Организация социальных систем

Неформальные группы обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения, люди хорошо знают, кто входит в их неформальную группу, а кто нет. В неформальных группах складывается определенное распределение ролей и позиций. Обычно эти группы имеют явно или неявно выраженного лидера. Во многих случаях неформальные группы могут оказывать на своих членов влияние равное или даже большее, чем формальные структуры.

Неформальные группы представляют собой спонтанно (самопроизвольно) сложившуюся систему социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или менее длительного межличностного общения.

     Руководством организации при управлении неформальными группами в процессе функционирования организации могут применяться различные методы воздействия. Назовем основные из них:

1.      Консультации с группами.

     Обычно индивидуумы и группы лучше реагируют на затрагивающие их решения, если с ними заранее советуются. Консультации с группой вместо попытки навязать ей произвол, говорят об уважении к достоинству группы и отдельного человека, а также ослабляют сопротивление переменам со стороны неформальной организации.

     Коллективные обсуждения также способствуют укреплению сотрудничества и в других отношениях. Во-первых, они дают возможность группе и ее членам взять на себя часть заслуг в принятии решения – это неосязаемая ценность, которая порой имеет очень важное значение. Во-вторых, они удовлетворяют желание группы и ее лидеров получить определенный статус. В-третьих, консультации зачастую улучшают взаимопонимание между группой и высшим руководящим составом организации. Когда решение спускаются сверху, работники могут приписывать указаниям самые разные мотивы и скрытые намерения и весьма неправильно их толковать. С помощью консультаций руководители и рабочие группы имеют возможность убедить друг друга в добрых обоюдных намерениях, и это может способствовать разрушению представления о неизбежном между ними конфликте интересов. Конечно, когда реальный конфликт интересов существует – по вопросу о заработной плате, например, - то, может быть, консультация и не поможет его устранить. Но даже в этом случае, получив возможность поставить себя на место руководителя и понять, как данная проблема выглядит с точки зрения его обязанностей, группа может с большей готовностью согласиться с неприятным решением.

     Консультации – это важный механизм защиты групповых ценностей, потому что они позволяют группе заранее изложить свои цели и воспрепятствовать решениям, которые в случае принятия были бы, затем обязательно отменены, но уже с ущербом для престижа предложивших их кругов. В последние годы совещательные методы приобретают все большую популярность, однако во многих организациях консультативной практики до сих пор избегают как высшие, так и низовые руководители, которые полагают, что она повлечет за собой снижение их статуса, ограничив их “права” в реализации властных полномочий. 

2.      Обучение и внушение.

     Организации необходимо сформировать у своих служащих лояльность посредством обучения или пропаганды. Для этой цели необходимо “рекламироваться” перед всеми ее членами либо с помощью специальных учебных курсов и общих собраний, либо другими способами. Организации нужно стараться убедить своих сотрудников в том, что все содействующее целям организации, наилучшим образом содействует и целям отдельного человека, даже если в конкретных случаях это и не очевидно. Устраивая вечеринки, клубы и спортивные соревнования, организация может попытаться создать у своих служащих ощущение принадлежности к “одной большой семье”. Некоторые учреждения стараются информировать всех своих работников обо всех важных решениях и о том, что за ними стоит. Обычно этот прием создает у человека ощущение, что он – часть организации и что ее удачи это и его удачи. На низовом уровне этот прием сводиться к объяснению людям причин, по которым осуществляется то или иное назначение на должность, или того, как их скромная работа соотносится с важными целями организации. Использование этого метода, бесспорно, влияет на позицию многих людей и поэтому служит важным механизмом управления.    

3.      Обеспечение лояльности руководящих работников.

     Высшее руководство обычно старается завоевать преданность руководящего состава – начальников подразделений, филиалов, отделов и бюро, - или, другими словами, добиться их самоотождествления с организацией. Руководство делает это, поощряя их приверженность организации путем создания клубов руководящих работников, отведенных специально для руководителей столовых в учреждениях, а также посредством официальных обедов и конференций. Усилия тут направлены на создание базовой группы руководителей, с тем, чтобы отвоевать лояльность отдельного начальника у коллектива, которым он руководит. 

