Эффективное управление временем

ГЛАВА 2. МОДЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

1. Анализ использования собственного временного ресурса

Для того чтобы  всё успеть надо грамотно планировать своё время. На данный период времени я являюсь студенткой Тюменской государственной академии мировой экономики, управления и права. Учёба отнимает много времени и поэтому нужно иметь конкретную цель, чтобы потратить столь огромный период времени (5 лет) на неизвестный результат. Одна из моих целей на среднесрочный период времени – это успешно закончить высшее учебное заведение для того чтобы устроиться на отличную работу с дальнейшими перспективам развития. Также очень люблю разного вида деятельность и, конечно же, отдых.

В таблице 2.1. отвечу на некоторые вопросы, прежде чем приступить к развитию необходимых для эффективного управления временем навыков и привычек.

Таблица 2.1.

Опросник «Как я обычно управляю временем»

1	Я начинаю день с просмотра записей в ежедневнике	Да	Нет
2	Я ежедневно  отвожу большое количество времени  на выполнение поставленных задач	Да	Нет
3	Раз в три  месяца я пересматриваю свои цели/задачи	Да	Нет
4	Я редко работаю  сверхурочно или по выходным	Да	Нет
5	Я передаю работу в любом удобном случае	Да	Нет
6	По моему  мнению, на совещаниях трудно добиться желаемого результата	Да	Нет
7	У меня вредная  привычка тратить время на разговоры  по телефону	Да	Нет
8	Мне трудно бороться с помехами	Да	Нет
9	Мне хотелось бы научиться говорить «нет»	Да	Нет
10	Я часто чувствую себя как белка в колесе	Да	Нет

 

Подсчёт очков

Вопросы 1-5

Запишите себе по 2 очка за все вопросы, на которые вы ответили отрицательно  6

Вопросы 6-10

Запишите себе по 2 очка за все вопросы, на которые вы ответили, утвердительно 6

Общее количество очков:

• 14 очков и более: вам нужна помощь в управлении временем
• 8-12 очков: неплохо, но нужно совершенствоваться дальше
• менее 8 очков: у вас хорошие навыки управления временем, и вы можете ещё больше улучшить свои методы.

Мой результат  – 12 очков. Следовательно, для качественной траты времени необходимо дополнительное время, что говорит о желательности рационального использования времени и применении тайм-менеджмента.

Моя деятельность складывается из различных процессов, происходящих в течение дня. Чтобы  понять на что я в основном трачу  своё время и какие методики применять для повышения эффективности управления временем, необходимо провести анализ затрат личного времени. Анализ видов деятельности и расхода времени произведён в таблице 2.2. [ПРИЛОЖЕНИЕ 1]

Я провела примерный  анализ расхода собственного времени. Мною была проанализирована среднестатистическая неделя за период обучения с 01.09.2009 г. по 31.12.2009 г. Многое не учитывалось, например, потеря времени из-за «нестыковок», незапланированные встречи, общение, потери времени из-за собственной лени, не было расписано всё свободное время (творчество, хобби, поездки и т.д.), так как это приблизительный анализ. Неделя составляет 168 часов (10080 минут). Из всех таблиц видно, что ежедневная деятельность начинается в разное время. На учёбу уходит 25% времени в неделю, в то время как на отдых 49%. Так как мною была поставлена цель – закончить вуз, то я должна больше времени уделять учёбе. Для более точного вычисления проведём анализ траты времени за день. (Табл. 2.3.)

Таблица 2.3.

Анализ траты  дневного времени

Начало	Окончание	Длит.	Дело, задача	Примечание
8:30	9:00	0:30	Подъём	Долго просыпалась
9:00	9:30	0:30	Душ
9:30	9:45	0:15	Завтрак
9:45	10:05	0:20	Макияж
10:05	10:30	0:25	Досушивание волос
10:30	10:40	0:10	Одевание	Можно и быстрее
10:40	11:00	0:20	Интернет
11:00	11:15	0:15	Дорога в  академию
11:15	11:20	0:05	Дорога в  кабинет
11:20	12:50	1:30	Английский  язык
12:50	13:05	0:15	Дорога домой
13:05	13:35	0:30	Обед
13:35	14:25	0:50	Интернет	Можно было подготовиться  к семинару
14:25	14:40	0:15	Дорога в  академию
14:40	19:30	4:50	Учёба	Продуктивно
19:30	19:45	0:15	Дорога домой
19:45	20:30	0:45	Ужин	Долго
20:30	21:10	0:40	Телефонный  разговор	Слишком долго
21:10	22:00	0:50	Написание курсовой работы
22:00	22:20	0:20	Снова телефонный звонок	Что за привычка отвлекать
22:20	23:30	1:10	Курсовая работа
23:30	1:30	2:00	Просмотр фильма	Наслаждалась  отдыхом
1:30	1:45	0:15	Умывание
1:45	9:30	8:45	Сон

 

Для того чтобы  прийти к определенной разработке рекомендаций, проанализируем мою деятельность по блокам в таблице 2.4.)

Таблица 2.4.

