Информационное обеспечение деятельности менеджера в организации

Негосударственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

МОСКОВСКАЯ  АКАДЕМИЯ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

при Правительстве  Москвы

Сургутский  филиал 
 
 
 
 
 

Контрольная работа 
 
 
 
 

Дисциплина: «Менеджмент»

Тема: Информационное обеспечение деятельности менеджера в организации.  
 
 
 
 

                                                 Выполнила: Столярова Е.А.

Специальность: «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

Группа:61 БиА

Зачетная  книжка №: 230/10 

Проверила: 
 
 

Дата: «  »___________2011г. 
 

Оценка:_________________ 
 
 
 
 

г.Сургут, 2011г.

СОДЕРЖАНИЕ: 
 

ВВЕДЕНИЕ 

1. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1  Управленческая деятельность

1.2  Информационное обеспечение управленческой деятельности

1.3 Организация информационного обеспечения 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ  ИСТОЧНИКОВ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     В окружающем нас мире имеется много  предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью  и имеющих различный юридический  статус и форму собственности. Появление  подобных производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения.

     Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование  новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера менеджмента, т.е. управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

     Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты – от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решения. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1  Управленческая деятельность

     Управление  в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой ориентируются некоторые подразделения организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.

     В рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определятся как система управления.

     Органы  управления оказывают на управляемый  процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру, в соответствии с рисунком 1. 

     Система управления

       

     

     Информация  об       Управляющие

      управляемом процессе        воздействия 

Рисунок 1- Информационный контур в системе управления

 

      Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации. Информационная система может быть автоматизированной, а также может основываться на бумажных носителях. В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

• персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации;
• пользователей информационной системы – потребителей информации;
• техническую составляющую информационной системы в виде оборудования;
• программное обеспечение;
• информационные ресурсы организации.

     Для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов, которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей опираются на информацию. Ее свойства:

• достоверность, т.е. не искажает истинного положения дел;
• адекватность, т.е. с помощью полученной информации об объекте создается образ определенного уровня соответствия;
• полнота, если информация достаточна для понимания и принятия решений;
• краткость и четкость, она должна быть выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена;
• своевременность, т.е. информация несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

 
 

 

     

     

Схема 2 Информационные ресурсы  организации 

     В рамках любой организации информация для управления используется в двух видах: она либо оформлена как  документы (планы, заявки, приказы и  т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).

     Документ  – информационное сообщение в  бумажном или электронном виде, оформленное  по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Перемещение  документов и работа с ними в организации – ее документооборот. Документооборот – система создания, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа. 

1.2 Информационное обеспечение  управленческой деятельности

     Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

     1. по наименованию:

     - письма;

     - телеграммы, телефонограммы; 

     - заявления;

     - предписания;

     - характеристики;

     - справки;

     - инструкции;

     - удостоверения;

     - приказы, распоряжения, решения,  указания, поручения, протоколы и  т.п.;

     2. по типу материального носителя:

     - бумажные (письменные, графические  и т.д.)

     - фото-, кино- и видеодокументы;

     - электронные документы;

     3. по принадлежности к системе  документации определенного вида деятельности:

     - система управленческой документации;

     - система обеспечивающей документации;

     - система документации по основной  деятельности и т.п.

     Система управленческой документации:

     1) распорядительная документация, состоящая  из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

     2) документация по планированию;

     3) информационно-справочная и аналитическая  документации.

     Система обеспечивающей документации:

1. документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;
2. документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

     Система документации по основной деятельности:

1. документация по материально-техническому обеспечению;
2. производственно-технологическая документация.

     1.3 Организация информационного  обеспечения

     Информация  позволяет управлять. Но и информацией  нужно управлять. Управлять процессом  ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

     Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

     Цели  и задачи информационного обеспечения  управленческой деятельности можно определить следующим образом:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
• формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
• создание и развитие систем обработки и передачи информации;
• развитие системы информационного обеспечения.

     Информационное  обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные  и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя: