принцип разделения труда - это расстановка руководителей во главе отдельных подразделений, отделов. 

Вертикальный  принцип разделения труда - это создание иерархии уровней управления, чтобы  скоординировать горизонтально  разделённую управленческую работу для достижения целей организации. 

Руководителей делят на три категории: 

1. Руководители  низшего звена. Это так называемые  операционные руководители. Самая  многочисленная категория. Под  неё попадают начальники участков, прорабы, мастера, заведующие  лабораториями и т.д. Они осуществляют  контроль за выполнением производственных заданий, за использованием ресурсов (сырья, оборудования, кадров). Работа руководителя низшего звена является самой разнообразной, характеризуется частыми переходами от одного вида деятельности к другому. Степень ответственности руководителей низшего звена не очень высока, иногда в работе присутствует значительная доля физического труда. 

2. Руководители  среднего звена. Они контролируют  работу руководителей низшего  звена и передают обработанную  информацию руководителям высшего звена. К данному звену относятся начальники-руководители отделов, деканы на факультетах и т.д. На руководителей среднего звена ложится существенно большая доля ответственности. 

3. Руководители  высшего звена. Самая малочисленная  категория. Они отвечают за разработку и реализации стратегии организации, за принятие особо важных для неё решений. К руководителям высшего звена относятся: президент компании, министр, ректор и т.д. Работа руководителя высшего звена является весьма ответственной, так как фронт работы очень большой, а темп деятельности напряжённый. Их работа, в основном, заключается в умственной деятельности. Они постоянно должны принимать управленческие решения. Усреднённое распределение рабочего времени для руководителя высшего звена: 

Отсюда следует  вывод, что, безусловно, быть руководителем  высшего звена престижнее, но в  то же время возлагается на него и больше ответственности. 

Принятие и  реализация решения

Процесс управления многогранен, но в нем ясно вырисовывается система действий, которую можно условно назвать технологией принятия решений. 

Весь процесс  подготовки и принятия решения можно  представить в виде следующих  этапов: 

а)выявление  проблемной ситуации, определение цели решения и критериев оценки его  результатов;  

б) информационный цикл, этап сбора информации для ознакомления с вопросом, по которому принимается решение (это самый важный этап, он требует наиболее квалифицированного управленческого труда, умения анализировать, выбирать наилучший вариант решения);  

в) организация выполнения принятого решения (разработка плана реализации решения, определение сроков выполнения операций, назначение ответственных лиц, инструктаж и другие мероприятия, которые могут потребоваться для выполнения принятого решения);  

г) контроль выполнения решения. Только при сочетании всех звеньев процесса управления и соблюдении всего технологического цикла принятия решения этот процесс будет осуществлен объективно, на научной основе. Подготовка, принятие и реализация решений как процесс управленческого труда руководителя имеют определенную технологию: совокупность последовательно применяемых приемов и способов достижения целей деятельности.