Особенности организации системы внешних коммуникаций предприятия на примере Бурятской ГСХА имени В.Р. Филиппова

Министерство  сельского хозяйства РФ

ФГБОУ ВПО «Бурятская государственная  сельскохозяйственная

академия имени В.Р. Филиппова»

 

Кафедра «Связей с общественностью, социологии и политологии»

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Коммуникационный  менеджмент»

на тему:

«Особенности  организации системы внешних

коммуникаций  предприятия на примере

Бурятской ГСХА имени В.Р. Филиппова»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Улан-Удэ

2012

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава I   Сущность и принципы управления коммуникациями на предприятии

1.1.   Значение системы  коммуникаций на предприятии……………………….5

1.2.   Особенности организации  системы внешних коммуникаций  

предприятия……………………………………………………………………….7

1.3 Особенности и принципы управления коммуникациями в

высшем учебном заведении …………………………………………………….13

Глава II   Cистема внешних коммуникаций компании ( на примере Бурятской Государственной Сельскохозяйственной Академии им. В.Р.Филиппова )

2.1.   Система внешних коммуникаций Бурятской Государственной Сельскохозяйственной Академии им. В.Р.Филиппова ……………………..19

2.2. Отдел международных связей……………………………………………...20

2.3. Система "Школа-ВУЗ"……………………………………………………...25

2.4. Спортклуб……………………………………………………………………26

2.5. Центр Эстетического Воспитания…………………………………………28

Заключение……………………………………………………………………….31

Список литературы………………………………………………………………33

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

           Данная курсовая работа посвящена изучению организации системы внешних коммуникаций предприятия. В качестве примера выступает Бурятская ГСХА имени В.Р. Филиппова.

Тема является актуальной, так как в настоящее время просто не существует организаций, которые могли бы быть конкурентоспособными, удерживать позиции на рынке и при этом обходиться без гибкой четко налаженной системы коммуникационных связей. Внешние коммуникации являются неотъемлемой частью функционирования предприятия. Также, это главный фактор при формировании и поддержании имиджа организации.

Целью работы является изучение особенностей организации и построения системы внешних коммуникаций предприятия, ее функционирования и эффективности, а так же роли в налаживании  благоприятных и устойчивых отношений  с внешней средой.

Задачи:

• определить общее значение системы коммуникаций на предприятии;
• рассмотреть особенности организации внешних коммуникаций предприятия;
• определить особенности и принципы управления коммуникациями в высшем учебном заведении через рассмотрение внешних коммуникаций БГСХА;
• выяснить, каково значение организации внешних коммуникаций в формировании конкурентоспособности вуза на рынке образовательных услуг;
• изучить систему внешних коммуникаций Бурятской ГСХА имени

В.Р. Филиппова.

Объектом изучения является Бурятская ГСХА имени В.Р. Филиппова.

Предметом исследования выступают элементы внешней коммуникации Академии, управление внешними коммуникациями.

При подготовке работы был использован метод анализа.

Структура курсовой работы включает в себя введение, 2 главы,

заключение, список использованной литературы, приложения.

В главе I описываются теоретические аспекты темы работы.

В главе II содержится практическая информация об организации внешних коммуникаций БГСХА. Дается анализ деятельности ее структурных подразделений. Выявляются текущие проблемы, связанные с построением внешних коммуникаций и предлагаются пути их решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I   Сущность и принципы управления коммуникациями на предприятии

1.1.   Значение  системы коммуникаций на предприятии

 

Формирование коммуникационных сетей и создание условий для  успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: «Хлеб людей организации — информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации».¹

Согласно ряду опросов, проведенных  американскими исследователями  организаций, около 250 тыс. рядовых работников 2000 различных компаний, а также 73% руководителей американских, 63% английских и 85% японских компаний считают, что  недостаточная разработанность  коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности их организаций.²

Действительно, обмен информацией  включен как важнейшее звено  во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это  отрицательно сказывается на функционировании всей организации.

Коммуникации организации  с внешней средой в современных  российских условиях направлены на рыночный и институциональный уровни. Основной целью такого рода коммуникаций является создание баланса между входом и выходом организации как системы и информационное обеспечение этого баланса.

Такие коммуникации должны быть ориентированы на различные  адресные аудитории (рядовых потребителей, поставщиков, конкурентов, общественные организации или группы давления, государственные органы исполнительной и законодательной власти и т.д.). Помимо решения текущих вопросов обеспечения баланса между организацией и внешней средой коммуникации такого рода решают следующие проблемы:

• создание “имиджа” организации на местном, государственном и международном уровнях;
• обеспечение связи с имеющимися и потенциальными потребителями (например, с помощью рекламы);
• воздействие на разработку законов, постановлений, касающихся деятельности данной организации (например, используя группы давления).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.   Особенности организации системы внешних

коммуникаций предприятия

 

М. Мескон выделяет такие характеристики внешней среды, как сложность, подвижность, неопределенность.³

Под сложностью внешней среды  понимается вариативность факторов, на которые организация обязана  реагировать.

