Процесс управления в таможенных органах

Управленческое решение – основной инструмент воздействия работников государственной и муниципальной службы на управляемый объект. Первая особенность принимаемых здесь решений – это преобладание стратегических решений социальной направленности как директивных актов, направляющих, организующих и мотивирующих коллективные действия людей для достижения стратегических целей.

Стратегические решения должны быть обоснованными, своевременными, экономичными и приниматься по следующей технологии: выявление проблемы, обоснование общей концепции, выработка нескольких альтернатив и выбор наилучшего решения.

Вторая особенность связана  с наличием у управленцев умения выявить зарождение стратегических противоречий отдела, поста. Здесь важно уметь разглядеть в гуще будничных дел ростки нового и поддержать их, взять на себя ответственность и риск, когда еще нет полной определенности и уверенности в успешном исходе.

Третья особенность заключается  в том, что надо уметь выделить из огромного числа вопросов узловые. Для специалистов государственного управления складывается, как правило, две ситуации. Первая связана с возможностью постоянно и внимательно следить за показателями контрольных индикаторов, сигнализирующих об экстремальных ситуациях: замечена опасная тенденция – начинается подготовка стратегического решения. Вторая ситуация возникает неожиданно под воздействием изменений внешней среды, и решение в таком случае делится на принятие неотложных мер и действий стратегического характера.

Четвертая особенность – низкая мотивация исполнителей управленческого  решения. Для решения этого вопроса  в настоящее время рекомендуется следующее:

- своевременное доведение  решений до исполнителей для  предупреждения потери принятым  управленческим решением своей  актуальности;

- повышение мотивации через  расширение привлечения сотрудников  к разработке концепций, парадигм, ключевых положений, стратегий,  а не только путем согласования  с ним сформированных решений;

- формирование общественного мнения  по проблемам через средства  массовой информации, проведение конференций, семинаров, симпозиумов;

- создание системы кадрового  обеспечения реализации решений;

- организация контроля за траекторией  движения решения, что позволит  руководству вносить своевременно  коррективы в принятые решения.

 

3. Процесс принятия решения в таможенных органах

 

Принятие  решений  является основой  управления. Выработка и принятие решений  это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня. При подготовки решения, прежде всего, необходимо выявить и проанализировать проблему. Вовремя выявить проблему – значит, на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями её реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвесить значимость возникшего противоречия, выявить его причины и, главное, определить его вероятные конечные результаты. Последовательное принятие решения может быть представлено на рисунке 8. 

 

 

 

 

Принятие  управленческого решения
Подготовка  решения	Принятие решения	Реализация  решения
Добывание, поиск, сбор, обработка информации. Выявление и формулирование проблемы	Выработка и  оценка вариантов решений. Отбор критериев  выбора оптимальных решений. Выбор и принятие решения.	Меры по конкретизации  решения. Доведение решения до исполнителей. Оценка полученного результата.

 

 Рис.8 Процесс  принятия управленческого решения

 

Таким образом, устанавливаются базовые  проблемы, за решение, которых надо браться  в  первую очередь, затем  проводятся их ранжирование и выбор  стратегического направления решения, после  чего формируются цели.

Процесс подготовки решений представительного  органа предусматривает следующие  процедуры:

- каждый предлагаемый проект  решения выносится на рассмотрение  в письменном виде в соответствии с утвержденной формой;

- решение не должно содержать  более одного вопроса, смысл  которого должен быть отражен в заголовке решения;

- любое решение, которое вносит  поправки или отменяет ранее  принятые решения, должно предусматривать  дословное изложение вопросов для изъятия и включения в новое решение.

При решении особо важных вопросов жизни всей таможенной системы принятию решения должно предшествовать его широкое обсуждение в СМИ и на публичных слушаньях. Подлежат обязательной публикации решения по вопросам бюджета муниципального образования, налогов, сборов и пошлин, норм, порядков и правил. Каждое решение (за исключением специально оговоренных) вступает в силу в течение 30 дней после принятия или с момента его опубликования в СМИ.

Для индивидуального лица, принимающего решения, формальная постановка соответствующей задачи состоит в следующем. Рассматривается множество символов вида:

 

<S₀, T, Q | S, A, B, Y, f, K, Y*>,

где слева от вертикальной черты  расположены символы, соответствующие  известным, а справа - неизвестным элементам задачи.

S₀ - проблемная ситуация; Т - время для принятия решения; Q - потребные для принятия решения ресурсы; S = (S₁, ..., S_n) множество альтернативных ситуаций, доопределяющих проблемную ситуацию S₀; А = (A₁, ... А_k) - множество целей, преследуемых при принятии решения; В = (B1, ..., B_k) - множество ограничений; Y = (Y₁, ..., Y_m) - множество альтернативных вариантов решения; f - функция предпочтения, используемая данным лицом, принимающим решения; К - критерий выбора наилучшего решения; Y* - оптимальное решение.

В ряде случаев время и ресурсы, отводимые на принятие решения, могут  быть неизвестны и подлежат определению  самим лицом, принимающим решения. Тогда символы Т и Q в приведенной формальной записи следует располагать справа от вертикальной черты.

Для группового решения та же задача записывается в следующей форме:

 

< S₀, T, Q | S, А, В, Y, F(f), L, К, Y*>,

 

где So, T, Q, S, А, В, Y, К - те же самые символы, что и в задаче для индивидуального решения; F(f) - функция группового предпочтения, зависящая от вектора индивидуальных предпочтений членов группы (d - число членов в группе); L - символ принципа согласования индивидуальных предпочтений для формирования группового предпочтения.

