Эффективное управление временем

«Русским Тейлором» можно назвать Алексея Капитоновича Гастева. По заданию В. И. Ленина в 1920-х годах А. К. Гастев с сотрудниками активно изучал наиболее эффективные зарубежные методы управления и организации производства (в частности, сам Гастев работал на французских предприятиях, управляемых по системе А. Файоля, а также переписывался с Г. Фордом и другими ведущими менеджерами того времени); в 1920 году основал и возглавил ЦИТ (Центральный институт труда) в России, в котором было разработано около 1900 методик обучения профессиям и подготовлено более полумиллиона рабочих. [6, c. 56]

В духе идей Тейлора работали и другие российские специалисты, например, П. М. Керженцев, который отчасти являлся оппонентом Гастева. [11] В понимании важности временного фактора для НОТ мнения Гастева и Керженцева совпадали. В частности, для распространения отечественных идей НОТ П. М. Керженцев создал в 1926 году международную Лигу «Время», члены которой придавали особое значение методам управления временем. Многие ТМ-идеи Гастева в определенной степени пересекаются с идеями Тейлора. Гастев полагает, что НОТ — не средство «борьбы с ленью», а способ более эффективной «социальной инженерии», созидающей «светлое будущее»; также Гастевым были разработаны собственные оригинальные ТМ-инструменты (например, хронокарта Гастева). [13, c. 78]

Основные идеи: анализ операционального состава деятельности, хронометраж трудовых операций, оптимизация способа работы, нормирование, карты операций, тренировка и обучение сотрудников, включение показателей временной эффективности работы в систему мотивации и оплаты труда, использование схем и графиков в планировании, календарное планирование.

2. Классический  тайм-менеджмент (1950—1990 годы). Характеризуется прежде всего тем, что ТМ-идеи развивались «внутри» теоретического и прикладного менеджмента. Но при этом возникновение ТМ-идей сложно «привязать» к возникновению основных научных «школ» (направлений) менеджмента. Эти направления (кроме упомянутой уже «школы научного управления» Ф. Тейлора, сюда можно добавить «классическую школу» А. Файоля, «бюрократическую» М. Вебера, «школу человеческих отношений» Э. Мэйо и некоторые другие) возникли в 1920—1930 годах, а в указанный период (1950—1990 годы) происходило их дальнейшее развитие и интеграция. Кроме этого, в период с 1950 по 1990 год произошло «обогащение» менеджмента как науки (первоначально возникшего на стыке экономики, психологии и социологии и носящего в большей степени «гуманитарный» характер) идеями и методами математики и кибернетики.

В американском бизнес-консультировании первым серьезным  руководством по теории и практике ТМ считается книга Джеймса МакКея «Управление временем». [10, c. 106] В данной книге впервые описывалась целостная система ТМ, основанная на идее «параллельности» управления временем основным функциям менеджера по управлению организацией (планирование, контроль, координация и др.) и предлагался ряд рекомендаций по самоменеджменту.

С 1960-х годов  идеи ТМ активно продвигает американский «гуру» современного бизнес-консалтинга Питер Друкер. В вышедшей в 1967 году книге «Эффективный управляющий». [7, c. 84] Друкер отмечает, что главное качество управляющего (менеджера) — эффективность, а первый способ (из пяти возможных) повышения эффективности — управление временем. Далее он подробно описывает систему ТМ, состоящую, по его мнению, из трех разделов: регистрация времени, управление временем (оперативное распределение времени), укрупнение времени. В 1968 году в Америке выходит получасовой учебный фильм Друкера «Managing Time», в котором демонстрируются приемы управления временем.

Еще одним известным  бизнес-консультантом, прославившимся разработкой и внедрением системы ТМ в таких крупнейших организациях, как IBM, Bank of America и др., стал Алан Лакейн. Его книга «Искусство успевать» известна и российскому читателю, правда, она была переведена у нас более чем с 20-летним опозданием. [14] В идеологическом плане (повышение личной эффективности менеджера) изложенные в книге взгляды аналогичны взглядам Друкера, а навыки управления временем традиционно «отсортированы» по управленческим функциям (планирование, принятие решений, контроль и др.).

