Коммуникационный процесс. Коммуникации и их обеспечение с помощью IT-технологий

Министерство  образования и науки РФ

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«Сибирский  государственный технологический  университет»

 

Факультет автоматизации и информационных технологий

 

      

 

 

Курсовая  работа

Тема: «Коммуникационный  процесс. Коммуникации и их обеспечение  с помощью IT-технологий»

 

 

 

 

 

 

                                         Руководитель:

                            .

(подпись)

  _________________________

(оценка, дата)

 

Разработала студентка

 группы:

                      

      (дата, подпись)

 

 

Красноярск 2012

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1. Коммуникация…………………………………………………………4

1. Коммуникация, как понятие…………………………..……………..4
2. Коммуникационный процесс…………………………………………5
3. Информации в коммуникационном процессе………………………8

Глава 2. Процесс коммуникаций и  эффективность управления……………..9

2.1 Коммуникации между уровнями и подразделениями……………..9

2.2 Неформальные коммуникации………………………………………10

2.3 Межличностные коммуникации……………………………………..11

2.4 Организационные коммуникации……………………………………14

2.5 Современная информационная технология…………………………18

Глава 3. Информационные технологии в сфере коммуникации……………..19

3.1 Видеоконференция……………………………………………………19

3.2 Программные продукты для видеоконференций…………………..21

3.3 Деловая переписка и обмен  документами…………………………..22

Заключение……………………………………………………………………….23

Библиографический список……………………………………………………..24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Управление  организацией представляет собой сложный  процесс, который в первую очередь направлен на достижение основной цели организации – получение прибыли. Для того чтобы организация работала динамично и развивалась необходима хорошая внутренняя атмосфера организации, которая и является результатом коммуникации между сотрудниками.

Данная курсовая работа на раскрытие понятия коммуникации, описана важность коммуникаций в  управлении организацией. Всё что предпринимают руководители, чтобы облегчить достижение цели организации, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, то они не смогут работать вместе, формулировать цели и достижения их.

Целью данной работы является исследование природы и сложности коммуникаций, а также разработка рекомендаций о более эффективном обмене информацией, как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Коммуникация

1. Коммуникации - понятие, виды, их характеристика

 

Коммуникация, буквально означающее «общее» или  «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя  и более людьми, ведущий к взаимному пониманию. 
Цели коммуникаций: 
- обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления; 
- совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией; 
- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий; 
- регулирование и рационализация информационных потоков. 
Коммуникации подразделяются на следующие виды: 
1) Межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения; 
2) Коммуникации на основе письменного обмена информацией. 
 
Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на: 
- Формальные или официальные. Данные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам; 
- Неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации. 
Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту. 
Среди формальных организационных коммуникаций выделяют: 
-вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой; 
-горизонтальные между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений. 
Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на: 
- восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность; 
- нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками. 
Межличностные коммуникации делят также на вербальные (словесные) и невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д. 
Вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

 

2. Коммуникационный процесс

 

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно  выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Четыре этапа коммуникаций

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это  трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может  быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи

Обмен информацией начинается с  формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать  предметом обмена. Многие попытки  обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель  не затрачивает достаточного времени  на обдумывание идеи. На этом этапе  необходимо осознать, какие идеи предназначены  к передаче до того, как вы отправляете сообщение, а также оценить адекватность и уместность ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели коммуникаций.

2. Кодирование и выбор  канала

Прежде чем передать идею, отправитель  должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать  канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К  некоторым общеизвестным каналам  относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные  средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

3. Передача

На третьем этапе отправитель  использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам  процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из этапов, через которые  необходимо пройти, чтобы донести  идею до другого лица. 

4. Декодирование 

После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

Однако по ряду причин,  получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

 

 

1.3 Информации в коммуникационном процессе 
 
Информация - предмет труда в процессе управления; является средством коммуникации между людьми. Она используема для коммуникационного управления, подразделяется на: 
- базовую, формируемую независимо от данной управленческой задачи; 
- текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи. 
Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на: 
-документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах); 
-недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.) 
По аспектам коммуникационного управления информация может быть экономической, организационной, социальной, технической. 
Развитие информационных потребностей организаций существенно видоизменило требования к информационному обеспечению коммуникационных процессов.

 

 

 

 

Глава 2. Процесс  коммуникаций и эффективность управления

2.1 Коммуникации между уровнями  и подразделениями

 

Такая коммуникация получила название межуровневой. К ней относятся:

• вертикальная коммуникация, или коммуникация по нисходящей и коммуникация по восходящей. Ее подвидами являются: коммуникация руководитель-подчиненный и коммуникация между руководителем и группой;
• горизонтальная коммуникация, или коммуникация между различными подразделениями.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень  и это - вертикальная коммуникация. Она может идти сверху вниз и являться нисходящей. Примеры такой коммуникации - распоряжения вышестоящего руководства, цели для подразделений, информация об изменениях в деятельности (например, будет производиться выход на новый рынок). При рассмотрении вертикальной коммуникации отдельно выделяют коммуникацию руководитель-подчиненный, так как  эти личностные взаимоотношения  во многом являются ядром коммуникации. Она зависит не только от формально  закрепленных правил, он и от неформального  стиля отношений в организации. Решение многих задач будет зависеть от того, сколько подчиненных смогут и захотят понять руководителя. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненными имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Коммуникация в этом случае будет зависеть не только от личностных характеристик, но и от лидерства в группе. Кроме этого организация не может эффективно существовать без информации, идущей снизу, или восходящей коммуникации. В основном это оперативная информации о работе, ее сложностях, а также слухи. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений, объяснительных и служебных записок. Передача такой информации заметно влияет на производительность и всю атмосферу в целом. Организация состоит из множества подразделений, между которыми необходима координация действий, поэтому должна существовать горизонтальная коммуникация, или коммуникация между различными подразделениями. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специалисты, например, совещание по производству нового товара или проблемам качества, в которых принимают участие не только начальники и специалисты производства, но и сбытовики, маркетологи, экономисты.

 

2.2 Неформальные коммуникации

 

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Кит Дэвис — известный исследователь, чьи взгляды на коммуникации положены в основу данной главы — установил, что происхождение этого термина относится к временам Гражданской войны в США. Провода телеграфной связи, протянутые с дерева на дерево, напоминали побеги виноградной лозы и широко использовались армией Севера и Юга. Сообщения, передаваемые по такому телеграфу, часто фальсифицировались и запутывались. В конечном счете стало общепринятым квалифицировать неточные сообщения и сведения как «слухи» (прошедшие по системе тайного сообщения). Слухи «витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами». Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Он считает, однако, что уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь вдет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Дэвис указывает: «люди склонны считать слухи менее точной информацией, поскольку реальные ее погрешности имеют более драматичный характер и потому глубже впечатываются в память, чем каждодневная рутинная точность». Кроме того, независимо от точности, «все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным».