Контроль ресурсов на предприятии ОАО «Газмаш»

 

 

Выпуск, отгрузка, шт.

	2003г.	2004г.	2005г.
выпуск	252308	222535	251498
отгрузка	246366	214167	252039

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Совершенствования процессов контроля материальных ресурсов

 

                                  2.1 Понятие контроля

        Управленческий контроль — это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения орагнизационных задач.    Эффективный управленческий контроль создается на основе его соединения с процессом стратегического планирования.                          Эффективный контроль обеспечивает основу для наблюдения по осуществлению стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо выполняется план и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие меры.  
        В самом широком смысле, контроль позволяет чему-то осуществляться именно таким образом, как это было запланировано.Планирование и контроль являются фактически неразделимыми.                
        Планирование обычно является первой частью управленческого процесса. Этот процесс продолжается, по мере того, как менеджер организует и руководит людьми и ресурсами, чтобы выполнить работу организации. Процесс затем проходит полный цикл, включая потребность в функции контроля, напрямую связанную с планированием, посредством чего менеджеры стремятся наблюдать за результатами, достигнутыми в ходе выполнении   планов.                                                            
        Управленческий контроль в общем осуществляется на двух организационных уровнях. Операционный контроль осуществляется на уровне операций, где менеджеры сталкиваются с использованием физических, финансовых, человеческих и информационных ресурсов для достижения организационных целей.

 

                                        2.2 Процесс и типы контроля 
          Контроль физических ресурсов включает закупки, инвентаризацию, контроль за оборудованием и контроль за качеством.  
Контроль человеческих ресурсов включает правильный отбор, обучение, оценку и оплату труда людей в организации.  
         С помощью контроля информационных ресурсов пытаются обеспечить доступность достаточной, своевременной и точной информации для поддержания всех видов организационной деятельности.  
        Контроль финансовых ресурсов направлен на эффективное использование капитала, доступного компании.  
        Другая направленность управленческого контроля — внешняя. Менеджеры, ответственные за стратегию корпорации или бизнеса, обычно используют этот тип контроля. Вследствие уровня, занимаемого им в организации, этот контроль часто относят к стратегическому контролю. Высшие менеджеры собирают информацию о конкурентах, потребителях, поставщиках, технологии, правительстве и обществе, и стремятся наблюдать за явлениями, которые могут воздействовать на планы компании, чтобы своевременно отреагировать на них. 
        Существует несколько причин, обусловивших необходимость управленческого контроля. Наиболее основополагающей причиной является необходимость наблюдать за тем, чем люди заняты, чтобы быть уверенными, что они знают, что и как им следует делать. Маленькие ошибки не кажутся значительными, но их совокупный эффект через некоторое время может воздействовать на снижение потенциала организации. Наблюдение за тем, что люди и производственные единицы делают, является универсальной причиной, по которой менеджеры нуждаются в контроле.  
        Другая причина необходимости управленческого контроля — непрекращающиеся изменения, с которыми организации и их менеджеры сталкиваются. Динамичность внутреннего и внешнего окружений фирм усиливает важность связи между планированием и контролем. Менеджеры разрабатывают планы и цели, которые требуют времени для их достижения.     И в течение этого времени могут произойти многие изменения как в самой организации, так и в ее окружении. Хорошо организованный контроль помогает менеджерам предсказывать, наблюдать и приспосабливаться к изменяющимся условиям.  
        Возрастающая сложность организаций, занимающихся бизнесом, вследствие роста их размеров и масштабов производства — является третьей причиной необходимости управленческого контроля. По мере возрастания производства, менеджеры, ответственные за выполнение всех задач организации, не могут больше персонально наблюдать за каждым видом деятельности и меняющимися условиями или собственноручно решать, какие изменения необходимы. Они нуждаются в формальной системе контроля.         Когда мы рассматриваем организационную деятельность как систему подбора и концентрации ресурсов, их трансформирования и создания продукции, становится очевидным, что различные виды управленческого контроля необходимы для каждой фазы этой системы. 

Три типа контроля:

• Предварительный контроль
• Текущий контроль
• Обратный контроль

        Предварительный контроль. Предварительный контроль (также называемый направляющим контролем) — это такой подход к контролю, который использует ресурсы в системе организационной деятельности как средства контролирования выполнения организационных целей. В процессе предварительного контроля менеджеры определяют ресурсы или моменты в организационном процессе, которые определяют успех всего процесса. Затем они сосредоточивают деятельность по контролю на выборе лучших ресурсов, тем самым, избегая проблемы до того, как она возникнет, и наблюдении за изменениями.  
         На определенном уровне предварительный контроль обычно означает контроль посредством внимательного отбора ресурсов или путем направления развития политики и производственных процедур. На стратегическом уровне предварительный контроль вводится для того, чтобы нацелить менеджеров на ключевые изменения в окружении, которые могут повлиять на осуществление долгосрочных организационных целей.  
        Текущий контроль. Текущий контроль (также называемый просеивающим контролем) — это такой подход к контролю, который основан на его применении в процессе выполнения работы.  
Текущий контроль на операционном уровне стремится обеспечить выполнение всех работ и развитие событий в соответствии с планом.  
Менеджеры, выполняющие текущий контроль на стратегическом уровне, обычно сосредоточивают внимание на квартальных результатах.  
        Обратный контроль. Обратный контроль (также называемый контролем после действия) — это такой подход к контролю, который сосредоточен на результатах деятельности организации после завершения производственного процесса.  
        Обратный контроль на операционном уровне играет три основные роли. Первое, он обеспечивает операционных менеджеров информацией, необходимой, чтобы оценить эффективность организационной деятельности, за которую они ответственны. Второе, обратный контроль часто используется как база для оценки и вознаграждения служащих. И третья роль обратного контроля состоит в том, чтобы настроить менеджеров, ответственных за обеспечение или проведение производственного процесса, на то, чтобы они наладили свою деятельность должным образом.  
Обратный контроль на стратегическом уровне обеспечивает высшее руководство информацией, которую можно использовать для корректировки или изменения будущих планов фирмы. Результаты деятельности всей организации помогают высшему руководству оценить успешность текущих планов.

                               2.3 Принципы контроля

        Основные принципы, используемые при осуществлении контроля.  
Принципы контроля формулируются и используются, исходя из условия, что сотрудники компании как менеджеры, так и исполнители со временем должны становиться все более квалифицированными. Но до тех пор, пока их квалификация еще не достигла требуемого уровня, контроль должен быть достаточно жестким и опираться на авторитарные составляющие в процессе руководства. Делегирование полномочий становится эффективным только при наличии подготовленного высококвалифицированного персонала.  
         Очевидно, что концепция контроля и основные принципы должны видоизменяться по мере повышения квалификации персонала.  
Наиболее распространенным методом контроля на всех иерархических уровнях работы менеджеров является метод контроля путем инспекций.  
В таких случаях для каждой конкретной деятельности формируется и описывается или не описывается некоторая модель процесса и результатов определенной работы. Контролер в процессе контроля сравнивает результаты реальной деятельности с теми параметрами, которые определены в модели. По результатам сравнения он считает спорным, все то, что по его мнению, не соответствует желаемым результатам.      

        При достижении уровня квалификации, когда становится возможным делегирование полномочий, контроль принято осуществлять методом в исключительные случаи. При делегировании полномочий сотрудникам, им предоставляется возможность в полной мере показать, на что они способны, а у контролера исчезает необходимость постоянного и длительного контроля за работой подчиненных, что позволяет больше времени уделять другим функциям менеджеров.

        Опыт целого ряда наиболее успешных компаний показывает, что замена жесткого контроля на самоконтроль благотворно влияет на результативность работы за счет сокращения расхода основных ресурсных показателей в работе менеджеров и специальных служб.

         Опытом менеджмента доказано, что тотальный контроль при всей своей трудоемкости и высокой стоимости не может обеспечить необходимый уровень результативности.

         Поэтому и появился принцип внимания к ключевым элементам, которые и призваны обеспечить достижение желаемых результатов. Какие же элементы в деятельности организации являются ключевыми? 
К их числу, прежде всего, относят начало и конец деятельности и каждой конкретной работы, а также некоторую совокупность узловых точек.  
В конечном итоге, на основании избранных принципов и наиболее целесообразной концепции создается необходимая для эффективного функционирования определенная система контроля, способная обеспечивать своевременный сбор, обработку и хранение информации о состоянии и характере функционирования объектов контроля. Система контроля, как и все другие системы функциональной деятельности организации, должна действовать и совершенствоваться в плановом порядке, то есть согласно современной терминологии, она должна работать в интерактивном режиме. 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Особенности  процесса внутреннего контроля  и пути его совершенствования

              3.1 Система внутреннего контроля   

         Объективной характеристикой развития внутреннего контроля на промышленных предприятиях является переход к его научной организации. Но этот процесс недостаточно разработан современной экономической наукой. В частности, даже само содержание понятия «внутренний контроль» характеризуется неоднозначно и противоречиво.  
Внутренний контроль — это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций.                      

        Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.             
Внутренний контроль направлен на постоянное совершенствование хозяйственных процессов, что является жизненной необходимостью современного предприятия.

