Коммуникации в менеджменте

Внешние коммуникации

Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. 
Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с  помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В  сфере отношений с общественностью  первостепенное внимание уделяется  созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. 
Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т. п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации  между различными уровнями и подразделениями.

Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и  функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность  искажения информации, так как  каждый уровень управления может  корректировать и отфильтровывать  сообщения.

Неформальные  коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения  слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для  запланированной утечки и распространения  определенной информации или сведений типа "только между нами".

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80—99% слухов точны  в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда  речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие  положительным или отрицательным.

Вертикальные  коммуникации

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень  в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням  управления сообщается о текущих  задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменивши.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается  в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу  вверх, также выполняют функцию  оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство  узнает о текущих или назревающих  проблемах и предлагает возможные  варианты исправления положения  дел. 
Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получившие название кружков качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Наиболее очевидным  компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения  между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной  деятельности руководителя. 
Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией  между руководителем и подчиненным  связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение  задач отдела; обсуждением проблем  эффективности работы; достижением  признания и вознаграждением  с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей  или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и  предложениях.

В дополнение к  обмену информацией между руководителем  и подчиненным имеет место  обмен между руководителем и  его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом  позволяют руководителю повысить эффективность  действий группы.

Иногда рабочая  группа собирается без руководителей  для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие  отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников  своей работой.

Горизонтальные  коммуникации

Горизонтальные  коммуникации - это коммуникации между  различными отделами организации. В  дополнение к обмену информацией  по нисходящей или восходящей организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях. 
Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

К примеру, представители  разных отделов в нашем институте  периодически обмениваются информацией  по таким вопросам, как составление  расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной  деятельности и обслуживание местного населения.

В обмене информацией  по горизонтали часто участвуют  комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Коммуникационный  процесс

Коммуникационный  процесс — это обмен информацией  между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение  понимания информации, являющейся предметом  обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует  эффективности общения участвовавших  в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и  условия его эффективности, следует  иметь представление о стадиях  процесса, в котором участвуют  двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель  — лицо, генерирующее идеи или  собирающее информацию и передающее  ее.

2. Сообщение  — собственно информация, закодированная  с помощью символов. Смыслом и  значением сообщения являются  принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства.  Сообщение посылают с использованием  передатчика в передающий канал,  доводя его до получателя. В  качестве передатчика возможно  использование как самого человека, так и технических средств.

3. Канал —  средство передачи информации. Каналом  передачи может быть сама среда,  а также технические устройства  и приспособления. Выбор канала  должен быть совместим с типом  символов, используемых при кодировании.

4. Получатель  — лицо, которому предназначена  информация и которое интерпретирует  ее.

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение  и использовать канал для его  передачи таким образом, чтобы обе  стороны поняли и разделили исходную идею.

Это трудно, ибо  каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы  таковы: зарождение идеи; кодирование  и выбор канала; передача; декодирование; обратная связь;

«шум».

Эти этапы проиллюстрированы  на рис. 1 в виде модели процесса коммуникаций.

[pic]

Рис. 1. Процесс  обмена информацией как система  с обратной связью.

Хотя весь процесс  коммуникаций часто завершается  за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие  проблемы могут возникать в разных точках.

Зарождение идеи

Обмен информацией  начинается с формулирования идеи или  отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение  следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с последующей  передачей другим участникам процесса. 
Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Предварительно отправитель должен осуществить свою идентификацию в рамках коммуникационного процесса.

К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель  не затрачивает достаточного времени  на обдумывание идеи.

Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она  послужит обмену информации. 
Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

Существует связь  между восприятием и коммуникацией. У руководителя, который считает  подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов  их работы, скорее всего, найдутся дельные  позитивные идеи для обмена информацией  на указанную тему по существу. Управляющий, который воспринимает подчиненных  как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит  в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.

Кодирование и  выбор канала.

Прежде чем  передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое  кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый  с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым  общеизвестным каналам относятся  передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную  почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического  воплощения символов, передача невозможна.

Если канал  не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией  будет менее эффективен.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее  число средств коммуникаций в  сочетании. Процесс усложняется, поскольку  отправителю приходится устанавливать  последовательность использования  этих средств и определять временные  интервалы в последовательности передачи информации. 
Тем не менее исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.