Контроль персонала

11. Судебный контроль;

12. Инвентаризация;

13. Контроллинг  [6, c.57].

Рассмотрим более  подробно наиболее распространенные из них. Инвентаризация имущества и  финансовых обязательств - это проверка и документальное подтверждение  фактического наличия имущества  и финансовых обязательств, выявление  отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в  данные бухгалтерского учета.

Инвентаризации  подлежит все имущество предприятий (учреждений) независимо от его местонахождения  и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и по каждому  материально ответственному лицу.

Однако проведение инвентаризации может быть и обязательным. Данные случаи предусмотрены в законодательстве:

- при смене  собственника или реорганизации  предприятия (учреждения);

- при ликвидации  предприятия (учреждения);

- перед составлением  годовой отчетности;

- при смене  руководителя предприятия (учреждения) или другого материально ответственного  лица;

- при установлении  фактов хищений, других злоупотреблений  имущественного характера, порчи,  утраты имущества или по иным  причинам (пожар, стихийное бедствие);

- по решению  контролирующих, судебных и иных  уполномоченных на то органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем  предприятия (учреждения).

Для проведения инвентаризации на предприятии (учреждении) создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители  администрации предприятия (учреждения), работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Также туда можно  включать представителей службы внутреннего  аудита предприятия (учреждения), независимых  аудиторских организаций.

Следующей распространенной формой контроля является аудит. Аудит  – это лицензируемая предпринимательская  деятельность аттестованных независимых  юридических и физических лиц (аудиторских  компаний и отдельных аудиторов) — законных участников экономической  деятельности, направленная на подтверждение  достоверности финансовой, бухгалтерской  и налоговой отчетности, для уменьшения, до приемлемого уровня информационного  риска для заинтересованных пользователей  бухгалтерской отчетности, представляемой предприятием (организацией) собственникам, а также другим юридическим и  физическим лицам [8, с.97].

Аудиторская деятельность включает помимо проверок оказание различного рода услуг: ведение и восстановление учета, консультации по вопросам ведения  учета, налогообложения, обучение и  др. Известный американский специалист в области теории и практики аудита проф. Дж. Робертсон подчеркивает, что  аудит — это деятельность, направленная на уменьшение предпринимательского риска. И далее заключает, что аудит  способствует уменьшению до приемлемого  уровня информационного риска для  пользователей финансовых отчетов. Аудит существует независимо от наличия  или отсутствия уголовного или гражданского дела.

Аудитор может  быть привлечен в качестве эксперта-бухгалтера при проведении судебно-бухгалтерской  экспертизы. Эксперт как самостоятельная  процессуальная фигура, как квалифицированный  специалист в области бухгалтерского учета и контроля самостоятельно определяет методы исследования, так  как несет ответственность за обоснованность своих выводов.

Внешний аудит  проводится на договорной основе аудиторскими фирмами или индивидуальными  аудиторами с целью объективной  оценки достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности хозяйствующего субъекта.

Внутренний аудит  представляет собой независимую  деятельность в организации по проверке и оценке ее работы в интересах  собственников. Цель внутреннего аудита — помочь сотрудникам организации  эффективно выполнять свои функции. Внутренний аудит проводят аудиторы, работающие непосредственно в данной фирме. В небольших организациях может и не быть штатных аудиторов. В этом случае проведение внутреннего  аудита можно поручить ревизионной  комиссии или аудиторской фирме  на договорных началах [8, с.98].

Также аудит  может быть обязательным и инициативным, т.е. по желанию управляющего. Обязательный аудит проводится 1 раз в год  на предприятиях с иностранными инвестициями, предприятиях с объемом выручки  более 600 тысяч евро в год, а также  на предприятиях ОАО и ЗАО.

Одним из видов  экспертиз является судебно-бухгалтерская  экспертиза (СБЭ), которая представляет собой экономическое исследование конфликтных ситуаций в хозяйственной  деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности. Ее специфика проявляется  в процессуально-правовой форме, обеспечивающей получение источника доказательств  в применении экспертных знаний в  области бухгалтерского учета в  ходе исследования совершенных хозяйственных  операций. Судебно-бухгалтерская экспертиза не может существовать вне уголовного или арбитражного дела, поскольку  представляет собой процессуально-правовую форму [14].

Следует отличать судебно-бухгалтерскую экспертизу от аудита и ревизии. Судебно-бухгалтерская  экспертиза не является формой финансового  контроля, преследует цели, отличные от целей аудита и ревизии и является формой использования специальных  знаний в судопроизводстве, регламентируемых процессуальным законодательством. Основанием для назначения судебно-бухгалтерской  экспертизы являются такие обстоятельства дела, для правильной оценки которых  следователю или суду необходимо заключение эксперта-бухгалтера. Также  следует учитывать различия в  объектах исследования и в применяемых  методах.

На предприятиях гостиничного хозяйства достаточно распространенной формой контроля является ревизия. Ревизия — способ контроля, предусматривающий полное изучение финансово-хозяйственной деятельности субъекта предпринимательской деятельности, в процессе которого устанавливаются  законность и достоверность совершаемых  хозяйственных и финансовых операций, а также ведение бухгалтерского учета во всех направлениях деятельности субъекта предпринимательской деятельности. Проверки (ревизии) могут быть плановые и внеплановые.

