Функции Управления

Планирование осуществляется и на нижнем уровне организации. Оно  называется оперативным планированием. Это - основа основ планирования.  

Все три типа планов составляют общую систему, которая  называется генеральным, или общим, планом, или бизнес-планом функционирования организации. 

Планирование предполагает использование всех методов, тактик и процедур, которые менеджеры  используют для планирования, прогнозирования  и контроля будущих событий.  Все  виды техники планирования варьируются  от таких традиционных методов, как  бюджетные методы, до более сложных - моделирование, разработка планов или  отдельных его разделов на основе теории игр и проектов сценариев. Использование такой техники  планирования позволяет уменьшать  неопределенность, повышает точность прогноза, помогает менеджерам отслеживать  или анализировать факторы, влияние  на план. 

С помощью функции  планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше  справиться с неопределенностью  и более эффективно на нее реагировать. Поэтому следует помнить, что  неопределенность - это одна из основных причин, по которой планирование может  помочь организации лучше управлять  в условиях неопределенности, более  эффективно реагировать на изменения  внешней среды. 

  

  

  

Функция организации.  Она состоит в установлении  постоянных и временных взаимоотношений  между всеми подразделениями  организации, определение порядка  и условии ее функционирования. Это - процесс объединения людей и  средств для достижения поставленных организацией целей.  

Цель планирования - это разрешить неопределенность. Тем не менее сколь бы важным ни было планирование - это только начало. Организация, имеющая большое количество разных планов и не имеющая цельной схемы структуры претворения их в жизнь, обречена на неуспех. Дело в том, что функции планирования и организации тесно связаны между собой. В некотором смысле планирование и организация объединяются. Планирование готовит сцену для того, чтобы реализовать цели  организации, а организация как функция управления создает рабочую структуру, главным компонентом которой выступают люди. 

Поскольку концепция  организации  состоит  в сведении воедино всех специалистов  фирмы, задача состоит в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность  для каждого из них. 

Процесс организации  структурирует работу и формирует  подразделения исходя из размера  предприятия, ее целей, технология и  персонала.  Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить  свои планы и тем самым достичь свои цели. 

Как видно, в независимости  от типов и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым  образом организована. Существует ряд  принципов, которыми следует руководствоваться  в процессе выполнения функций организации:  

1)     определение   и детализации целей фирмы,  которые были выявлены в ходе  планирования; 

2)     определение  видов деятельности по достижении  этих целей; 

3)     поручение  различных задач индивидуумам  и объединение  их в управляемые  рабочие группы или подразделения; 

4)     координация   различных видов деятельности, порученных  каждой группе, посредством установлении  рабочих взаимоотношений, включая  четкое определение того, кто  осуществляет руководство, то  есть каждый член группы должен  знать, что он должен делать,  сроки выполнения работ и кто  им руководит; 

5)     единство  цели - работает ли каждый член  организации на общую цель, то  есть никто не должен работать  против целей  организации; 

6)     размах  контроля или размах менеджмента  - отвечает ли каждый менеджер  в группе за управляемое им  число работников. 

Так, высшие руководители контролируют не более чем десятью  подчиненными, тогда как руководители низшего уровня управления могут  руководить гораздо большим числом сотрудников. В связи с этим можно выделить два важных фактора, определяющих нормы управляемости (количество сотрудников, которыми может управлять один менеджер), - это время и частота. То есть сколько времени нужно менеджеру проводить с каждым сотрудником и как часто. Естественно, что этот критерий во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс.   

Таким образом, организация - это вторая функция управления. Из всего множества значений термина  “организация” в смысле управленческой функции чаще всего используются два:  

1)     организация  - это структура системы в виде  взаимоотношений, прав, ролей, видов  деятельности и других факторов, которые имеют место, когда  люди объединены совместным трудом; 

2)     организация  - это процесс, посредством которого  создается и сохраняется структура  организации.  

Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивированно. Он может трудиться усердно, с  воодушевлением и энтузиазмом, а  может уклоняться от работы. Поведение  личности может иметь и любые  другие проявления. Во всех случаях  следует искать мотив поведения.  

Мотивация - это процесс  побуждения  себя и других к деятельности для достижения личностных целей  и целей организации.  

Традиционный подход  основывается  на вере в то,  что  сотрудники  - всего лишь ресурсы, активы, которыми должны  заставить  эффективно работать.  

Человек, получивший в процессе обучения и повышения  квалификации, накопления производственного  опыта знания и навыки, хочет применить  свое умение в труде. И чем больше ему это удается тем больше степень удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цель организации своими целями.  