     Подвижность среды – скорость, с которой происходят изменения в

окружении организации. Многие исследователи и руководители отмечают, что в современных условиях внешнее окружение организаций меняется с

нарастающей скоростью, причем есть организации, вокруг которых внешняя

среда особенно подвижна.

     Неопределенность внешней среды является функцией объема информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также уверенностью в надежности этой информации. Если информации мало или есть некоторые неточности, сомнения относительно ее происхождения, то среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация, и есть основания считать ее обоснованной, высоконадежной.

Внешние коммуникации –  это обмен информацией между  организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и  т.д.) оказывают наибольшее влияние  на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

Задача внешних коммуникаций сводится к трансформированию желаемой стратегической позиции в поведение  организации, ее коммуникационные послания и символы на организационном, производственном и функциональном уровнях. Менеджеры должны четко решить, как они хотят представить организацию и ее продукцию, четко определив ключевые группы общественности, и понимать, каков имидж их организации. Затем они должны разработать комплекс средств создания корпоративного имиджа, который смог бы донести его до общественности, и при этом зорко отслеживать формирование корпоративного имиджа конкурентов и его изменения. Приемлемый набор таких средств должен включать:

• определение коммуникационных задач;
• выбор целевых групп (клиентов и представителей общественности, имеющих значение для организации);
• формулирование подходящего сообщения (сообщений);
• выбор средств и планирование;
• организация (координация) действий.

Задача корпоративных  коммуникаций — сокращение разрыва  между желаемым и фактическим  имиджем компании; создание последовательного  целостного ее портрета, разработка и  применение рекомендаций по координации  всех внутренних и внешних коммуникаций, а также контроль и управление коммуникациями. Для достижения целей  компании среди внешней общественности PR включает и маркетинговые коммуникации.

Корпоративная особенность (индивидуальность) — это стратегически  планируемая и тактически (на практическом уровне) применяемая самопрезентация организации (корпоративного «я») на основе желаемого имиджа.

Корпоративная репутация  — это то, что люди думают и  говорят об организации, ее продукции/услугах, а также поведение этих людей.

Стратегическое позиционирование — это по существу сознательный выбор конкретной основы для построения конкурентного преимущества. Это  комбинация призыва к клиенту  или заинтересованному лицу и  конкурентные соображения, которые  могут наделить компанию или бренд  четкими чертами индивидуальности в восприятии этих людей. Таким образом, компания в представлении ее целевой группы должна быть лучше, чем ее конкуренты, независимо от того, что считают важным сами ее члены. Компания должна казаться лучше, чем на самом деле, и поэтому должна продавать свою продукцию «правильным» клиентам, основываясь на хорошем знании преимуществ и недостатков как своих, так и других поставщиков. Менеджеры должны решать, где и как конкурировать.

А теперь перейдет к внешним  коммуникациям, относящимся к стратегическому PR.

Вероятно, самый очевидный  вид деятельности — связи со СМИ, позволяющие создать популярность и положительный интерес к  компании. И менеджеры должны завоевать  их уважение, показать понимание сущности новостей, проявлять конструктивность, идти навстречу журналистам и  продюсерам, создавать у СМИ доверие  к компании.

Основные темы сообщений  для СМИ включают маркетинговые  новости, освещение политики компании, новости, представляющие общий интерес, персоналии, текущие события. Сообщения  должны предназначаться в основном для статей по отдельным специальным  темам, а не просто для самопродвижения компании.

Паблисити — это распространение  намеренно заранее спланированных и на высоком уровне выполненных  сообщений через выбранные (неоплачиваемые) СМИ с целью возбуждения общественного  интереса к организации или отдельной  личности.

Деятельность по поддержанию связей с прессой существенно отличается от рекламной деятельности и продаж, поскольку она направлена на завоевание паблисити или на удовлетворение интереса общественности к организации и/или ее продукте/продуктах. С другой стороны, пропаганда — это попытка оказать влияние на общественное мнение с целью распространения конкретного желаемого убеждения.

Финансовые отношения  направлены на создание взаимоотношений  поддержки и управления коммуникациями с акционерами (как действительными, так и потенциальными) в течение  финансового года, а также с  инвесторами, представителями деловых  кругов (в частности, с аналитиками, брокерами фондового рынка, торговыми  банками) и журналистами финансовых журналов.