Организация и обслуживание рабочих мест на предприятии

     - обеспечение нормальных условий  труда (освещение, температура  и т.п.) в рабочем помещении  руководителя и на его рабочем  месте входит в обязанности секретаря.

     Проведем  анализ рабочего времени заместителя директора по коммерции ООО «ПРАЙМ». Такой анализ будет проводиться на основе карты фотографии рабочего времени руководителя, который был использован для накопления первичных статистических данных по элементам и видам деятельности руководителя с учетом продолжительности работ согласно классификатору.

     С помощью организационно-технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,8% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:

     1. Участие в совещаниях

     2. Контроль за заказами (просмотр заявок)

     3. Анализ кредиторской задолженности  (работа со счетами фирм-поставщиков)

     Кроме того, руководитель не использует полностью  время, отведенное ему для отдыха, тем самым, нарушая режим труда  и отдыха.

     На  основании проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

     Заместитель директора по коммерции находится  в промежуточной области иерархии организации, то есть имеет, как непосредственных начальников, так и подчиненных.

     Основными задачами заместителя директора  по коммерции являются:

     - разработка и реализация принципов маркетинговой политики фирмы;

     - развитие клиентской базы фирмы;

     - продвижение новых товаров на  рынок;

     - изменение систем мотивации сотрудников

     - выполнение плановых заданий  при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов, повышение производительности труда и качества поставляемых товаров на основе выявления и использования резервов предприятия, и так же воспитание у рабочих чувства коллективизма, высокой ответственности за порученное дело.

     Рабочее место заместителя директора располагается в отдельном кабинете, оборудовано мебелью и оргтехникой. Имеется персонал, который осуществляет обслуживание рабочего места. Из недостатков необходимо отметить:

     - офисные, служебные и складские  помещения расположены в разных зданиях не оборудованных крытыми переходами. В холодное время года сотрудники перемещаясь между помещениями не всегда одевают верхнюю одежду;

     - в кабинете нет принтера и  копировального аппарата;

     - за руководителем не закреплен  служебный транспорт, поэтому при поездках к поставщикам и заказчикам приходится пользоваться общественным транспортом;

     - обслуживание рабочего места  выполняется не всегда качественно.

     В связи с этим руководителем неэффективно расходуется 14,8% рабочего времени

 

     

     Глава 3. Пути совершенствования  организации обслуживания рабочих мест на предприятии

     3.1. Мероприятия по  совершенствованию  рабочих мест 

     В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого служат, как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.

     К наиболее значительным факторам внешней  среды можно отнести проблемы со служебным транспортом. Отсутствие в распоряжении заместителя директора по коммерции служебного транспорта приводит к большим затратам на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.

     Из  факторов внутренних факторов организации  можно выделить следующие:

     - получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов, не полному использованию времени, отведенного на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы;

     - нерациональное техническое оснащение  рабочих мест, что приводит к  необходимости перехода в те  отделы, где есть в наличии  необходимая оргтехника;

     - нерациональная планировка помещений. Офисные и складские помещения находятся в разных зданиях. В холодное время года сотрудники при перемещении между помещениями не одевают верхнюю одежду. Что приводит к повышенной заболеваемости.

     - Секретарь занимающаяся техническим  оснащением рабочего места не всегда компетентна в решаемых вопросах.

     Со  стороны личностных и психологических  характеристик руководителя могут  проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование  рабочего времени:

     - медлительность в действиях;

     - отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

     - повышенная общительность, что  увеличивает необоснованные расходы  времени;

     - распыление интересов и отсутствие  концентрации на каком-либо мероприятии,  что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

     Таким образом был составлен план организационно-технических  мероприятий по улучшению организации  рабочих мест и их обслуживанию.

     План  организационно-технических мероприятий по улучшению организации рабочих мест и их обслуживанию включает:

     - организация постоянного служебного  транспорта или доплата за  пользование личным автотранспортом;

     - руководство организации должно  соблюдать нормативы режимов  труда и отдыха;

     - вызовы на срочные совещания к вышестоящему руководству постараться свести к минимуму;

     - провести анализ потребности  сотрудников в оргтехнике;

     - в соответствии с результатом  анализа осуществить закупку  и ремонт (модернизацию) необходимой  оргтехники;

     - так как планировку помещений нельзя изменить рассмотреть вопрос местной связи служебных помещений и введение системы электронного документооборота позволяющую сотрудникам решать производственные вопросы на рабочих местах;

     - в связи с большим количеством  оргтехники на фирме заключить договор со специализированным предприятием для обслуживания оргтехники.