 Стремление человека  реализовать  себя в своем  деле бесспорно. Так уж он  устроен. Там, где управление  и организация труда  предоставляют  сотрудникам такие возможности,  их труд будет высокоэффективным,  а мотивы к труду - высокими. Значит мотивировать сотрудников - это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности. 

В связи с тем, что существуют различные пути мотивации, менеджер должен: 

во-первых, установить набор критериев (принципов), которые  наиболее сильно влияют на поведение  сотрудника. Данные критерии, сведенные  воедино, формируют личную философию, которая представляет собой основополагающее поведение. 

Разработав личную философию, менеджеры могут создать  такую рабочую среду окружения, которая будет способствовать мотивации  сотрудников. Данная окружающая среда, или организационный  климат, окажет существенное влияние на отношение к делу работников воздействует на сотрудников, которые значительно легче и менее болезненно воспринимают правила и регламент организации; 

во-вторых, создать  атмосферу, благоприятную для мотивации  рабочих; 

в-третьих, активно  общаться со своими сотрудниками, поскольку, для того чтобы работник был полностью  мотивирован и работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе и понимать, чего от него ждут. Это важно не только потому, что  сотрудники знают об ожиданиях своих  менеджеров, но им нужно говорить и  о том,  как они выполняют  свою работу. Прямое общение с руководителем  свидетельствует о его доступности  в одинаковой мере для всех работников. Обратная связь обеспечивает крепкую  основу  для мотивации. 

Функция контроля. Итак, составлен план организации, создана  ее структура, заполнены рабочие  места и определены мотивы поведения  сотрудников. Остается еще  один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, - это контроль. 

Контроль, как правил, ассоциируется с властью, командованием, “поймать”, “улучшить”, “схватить”. Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания контроля. 

В самом общем  виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых  результатов с запланированными.  

Некоторые организации  создали целые системы контроля. Их функции состоят в посредничестве между планами и деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными  планами менеджмента, и реальными  показателями деятельности организации. И тот, кто имеет современные  и точные системы контроля, имеет  больше шансов выжить. Для менеджмента  характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов  и систем контроля. Все системы  контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными  данными. В результате устанавливаются  отклонения с тем, чтобы либо исправить  негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные. 

Окончательная цель контроля состоит в том, чтобы  обслуживать различные планы  и цели менеджмента. 

 В основу создания  всех систем контроля должны  быть положены следующие основные  требования-критерии: Эффективность  контроля, эффект влияния на людей,  выполнение задач контроля, определение  границ контроля (рис.2) 

  

 Рис.2 Требования-критерии  контроля 

  

Различают следующие  виды контроля. 

1.     Предварительный  контроль.  Он осуществляется  до фактического начала работ.  Основным средством осуществления  предварительного контроля является  реализация определенных правил, процедур и линий поведения. 

В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные  моменты. Он имеет разновидности: диагностический  и терапевтический. 

Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы  и т.п., указывающие на то, что в  организации что-то не в порядке. 

Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры. 

2. Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения  работ. Чаще всего его объект -  сотрудники, а сам он является  прерогативой их непосредственного  начальника. Он позволяет исключить  отклонения от намеченных планов  и инструкций. 

Для того, чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями для достижения этих целей. 

3. Заключительный  контроль. Цель такого контроля - помочь предотвратить ошибки  в будущем. В рамках заключительного  контроля обратная связь используется  после того, как работа выполнена  (при текущем - в процессе ее выполнения). 

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для  планирования в случае, если аналогичные  работы предлагается проводить в  будущем, во-вторых, способствует мотивации. 

Контроль хотя и  важен, но может быть весьма дорогостоящим. Поэтому решение о том, какой  тип контроля применить, требует  тщательного обдумывания. В связи  с этим при организации и поведении  контроля следует учитывать ряд  факторов и дать ответ на следующие  вопросы: 

Понимают ли сотрудники цели организации? 

Спроектирована  ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения? 

Представляет ли действующая система контроля менеджерам информацию, на основе которой можно  действовать в разумных временных  рамках? 

Несомненно, что в  будущих контрольных системах будут  использованы новые приспособления и новые достижения, однако базис, на котором они создаются, останется  тем же. 

Функция контроля не является конечным пунктом всего  процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция движима другой. Возникает  своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в  процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации  и мотивации сотрудников. 

Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление  функций планирования и контроля, а более низкого уровня больше заняты подбором кадров, организацией их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все четыре функции  управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Менеджеров на всех уровнях оценивают по двум основным критериям: результативности (т.е. возможности достичь желаемого результата) и эффективности (возможности достичь результата с наименьшими затратами).