Разработка технологий процесса управления организаций

Наиболее разработанным и простым  является традиционный, классический функциональный подход, в основе которого лежит понимание управления как  процесса по выполнению определенных функций. Здесь технологию управления можно определить как регламентацию  рациональных процедур и способов работы с информацией в процессе реализации функций управления. Суть функционального подхода заключается в том, что на каждом иерархическом уровне систем управления выделяются относительно обособленные участки управленческих работ или функций, для каждого из которых строится определенный набор процедур. В дальнейшем выделяются подфункции и соответствующие им блоки процедур, детализируемые до уровня операции; определяются виды документов, необходимые технические средства и пр.

Такой подход к технологизации процессов управления применим для предприятий, работающих стабильно, в мало меняющейся среде. Так, в организации может существовать технология планирования, технология контроля или (с учетом специальных функций управления) технология управления разработкой нового изделия, технология маркетинговых исследований и т.д.

Наиболее подходящим в условиях меняющейся внешней среды  является ситуационный подход, суть которого заключается в обосновании алгоритма  выбора процедуры на основе учета  признаков той или иной ситуации или проблемы. При ситуационном подходе технологию управления определяют как последовательность действий по выбору целесообразных процедур и выполнению входящих в них информационных преобразований и организационных воздействий.

И, наконец, подход к управлению с точки зрения принятия решений  позволяет рассматривать технологию управления как определенную последовательность действий, используемых при постановке целей предприятия и разработке механизмов их достижения. При этом выделяют два этапа:

1)выработка целей и стратегии развития предприятия;

2)формирование технологии принятия и реализации управленческих решений.

Эффективность технологии управления – это конечный результат, выражающийся не только в экономии времени и затрат, но и в обеспечении устойчивости и выживаемости организации в изменяющейся внешней среде.

К критериям эффективности  технологии управления относятся:

      —простота (технология управления не должна быть излишне усложненной, содержать промежуточные этапы или операции);

      —гибкость (адаптация к изменяющимся условиям);

      —надежность (наличие некоторого запаса прочности, дублирующего механизма);

      —экономичность (технология может быть эффективной, но не экономичной);

      —удобство эксплуатации (прекрасно разработанная технология окажется бесполезной, если она неудобна для людей, которым придется работать).

Техника управления это  совокупность материальных средств (оргтехника, средства связи, вычислительная техника  и т.д.), позволяющих снизить трудоемкость управленческих работ, сроки их выполнения, а также повысит качество принимаемых решений.

Таким образом, развитие средств автоматизации способствует углублению информационного характера управленческого труда, а неотъемлемой частью технологии управления сегодня становятся компьютеризированные системные технологии. Познакомимся с элементами процесса управления и его технологиями.

 

1.2 Элементы  процесса управления и его  технология

Управление - это результат  конкретной деятельности менеджмента. Принятие решений является основой управления. Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий: выработку и постановку цели, изучение проблемы на основе получаемой информации, выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения, обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи), выбор и формулирование оптимального решения, принятие решения, конкретизацию решения для его исполнителей.

Управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, т. е. целенаправленных решений  и действий, осуществляемых менеджерами  в определенной последовательности и комбинации.

Любая управленческая деятельность состоит из следующих этапов:

      —получение и анализ информации;

      —выработка и принятие решений;

      —организация их выполнения;

      —контроль, оценка полученных результатов, внесение коррективов в ход дальнейшей работы;

      —вознаграждение или наказание исполнителей. [1, с.342]

Особенности управленческих процессов, определяются как объективными (характер и сфера деятельности организации  или подразделения, их структура  и проч.), так и субъективными (интересы руководства и персонала, неформальные связи и т. п.) факторами. В совокупности такие процессы образуют цикл, состоящий из взаимосвязанных фаз: принятие решения (определение цели и программы действий); исполнение (воздействие на элементы организации); сбор, обработка, анализ и контроль информации, необходимая корректировка (обратная связь).

Целью конкретного управленческого  процесса является изменение или, наоборот, сохранение управленческой ситуации, т. е. такой совокупности обстоятельств, которые оказывают (могут оказать  в будущем) положительное или  отрицательное влияние на организацию.

Система управления включает следующие элементы:

      —датчик информации о состоянии объекта управления;

      —подсистему сбора и передачи этой информации;

      —подсистему обработки и отображения этой информации;

      —подсистему выработки управляющих воздействий;

      —каналы, подсистему передачи управляющих воздействий;

      —исполнительные устройства.

К элементам процесса управления еще относится управленческий труд, который реализуется в определенном результате (решении), его предмет и средства. Предметом и продуктом труда в управлении является информация о существующей проблеме и способах ее преодоления. Исходная информация является «сырой», а поэтому не может использоваться на практике. Но в результате обработки она превращается в управленческое решение, служащее основой осуществления конкретных действий.

Решения, получающие самостоятельное  существование, могут накапливаться. Это приводит к росту масштабов  и усложнению процесса управления.

В то же время решения  формируют так называемый организационный порядок, обеспечивающий автоматическое срабатывание многих управленческих механизмов и выполнение необходимых действий без специальных распоряжений. Это полезно, так как ускоряет и упрощает работу менеджеров. Средствами управленческого труда служит все то, что способствует осуществлению операций с информацией: от компьютеров, телефонов, авторучки и бумаги до органов человеческого тела.

