Коммуникационный процесс. Коммуникации и их обеспечение с помощью IT-технологий

 

2.3 Межличностные коммуникации

 

Межкультурная коммуникация проявляется  в форме межличностной коммуникации. Межличностная коммуникация понимается как процесс одновременного взаимодействия коммуникантов и их воздействия друг на друга. Для нее характерен целый ряд особенностей, отличающих ее от других видов коммуникации. Межличностная коммуникация может осуществляться в различных формах, специфика которых определяется числом участников, их социоролевым статусом, коммуникативной установкой, особенностями пространства и времени коммуникации. Идеальным образцом межличностной коммуникации является неформальная беседа двух человек. Характерными чертами этого вида коммуникации являются частая смена тематики, доминирование одной стороны в силу ее большей активности и подчинение другой, смена коммуникативной установки, возможность вернуться к прежней тематике, необязательность заключительного этапа, так как беседа может быть прервана случайными обстоятельствами. При возникновении формальных ситуаций, как правило, используются только общепринятые нормы коммуникации (нельзя, например, подойти к незнакомому человеку и хлопнуть его по плечу в знак приветствия) и определенная последовательность высказываний. Межличностная коммуникация протекает как процесс одновременного речевого взаимодействия коммуникантов и их воздействие друг на друга. Для межличностной коммуникации характерен ряд особенностей, которые составляют ее специфику как типа коммуникации. Неотвратимость и неизбежность межличностной коммуникации объясняются самими условиями человеческого бытия – человек, как социальный феномен не смог бы существовать без общения, которое является его важнейшей потребностью. Необратимость межличностной коммуникации понимается как невозможность уничтожить сказанное (“слово не воробей”).

Непосредственная обратная связь  является непременным условием осуществления  межличностной коммуникации. Межличностные отношения – определяющий фактор в поэтапности процесса межличностной коммуникации. Эти отношения складываются в процессе деловых и творческих контактов – официальных и неофициальных, в результате способности людей эмоционально воспринимать друг друга – эмпатии. Следует подчеркнуть, что наряду с психологическим и социальным факторами, большую роль в межличностных отношениях играет эмоциональный фактор. Поэтапность, которая наблюдается в развитии межличностных отношений (установление, поддержание, подъем, спад, прекращение и возможное возобновление), непосредственно связана с характером межличностной коммуникации в плане ее формы и содержания. В свою очередь, на характер межличностных отношений оказывают влияние условия, в которых происходит общение – взаимодействие между незнакомыми людьми (в самолете, зрительном зале и т.п.), функционально-ролевое общение, личное и интимное общение. Многоканальность является специфической чертой актуализации межличностной коммуникации. Именно при межличностной коммуникации возможно одновременное использование нескольких каналов передачи и восприятия информации – можно не только слышать и видеть собеседника, но и дотронуться до него рукой, уловить запах, который может сообщать дополнительную информацию о партнере, оценить дистанцию между собой и партнером как показатель межличностных отношений. Попытки смоделировать процесс межличностной коммуникации предпринимались не раз на основе различных подходов к пониманию ее сущности и функций. Сложность моделирования объясняется и тем, что межличностная коммуникация актуализируется в различных формах. Это может быть беседа – непосредственная коммуникация (с глазу на глаз или в присутствии других лиц) или опосредованная (через компьютерную или телефонную связь). Межличностная коммуникация может осуществляться в форме интервью, дебатов, публичных или судебных слушаний. Это так называемые структурированные формы, каждая из которых имеет свои особенности, обусловленные специфическими функциями и коммуникативной ситуацией. В структурных моделях в качестве обязательных компонентов обычно выделяются следующие: кто передает информацию (отправитель), что передается (содержание информации), кому передается информация (получатель), каким способом передается информация (канал), обратная связь (непосредственная или опосредованная). В описательных моделях выделяются еще два компонента – результативность коммуникации и ее ситуативная обусловленность (окружение, число участников, временные и пространственные характеристики и т.п.) Первый компонент не всегда поддается объективному определению, поскольку результативность для каждого коммуниканта может иметь свою оценку. Межличностная коммуникация выполняет еще одну специфическую функцию, называемую «конверсионной» - изменяющей мнение индивида и его социальные установки. Эта функция была выявлена опытным путем. Рекламодатели в области экономики и политики обнаружили, что иногда социологические прогнозы, которые распространяются при помощи средств массовой информации, не сбываются. Оказалось, что некоторые индивиды предпочитают «проверить» свое восприятие информации на межличностном уровне общения и в результате в корне изменить свое мнение и отношение к рекламируемому товару или политическому «имиджу». Социальная значимость некоторых частных функций межличностной коммуникации во многом определяется социологическими доминантами — основными категориями социальной коммуникации. Так, например, категории социального статуса и коммуникативных ролей актуализируются в функции социальной ориентации — предвидения социоречевого поведения партнера, что чрезвычайно важно для правильной интерпретации смысловой и оценочной информации. Категория оценочной информации актуализируется в частных функциях побуждения, убеждения за счет варьирования функционально-стилистических средств коммуникации. В реальной коммуникации социологические доминанты взаимодействуют друг с другом, но это взаимодействие не является стабильным, оно может видоизменяться убеждения за счет варьирования функционально-стилистических средств коммуникации. В реальной коммуникации социологические доминанты взаимодействуют друг с другом, но это взаимодействие не является стабильным, оно может видоизменяться.

