Эффективное управление временем

 

Рис. 1.2. Правило  Д. Эйзенхауэра

 

Срочные/важные дела. За них следует приниматься  немедленно и самому их выполнять.

Срочные/менее  важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки.

Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться. [8, c. 109]

Функция самоменеджмента  «Реализация и организация» предполагает объединение энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей. Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот.

Важным фактором успехов в работе выступает личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы изменить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к сохранению или упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков.

Одной из важнейших  предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Можно значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос. Зачем вообще это делать? Почему именно я? Почему именно сейчас? Почему в этой форме?

Контроль за результатами служит улучшению, а в  идеальном случае — оптимизации  трудового процесса. Всякая постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие  за ними реализация и завершающий контроль за исполнением. [8, c. 121]

Контроль за результатами труда с точки зрения достижения конечной цели (целевой  контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при  реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль).

Лотар Зайверт  предлагает очень простой и удобный  метод ежедневного итогового  ТМ-контроля (впрочем, метод можно  использовать и для промежуточного контроля над выполнением отдельных задач в течение дня) — так называемый метод «пяти пальцев». Метод является элементарной мнемотехникой, в которой за каждым из пальцев руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.

Достаточно  лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названий пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль.

М (мизинец) —  мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил?

 Б (безымянный  палец) — близость цели: что  я сегодня сделал и чего достиг?

 С (средний  палец) — состояние духа: каким  было сегодня мое преобладающее  настроение, расположение духа?

 У (указательный  палец) — услуга, помощь: чем я  сегодня помог другим, чем услужил,  порадовал или «поспособствовал»?

 Б (большой  палец) — бодрость, физическая форма: каким было мое физическое состояние сегодня? Что я сделал сегодня для своего здоровья, поддержания своих физических кондиций? [8, c. 137]

Осуществляйте регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.

Функция «Информация  и коммуникации» является важным связующим звеном между различными функциями самоменеджмента, поскольку  человек вынужден постоянно обмениваться информацией — вступать в коммуникации. Коммуникации — это обмен информацией. Менеджеры проводят в среднем 80 % своего времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т. п. Существует множество рациональных подходов к овладению информацией. [8, c. 149]

Рациональное  чтение помогает лучше справиться с  потоком информации, поскольку бессистемное чтение означало бы потерю времени и пустую трату средств. Различные способы и формы рационального чтения можно сгруппировать в зависимости от того, используются ли они до, во время или после самого процесса чтения.

Среди разных видов  деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Менеджеры в зависимости от уровня управления 50, 60, 70 и даже 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях.

Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации и тем самым наиболее частым источником «помех» в деловой жизни. Парадокс телефона в том, что являясь будучи одним из самых эффективных средств экономии времени, он является одним из самых распространенных «поглотителей времени».

Бесконтрольная  и чрезмерная коммуникация является ключевой проблемой персонального  стиля работы и самым большим  «поглотителем времени».

В настоящее  время в России одним из известных  специалистов в области тайм-менеджмента является Глеб Архангельский. Он по праву считается основоположником российской школы тайм-менеджмента: он проводит семинары и тренинги по данной тематике, а также руководит ТМ-проектами в РАО ЕЭС, “Вимм-Билль-Данн” и в других компаниях.

Г. Архангльский советует построение личной системы управления временем таким образом:

1. Отдых – потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

Краткие рекомендации:

— сделайте отдых  в течение дня ритмичным;

— обеспечивайте  максимальное переключение;

— используйте  «творческую лень»;

— повысьте эффективность  сна;

— применяйте «микросон» в течение рабочего дня;

— переживайте  момент. [4, c. 54]

2. Мотивация – освойте методы «настройки» на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними.

Краткие рекомендации:

— используйте  «якоря» для настройки на различные задачи и отдых;

— применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке;

— ежедневно  съедайте минимум одну «лягушку»;

— дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона»;

— поощряйте  себя «промежуточными радостями»;

— заведите таблицу  ежедневных дел, со списком наград за исполнение;

— попробуйте календарик-пинарик. [4, c. 60]

3. Целеполагание – сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.