В рамках формализованной таким  образом задачи принимается соответствующее решение на основе определенной стратегии.

Стратегии или системы правил, которыми руководствуются в процессе выбора решений, можно разделить на две группы: алгоритмические и эвристические. Первые - это системы алгоритмических правил, четко определенных и позволяющих произвести выбор альтернативы за конечное число шагов. Эвристические стратегии - это набор правил, принципов и приемов интуитивного характера, которые гораздо менее четко определены и не всегда позволяют получить оптимальное решение. Однако они имеют то достоинство, что способны радикально уменьшить сложность и трудность задачи и в значительной мере снижают напряженность интеллектуальных усилий, требующихся для подготовки и принятия решения.

К классу алгоритмических стратегий относится стратегия максимизации субъективно ожидаемой полезности (SEU).

Согласно этой стратегии А_r альтернатива оптимальна, если:

 

_{m n}

SEU (A_r) = ΣpS_rj • U_rj > SEU (A_i) = ΣpS_ij • U_ij

^{j=1 i=1}

 

для i = 1, 2, ..., n, где (pS_rj) — субъективная вероятность того, что истинной окажется гипотеза h_j при выборе альтернативы A_r; (U_rj) - величина выигрыша в случае, если произойдет событие h_j после выбора альтернативы А_r.

Действуя в рамках эвристической  стратегии, человек, принимающий решение, воспринимает ситуацию как набор  таких характеристик, как: вероятность  выигрыша (ВВ), размер выигрыша (РВ), вероятность проигрыша (ВП), размер проигрыша (РП), риск (R) и другие. Тем самым он создает факторное представление ситуации.

В зависимости от правил оперирования этими факторами в процессе выбора различают два вида эвристических стратегий.

1. Внутренняя стратегия. Применяя такую стратегию, лицо, принимающее решение, рассматривает каждую ситуацию как единое целое и сравнивает интенсивность ее свойств.

Можно различать два вида внутреннего  анализа. Первый основан на непосредственном сравнении факторов - между выигрышем и проигрышем, риском и размером выигрыша и т. п.

 

 

Человек, принимающий решение, определяет эти соотношения в последовательности 1, 2, 3, 4, 5, указанной выше, и на этой основе оценивает глобальную привлекательность выбора g.

Другой вид внутреннего анализа состоит в сравнении факторов с определенными внешними критериями и проверке того, соответствуют ли они этому критерию. Глобальная оценка привлекательности выбора зависит от соотношений, имеющихся между свойствами и их критериями.

В ходе анализа принимающий решение сравнивает в произвольном порядке каждое свойство с его критерием (k₁, k₂, k₃, k₄).

2. Внешняя стратегия. Она состоит в том, что лицо, принимающее решение, сравнивает аналогичные свойства двух или более ситуаций. Иногда говорят, что сравниваются аспекты действий. Такое сравнение имеет внешний характер.

 

g₁= (BB_1, РВ₁, ВП₁, РП₁)

 

g₂ = (BB₂, РВ₂, ВП₂, РП₂).

 

Эта стратегия имеет несколько  характерных черт. Во-первых, она  позволяет устранить из дальнейшего  анализа те характеристики, которые одинаковы для g₁ и g₂, что уменьшает число сравнений и трудность ситуации выбора. Во-вторых, принимающий решение сравнивает однородные характеристики, например платежи с платежами, вероятности с вероятностями, что вполне естественно и не вызывает особых затруднений.

 

 

 Базовые  проблемы  могут  выявляться самостоятельно  руководителем таможенного органа  на основе анализа разнообразной  информации, с которой ему приходится  иметь дело, или задаваться извне  в результате: получения решения  вышестоящего уровня (приказ, указание, распоряжение) для исполнения которого  требуется применить частное  более конкретное решение на  своем уровне; поступление от  сотрудников, а также из различных  ведомств и организаций, участников  ВЭД и других частных лиц  разнообразных вопросов, касающихся  таможенного дела: постановки объектом  управления конкретных практических  вопросов.

Наибольшее  применение в таможенной практике находят  эвристические приёмы определения  предпочтительных действий, такие как:

- декомпозиция  проблемы;

- выдвижение  параллельных  задач;

- определение  ключевых подзадач;

- соотнесения  задач с силами и средствами;

- аналогия;

- использование  прогноза развития ситуации;

- учёт  гипотез о возможных последствиях  предполагаемых действий.

Выбор наилучшего варианта и принятия решения  проводится на основе оценки по группе взаимосвязанных критериев, число  и содержание которых всякий раз  задаётся конкретной проблемной ситуацией.

К  числу  наиболее очевидных критериев относятся: количество необходимых сил и  средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитированный срок решения  проблемы и др.

Чтобы окончательно остановиться на одном  варианте, необходимы волевые усилия, как бы стимулирующие и организующие процесс формирования решения и имеющие особое значение на его конечной стадии.

Воля  субъекта помогает побороть нерешительность  и колебание в выборе одного из проектов решения и осуществить  его принятие.

В процессе принятия решения уточняются детали выбранного проекта, определяются границы  решений, желаемый уровень его гибкости, уточняется форма, после чего оно  фиксируется и приобретает силу управленческого решения, подлежащего  исполнению.

Управленческие  решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма  обеспечивает лучшую преемственность  решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел.

В таможенных органах  распространено письменное санкционирование различных действий сотрудников, утверждение и подписание подготовленных или формализованных  и произвольно составленных документов, наложение резолюций на различных  материалах, а также устное доведение  указаний, распоряжений, заданий, поручений  и др.