 

2.4 Организационные коммуникации

Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему  предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей  внутри организации и отдельным  индивидуумам и институтам за ее пределами. Они служат необходимым инструментам в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

К числу наиболее распространенных форм организационных коммуникаций относятся:

• устная форма передачи информации;
• письменная форма передачи информации;
• электронная форма передачи информации.

Исходя из масштабов, организационные  коммуникации делятся на две большие  группы: коммуникации между организацией и ее средой; коммуникации между  уровнями управления и подразделениями. Взаимодействие в организации может  быть прямым и косвенным.

Определенную роль играют также коммуникации с неформальными  группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие  к руководителям по неформальным каналам, дают возможность принимать  более правильные решения или  предупреждать конфликтные ситуации.

В современной концепции менеджмента предполагается, что намного полезней для организации не разрушать неформальные коммуникационные сети, а понять и использовать эти каналы для усиления официальной организационной коммуникации.

Коммуникации имеют такие  важные характеристики как стиль, структура и потребности.

Коммуникационный стиль представляет собой способ построения коммуникаций, поведения, отношений с другими людьми. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностных коммуникациях, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает представить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.

Коммуникационная структура - это совокупность каналов, с помощью которых взаимодействуют субъекты управления. Такого рода структура может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например, подразделению.

К коммуникационным потребностям организации могут быть отнесены как потребности в информации (новых сведениях, уменьшающих неопределенность знаний относительно какого-либо объекта), так и собственно коммуникационные потребности, т.е. потребности в общении или сплочении вокруг организации общественности, а также потребность в эффективной обратной связи.

Организация коммуникаций - главная сфера успешной деятельности предприятия. Эффективно работают те руководители, которые умеют создавать коммуникативное пространство и оптимальные коммуникационные сети.

Коммуникативная сеть представляет собой определенное соединение участников коммуникации с помощью информационных потоков. Такой подход рассматривает коммуникационные отношения между субъектами, как отношения, построенные соответственно на потоках посланий или сигналов. Причем здесь не имеет значения удалось ли передать смысл послания, однако коммуникативная сеть может увеличить или сократить время разрыва между посланием и полученным значением.

Структуры коммуникативных  сетей могут быть различными. Наиболее распространенными являются: цепочная, звездная, иерархическая, многосвязная, веерная, круговая.

Осуществление коммуникаций в организации или в группе приводит к выполнению следующих  функций коммуникации, из которых ни одна не имеет приоритета над другой:

• информативной функции - передача истинных или ложных сведений, играющей определенную роль в процессе принятия решений, так как позволяет предоставлять необходимую информацию для принятия решений, для идентификации и оценки возможных вариантов решений;
• мотивационной функции - побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем управления их поведением, убеждения, внушения, просьб, приказов и т. д.;
• контрольной функции - отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
• экспрессивной функции - способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и удовлетворение социальных потребностей.

Таким образом, коммуникации отражают не только процесс передачи и получения информации, но и также  ее восприятие, понимание и усвоение.

Одна из главных сфер возникновения проблем в организациях - неэффективные коммуникации. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и  достигать общих целей. Значит, эффективные  коммуникации являются условием успешной работы любой организации. Соответственно эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.

