Разработка управленческого решения по изменению структуры отдела выставочных мероприятий ЗАО «Уральские Выставки»

Автор: Пользователь скрыл имя, 27 Февраля 2013 в 09:22, курсовая работа

Краткое описание

Разработка управленческих решений является важным процессом, связывающим основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль. Именно решения, принимаемые руководителями любой организации, определяют не только эффективность ее деятельности, но и возможность устойчивого развития, выживаемость в быстро изменяющемся мире.
Объектом исследования данной курсовой работы является ЗАО «Уральские Выставки». ЗАО «Уральские Выставки» предоставляет услуги в сфере рекламы – организует и проводит специализированные выставки.

Оглавление

Введение ………………………………………………………………………….......
4
Характеристика ЗАО «Уральские Выставки» …………………………..……...
6
Ресурсы организации …………………………………………………………….
8
Миссия и ключевые цели организации ………………………………………....
9
Внешняя среда организации ………………………………….…………………
11
Внутренняя среда организации ………………………………………………….
15
Структура управления организацией ……………………………………...……
18
7. Рекомендации по повышению эффективности организации ………………...
20
Заключение ……………………………………………………………………...……
26
Список литературы …………………………

Скачать в ZIP (56.68 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Файлы: 1 файл

Курсовая Ляхов управленческое решение.doc

— 232.00 Кб (Скачать)

.

       

 

Выявив сильные  и слабые стороны и взвесив  факторы по степени важности, руководство может определить функциональные зоны, которые требуют немедленного вмешательства или могут подождать, а также те, на которые можно опереться при разработке и реализации стратегии предприятия (табл. 3)

                                                                                                                        Таблица  3

Оценка  внутренней  среды  организации           

Функциональные  области

Сильные  стороны

Слабые  стороны

Маркетинг

 

Активная маркетинговая политика, специалисты с высшим образованием, знание современных методик исследования.

Для проведения анкетирования и  сбора информации среди участников и посетителей выставок используются наемные работники, что снижает качество работы.

Финансы

Стабильный доход, небольшое, но регулярное повышение заработной платы, премирование сотрудников по итогам проведенных выставочных мероприятий.

Не равномерное поступление денежных средств: вставочные проекты имеют разный финансовый результат; проведение выставочных мероприятий имеет сезонный характер.

Производство

Все рабочие места оснащены персональными компьютерами с выходом в Интернет, имеют мультимедийное обеспечение,

Необходимость постоянного обновления парка техники в связи с сильным износом, постоянно растут объемы расходных материалов, необходимых для бесперебойной работы техники (тонеры, бумага, пленка Oracal)

Персонал

Отработанные действия коллектива, т.к. основной состав сотрудников работает в компании с первого дня организации.

Возникла проблема смены состава в связи с пенсионным возрастом сотрудников (у них нет специализированного образования, но есть большой опыт рабботы).


 

 

 

 

 

 

 

 

6. Структура управления организацией

 

Структура организации  может быть простой или сложной в зависимости от числа и типа взаимосвязей между частями системы. В сложных системах должна существовать иерархия, т. е. упорядочение уровней подсистем, частей и элементов. От типа и упорядоченности взаимоотношений между компонентами системы в значительной степени зависят функции систем и эффективность их выполнения.

На данном предприятии используется иерархическая структура. Она характерна тем, что реализует все виды связей, т.е. предполагает выполнение каждым работником определенной работы, функциональные связи между исполнителями, линейные – руководителя с исполнителем, характеризуется передачей управленческого воздействия в виде конкретного набора функций:

 

Рис. 2 Организационная структура ЗАО «Уральские Выставки»

Рис.3 Организационная структура отдела выставок

 