Из европейских  специалистов по ТМ, несомненно, следует упомянуть директора немецкого Института рационального использования времени Лотара Й. Зайверта и его знаменитую (в том числе и в России) книгу «Ваше время — в ваших руках». [10, c. 49] Зайверт использует традиционную схему «ТМ по функциям», посвящая отдельные главы постановке целей, принятию решений, информации и коммуникациям и т. д.

Основные идеи: управление временем аналогично управлению бизнесом (организацией) и включает в себя те же функции и этапы — целеполагание, планирование, принятие решений и т. д. Система ТМ «параллельна» системе управления организацией и одновременно выступает как ее элемент. «Классический ТМ» заимствует у тейлоризма и еще более разрабатывает отдельные методы ТМ, но при этом является более «личностно-ориентированным», рассчитанным на добровольное и заинтересованное применение прежде всего топ-менеджерами.

Также в СССР были представители, концепции которых значительны и внесли свой вклад в развитие ТМ (1960—1990 годы). «Советский ТМ» двигали вперед немногочисленные энтузиасты, работавшие в рамках собственного «индивидуального ТМ». Здесь следует упомянуть о двух ТМ-системах: системе хронометража профессора А. А. Любищева и теории решения изобрстательских задач (ТРИЗ) Г. С. Альтшуллера. [2, c. 50]

Система Александра Александровича Любищева (биолога по образованию, пытавшегося создать  единую систематизацию живых организмов, аналогичную периодической системе химических элементов Д.И. Менделеева) стала популярной благодаря появлению романа Д. Гранина «Эта странная жизнь» (М., 1974), в котором система Любищева была подробно описана. Сущность системы: тотальный хронометраж, с точностью учета времени в 10 минут, которую Любищев вел в течение 56 лет! Результаты подобного тотального хронометража позволяют с высокой точностью нормировать индивидуальные виды деятельности и с высокой точностью планировать и достигать долгосрочных целей. Для системы также характерен «гуманитарный пафос»: свое и чужое время должно восприниматься как «высшая ценность» и должно быть заполнено самосовершенствованием.

В то время как  западные менеджеры увлеченно постигали и применяли в своей работе метод «мозгового штурма», первым отечественным вариантом «тренингов креативности» стала система ТРИЗ (теория решения изобретательских задач). Идея ТРИЗ принадлежит инженеру Генриху Сауловичу Альтшуллеру, который на основе анализа патентов, выданных на технические изобретения и открытия, решил выявить общие алгоритмы и приемы технического творчества. Система ТРИЗ существует уже около полувека (первая публикация по ТРИЗ появилась в 1956 году), а само ТРИЗ-движение в некоторые годы обретало невиданную популярность, постепенно «просачиваясь» из узкой сферы технического творчества в самые разные области социальной практики: педагогику, политику, управление и др. [1, c. 177]

3. Современный  тайм-менеджмент (конец XX — начало XXI в.). Как социальная практика и одно из важнейших направлений бизнес консультирования, ТМ гораздо больше развит на Западе, чем в России.

В качестве примера использования ТМ в современном западном бизнес-консультировании можно привести вышедший в 1990 году бестселлер Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей». [12, c. 44] Книга о присущих успешным людям качествах и о том, как эти качества приобрести. Кови предлагает в своей книге целостную концепцию достижения личностной зрелости, которая достигается как бы в два этапа: от зависимости к независимости («личная победа»), от независимости к сознательной взаимозависимости («общественная победа»). Навык определяется как единство знаний, навыков и стремлений, способствующее достижению личностной зрелости и высокой эффективности человека. В своей книге С. Кови предлагает следующие 7 принципов, которые называются «навыками»:

1. Не будь рабом обстоятельств, сам твори свою судьбу

2. Начинай любое дело, представляя конечную цель

3. Сначала делай то, что  нужно сначала

4. Думай и действуй  в духе взаимовыгодности

5. Сначала пойми другого,  потом поймут и тебя

6. Стремись к творческому  взаимодействию

7. Постоянно совершенствуйся.