     После того как администрация добилась лояльности своих руководящих, они становятся защитниками точки зрения организации перед своими коллективами.   

4.      Замена руководителя “среднего звена”.

     Если добиться лояльности главы подразделения не удалось, то учреждение может заменить его – и порой заменяет – тем, кто ему предан. Однако применение этого метода имеет свои пределы. Во-первых, если трудовой коллектив оказался способным удержать лояльность прежнего руководителя, он вполне может оказаться способным и завоевать лояльность нового. Не знакомый прежде с работой руководитель вынужден в значительной степени опираться на профессиональные советы своих подчиненных. Он подвергается такому же давлению со стороны организации и групп, как и его предшественник. Он сталкивается с теми же явлениями. Он каждый день общается с подчиненными, которых, в конце концов, начинает любить и уважать. Вряд ли возможно, чтобы такое множество воздействий не оставило в нем глубокий след.

     Во-вторых, в тех случаях, когда новый руководитель сопротивляется самоотождествлению со своим подразделением и сохраняет лояльность учреждению в целом, появляются новые трудности. Прежний разрыв в цепочке отождествлений между подразделением и учреждением может смениться новым пробелом между руководителем и его подразделением. Новый руководитель может не суметь обеспечить сотрудничество и необходимый вклад своих подчиненных, и положение с точки зрения учреждения может оказаться не лучше, чем прежде. Поэтому замена руководителей – это механизм ограниченной пригодности для укрепления лояльности со стороны структурного подразделения по отношению к учреждению, в которое оно входит. 

5.      Перевод сотрудников на другое место работы.

     Многообещающим механизмом укрепления лояльности членов организации и усиления их самоотождествления с организацией в целом служит практика частых переводов сотрудников из подразделения в подразделение. Подобная практика, если ей строго и разумно следовать, вероятно, приведет к появлению в организации значительного числа людей, обладающих весьма разнообразным опытом, что способствует самоидентификации с более крупными структурными подразделениями, - хотя нет никаких оснований полагать, что такая практика полностью уничтожит преданность работников неформальным группам.

6.      Размещение кабинетов.

     Еще один механизм воздействия заключается в правильном распределении кабинетов. Уже отмечалось, что служащие встречаются и устанавливают неформальные отношения с теми, кто работает рядом с ними, чаще, чем с теми, кто работает в отдалении. Поэтому формированию настоящего руководящего аппарата отдела или управления может способствовать размещение руководителей в одном месте или на одном этаже. Термины “верхний этаж” или “передний кабинет”, часто применяемые к высшему руководящему составу, вероятно, происходят от соответствующего расположения кабинетов.  

7.      Признание естественных лидеров.

     Решающий административный механизм контроля за групповым поведением – это выявление естественных лидеров и управление ими. Один из современных теоретиков Дэвис, развивая эту мысль, пишет: “Каждому руководителю надлежит знать, кто является лидером в каждой неформальной группе и работать с ним, поощряя тех, кто не мешает, а способствует достижению целей организации. Когда неформальный лидер противостоит своему работодателю, его широкое влияние может подорвать мотивацию и удовлетворенность выполняемой работой у сотрудников формальной организации”.

     Если естественный лидер находится вне формальной организационной схемы, он зачастую рассматривается как “возмутитель спокойствия”. Он может стать центром коллективного сопротивления влиянию организации, и если в нем сильно развита склонность к доминированию, т.е. если он активно проявляет властолюбие, то он, возможно, начнет сознательно или неосознанно совершать поступки, которые позволят ему возглавить неформальную группу в ее сопротивлении организации. Способный человек на должности много ниже своих возможностей может просто от отчаяния направить свою энергию на то, чтобы стимулировать недовольство в своем трудовом коллективе. Такие личности часто становятся организаторами группировок, которые они вовлекают в заговор с целью добиться официального лидерства в организации, на их взгляд, принадлежащего им по праву. Бдительному руководству нередко удается контролировать и использовать эти разрушительные тенденции путем “поглощения” естественных лидеров и предоставления им официального признания. Часто после того, как лидеры “захвачены”, начавшаяся революция терпит поражение.    

8.      Обмен информацией в организации.

     Процесс обмена информацией в организациях условно можно разделить на две категории: формальная и неформальная передача информации.