     Со  стороны личностных и психологических  характеристик руководителя для  устранения вышеприведенных помех  можно предложить меры по их устранению:

     - выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности);

     - ведение предварительного планирования  рабочего дня;

     - ведение дневника рабочего времени

     - изучение и использование нормативов  режимов труда и отдыха, установленных  в организации.

     Разработанный план организационно-технических мероприятий по улучшению организации рабочих мест и их обслуживанию позволит получить следующие результаты:

     - организация постоянного служебного  транспорта позволит более оперативно  решать вопросы на выезде;

     - соблюдая режим труда и отдыха, мы уменьшаем период врабатываемости, а это увеличит фазу устойчивой работоспособности, а это даст увеличение производительности труда всего предприятия;

     - удовлетворение потребности в  оргтехнике и качественное ее  обслуживание позволит сэкономить время на подготовку документации;

     - использование системы местной  связи системы электронного документооборота  позволит сократить время на  переходы между помещениями и  количество заболеваний в холодное  время года

     - используя светлые тона красок  при отделке стен, пола в кабинете заместителя директора по коммерции и с помощью уборщиков убирая помещение во время перерыва, возможно снизит утомляемость работника. Это мероприятие может положительно сказаться на эмоциональном самочувствии руководителя, а это очень важно, т.к. заместителю директора в течение смены приходится очень часто общаться с работниками фирмы;

     - также необходимо улучшить работу  системы отопления, вентиляции  и кондиционирования воздуха  в помещении, особенно при работе  в зимнее время. Это мероприятие улучшит самочувствие работников и положительно скажется на их работе.

     Основным  мероприятием по совершенствованию  организации рабочих мест может  быть предложена аттестация рабочих  мест. Аттестация рабочих мест позволяет  провести комплексную оценку условий труда на основе специальных исследований факторов производственной среды. Результаты этой работы используются предприятиями и организациями для проведения мероприятий для улучшения условий труда, установления доплат, льгот и компенсаций за работу в неблагоприятных условиях труда, в том числе за счет собственных средств предприятий и организаций, а также для определения дифференцированных тарифов (взносов) на государственное социальное страхование в зависимости от условий труда.

     Аттестация  рабочих мест по условиям труда проводится один раз в 5 лет специальной комиссией, в состав которой включаются главные специалисты предприятия, работники отделов кадров, труда и заработной платы, охраны труда, медицинские работники, представители профсоюзного комитета. Исследования санитарно-гигиенических факторов производственной среды, тяжести и напряженности трудового процесса проводятся на конкретных рабочих местах путем лабораторных исследований, инструментальных замеров и расчетов. Оценка результатов исследования и инструментальных замеров санитарно-гигиенических факторов проводится путем сопоставления их фактических значений с нормативными.  
 
 

     3.2 Расчет условно-годовой  эффективности от  совершенствования  организации рабочих  мест 

     Улучшение организации рабочего места заместителя директора по коммерции в результате оснащения его необходимой организационно-технологической оснасткой, средствами связи создает возможность для снижения трудоемкости операций и более экономного расходования фонда рабочего времени.

     При расчете экономической эффективности от внедрения мероприятий по совершенствованию рабочего места взяты данные по потерям рабочего времени, которые составили 400 мин. в неделю или 80 минут в смену.

     Расчет  экономии по фонду заработной платы

     1. Потери времени одним рабочим в смену, %

     где S- потери времени рабочим в смену, мин.;

     Тсм- продолжительность смены, мин.;

     2.Условное  высвобождение численности, человек:

     где Б1 и Б2 - потери рабочего времени  до и после внедрения проекта;

     Ч1- среднесписочная численность рабочих до внедрения проекта, человек;

     3. Прирост производительности труда, %

     4. Годовая экономия заработной  платы, тысяч рублей:

     Эс1 = ЭчхЗср

     где Эч- условное высвобождение численности, человек;

     Зср- среднегодовая заработная плата  одного рабочего, тыс. руб;

     Зср = 9,21 x 12 = 110,52

     Эс1 =1,48 x 110,52 = 497,57