Кадровая служба

         2.3 Нормативная база определения  объема работ и установления  правового статуса кадровой службы 

     Структура, функции, задачи структурного подразделения (службы, управления, отдела) закрепляются целым рядом внутренних организационных  документов, разрабатываемых для  этих целей: положением, регламентом, инструкцией, правилами внутреннего трудового  распорядка, структурой и штатной  численностью, штатным расписанием, приказами о распределении обязанностей. Среди перечисленных документов наиболее важными, с точки зрения нормативного установления правового  статуса и объемов деятельности, являются положения и должностные  инструкции. Они входят в категорию  нормативных актов длительного  действия и предназначены для  регламентации всех сторон и направлений  деятельности структурных подразделений (или должностных лиц). Система  положений о структурных подразделениях организации обеспечивает их взаимодействие, определяет компетенцию, закрепляет функции.

     Кадровая  служба, как правило, создается как  самостоятельное структурное подразделение. Самостоятельным традиционно считается  структурное подразделение, которое  подчиняется руководителю организации  или его заместителю. В небольших  организациях с численностью персонала  около 300 чел. функции кадровой службы осуществляет обычно специально выделенный сотрудник (менеджер). При небольшой штатной численности возможно выполнение функций кадровой службы бухгалтером, секретарем, непосредственно руководителем, т. е. их совмещение с другими обязанностями.

     Из  всех рассмотренных организационных  форм разработка положения является обязательной в тех случаях, когда  кадровая служба создана как структурное  подразделение.

     Разработка  нормативных и организационных  документов – достаточно сложная  и ответственная задача. При этом важнейшее значение имеет соблюдение в них общепринятых юридических  норм, установленных требований к структуре, тексту и оформлению. Можно назвать несколько источников, которые помогут решить перечисленные задачи.

     Основополагающими документами при разработке положений  являются действующее законодательство и современные государственные  нормативно-методические документы, например ГОСТ Р 6.30-97. УСД УСОРД. Основные требования к оформлению документов. Другим источником являются типовые положения, однако следует помнить, что они не могут  заменить индивидуальное, так как  содержат, как правило, типовой набор  функций кадровой службы. В конкретных условиях деятельности той или иной организации могут существовать важные отличия и в структуре, и в правах, и в обязанностях службы.

     Индивидуальные  положения разрабатывают, прежде всего, для закрепления определенных задач  и функций кадровой службы исходя из особенностей документирования трудовых отношений, специфики деятельности организации, состава работающих. При  разработке положения, кроме перечисленных, обычно используют также документы, определяющие деятельность и структуру  конкретной организации, прежде всего  устав и учредительный договор. В этих документах установлены основные положения управления: внутренняя организационная  структура, распределение функций  и обязанностей руководителей.

     Требования  к оформлению положения совпадают  с обычными правилами оформления организационно-распорядительных документов, так как этот документ унифицирован. Положение в заголовочной части  должно содержать: наименование организации, наименование документа, дату и место  его подготовки. Заголовок к тексту согласуется в падеже с наименованием документа. Например: Положение (о чем?) об отделе кадров. Справа над текстом располагают гриф утверждения. Его оформление должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97. УСД. УСОРД.

     В положении о кадровой службе закрепляют статус службы, ее место в системе  управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности. Состав разделов положения соответствует назначению документа: “Общие положения”, “Основные задачи”, “Функции”, “Руководство”, “Права и обязанности”, “Структура”, “Взаимоотношения. Связи”. Текст каждого раздела излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами.

     Разрабатывает положение о службе ее руководитель, он же подписывает этот документ. Утверждает положение руководитель организации.

     Раздел  “Общие положения” начинают с пункта, устанавливающего точное название кадровой службы, ее место в организационной  структуре, степень самостоятельности, должность руководителя, которому она  подчиняется, порядок определения  численности и штата службы. В  этом разделе закрепляется порядок  определения численного состава  работников отдела кадров, его штатного расписания.

     Отдельным пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных  документов, которыми служба руководствуется  в своей работе. Принято перечислять  сначала действующие государственные  правовые и нормативно-методические документы, затем отраслевые, затем  внутренние организационные и распорядительные документы самой организации.

     Отдел кадров в своей деятельности руководствуется  действующими законодательными актами Российской Федерации о труде, нормативными и нормативно-методическими актами Правительства РФ, Основными положениями  Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), государственными стандартами, разработками Росархива, Инструкцией о порядке ведения  трудовых книжек, уставом и иными  организационными документами организации, приказами и указаниями ее руководителя, инструкцией по документированию кадровой деятельности, правилами внутреннего  трудового распорядка и настоящим  положением.