 

2.5 Современная информационная  технология

Последние достижения в области  информационных технологий могут способствовать совершенствованию обмена информацией  в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта даёт работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, электронная почта – эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных регионах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Информационные технологии в  сфере коммуникаций

3.1 Видеоконференции

В зависимости от уровня оборудования, используемого для  систем видеоконференцсвязи, различают персональные, групповые и студийные настольные видеоконференции. Персональные видеоконференции. Это, образно говоря, "начальный уровень" технологий видеоконференцсвязи. Для их создания требуются относительно недорогие программные или программно-аппаратные средства, применяемые на рабочем месте.

Для соединения вполне подойдет и аналоговая телефонная сеть (при  отсутствии высоких требований к  видеоизображению). Такой тип видеоконференцсвязи можно использовать для неформального общения между двумя лицами, обмена интерактивной информацией, пересылки файлов при небольших затратах времени и финансов. В совместной работе с приложениями применяется "доска объявлений" — специализированное приложение, дающее возможность редактировать текстовый или графический документ всем участникам сеанса связи.

Групповые видеоконференции используются для эффективного общения  крупных и средних групп пользователей  при совместной работе над проектом, для проведения дискуссий и выступлений, на которых участник не может присутствовать лично. Благодаря высокому качеству сигнала можно осуществлять обмен  и просмотр документов, групповую  работу с приложениями.

Для создания групповых  видеоконференции требуются старшие  модели видеотерминалов, сервер, обеспечивающий взаимодействие групп пользователей, специализированные программные продукты для рабочих станций и сервера, ISDN-соединение или локальная сеть. И, наконец, студийные видеоконференции — это "высшая лига".

Для их создания требуются  высококлассное специализированное телеоборудование (студийные камеры, звуковое и контрольное оборудование, мониторы) и максимальная пропускная способность каналов связи (доступ к каналам спутниковой и оптоволоконной связи). Такие видеоконференции используются для решения задач, требующих максимума возможностей с точки зрения организации обработки информации большим числом людей.

Для них характерен формальный, жестко регламентированный стиль общения, устанавливаемый ведущим. Типичным примером подобных видеоконференции являются телемосты. По топологии различают два основных типа видеоконференции: «точка-точка» и многоточечные. Конференции «точка-точка» наиболее просты.

Они подразумевают соединение только двух рабочих станций «напрямую», в то время как многоточечные  видеоконференции дают возможность  поддерживать одновременно несколько  десятков пользователей или групп  пользователей, но при этом требуют  дополнительных затрат на установку  и поддержку специализированного  устройства — сервера управления многоточечными сеансами.

Все терминалы, участвующие  в конференции, устанавливают соединение с сервером, который управляет  ресурсами видеоконференции, согласовывает  возможности терминалов по обработке  звука и видео, определяет аудио- и видеопотоки, которые необходимо направлять по многим адресам.

К примеру, если вам нужно  использовать видеоконференцсвязь  с несколькими филиалами только для передачи распоряжений и приема отчетов в реальном режиме времени, то для этой цели вполне подойдет конференция  типа "точка-точка" (достаточно обеспечить каждый филиал и головной офис специализированным терминалом), в то время как для  организации совещания с участием представителей всех филиалов требуется многоточечная видеоконференция. Многоточечные сеансы связи могут проводиться в двух основных режимах:

• «активация по голосу» — в этом режиме все участники сеанса видят говорящего, а говорящий видит предыдущего оратора (переключение камеры осуществляется в реальном режиме времени на говорящего);
• «непрерывное присутствие» — на экран каждому участнику поступает изображение от нескольких других участников. При этом экран разделяется на несколько полей — от 2 до 16. Если полей меньше чем участников, то одно из них может работать в режиме «активация по голосу».

И в том и в другом режиме возможен «председательский  контроль» — выбор активного  терминала, подключение и отключение терминалов администратором видеоконференции. При необходимости можно включить автоматический режим администрирования  с возможностью в любой момент вмешиваться в этот процесс.

 

3.2 Программные продукты для видеоконференций

1. Skype — бесплатное проприетарное программное обеспечение с закрытым кодом, обеспечивающее шифрованную голосовую связь и видеосвязь через Интернет между компьютерами (VoIP), используя технологии пиринговых сетей, а также платные услуги для звонков на мобильные и стационарные телефоны.
2. IHU (I Hear U) предназначена исключительно для прямого подключения компьютер-компьютер. Достаточно на обеих машинах запустить эту программу и ввести в окне IP-адрес удаленной машины и можно беседовать.
3. Мультиплатформенный программный клиент SIP сетей QuteCom (ранее WengoPhone) позволяет передавать речевую информацию и видеоизображение на другой компьютер, либо при поддержке провайдером на стационарный или мобильный телефон.