Контроль персонала

Оглавление  

Введение             2

1. Определение  понятия контроля и его виды       3 

2. Методы и  формы контроля 13 

3. Процесс осуществления  контроля на предприятии и  условия его       20                                          эффективности

4. Значение контроля  в процессе управления предприятием                    26

Список используемой литературы                                                               29

Приложения                                                                                                    30 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Деятельность  любой организации требует управления, без которого невозможно не только ее эффективное функционирование но и само существование. Более того, управление организацией предопределяет отношение к ней со стороны  других организаций и в известной  мере влияет на их ответные управленческие решения. Это означает, что с управлением  связаны интересы множества людей  как в самой организации, так  и за ее пределами.

Осуществление и совершенствование управления организацией вызывают необходимость  определения результативности данной деятельности. В связи с этим законно  встает вопрос, что такое эффективность  управления, каковы виды и принципы эффективности.

В теории управления вопрос о функциях управления –  один из центральных, поскольку касается сущности и содержания управленческой деятельности. Анализ функций, их четкая, обоснованная классификация имеют  важное значение для разработки научных  основ построения аппарата управления, определения его структуры и  степени централизации и децентрализации, установления круга прав и обязанностей структурных звеньев (отделов, секторов, групп), каждого управленческого  работника и др.

Одной из основных функций управления является контроль. Контроль состоит в непрерывном  наблюдении, анализе и оценке реального  хода управленческого процесса и  сопоставлении данных с установленными в программе, плане нормами и  нормативами, в выявлении необходимых  действий в следующем цикле управления. Системы, формы и методы контроля многообразны и определяются поставленными  задачами, характером производственного  процесса. Управление любой системой возможно лишь тогда, когда ее действие надежно, непрерывно и контролируется.

Целью данной работы является изучения контроля и эффективности  управления.

В соответствии с целями, поставленными в данной работе, определены следующие задачи:

1) рассмотреть  понятие контроля и выявить  его значимость для предприятия;

2) дать характеристику  методам, формам и видам контроля; 
 

1. Определение понятия контроля и его виды 

Контроль является широко распространенным явлением в  жизни общества. Он переплетается  с другими процессами, поэтому  его важная роль в управлении финансово-хозяйственной  деятельностью не всегда заметна. Для  понимания роли контроля в системе  деятельности предприятия необходим  анализ этой функции управления.

Контроль –  одно из важных средств получения  информации о том, какие процессы происходят в обществе в целом, отдельных  его частях, различных сферах общественной жизни (экономической, политической, духовной), о соответствии поведения граждан  правовым и общественным нормам. Контроль дает возможность своевременно обнаруживать и устранять недостатки и нарушения, судить о правильности и эффективности  принимаемых решений. Он способствует поддержанию дисциплины и порядка, соблюдению законности, усилению охраны прав и свобод граждан.

Слово контроль происходит от латинского «контра ротулюс», от которого затем образовалось французское  словосочетание «контр роль», что означает сопоставление или противопоставление должного, заранее установленного (изменение  с целью восстановления). В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области  производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или  тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Однако понятие  «контроль» выходит за пределы понятия  «контролирование (проверка) как вид  административной деятельности». Оно  охватывает собой и активную деятельность менеджера – управление. В процессе контроля менеджер не столько отдает приказы сотрудникам, сколько оценивает  успешность выполнения намеченных организацией планов и удовлетворение потребностей внутренней и внешней среды.

Слово «контроль» первоначально использовалось в  бухгалтерском учете для отражения  практики хозяйственной деятельности организации. Именно этим значением  и пользуется некоторая часть  управляющих и теоретиков бизнеса. Однако функцию контроля в классическом менеджменте следует понимать как  вид управленческой деятельности, благодаря  которой организацию можно удерживать на верном пути, сравнивая показатели её деятельности с установленными стандартами  и планами.

В современных  условиях хозяйствования слово «контроль» вызывает у субъектов предпринимательской  деятельности отрицательные эмоции, поскольку у многих это понятие  ассоциируется с такими явлениями, как ограничение, принуждение, запрет, привлечение к ответственности. Зачастую контроль относится к тем  функциям управления, сущность и содержание которых чаще всего пользователями понимаются не совсем верно. Один из аспектов контроля действительно состоит  в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к  неким ограничениям, исключающим  возможность действий, наносящих  вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, – означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать  их повторения. Следует контролировать все: предметы, людей, действия [1, с.113].

Реализация контроля выступает как процесс, который  позволяет определить качество работы, выяснить, как организация продвигается к намеченной цели, установить степень  отклонений и выбрать соответствующие  действия или альтернативный курс.