Плановые проверки (ревизии) организаций проводятся один раз в год, а организаций, финансируемых  из бюджета, - не реже одного раза в два  года.

Основными задачами, решаемыми в ходе проведения проверок (ревизий), являются:

- проверка соблюдения  законодательства в сфере экономических  отношений;

- проверка законности  совершаемых хозяйственных и  финансовых операций, обеспечения  сохранности государственного имущества;

Современной системой ориентированной на выявление вех  шансов и рисков организации, как  внешнего, так и внутреннего характера, которые связаны с достижением  стратегической цели является контроллинг.

Контроллинг —  это комплексная система управления организацией, направленная на координацию  взаимодействия систем менеджмента  и контроля их эффективности. Контроллинг  может обеспечивать информационно-аналитическую  поддержку процессов принятия решений  при управлении организацией и может  быть частью прописывающей принятие определённых решений в рамках определённых систем менеджмента.

Современный контроллинг  включает в себя управление рисками (страховой деятельностью предприятий), обширную систему информационного  снабжения предприятия, систему  оповещения путём управления системой ключевых (финансовых) индикаторов, управление системой реализации стратегического, тактического и оперативного планирования и систему менеджмента качества.

Главными функциями  контроллинга являются:

- создание и  использование соответствующей  системы учета и отчетности;

- выявление и  анализ отклонений фактических  затрат и общих результатов  от плановых;

- налаживание  системы обратной связи и оперативное  информирование руководства о  возникших проблемах;

- выявление недостатков  и «узких мест» в деятельности  предприятия и их устранение [4, с.50]. 

3. Процесс осуществления контроля на предприятии и условия его эффективности 

Итак, контроль состоит в подтверждении того, что все идет в соответствии с  утвержденным планом, существующими  директивными документами и действующими принципами. Иными словами, контроль – это процесс проверки и сопоставления  фактических результатов с заданиями.

В процедуре  контроля есть три четко различных  этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов  и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер.

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции  контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в  отношении которых поддается  измерению. Эти цели явным образом  вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для  контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации [3, с.101].

Цели, которые  могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности. Они характеризуются  наличием временных рамок, в которых  должна быть выполнена работа, и  конкретного критерия, по отношению  к которому можно оценить степень  выполнения работы.

Конкретный критерий и определенный период времени называются показателями результативности. Он точно  определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют  руководству сопоставить реально  сделанную работу с запланированной  и ответить на следующие важные вопросы: “Что мы должны сделать, чтобы достичь  запланированных целей? “ и “Что осталось несделанным?”.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении  реально достигнутых результатов  с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При  этом принимается еще одно важное решение: насколько допустимы или  относительно безопасны отклонения от результатов. На этой стадии процедуры  дается оценка, которая служит основой  для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в  определении масштаба отклонения, измерении  результатов, передаче информации и  ее оценке.

Масштаб допустимых отклонений устанавливает руководство  высшего звена. В пределах масштаба, отклонение полученных результатов  от намеченных не должно вызывать тревоги.

Определение масштаба допустимых отклонений является достаточно важным вопросом. Если взят слишком  большой масштаб, то возникающие  проблемы могут приобрести грозные  очертания, если же масштаб взят слишком  маленьким, то организация будет  реагировать на очень небольшие  отклонения, и такая система контроля будет скорее препятствовать, чем  помогать достижению цели.

Для того чтобы  быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Затраты на систему  контроля состоят из затрат времени, расходуемого менеджерами и другими  работниками на сбор, передачу и  анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого  для осуществления контроля, затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной с вопросами контроля.

Один из способов увеличения экономической эффективности  контроля состоит в использовании  метода управления по принципу исключения, и заключается в том, что система  контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько  удалось соблюсти установленные  стандарты, самый трудный и дорогостоящий  элемент контроля. Для того чтобы  быть эффективной, система измерения  должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Необходимо выбрать единицу измерения, которую  можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт.

Также важно, чтобы  скорость, частота и точность измерений  тоже были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю.

Любая система  сбора и обработки информации относительно дорога. Стоимость проведения измерений зачастую бывает наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль. Потому, в частности  из-за высокой стоимости измерений  менеджер должен избегать искушения  измерить все и как можно точнее.

Для того чтобы  система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести  до сведения соответствующих работников организации как установленные  стандарты, так и достигнутые  результаты.

Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя  и доводиться до сведения ответственных  за соответствующий участок работников в виде, позволяющем легко принять  необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью  уверенным, что установленные стандарты  хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная  связь между теми, кто устанавливает  стандарты и теми, кто должен их выполнять. На заключительной стадии этого  этапа контроля должна быть дана оценка информации о результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужна информация, получена и важна ли она. Важная информация - такая информация, которая адекватно  описывает исследуемое явление  и необходима для принятия правильного  решения.