Краткие рекомендации:

— управляйте своей  «персональной корпорацией» «проактивно»;

— расчистите штампы и нарисуйте «ваш день через несколько  лет»;

— определите ваши ценности с помощью «мемуарника»;

— сформулируйте  личную миссию в форме эпитафии;

— ищите ваше призвание;

— выявите ключевых областей вашей жизни;

— сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам;

— наиболее близкие  и понятные цели сделайте измеримыми. [4, c. 85]

4. Рабочий день – настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.

Краткие рекомендации:

— выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день;

— при планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры;

— заведите «стратегическую  картонку» — закладку с ключевыми  долгосрочными целями;

— в плане  дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи;

— делайте список «гибких» задач результато-ориентированным;

— выделяйте 2-3 приоритетные задачи в списке и начинайте  работу с них;

— при планировании «жестких» встреч закладывайте резервы;

— согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности;

— запасайтесь  избыточной информацией, поскольку  все пойдет не по плану. [4, c. 98]

5. Планирование – организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу «День - Неделя» и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок.
6. Приоритеты – научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев - таким образом, всегда находя время на главное.

Краткие рекомендации:

— расширьте  арсенал ваших «стратегий отказа»;

— приучайте окружающих к твердому «нет»;

— используйте  «здоровый пофигизм» и «метод трех гвоздей»;

— «покупайте»  время, заменяя вашу личную работу профессиональной услугой;

— делегируя  задачи, создавайте их обзор и используйте  активный контроль;

— формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов;

— передавая  задачи подчиненным или коллегам, прописывайте в явном виде матрицу  критериев;

— взвешивайте  ваши долгосрочные цели и концентрируйтесь на ключевых. [4, c. 189]

7. Информация – внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам».

Краткие рекомендации:

— спланируйте  ритм и методы чтения деловой и  другой серьезной литературы;

— отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ;

— настройте  автофильтрацию электронной почты;

— используйте  папки электронной почты как  инструмент контроля по технике «День  — Неделя»;

— «выращивайте»  порядок в документации методом  ограниченного хаоса;

— заведите творческую картотеку для материализации мыслей;

— организуйте  любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека;

— выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные  лотки по методу «День — Неделя». [4, c. 174]

8. Поглотители – используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.

Краткие рекомендации:

— проведите  сплошной учет вашего времени в течение 2-3 недель;

— сформируйте 2-3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике;

— планируйте наполнение транспортного времени и времени  командировок;

— имейте сценарии реагирования на случай технических  форс-мажоров.

— применяйте техники  организации совещаний;

— «точите топор», используя для этого любые  «отходы времени». [4, c. 198]

Лотар Й. Зайверт считается ведущим экспертом по тайм-менеджменту в Германии и Европе. Если для методик Зайверта ключевым словом является «продуктивность», то для методик Глеба Архангельского это скорее «эффективная самореализация». Большое внимание уделено искусству верно определять и ставить цели, отделять первостепенное и вторичное. Есть оригинальные и очень интересные идеи, такие как «поедание лягушек», «календарик-пинарик» и система расстановки приоритетов. [15, c. 20]

Оба известных автора раскрывают две модели тайм-менеджмента: россиская и западная. «Ваше время – в Ваших руках», посвящена, в первую очередь, максимальной самоорганизации, с почти научной точностью. В «Тайм-драйв» большое внимание уделено стимулированию творческого начала, а также фактору самомотивации. Несмотря на то, что книги очень разные, обе практичны и эффективны, каждая по-своему.

Это только малая  часть методов, которые предлагают рассмотренные мной ученые в области  тайм-менеджмента. На самом деле их намного больше. Каждый человек сам  определяет чему придерживаться в зависимости  от целей, планов, уклада жизни, мировоззрений.