Таблица 4

Отдел рекламы и маркетинга
  • осуществляет руководство, планирование и координацию работ по проведению рекламных кампаний, разрабатывает планы рекламных мероприятий и определяет затраты на их проведение, участвует в формировании рекламной стратегии, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития;
  • осуществляет выбор форм и методов рекламы в средствах массовой информации, их текстового, цветового и музыкального оформления. Определяет конкретных носителей рекламы (газеты, журналы, рекламные ролики и др.) и их оптимальное сочетание.
  • изучает рынок сбыта и покупательский спрос с целью определения наилучшего времени и места размещения рекламы, масштабов и сроков проведения рекламных кампаний, круга лиц, на которые должна быть направлена реклама;
  • поддерживает необходимые связи с другими структурными подразделениями организации в процессе разработки и проведения рекламных мероприятий, привлекает к решению поставленных задач консультантов и экспертов оценивает рекламные кампании конкурентов.

Информационный отдел
  • осуществляют обновление данных сайта, получают и обрабатывает электронную почту от клиентов и деловых партнеров
  • отвечают за размещение рекламы в сети Интернет, журнале «Пульс цен» и Информационной системе «Скайнете» и др.
  • работают над организацией и проведением семинаров в рамках выставочных проектов.

Дизайнерская 

группа

Дизайнерская группа занимается оформлением выставочных  стендов, рекламных проспектов, календарей, также разработкой различных видов призов, медалей и т.п.

Отдел отраслевых выставок
  • Выставки ТНП (3 группы)
  • Технические выставки (3 группы)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Рекомендации  по повышению эффективности организации

    За каждым ведущим менеджером проекта и его группой закреплены определенные выставки, в соответствии с  общим календарем выставочных мероприятий ЗАО «Уральские Выставки». Основным этапом в подготовке выставки является составление пакета документов для рассылки потенциальным компаниям-участникам. .В процессе работы над проектом ведущий менеджер активно сотрудничает с информационным отделом (подготовка деловой программы выставки), отделом выездных мероприятий, т.к. рассылку по зарубежным компаниям делают сотрудники этого отдела, отделом бронирования гостиниц, отделом маркетинга и рекламы – по разработке фирменного стиля проекта, продвижению в средствах СМИ, приглашением посетителей на выставку.

Для эффективного использования трудового потенциала компании хотелось бы предложить некоторые  изменения в структуре «Отдела  выставочных мероприятий»:

Рис. 1.  Существующая организационная схема «Отдела выставочных мероприятий»

 

 Рис. 2.   Новая организационная схема «Отдела выставочных мероприятий»

 

Таблица 5

Распределение обязанностей в процессе подготовки, проведения выставки

(при новой организационной  схеме)

Этапы подготовки

выставочного  проекта

Ответственный

исполнитель

(отдел выставочных 

мероприятий)

Ответственный

исполнитель

(из других

подразделений)

1

2

3

Разработка  концепции выставочного проекта

  • готовность рынка /отрасли к проведению данного проекта
  • наличие партнеров (по рынку/отрасли) по организации выставки
  • наличие аналогичных выставочных проектов
  • уникальные стороны проекта
  • план экспозиции
  • мероприятия деловой программы выставки (протокольные мероприятия, конференции, секции, семинары, круглые столы)
  • конкурсная, презентационная программу
  • медиа - план

Ведущий менеджер проекта

Конгресс-менеджер

Отдел маркетинга и рекламы

Разработка  фирменного стиля проекта (логотип, бланк, визитка, фирменный цвет)

Ведущий менеджер проекта

Дизайнер

Специалист по рекламе

Разработка  рекламной кампании проекта

  

Специалист по рекламе

Подготовка  информационного письма о выставке, разработка программы мероприятий  выставки

Ведущий менеджер проекта

Конгресс-менеджер

  

Подготовка  пакета документации по проекту (заявка, прайс-лист, план выставочных площадей)

Ведущий менеджер проекта

 

Формирование  клиентской базы, информационных источников по проекту, базы VIP.