Для организации процесса обучения используется так называемая модель обучения. На каждом предприятии в составе оперативного плана работы с руководителями составляются программы обучения.

Формы обучения могут  иметь самые разнообразные формы:

1. закрепление за работником  анализа, планирование, постановки  цели управления предприятие

2. перевод на новую работу для дополнительной профессиональной квалификации, обычно на срок от нескольких дней до нескольких месяцев);

3. курсовое обучение  с отрывом от производства;

4. техническая учеба;

5. самообучение и др., в том числе компьютерное обучение.

Под технологией управления понимается совокупность методов и приемов реализации управленческих функций.

Технология управления состоит из информационных, вычислительных, организационных и логических операций, выполняемых руководителями и специалистами  различного профиля по определенному алгоритму вручную или с использованием технических средств.

Различают: линейную технологию управления, управление по отклонениям, управление по результатам, управление по целям, управление по ситуации, поисковое  управление. Рассмотрим их более подробно.

1. Линейная технология характеризуется строгой последовательностью отдельных работ и операций, вытекающих друг из друга в соответствии с заранее намеченным планом. Она используется в типовых случаях при достаточной определенности ситуации и конечной цели (например, на транспорте).

2. Когда невозможно  точно оценить ситуацию, выделить  ключевую проблему и наметить  однозначную цель, технология управления  может быть разветвленной. Желаемый результат достигается на основе совокупности решений, разрабатываемых одновременно по нескольким направлениям, или одного, имеющего многоаспектный характер. Обычно такое положение имеет место в сфере научных исследований.

3. Технология управления по отклонениям, возникшим на предыдущей фазе процесса, предполагает, что частично последние вообще не требуют корректировки, частично их преодоление возможно силами самих исполнителей, и лишь при их значительной величине необходимо вмешательство руководителя. Такой подход позволяет не отвлекать его на пустяки и дать возможность сосредоточиться на главных проблемах. Однако он требует больших затрат времени и средств на создание нормативной базы, тщательного наблюдения и анализа отклонений, ведет к формализации и бюрократизации управления.

4. Технология управления по ситуации применяется в условиях высокой неопределенности. Она исходит из складывающихся обстоятельств и использует адекватные им методы. Фазы управленческого процесса здесь часто независимы друг от друга, и менеджер принимает оперативные решения на основе постоянного наблюдения и анализа изменений во внешней и внутренней среде организации.

5. Технология управления по результатам заключается в том, что в зависимости от степени решения поставленных задач происходит уточнение последующих управленческих действий. Такая технология часто применяется при отсутствии достаточной определенности ситуации и расплывчатости конечной цели, например при руководстве войсками в боевых условиях.

6. Технология управления по целям близка к предыдущей, но ориентируется на контроль и стимулирование достижения не официальных заданий, а личных целей, сформулированных работниками на их основе совместно с непосредственными руководителями и зафиксированных в специальном документе.

7. Технология поискового управления исходит из полной ясности задач, но невозможности точно определить пути их решения. Тогда последнее разрабатывается, отталкиваясь от цели, в обратной последовательности фаз и корректируется по ситуации. Такой тип управленческого процесса имеет место при подготовке долгосрочного решения в условиях высокой неопределенности.

Технология процесса управления состоит из четырех основных функций: планирования, учета, анализа  и регулирования.

Планирование - процесс принятия решения, которое вырабатывается на основе целей, формулируемых вышестоящей организацией, и альтернатив, генерируемых на этапе анализа.

Учет – процесс получения  объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путем сбора фактических данных и их обработки по заданным алгоритмам.

Анализ  - процесс генерирования альтернатив на основе сопоставления складывающейся на объекте ситуации и желаемых результатов, задаваемых на этапе планирования, с одной стороны, и простановки диагноза и выявление причин отклонения движения системы от заданной траектории, с другой стороны.

Регулирование – процесс формирования контроль над исполнением заданий, данных предприятию и его подразделениям, для реализации выбранного на этапе планирования решения.

Решение – нахождение связи между  существующим и желаемым состоянием.

Качество управления определяется заданным критерием, правилами принятия решения и используемой информацией.

Рассматривая пути становления  и развития  управленческих технологий, следует отметить, что базой управления являются информационные технологии, поэтому их исторические этапы тесно связаны. Долгое время основными инструментами подготовки информации для принятия решений была память человека, а устройствами ввода выступали только язык и слух. Первая и вторая информационные революции наступили после изобретения письменности и книгопечатания, что создало принципиально новые технологии накопления и распространения информации, усиливая память человека. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации была бумага, то такие информационные технологии называют бумажными.

Следует отметить, что с появлением бумаги модернизации подвергались лишь процессы хранения информации, а процессы ее обработки традиционно возлагались на мозг человека. Ситуация существенно изменилась с изобретением ЭВМ (третья информационная революция). Сначала ЭВМ использовались для проведения отдельных расчетов, а затем для автоматизации  отдельных информационных процессов. К первым таким системам относятся административные системы обработки данных, которые использовались для  автоматизации банковских операций, резервирования авиабилетов и т.д. Решающим было то, что все они построены на применении автоматизированных информационных банков, в которых постоянно накапливалась и обновлялась информация в реальном масштабе времени.