Один  из наиболее распространенных инструментов, который используется при планировании, – это бюджетный метод. С его помощью можно наглядно представить приток и отток наличности, капитала и других ресурсов.

     Другой  прием техники планирования –  это анализ окупаемости. При помощи аналитических данных об окупаемости можно наиболее точно просчитать и соотнести затраты, доходы и производственные мощности. При простых проектах анализ окупаемости используется для прогноза количества единиц товара, которое должно быть продано, чтобы доходы сравнялись с расходами либо превысили их.

     В 60-е гг. широко применялась такая  техника планирования, как оперативное исследование Речь идет об использовании научной техники управления для анализа проблемы и оценки возможных решений Сюда входят теория очередей, игр, имитационное моделирование Применение той или иной модели в процессе планирования зависит от накопления и анализа объективной информации.

     Предполагается, что информация должна поступать  в каналы управления в достаточном объеме и в нужное время.  Это самый ценный актив организации.

     Названные модели, хотя и носят количественный характер, успешно применяются для решения качественных вопросов планирования.

     Существует  и другая техника планирования, однако следует иметь в виду, что все методы планирования имеют одну общую цель – помочь менеджеру наиболее точно предсказать будущее в развитии организации, поскольку в управленческой жизни постоянно присутствуют случайности и неопределенное развитие событий. Именно поэтому организации и разрабатывают долгосрочный план, в котором делаются попытки определить элементы решения альтернатив.

     С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации . Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно на нее реагировать. Поэтому следует помнить, что неопределенность – это одна из основных причин, по которой планирование может помочь организации лучше управлять в условиях неопределенности, более эффективно реагировать на изменения внешней среды.(с.112,7)

     1.2 Функция организации

 

     1.2.1 Понятие Функция  организации. В любом плане всегда есть этап создания реальных условий для достижения запланированных целей.

     Организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности любой организации.

     Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей.  Поскольку всю работу выполняют люди, функция управления как организация позволяет определить, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества заданий и какие для этого потребуются средства. Если функция планирования отвечает на вопрос «что?» (что включать в план? что предпринять? что предвидеть? и т д ), то функция организации ставит вопросы «кто?» и «как?» (т. е. кто и как будет реализовывать план организации?).

     Через организаторскую деятельность, т  е через распределение и объединение задач и компетенций, должно целенаправленно происходить управление отношениями в каждой организации. Организация – это средство достижения целей организации.

     Таким образом, организация – это вторая функция управления.  Из всего множества значений термина "организация" в смысле управленческой функции чаще всего используются два:

     1) организация – это структура  системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;

     2) организация – это процесс,  посредством которого создается  и сохраняется структура организации.

     Функцию организации можно рассматривать  в двух аспектах: во-первых, как процесс создания системы, во-вторых, как процесс ее совершенствования, упорядочения.

     Организация работ – функция, которую должны осуществлять все руководители – независимо от ранга. Однако, хотя смысл этой концепции состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации в целом почти всегда принимается руководством высшего звена. При этом задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать такую организационную структуру, которая лучше всего отвечает целям  и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников.

     Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так и внутреннее ее окружение [ 88,2].

     Тем не менее, организация управления основывается на ряде основных принципов:

     Принцип разделения труда. Основной смысл –  все виды деятельности предприятия  должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и побуждениям сотрудников, которые будут их выполнять.

     Для преодоления отрицательных последствий  узкой специализации труда, целесообразно расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и привлечение сотрудников к принятию касающихся их решений (стратегия участия).

     Скалярный принцип. Относится к цепочке  прямых должностных отношений руководителей и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней процесс принятия решения и коммуникации.

     Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек.

     Еще одной важной характеристикой организации  управления является уровень централизации (децентрализации)  полномочий (власти).

     Централизация – концентрация прав на принятие решения  на высшем уровне управления организацией. Децентрализация – передача прав низшим уровням управления. 

     1.2.2 Виды организационной  структуры предприятия.  В основу структуры управления положена определенная система. Известно три основные системы управления производством:

• линейная
• функциональная
• смешанная

     Линейная - представляет собой схему непосредственного  подчинения по всем вопросам нижестоящих  подразделений вышестоящим. Это  система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.

