Дослідження внутрішнього середовища організації

Формулювання та повідомлення мети організації в цілому і в кожному її підрозділі представляє собою лише один з численних механізмів координування. Кожна функція управління грає певну роль в координуванні спеціалізованого розподілу праці. Керівники завжди повинні ставити перед собою питання: які їх зобов’язання з координації та що вони роблять, для того, щоб їх виконати.

Завдання – це запропонована робота, серія робіт або частина роботи, що повинна бути виконана заздалегідь установленим способом у заздалегідь обговорений термін. З технічної точки зору завдання пропонуються не працівникові, а його посаді. На основі рішення керівництва про структуру, кожна посада включає ряд завдань, які розглядаються як необхідний внесок у досягнення цілей організації. Вважається, якщо завдання виконується таким способом й у такі строки, як це запропоновано, організація буде діяти успішно.

Завдання організації традиційно діляться на три категорії. Це робота з людьми, предметами, інформацією. Наприклад, на звичайному заводському конвеєрі робота людей складається з роботи із предметами. Задача майстра - це в основному робота з людьми. У той же час задача скарбника корпорації в основному пов'язана з інформацією.

Два важливих моменти в роботі - це частота повторення даного завдання й час, необхідний для його виконання. Машинна операція, наприклад, може складатися у виконанні задачі по свердленню отворів тисячу разів на день. Щоб виконати кожну операцію, потрібно всього лише кілька секунд. Дослідник виконує різноманітні й складні задачі, і вони можуть зовсім не повторюватися жодного разу протягом дня, тижні або роки. Для того, щоб виконати деякі задачі, дослідникові потрібно декілька годин або навіть днів. Взагалі можна сказати, що управлінська робота носить менш монотонний, повторюваний характер і час виконання кожного виду роботи збільшується по мірі переходу управлінської роботи від нижчого рівня до вищого.

Структура організації великою мірою залежить від технології, взятої за основу процесу перетворення ресурсів на готову продукцію. Технологія є одним із основних чинників, що зумовлюють конкурентні переваги організації.

Технологія - спосіб перетворення вхідних елементів (матеріалів, сировини, інформації тощо) на вихідні (продукти, послуги) [16, c.56].

Технологія має на увазі стандартизацію та механізацію. Тобто використання стандартних деталей може істотно полегшити процес виробництва та ремонту. У наш час існує дуже мало товарів, процес виробництва яких не стандартизований.

На початку століття з'явилося таке поняття як складальні конвеєрні лінії. Зараз цей принцип використовується майже повсюди і значно підвищує продуктивність підприємств.

Технологія, як фактор, що сильно впливає на організаційну ефективність, вимагає ретельного вивчення та класифікації. Існує декілька способів класифікації, одні з яких класифікація по Джеймсу Томпсону та по Джоан Вудворд.

Класифікація технології по Джоан Вудворд користується великою популярністю. Вона виділяє три категорії технологій:

1) технології одиничного, дрібносерійного, індивідуального виробництва (ефективні за умови, коли для споживача головним критерієм є якість та унікальність товару);

2) технології масового, великосерійного виробництва (ефективні, коли домінуючим критерієм є якість і дешевизна, а унікальність не важлива);

3) технології безперервного виробництва (ефективні за необхідності безперервно виготовляти однаковий за характеристиками продукт у великих обсягах (крекінг нафти, виробництво електроенергії тощо).

Соціолог і теоретик організації Джеймс Томпсон пропонує інші три категорії технологій не суперечні трьом попереднім:

1.      Багатоланкові технології: характеризуються взаємопов'язаними послідовними завданнями (наприклад, складання автомобіля)

2.      Посередницькі технології: полягають у відносній самостійності виконання робіт окремими підрозділами організацій, оскільки їхні завдання не перехрещуються (наприклад, діяльність відділень банків, які звязуючи вкладників із позичальниками, черпають фінансові ресурси із одного джерела, не взаємодіючи один з одним).