Таким образом, контроль – это аналитическая  функция управления, которая представляет собой осуществляемый субъектом  управления комплекс мер по наблюдению за подготовкой, принятием и ходом  реализации управленческих решений, а  также по проверке фактического состояния  дел на предприятии. Это регулярная деятельность менеджера по оценке выполненной  работы и сопоставлению её с намеченными  планах заданиями, включающая учет сырьевых, финансовых и материальных средств, использованных в процессе достижения намеченной предприятием цели, и поиск  более рациональных путей их расходования [13, с.107].

В той или  иной мере в деятельности каждого  субъекта хозяйствования присутствуют различные виды контроля. Единство экономического содержания, предмета и метода – это то общее, что  объединяет все его виды. Однако каждое его подразделение имеет  свою сферу применения и специфику, обусловливающие классификацию  контроля.

Итак, по объему, контроль может быть детальным и  факторным. Детальный контроль возникает  там, где сотрудники работают "на глазах" руководителя. Но, детальный  контроль может превратиться в мелочную опеку, которая будет раздражать сотрудников и, кроме этого, отнимать много времени как у самого руководителя, так и его подчиненных.

Данный контроль приводит к тому, что многие работники  постепенно утрачивают свою самостоятельность, сомневаясь в своих способностях. Они становятся неуверенными в себе, а поэтому начинают обращаться к  руководителю по самым различным  мелким вопросам, боясь брать на себя ответственность. Через некоторое  время руководителю самому придется делать то, что ранее делали его  работники.

Для того чтобы  иметь представление о том, что  делается, не нужно контролировать изо дня в день всех и вся. Вполне достаточно держать под контролем  основные факты, от которых зависят  результаты в узловых видах деятельности. Искусство руководства как раз  и заключается в том, чтоб умело  разработать факторную сеть контроля. Для этого необходимо, во-первых, определить перечень возможных слабых звеньев во взаимодействии работников между собой и, во-вторых, продумать  систему наблюдения за ходом работ  каждого.

Процесс контроля осуществляется разными руководителями по-разному. Одни пытаются контролировать все и вся, а некоторые не контролируют вообще ничего. При выборе объема контроля требуется исходить из степени развития коллектива, а именно, чем ниже уровень  знаний и опыт работников, тем объемней должен быть контроль, и наоборот, чем  выше их профессионализм, тем больше обязанностей должен делегировать руководитель, в том числе он должен отказываться от некоторого объема контроля, в замен  на самоконтроль.

Если уровень  контроля не соответствует уровню развития коллектива, то это отрицательно сказывается  на производительности всей организации: во-первых, при более тщательном объеме тратится драгоценное время  руководителя, которое он мог бы использовать для чего-то другого, с  другой стороны, если не показать малоопытным  работникам на текущие ошибки, то в  следующий раз они могут повториться, следовательно, контроль должен быть текущим.

По периодичности  Мескон выделяет три основных вида контроля:

1. Предварительный  контроль

2. Текущий контроль

3. Заключительный  контроль

По форме осуществления  все эти виды контроля схожи, так  как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе  к требуемым. Различаются они  только временем осуществления [7, с.392].

Основными приемами предварительного контроля являются реализация, а не создание определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку  правила и линии поведения  вырабатываются для обеспечения  выполнения плана, то их строгое соблюдение - это способ убедится, что работа развивается в заданном направлении, и задачи его проверить готовность организации к началу работы.

Прежде всего, он применяется по отношению к  трудовым, материальным и финансовым ресурсам. В области трудовых ресурсов контроль достигается за счет анализа  тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач  организации. В области материальных ресурсов контроль осуществляется за качеством сырья, чтобы произвести качественный товар.

В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет. Он отвечает на вопрос когда, сколько и каких  средств безналичных или наличных потребуется организации. Бюджеты  устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем  самым какому-либо отделу или организации  в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в  ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Текущий контроль не проводится одновременно с выполнением  самой работы, скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Итак, управляющие  системы в организациях имеют  разомкнутую обратную связь, так  как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним  элементом, может вмешиваться в  ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Простейшим примером обратной связи является сообщение  начальника подчиненным о том, что  их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы  обратной связи позволяют руководству  выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед  нею задачам [7, с.412].

Заключительный  контроль осуществляется после того, как работа выполнена, или истекло  отведенное для нее время. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как  работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее  периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми результатами.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, по мнению профессора Уильяма  Ньюмена, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что  заключительный контроль дает руководству  организации информацию, необходимую  для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая  фактически полученные и требовавшиеся  результаты, руководство имеет возможность  лучше оценить, насколько реалистичны  были составленные им планы. Эта процедура  позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.