     Функциональная - система представляет собой схему  подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения не всегда знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять... В чистом виде эта система используется очень редко.

     Смешанная, в которой сочетается линейная и  функциональная системы. В этом случае решения, подготовленные функциональными подразделениями рассматриваются, и утверждаются линейным руководителем, который передает их подчиненным подразделениям. (63,5)

     1.3 Функция мотивации

 

     1.3.1 Понятие мотивации. Поведение человека всегда мотивировано Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Всегда следует искать мотив поведения  Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

     Традиционный  подход к мотивации основывается на вере в то, что сотрудники – всего лишь ресурсы, активы, которые мы должны заставить эффективно работать.

     Со  времени промышленной революций  наше общество становилось все более сложным . Технический прогресс радикально изменил отношение к труду и повседневному существованию. В результате менеджер ежедневно сталкивается с проблемой мотивации деятельности сотрудников, т.е. как направить их энергию на имеющуюся работу.

     Личное  удовлетворение от хорошо выполненной  работы и гордость за плоды своего труда привили работникам чувство  цели. Это не менее важно, чем деньги (с точки зрения мотивации труда). Менеджеров всегда интересовало, в каких условиях человек мотивирован к работе по чужому заданию. Этот интерес возрастал по мере расширения личных свобод подчиненного, его превращения в частичного сопредпринимателя . Чем свободнее становился человек, тем важнее осознание того, что им движет, что заставляет приносить больше пользы Человек, получивший в процессе обучения и повышения квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде.

     И чем больше ему это удается, тем  больше степень его удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цели организации своими целями.

     Стремление  человека реализовать себя в своем деле бесспорно. Так уж он устроен. Там, где управление и организация труда предоставляют сотрудникам такие возможности, их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду – высокими. Значит, мотивировать сотрудников – затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности

         

     1.3.2 Современные теории мотивации. Различные теории психологического и организационно-экономического направления можно разделить на две группы:

     1) содержательные теории мотивации, основывающиеся на идентификации внутренних побуждений личности (потребностей), которые заставляют людей действовать так, а не иначе (это термин А. Маслоу, Ф. Герцберга и др );

     2)  процессуальные теории мотивации – более современные, базируются в первую очередь на том, как ведут себя люди с учетом воспитания и познания (это теория ожидания, теория справедливости и модель мотивации Портера-Лоулера).

     Названные теории, хотя и расходятся по ряду вопросов, не являются взаимоисключающими. С учетом того, что структура потребностей человека определяется его местом в организации или ранее приобретенным опытом, можно сказать, что для мотивации нет какого-то одного лучшего способа (теории).

     То, что оказывается лучшим для мотивации  одних людей, совершенно непригодно для других. 

     1.3.3 Содержательные теории мотивации. Иерархия потребностей, по Маслоу. Маслоу из всего разнообразия потребностей выделяет пять:

     1)  физиологические потребности;

     2)  потребности в безопасности и  уверенности в будущем;

     3) социальные потребности (принадлежность  к коллективу, поддержка в коллективе  и т.д.);

     4)  потребности в уважении;

     5)  потребности самовыражения.

     По  теории Маслоу все потребности можно  расположить в виде строгой иерархической структуры. Этим он хотел показать, что потребности нижних уровней требуют удовлетворения и, следовательно, влияют на поведение человека прежде, чем на мотивации начнут сказываться потребности более высоких уровней. В итоге вывод: если Вы руководитель, то Вам нужно решить, какие активные потребности движут людьми. Поскольку со временем эти потребности меняются, нельзя рассчитывать, что мотивация, сработавшая один раз, будет эффективно работать все время.

     Теория Маслоу имеет свои недостатки видимо, четкой идеи ступенчатой иерархической структуры потребностей, по Маслоу, не существует. Не получила полного подтверждения и концепция наиважнейших потребностей. Удовлетворение какой-либо одной потребности не приводит к автоматическому задействованию потребностей следующего уровня в качестве фактора мотивации деятельности человека.