     В разделе “Основные задачи” важно  сформулировать задачи, стоящие перед  конкретной службой. Деятельность кадровых служб в нашей стране часто  сводится к оформлению движения и учета личного состава организации. Работой с персоналом, его обучением, повышением профессиональных и квалификационных характеристик, оптимизацией использования трудовых ресурсов кадровые службы занимаются в незначительном объеме.

     Примером  этому является такой вид деятельности, как аттестация работников, которая  должна быть направлена на рациональную расстановку кадров по участкам, звеньям, рабочим местам. На практике участие  кадровых служб в аттестации работников организации сводится к составлению  графиков и планов проведения аттестации, а затем оформлению результатов  заседаний аттестационных комиссий. Таким образом, это скорее документирование, т. е. технические, а не творческие функции. Поэтому, формулируя цели деятельности кадровой службы, следует исходить из ее реальной деятельности в организации. Если кадровая служба создается как  структура по управлению персоналом и должна решать, помимо технических, аналитические вопросы, связанные  с формированием и оптимальным  использованием рабочей силы, общая  цель в положении о кадровой службе может быть изложена, например, в  следующем виде:

     Целью деятельности отдела кадров являются формирование кадрового состава, подбор, учет, расстановка, профессиональная адаптация  и организация повышения квалификации работников организации.

     Однако  такая формулировка цели деятельности кадровой службы предполагает закрепление  в положении наряду с традиционными  других маркетинговых функций:

     а)текущее и перспективное планирование потребности организации в рабочей силе;

     б)прогнозирование рынка рабочей силы;

руководство профессиональным продвижением личного  состава;

     в)определение эффективности персонала;

анализ  деловых и профессиональных качеств  работников организации.

     Раздел  “Функции” содержит всестороннюю характеристику деятельности службы. Их описание должно быть грамматически  и стилистически четким и охватывать все функции, выполняемые кадровой службой. Состав функций кадровой службы должен разрабатываться исходя из общих  задач, т. е. этот раздел положения основывается на втором разделе, увязывается с  ним по содержанию.

     При наличии в службе структурных  подразделений в раздел “Функции”  вводятся соответствующие их названиям  подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем  ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок  работы. При этом необходимо тщательно  продумать разграничение функций  службы между отдельными звеньями или  участками, чтобы избежать дублирования, не допустить “утраты” или пропуска какой-то из функций. При составлении  этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение  выполняет целиком, а в каких  принимает участие и в какой  форме.

     В состав типовых функций кадровой службы, как минимум, входит:

     а)разработка, оформление, обеспечение использования и хранения штатного расписания организации;

     б)документирование оформления приема, увольнения, перевода, перемещения, командирования работников, предоставления им отпусков в соответствии с трудовым законодательством;

     в)ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, внесение в них новых данных, характеризующих работника, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов;

прием, хранение, заполнение, выдача трудовых книжек в соответствии с инструкцией  о порядке ведения трудовых книжек. Своевременное внесение в трудовые книжки записей о переводах, перемещениях, поощрениях и др.;

ведение учета работающих в организации  военнообязанных, составление отчетов  в соответствии с действующими нормативными актами;

     г)ведение учета работников пенсионного и предпенсионного возраста, оформление пенсий работникам по их заявлениям;

выполнение  запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации;

     д)организация табельного учета.

      Однако  и из этого состава функций  некоторые могут быть исключены: штатное расписание может составлять, например, планово-финансовый отдел; ряд  организаций может не вести личные дела на своих сотрудников и т. д.

     В разделе “Права и обязанности” кадровая служба наделяется правами, необходимыми для осуществления возложенных  на нее задач и функций:

     а) представительствовать в федеральных (региональных, городских) организациях по вопросам, относящимся к компетенции службы;

     б) давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров;

     в) вносить руководству организации предложения по совершенствованию работы с кадрами;

     г) ходатайствовать перед руководством организации о поощрении отличившихся сотрудников и наказании нарушителей трудовой дисциплины;

участвовать в работе кадровой комиссии организации, получать от структурных подразделений  информацию по поводу рассмотрения заявлений  работников, направленных в кадровую комиссию организации;

     д) получать от структурных подразделений организации документы, необходимые для оформления приема, а также для высвобождения работников при увольнении по инициативе администрации;

     е) удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам организации.

     Отдельными  пунктами в этом разделе устанавливаются  обязанности кадровой службы. Этот раздел не стоит смешивать с разделом “Функции”, где перечисляются виды работ, выполняемых кадровой службой  для реализации своих основных задач. Обязанности – это официальные действия, возложенные на службу кадров и безусловные к выполнению. В их числе могут быть:

сохранение  конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах сотрудников организации, документах кадровой службы; выполнение указаний и поручений руководства  организации и др.