Принятие управленческих решений

Большое значение имеет представление предполагаемых результатов управленческого воздействия, что достигается в результате разработки прогноза развития ситуации.

Второй этап – разработка управленческого решения – заключается в генерировании альтернативных вариантов решений, отборе основных вариантов управляющих воздействий, разработке сценариев развития ситуации и экспертной оценке основных вариантов управляющих воздействий.

Широко распространены такие процедуры генерирования альтернативных вариантов как метод аналогов, мозговой атаки, синтеза управленческих решений и т.п. В последние десятилетия стали развиваться автоматизированные системы генерирования вариантов решений.

В ходе отбора производится отсев заведомо нежизнеспособных или неконкурентоспособных вариантов. При отборе необходимо руководствоваться уровнем сравнительной оценки и требованием отсутствия дублирования.

Главной задачей разработки сценариев является обеспечение понимания ситуации и наиболее вероятных путей ее развития лицом, принимающим решение. Целесообразно рассмотреть различные варианты динамики изменения основных факторов развития ситуации.

Следующая стадия – экспертная оценка основных вариантов управляющих воздействий. Ее задача – дать оценку реализуемости рассматриваемых вариантов управленческих воздействий и достижения поставленных целей. На этой основе осуществляется ранжирование рассматриваемых вариантов.

Третий этап –принятия решения состоит из трех элементов: коллективной экспертной оценки, принятия решения лицом, принимающим решение, разработки плана действий.

Коллективные экспертизы обеспечивают лучшую обоснованность и эффективность принимаемых управленческих решений. К числу методов ее проведения относятся: методы Дельфи, мозговой атаки, комиссий, ПАТТЕРН и др.

По результатам экспертиз альтернативных вариантов, с учетом дополнительной информации, на основе личного опыта и интуиции лицо, принимающее решение, принимает управленческое решение. При этом оно может коренным образом отличаться от всех предложенных вариантов.[7]

Переход к реализации принятого решения требует согласования действий и ресурсов по времени и месту. Это достигается за счет планирования реализации принятого управленческого решения. Планы необходимо корректировать в процессе реализации управленческих решений. В основе этого – возможность изменения внешних и внутренних условий, законодательства, конъюнктуры, стратегии предприятия и т.п.

Четвертым этапом является реализация управленческого решения на основе разработанного плана мероприятий. Этап реализации решения предполагает доведение решения до исполнителей, наделение исполнителей ресурсами, делегирование полномочий и координацию действий исполнителей на всех участках реализации решения.

Доведение решения до исполнителей является одним из важнейших элементов организации выполнения решения. Оно осуществляется посредством постановки задач лицом, принимающим решение в виде приказа, распоряжения, указания и т.п. При этом руководитель должен убедиться в точности понимания существа поставленных исполнителям задач и сроков исполнения, их значения для достижения общей цели, добиться уяснения каждым исполнителем прав и обязанностей, порядка взаимодействия с другими исполнителями.

Эффективность реализации принятого решения во многом зависит от своевременного обеспечения исполнителей запланированными для решения конкретных задач ресурсами.

Каждый исполнитель должен быть наделен определенными полномочиями и обладать некоторой свободой действий на случай непредвиденного изменения условий реализации решения. Необходимо определить ситуации, в которых исполнитель имеет право принятия ситуативных решений, являющихся прерогативой более высокого уровня управления.

Эффективность реализации управленческого решения определяется так же согласованностью действий всех исполнителей. Как правило, в процессе реализации управленческого решения какие-то задачи выполняются с опережением плановых сроков, какие-то с отставанием. Разрешение этого может быть достигнуто лишь за счет непрерывной координации выполняемых работ, перераспределения тех или иных ресурсов (времени, финансовых и материальных средств, сотрудников и т.п.).

Пятым этапом является этап контроля реализации и анализа результатов развития ситуации после управленческого воздействия.

Контроль реализации запланированных мероприятий и действий обеспечивает эффективность деятельности организации. В зависимости от характера объекта управления применяют различные виды контроля. Основными видами контроля являются непрерывный и дискретный контроль. При невозможности осуществления контроля в процессе исполнения управленческих решений применяется контроль итоговых результатов управленческого воздействия. Основной задачей контроля является своевременная фиксация отклонений от оптимального развития процесса, запланированного промежуточного или конечного результата. По результатам контроля производится корректировка плана, управляющих воздействий с целью более полного достижения поставленной управленческой цели.

Своевременная координация действий возможна лишь на основе непрерывного контроля реализации принятых планов, отклонениями от поставленных целей.

Анализ предназначен для оценки эффективности принятых управленческих решений и должен включать:

- оценку сильных и слабых мест решений и планов;

- дополнительных возможностей и перспектив;

- дополнительных рисков

Результаты анализа могут послужить побудительным мотивом для переоценки возможностей организации, склонить руководство к переосмыслению и изменению ее миссии и стратегии.[8]

3. Практика разработки управленческого решения

ООО «Медтехника» осуществляющая свою деятельность на московском рынке медицинской техники приняла решение об открытии филиала в городе Новосибирске.

Проблемная ситуация:

Компания давно и успешно действует на рынке медицинской техники в Москве и московской области. Кроме того, на предприятии образовались дополнительные фонды, которые решено было использовать для развития сети филиалов в регионах России.

Таким образом, проблемой является создание филиала ООО «Медтехника» в городе Новосибирске.

Данная проблема возникла в связи с развитием ООО «Медтехника», поскольку руководство приняло решение о расширении компании.