Менеджер

Менеджер международного направления

  

Разработка  индивидуальных и спонсорских программ («спонсорский пакет» для крупных компаний, банков, СМИ)

Ведущий менеджер проекта

Конгресс-менеджер

  

Размещение  в СМИ согласно медиа-плану рекламы и информации о выставке, направленных на привлечение экспонентов

  

Специалист по рекламе

1

2

3

Прямая рассылка информационных писем по клиентским базам с последующим обзвоном (формы работы: факсовая, почтовая, электронная рассылка

Менеджер

Менеджер международного направления

Помощник менеджера

  

Переговоры  с отдельными компаниями

Менеджер

Менеджер международного направления

Помощник менеджера

  

Работа с  крупными компаниями, банками, корпорациями по реализации индивидуальных программ

Ведущий менеджер проекта

Конгресс-менеджер

  

Подготовка  мероприятий деловой программы (формирование тематик докладов, уточнение плана-графика проведения)

Конгресс-менеджер

  

Реализация программы государственной и профессиональной поддержки:

  • подписание распоряжений Правительства, приветствий, писем
  • работа с государственными и профессиональными объединениями профильным Министерством

Конгресс-менеджер

Ведущий менеджер проекта

  

Размещение рекламы в СМИ,

направленной  на привлечение посетителей и создание положительного общественного резонанса

  

Специалист по рекламе

Подготовка  и рассылка приглашений Официальным лицам и персонам VIP, прямое приглашение представителей СМИ на открытие выставки

Помощник менеджера

Специалист по рекламе

Распределение обязанностей и закрепление сотрудников для работы на выставочной площадке в период выставки

Ведущий менеджер проекта

Конгресс-менеджер

 

Подготовка  заявочных материалов и рекламной продукции проекта на следующий год (для раздачи участникам)

Ведущий менеджер проекта

  

Подготовка  материалов

к раздаче  среди участников деловой программы

Конгресс-менеджер

  

1

2

3

Заключение  договоров по договоренностям на выставке с экспонентами (Заявки на участие в выставке следующего года)

Менеджер

Менеджер международного направления

Помощник менеджера

  

Официальный отчет о проведении проекта

Ведущий менеджер проекта

Конгресс-менеджер

Менеджер

Менеджер международного направления

  

Обработка видео и фото материалов выставки, формирование «музея» проекта

  

Отдел маркетинга и рекламы

Обработка материалов социологического исследования

  

Отдел маркетинга и рекламы

Подготовка  Архива проекта: документация (официальные бумаги письма и программы, мониторинговые исследования посетителей и участников)

Ведущий менеджер проекта

Конгресс-менеджер

Менеджер

Менеджер международного направления

Отдел маркетинга


 

С корректировкой существующей организационной структуры происходят изменения   распределения обязанностей внутри отдела выставочных мероприятий, и изменением взаимодействия между отделами.

В итоге:

  • происходит увеличение производительности труда, перераспределяются обязанности как внутри отдела, так и между отделами;
  • отсутствую существующие ранее преграды в организационных коммуникациях между отделом выставочных мероприятий, отделом международных выставок и информационным отделом (конгресс-менеджер);
  • рабочая группа усиливается высококвалифицированными специалистами (дополнительная возможность обновить коллектив новыми сотрудниками);
  • появляется перспектива роста внутри группы.
  • изменения в организации производственного процесса неизбежно приводят к реформированию систем обучения, аттестации и вознаграждения. Производительность каждого сотрудника в рамках процесса оценивается со всех сторон: его коллегами, начальством, предыдущим и последующим в процессе элементами;
  • изменения, сделанные в организационной структуре позволяют ускорить процесс от разработки до выхода конкретного продукта на рынок;
  • люди в новой   модели стремятся менять ситуацию таким образом, чтобы управлять  процессом, а не другими людьми.
  • людей в команду подбирают с таким расчетом, чтобы не надо было объяснять, что конкретно делать, а можно было ставить задачи по-крупному; своих ближайших помощников не контролируют по мелочам.
  • руководитель, благодаря такому подходу, может сосредоточиться на самых важных стратегических вопросах.