Сводка одноимённых  затрат времени

Затраты времени	Количество (мин)		%
Учёба	90+290+50+70	500	35
Отдых	20+50+120+525	715	50
Самообслуживание	30+15+20+25+10+30+45+15	190	13
Помехи	30+40+20	90	6

 

Проанализировав один день, и здесь видно, что много времени уделяется отдыху практически в два раза больше, чем учёбе. В течение дня несколько раз приходится тратить время на дорогу в академию и из академии из-за неудобного графика учёбы, это нерационально, хоть и составляет 4%.

Из таблиц видно, что во второй половине недели идёт расход времени на отдых, занятия  танцами (3%), развлечения (7%) это обусловлено большой нагрузкой в первой половине. Из этого следует, что необходимо более рационально распределять свою деятельность.

 

2. Рекомендаций по улучшению эффективности использования времени

 

Отдыхать в  течение учебного процесса и всё  что с ним связано нужно  ритмично, пять минут в час.  Я, например, звоню знакомой, смотрю что-нибудь интересное в Интернете или выпиваю чашку чая. Глеб Архангельский предлагает наиболее качественный отдых: выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих размять суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть обо всех проблемах. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше отдых и восстановление сил.

В таблице однодневного анализа видно, что произошла потеря времени с самого начала дня (30 минут), при подъёме. Эту потерю можно устранить организовав процесс пробуждения. Установить в будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий и с их помощью просыпаться постепенно. Например, мне нужно проснуться в 8.00. Пусть в 7.30 сыграет первая мелодия, приятная и спокойная, в 7.45 — что-нибудь более бодрое, возможно, уже со словами, на которые мозг реагирует более активно, чем на мелодию без слов. И в 8.00 — самая радостная и энергичная мелодия, на которой я окончательно проснусь, встану с постели и с удовольствием встречу новый день жизни.

Как бы ни хотелось не делать необходимую работу, некоторые из дел бывают достаточно трудны и не всегда приятны. У меня есть плохая привычка откладывать сложные, труднодостижимые задачи на потом. Чтобы «замотивировать» себя на выполнение таких дел применю метод «разглобализации» крупных задач. Например, написать курсовую работу. Сделать это за неделю, разделив на несколько небольших задач. При этом важно разделить на задачи так, чтобы каждая из которых действительно приближала к цели.

В понедельник  найти необходимую литературу и  ознакомиться с выбранной темой  в Интернете; во вторник составить  план и написать введение; в среду  сдать на проверку и подумать над  первой главой; в четверг учесть все замечания и написать первую главу; в пятницу доработать первую и написать вторую главу; в субботу доработать вторую и написать заключение; в воскресенье поработать над оформлением и списком литературы. Курсовая работа готова, осталось сдать на проверку.

Важно начать измерять количество времени затраченного на сложную задачу, как показано на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Измерение  затраченного времени на сложную  задачу

 

Сама фиксация количественного показателя уже  подталкивает к действиям в нужном направлении.

Глебом Архангельским  также предложен интересный метод  стимулирования человека к использованию  тайм-менеджмента в своей деятельности. Этот метод помогает задуматься о  том, как быстро течет время и  о том, что огромное количество времени  тратится впустую. Метод называется «календарик – пинарик», который проделан в таблице 2.5. [ПРИЛОЖЕНИЕ 2] Над календарем изображены мои прожитые годы, внизу — будущие. Карандашом один за другим вычеркиваются прожитые годы. Возможно с лирическими воспоминаниями. Затем таким же способом вычеркиваю прожитые дни и месяцы текущего года. Каждое утро необходимо зачеркивать половину наступившего дня. Вечером – вторую половину. Таким образом, материализуется время, ежедневно чувствуется, как оно идет. Вложения времени  – 15 минут на заведение пинарика, и дальше – 30 секунд утром, 30 секунд вечером на вычеркивание дней.

В предыдущем пункте был проведён анализ видов деятельности и расход времени. Чтобы составить  хороший план, важно иметь представление  о предстоящих делах. Для этого применю метод «Альпы».

1. Записать общий список дел (задачи из списка дел, невыполненное накануне, добавившиеся дела и т.п.)
2. Проставить напротив каждого пункта приблизительное время для его выполнения, просуммировать и определить ориентировочно общее время. (Табл. 2.6.)

Таблица 2.6.

Список задач  для выполнения

съездить за паспортом	1 час
съездить за принтером	1 час 30 минут
написать 2 главу  в курсовой работе	2 часа
сходить в академию	3 часа
забрать флэшку у подруги	15 минут
подготовиться к семинару по менеджменту	1 час
	Итого: 8 часов 45 минут

3. Основное правило планирования времени 60:40. Где 60% - запланированное время, а 40% - оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Возьмём за 100% - 12 часов (время, за которое я точно могу выполнить все свои дела). Запланированные задачи составили 525 минут (73%).
4. Установить однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточнить в соответствии с ними задачи дня; перепроверить скалькулированную потребность во времени и сократить время на все дела до совершенно необходимого. (Табл. 2.7.)

 

Таблица 2.7.

Список задач  по приоритетности их выполнения

Задачи	Приоритеты	Часы	Сокращения
съездить за паспортом	В	1:00
съездить за принтером	С	0:50	взять машину
написать 2 главу  в курсовой работе	А	2:00
сходить в академию	В	3:00
забрать флэшку у подруги	В		попросить подругу
подготовиться к семинару по менеджменту	А	0:30
		7:20

 

В окончательном  варианте план дня составлен на 60%

5. Контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день.