Среди подробно описанных  Кови семи привычек особое отношение к ТМ имеет привычка № 3 «Делать первые вещи в первую очередь», которая является необходимым условием для обретения независимости («личной победы»).

Система ТМ по Кови состоит из двух разделов: стратегическое долгосрочное планирование и недельное краткосрочное планирование. Долгосрочное планирование разворачивается в следующую цепочку: индивидуальная «миссия» личности — роли — цели. Краткосрочное планирование представлено таким образом: актуальные роли — задачи — недельный план — ежедневное выполнение плана и делегирование. В качестве прикладного ТМ-инструмента Кови предлагает авторский вариант органайзера (на неделю), а также подробно описывает алгоритм работы с ним. [12, c. 32]

Проделав анализ исторического развития тайм-менеджмента, можно отметить, что для современного зарубежного ТМ характерны три тенденции: 1) «гуманизация»; 2) дифференциация; 3) компьютеризация. «Гуманизация» означает приоритетность именно «индивидуального» ТМ, связанного с личностным ростом и самосовершенствованием. «Индивидуальный» ТМ нацелен на постижение и овладение своим «внутренним временем». Главным аспектом «внутреннего времени» является личностное самоопределение: четкое понимание своих жизненных ценностей и сознательный выбор достойных и масштабных жизненных целей. Таким образом, «гуманизация» ТМ означает его «психологизацию» — серьезное сближение с психологией личностного самопознания, развития и самосовершенствования, с различными духовными практиками.

Дифференциация  современного ТМ происходит в большей  мере не по технологическому принципу (как это было характерно для классического ТМ 1960—1990 годов), а по потребительскому. Это и объясняет появление многочисленных разновидностей, таких как «христианский ТМ», «феминистский ТМ», «ТМ для студентов» и др. При желании можно насчитать несколько десятков современных разновидностей ТМ, но все они с незначительными модификациями используют традиционный технический инструментарий классического ТМ 1960-1990 годов.

Если говорить о ситуации с ТМ в современной  России, то наша экономика на начало XXI века находится в весьма странном положении. С одной стороны, в стране есть высокотехнологичные предприятия, по своему уровню вполне соответствующие мировым стандартам «предприятия XXI века». На уровне производственных технологий и организации системы управления в целом эти организации копируют западный (высокоэффективный во временном аспекте) инжиниринг. Беда в том, что копирование это часто «не складывается» с российской «безвременной» или «авременной» ментальностью. Перед сотрудниками и руководителями современных российских предприятий стоит задача «коррекции ментальности», адаптации (прежде всего, психологической) к той «временной реальности», которая создана в их организации, на характерном для их организации рынке, в экономике страны, в мировой экономике в целом.

С другой стороны, существуют организации (малый и  средний бизнес), которые создаются «с чистого листа». До определенной стадии эти организации растут стихийно, но рано или поздно сталкиваются с проблемой «наведения порядка» в организационной структуре и процессах. Кто-то пытается сделать это сам, кто-то приглашает квалифицированных менеджеров или консультантов.

Стоит заметить, что если в ближайшие годы в России не произойдет значительных социально-политических и экономических перемен, то у ТМ-консультирования — большое будущее.

1.3. Основные методики тайм-менеджмента

Для решения  проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека или организации следует подбирать их отдельно, индивидуально.

По книге  Лотара Зайверта необходим самоменеджмент, т.е. последовательное и целенаправленное, использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Основная цель состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

Функции самоменеджмента  по Л. Зайверту приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1.

Функции самоменеджмента

Продолжение табл. 1.1.