        Внутрихозяйственный контроль обеспечивает сохранность собственности, существенно влияет на выявление и мобилизацию имеющихся резервов производства, способствует повышению эффективности и качества работы, усилению режима экономии, выявлению причин и условий, способствующих образованию потерь.   
Для стабильного и эффективного функционирования промышленных предприятий в рыночных условиях возникает необходимость внедрения новой для них формы контроля — внутреннего аудита. Внутренний аудит нужен для крупных и средних предприятий, характеризующихся усложненной структурой и разнообразием видов деятельности.  
        К форме внутреннего контроля в некоторой степени приближено понятие контроллинга. Но именно приближено, так как непосредственно к форме внутреннего контроля контроллинг отнести нельзя.  
Сегодня все больше появляется публикаций, посвященных становлению и развитию внутреннего контроля в России . Проблемы внутреннего контроля широко обсуждаются на научных конференциях различных уровней.  
Среди прочих проблем важное место принадлежит исследованиям современной роли внутреннего контроля в нашем обществе и его места среди других видов контроля, выдвинутых в последнее время в научных исследованиях. Внутренний контроль тесно связан с другими дисциплинами — финансами предприятия, экономическим анализом, основами документального обеспечения управления, правовым регулированием хозяйственной деятельности, социальной психологией, бухгалтерским финансовым учетом, бухгалтерским управленческим учетом, экономикой и организацией промышленного предприятия, этикой делового общения.  
В России еще как следует не разработана методологическая и организационная база внутреннего контроля. Следовательно, возникает необходимость обобщения своей и зарубежной практики внутреннего контроля (аудита) и разработки технологий проведения контрольных проверок. Однако в связи с осуществляемыми экономическими реформами перед отечественной наукой стоит задача разработки новых концепций систем внутреннего контроля, ориентированных на рыночную систему хозяйствования.  
         При переориентации отечественных теорий в области внутреннего контроля в России в новых политико-экономических условиях следует исходить из принципиального отличия систем внутреннего контроля в условиях различных систем хозяйствования, определяемого различными установками предприятий при плановой и рыночной системах хозяйствования.  
        В условиях плановой (административно-командной) экономики система внутреннего контроля должна была ориентироваться на обеспечение выполнения предприятием директив вышестоящих органов управления. На практике, однако, действовал механизм торможения социально-экономического развития социалистического общественного производства, поэтому внутренний контроль носил более формальный, чем реальный характер и не был ориентирован на развитие предприятия.  
При рыночной системе хозяйствования промышленное предприятие — самоорганизующаяся социально ориентированная система — функционирует в жестких условиях конкурентной среды и имеет полную хозяйственную самостоятельность. Необходимость и действенность внутреннего контроля качества являются основой эффективности работы любой системы. 

         Целями организации внутреннего контроля (ВК) на предприятии являются: осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия; обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия; обеспечение сохранности имущества предприятия.  
Цель внутреннего контроля во времени непрерывна, перманентна и достигается только на короткое время.  
Дополнительная цель ВК - подготовка к проверкам общего аудита, налоговой инспекции и других органов государственной власти; консультирование работников предприятия по вопросам, входящим в компетенцию внутреннего контроля. Оперативная цель ВК - экспертиза достоверности оперативного, статистического и бухгалтерского учета. 
Обобщение результатов теоретических и аналитических исследований, проводимых учеными и специалистами-практиками в области контроля (аудита) и изложенных в литературе, позволяют сделать вывод о необходимости комплексного подхода к организации ВК.  
Как и любой другой вид деятельности, ВК следует рассматривать с точки зрения системного процесса, в центре которого отдел ВК (аудита). Эффективно функционировать эта организационная система может лишь на основании законов и правил современного ВК и менеджмента. 

          

          3.2 Совершенствование системы внутреннего контроля

        Совершенствование системы внутреннего контроля - это непрерывный процесс обоснования и реализации наиболее рациональных форм, методов, способов и путей ее создания (реструктурирования) и развития; рационализация ее отдельных сторон, контроль и выявление "узких" мест на основе непрерывной оценки соответствия системы контроля внутренним и внешним условиям функционирования организации. 
Основные направления совершенствования систем внутреннего контроля российских промышленных предприятий:     
1. Улучшение качества законодательного процесса.  
2. Информационные и координационные институты ВК. Необходимо создать информационные и координационные институты ВК для обеспечения оперативных контактов между государственными органами и субъектами хозяйствования, юридически обеспечить участие этих организаций в законодательной деятельности.                     
3. Перестройка структуры СВК и совершенствование методов управления для усиления их целенаправленности на решение новых задач.  
4. Научная организация труда (НОТ) в контрольной деятельности.  
5. Внутренний контроль качества в СВК предприятия.  
6. Подготовка проекта методических указаний по внутреннему контролю в промышленности должна осуществляться творческой группой специалистов. 7. Сочетание жестких и гибких систем планирования деятельности предприятия.  
8. Регламентация деятельности на основе специальных схем последовательности операций