Возможные пути дальнейшего  повышения эффективности ЗАО  «Уральские Выставки» рассмотрены мною в таблице 6.

                                        Таблица  6

Рекомендации  по повышению эффективности организации

Рекомендации

Методы

осуществления

рекомендаций

Достигаемые  цели (задачи)

Показатели

эффективности, характеризующие  результат

Увеличение

тематических выставок

Расширение международного отдела выездных мероприятий

Выход компании на более  высокий уровень.

Увеличение прибыли

Расширение  штата

работников

Привлечение молодых специалистов

Омоложение коллектива

Привнесение новых видений на рынке выставочного бизнеса

Отказ от  наемных

работников в отделе маркетинга по сбору

информации  среди

участников и

посетителей выставки

Привлечение на практику студентов ВУЗов, с последующим рассмотрением их трудоустройства

Привлечение квалифицированных специалистов для работы на предприятии

Более квалифицированно выполнена работа по анкетированию участников и посетителей выставки, соответственно более точно составлены мониторинговые исследования специалистом  отдела маркетинга.

Привлечение

сотрудников пенсионного возраста к

консультативной работе в компании после их

ухода на пенсию

Поддерживание связей с  заслуженными работниками компании, по необходимости привлечение на дополнительные участки работы, или перемещение на другие должности в случае продолжения работы на постоянной основе.

Связь молодых специалистов с опытными сотрудниками компании, передача опыта, рекомендации, консультации.

Экономия дополнительных затрат на обучение молодых специалистов.


 

Опыт российских компаний, осуществлявший реорганизацию управления показывает, что не нужно бояться менять людей до тех  пор, пока не будет найден подходящий для этой работы. При этом, однако, наиболее перспективным из числа «непрошедших» нужно дать возможность обучаться для дальнейшего привлечения их к работе в новых условиях. Рабочий принцип для менеджеров таков: "каждый на своем участке должен  разбираться лучше, чем руководитель, иначе зачем он нужен". Это, собственно говоря, и есть команда, с которой решаются основные вопросы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В сфере отечественного выставочного бизнеса специалисты отмечают появление важных тенденций:

  • растет количество специализированных выставок по сравнению с универсальными, что весьма выгодно фирмам-экспонентам;
  • наблюдается рост числа российских фирм, участвующих в международных выставках;
  • стабильно растет интерес зарубежных фирм к России.

Этот бурный рост выставочной  активности в настоящее время  свидетельствует о стремлении  предпринимателей восстановить старые и найти новые хозяйственные  связи и постепенно занять значительные позиции на мировых рынках. Без тактики продвижения товара (реклама, ярмарки, директ-маркетинг, и др.) не выжила бы ни одна фирма. Сейчас, когда население планеты растет, увеличивается количество как продавцов, так и покупателей, производителю и потребителю все сложнее становится отыскать друг друга. Именно для облегчения этой задачи служит тактика продвижения товара посредством участия в выставках.

Организаторам выставочного общества приходится выполнять двойную задачу – проводить свою коммуникативную политику  и обеспечивать эффективный процесс коммуникаций для своих клиентов. Создание участникам выставок необходимых условий для установления прямых и плодотворных контактов с партнерами и покупателями, также привлечение этих партнеров на выставку. Чем больше посетителей, тем счастливей экспоненты. Чем счастливей экспоненты, тем успешней выставка. Чем успешней выставка, тем скорее компании согласятся на выставку в следующем году.

В данной работе мною рассмотрена  возможность по реорганизации отдела выставочных мероприятий для упрощения и ускорения разработки основного продукта Выставочного общества – специализированной выставки высокого уровня с привлечением к участию международных компаний. В результате таких изменений компания должна получить команду единомышленников, заинтересованных в конечном результате, имеющая возможности карьерного роста как внутри отдела, так и с перемещением в другие подразделения компании.      

Информация о работе Разработка управленческого решения по изменению структуры отдела выставочных мероприятий ЗАО «Уральские Выставки»