     В каждой организации существует некая официальная структура, с помощью которой сведения передаются по назначению. Но эта формальная их передача дополняется большим количеством информации, передача которой происходит от желания и даже нетерпения работников поделиться ею друг с другом даже тогда, когда это официально не разрешено или даже запрещено.

     Система неформальной передачи информации является одновременно необходимой, неизбежной и иногда раздражающей. В то время как она часто дает возможность организации быстрее, чем по формальной процедуре, получать информацию и приспособиться к меняющимся условиям, она же вносит разлад в официальные соотношения полномочий и затрудняет координацию. Довольно часто неофициально переданная информация бывает искаженной и неверной, поскольку она не подлежит официальному контролю.

     Гибкое использование развитой системы формальной и, что особенно важно, неформальной передачи информации дает возможность организации выполнять свои задачи быстро и оперативно. При этом сотрудники могут достичь полноты понимания, а руководству организации добиться большего влияния на неформальные группы, что было бы невозможно при наличии лишь формальной системы.

2.2 Общая характеристика организации

ОАО «Ижмолоко» функционирует с 1927 года, производя молочную продукцию.

6 августа 2002 года компания «Ижмолоко» первое из молочных предприятий Российской Федерации получило сертификат соответствия системе менеджмента качества (ISO 9001:2000), были внедрены стандарты работы, обеспечивающие стабильно высокое качество продукции на всех этапах производства. Огромная работа по аттестации – приведение в соответствии со стандартами оборудования,  приборов контроля качества, внутренней документации, системы обучения персонала была завершена в рекордно короткие сроки – за 10 месяцев.  Сформулирована и утверждена Политика в области качества до 2010 года. Создано новое подразделение – служба качества, в которую вошли самые опытные и грамотные специалисты комбината. Получение сертификата ИСО перевело предприятие на качественно новый – стабильно высокий уровень производства с ориентацией в первую очередь на удовлетворение желаний и запросов потребителя.

На сегодняшний день предприятие перерабатывает более  160  тонн молока в сутки. С началом работы нового производства ЗАО «Ижмолоко» будет перерабатывать в общем объеме более 300 тонн молока в сутки.

2.3 Виды и характеристика основных неформальных групп

В ОАО «Ижмолоко» как и в любой другой организации, существует разделение по отделам. В целом коллектив завода составляет около 500 человек, что делает почти невозможным  общение между подразделениями.

Сотрудники в основном заняты общением с коллегами из своего отдела, что и влечет создание неформальных групп «по отделам».

Я же приведу лишь 2 примера неформальных групп в отделе продаж, так как этот отдел наиболее мне знаком.

Отдел продаж состоит из 9 менеджеров по продажам, и из-за неимения отдельных кабинетов маркетолога и логиста. Неформальная группа №1 (назовем ее так) состоит из 4 девушек в возрасте от 20 до 25 лет, с одинаковыми интересами и примерно одинаковыми чертами характера. Настроены позитивно. Лидером группы является девушка с хорошим чувством юмора, добродушная, отзывчивая, веселая и в целом, интересная натура, которая постоянно что-то придумывает.

Группа № 2 состоит из 3 человек, двое из которых юноши, третья-девушка, имеющая в своем владении автомобиль. Чертами ее характера являются наглость, упрямство, иногда даже хамство по отношению к другим сотрудникам отдела; она является неформальным лидером данной группы. Остальные члены группы буквально тянуться за ней, потакая всем ее прихотям.

Из-за сильных отличий лидеров двух групп, в отделе часто возникают конфликтные ситуации, которые мешают работать и портят атмосферу в коллективе.

2.4 Рекомендации по рациональному использованию потенциала неформальных групп.

Прежде всего, хочется сказать, что руководству предприятия надо больше задумываться о моральном состоянии работников, чем о материальном. Следует проводить мероприятия, направленные на сплочение коллектива, ведь иногда коллеги не знают, как друг - друга звать. Также руководству следует принимать решения, касающиеся непосредственно сотрудников, посоветовавшись с неформальными лидерами, ведь это будет мягче воспринято другими членами организации. С лидерами неформальных групп лучше дружить, чем пытаться искоренить ее, так как это принесет больше выгоды предприятию и сотрудникам.