Для того, чтобы разбить проблему на части, воспользуемся методом, предложенным В.С. Юкаевой, то есть разбитие проблемы на части.

Для того, чтобы открыть филиал в городе Новосибирске необходимо:

Разработать бизнес-план проекта.

Привлечь персонал, который будет работать в данном филиале.

Взять в аренду или купить офис, в котором филиал будет осуществлять свою работу.

Закупить оборудование для офиса.

Осуществить подключение оборудования, оптимизировать его работу (локальная сеть, выход в Интернет и т.п.)

Разработать комплект документов, необходимый для полноценной работы филиала, отсутствия у него проблем с органами государственной власти.

Осуществить «переезд».

Мы разбили проблему на некоторые «подпроблемы», каждая из которых может подразделяться на конкретные задачи, которые необходимо решить.

Для того, чтобы продолжить решение данной проблемы, необходимо провести анализ сильных и слабых сторон организации, её возможностей и угроз.

В наиболее общем возможности и угрозы фирмы анализируются посредством применения метода SWOT-анализа.

Проведем SWOT-анализ по проблеме.

Таким образом, мы определили проблему – необходимость открытия филиала в городе Новосибирске. Разложили её на составляющее и проанализировали сильные и слабые стороны организации, а также возможности и угрозы, возникающие во внешней среде и связанные соответственно с сильными и слабыми сторонами организации.

Для того чтобы открыть филиал необходимо также сформулировать дерево целей, которое впоследствии будет основой всей деятельности по открытию филиала.

В соответствии с каждой целью ставится ряд задач, которые необходимо решить для достижения данной цели.

В связи со стратегическим развитием компании было разработано дерево целей, цели были проранжированы экспертами, и одной из важнейших целей стало создание комплекта документов для открытия филиала. Решение об открытии филиала было обосновано с финансовой точки зрения, разработан бизнес-план проекта.

Одной из ключевых задач, которую необходимо решить является составление комплекта учредительных документов, необходимых для открытия филиала в городе Новосибирске.

Для этого директором предприятия был составлен приказ, который приведен ниже.

ПРИКАЗ

От 21.10.2004                                                                           № 427/1

О подготовке комплекта документов для открытия

Новосибирского филиала ООО «Медтехника»

В связи с расширением деятельности компании, в целях увеличения объемов продаж, а также в связи с открытием ООО «Медтехника» филиала в городе Новосибирске

Приказываю:

Разработать пакет документов для регистрации филиала компании в городе Новосибирске:

1. Исполнительному директору – подготовить учредительные документы для регистрации филиала ООО «Медтехника» в городе Новосибирске.

2. Бухгалтерии и финансовому отделу – выделить средства в размере 100 000 рублей на оформление документов, командировочные и накладные расходы.

3. Юрисконсульту – оказывать содействие в оформлении учредительных документов.

Генеральный директор ООО «Медтехника» ____________ Александров А.С. (подпись)

Подготовлен администратором ______________ Лаврентьевой А.В. (подпись)

Основными критериями принятия данного решения (открытие филиала) будет рост объема продаж, увеличение доли рынка компании в городе Новосибирске.

Критерием эффективности оформления комплекта документов будет являться полнота, проработанность, детальность представленного руководителю комплекта документов.

Срок оформления комплекта документов – 30 дней (максимальный срок).

Термины данного приказа трактуются однозначно. Поскольку в приказе нет терминов, допускающих двойное толкование. Приказ составлен для компетентных специалистов, каждый знает, о чем идет речь.

При принятии решения рассматривались и другие цели (закупка оборудования, ремонт офиса, проведение телефонной линии и т.д.), однако данный приказ не исключает их, а дополняет.

Результатом, свидетельствующим о достижении цели, будет полностью оформленный комплект документов.

Степень приближенности будет проверяться посредством устного опроса исполнителей лично руководителем предприятия Александровым А.С..

Проблема сформулирована достаточно четко и ясно, не терпит двойного толкования, приказ звучит недвусмысленно.

Причины возникновения проблемы, связанной с оформлением документов на стадии открытия филиала – требования законодательства РФ об обязательной  регистрации юридических лиц. Поскольку для эффективной работы предприятия необходимо эффективное взаимодействие с органами государственного контроля, должным образом оформленный комплект документов позволит осуществлять это взаимодействие более эффективно.

Решение проблемы с документами позволит предприятию снимать в аренду или покупать офис, заключать договора на поставку оборудования, товаров, принимать на работу персонал. Без комплекта документов предприятие не сможет законно осуществлять эти действия.

Таким образом, оформление комплекта документов – важнейший этап в открытии нового филиала.

При отсутствии юридического обеспечения филиал не сможет работать, поскольку без учредительных документов он не будет иметь юридического статуса. ООО «Медтехника» имеет репутацию и не может позволить себе «неладов» с законом, тем более из-за отсутствия учредительных документов. Кроме того, как уже говорилось при заключении любых договоров, особенно при безналичном расчете, необходим расчетный счет, и прочие реквизиты юридического лица.

Следует отметить, что параллельно будет решаться еще несколько задач:

1. Поиск офисного помещения и склада.

2. Подбор персонала (через кадровое агентство).

3. Изучение рынка «на месте», анализ конкурентов.

Руководством предприятия рассматривался вариант поглощения ООО «Медтехника Сибири», которое является финансово-неустойчивым, однако располагает основными средствами и репутацией, однако данный вариант был отклонен. Поэтому исполнительный директор и юрисконсульт отправляются в Новосибирск для юридического оформления филиала.