3.      Інтенсивні технології: передбачають різносторонні зв'язки між виконавцями з метою уточнення виконуваної роботи (наприклад, у лікарнях на "п'ятихвилинках" розглядають складні випадки лікування пацієнтів, за необхідності скликати консиліум тощо).

Технологія відіграє вирішальну роль у процесі виготовлення продукту, забезпечуючи його конкурентоспроможність.

Не можна назвати якийсь один тип технології краще іншого. В одному випадку може бути більш прийнятний один тип, а в іншому більш підійде протилежний. Люди визначають остаточну придатність даної технології, коли вони роблять свій споживчий вибір. Всередині організації люди є важливим вирішальним чинником при визначенні відносної відповідності конкретної задачі та змісту операцій обраним технологіям. Жодна технологія не може бути корисною і жодна задача не може бути виконана без співробітництва людей, які є п'ятою внутрішньою змінною [16, c.58].

Люди є основою будь-якої організації. Без людей немає організації. Люди в організації створюють її продукт, вони формують культуру організації, її внутрішній клімат, від них залежить те, чим є організація.

В силу такого положення люди для менеджера є «предметом номер один». Менеджер формує кадри, установлює систему відносин між ними, включає їх у творчий процес спільної роботи, сприяє їх розвитку, навчанню та просуванню по роботі.

Люди, які працюють в організації, дуже відрізняються один від одного по багатьом параметрам: стать, вік, освіта, національність, сімейний стан, здібності і т.п. Всі ці відмінності можуть впливати як на характеристики роботи та поводження окремого працівника, так і на дії та поводження інших членів організації. У зв'язку із цим, менеджер повинен планувати свою роботу з кадрами таким чином, щоб сприяти розвитку позитивних результатів поводження та діяльності кожної окремої людини, намагатися усувати негативні наслідки його дій. На відміну від машин людина має бажання, і для нього характерна наявність відношення до своїх дій і дій навколишніх. А це може серйозно впливати на результати його праці. У зв'язку з цим, менеджерові доводиться вирішувати ряд надзвичайно складних задач, від чого у великому ступені залежить успіх функціонування організації.

Отже, посилення ролі людського чинника в діяльності організації зумовлює необхідність формування в кожній із них певної організаційної культури, яка б поєднувала інтереси її працівників і бажаний тип виробничих відносин [17, c.83].

Організаційна культура - сукупність норм, цінностей, традицій, поглядів, які часто не підлягають формуванню і бездоказово приймають й поділяються всіма членами колективу.

Вона забезпечує гармонізацію колективних та індивідуальних інтересів працівників, мобілізує їх ініціативу, виховує відданість організації, поліпшує комунікаційні процеси, морально-психологічний клімат.

Між складовими внутрішнього середовища організації існує тісний взаємозв'язок. Зміна в одній складовій обов'язково спричинятиме зміни в інших, причому не завжди у бажаному напрямку. Так, впровадження нової технології супроводжується зростанням вимог до компетенції працівників, що її обслуговуватимуть. Виникне потреба у фахівцях з відповідними знаннями, що зумовити зміну структури персоналу і повноважень окремих співробітників. Це може негативно вплинути на поведінку працівників, вони чинитимуть опір нововведенням. До "новачків" ставитимуться упереджено, психологічний клімат погіршиться, продуктивність праці знизиться. Роль "буфера" у такому разі може зіграти організаційна культура. Високій її рівень допоможе успішно реалізувати складну за масштабами і спрямованістю стратегію, а низький - ускладнюватиме реалізацію навіть простої, традиційної для підприємства стратегії.

Завдання менеджера полягає у формуванні організаційного потенціалу у такий спосіб, щоб забезпечити відповідність між його складовими. Це створить умови для найраціональнішого використання ресурсів організації і його спроможності своєчасного реагувати на вимоги зовнішнього середовища, вносити необхідні зміни з появою нових обставин, що супроводжують діяльність кожної фірми (рис.1.2) [17, c.87].

Рис.1.2. Модель внутрішнього середовища організації

Отже, модель внутрішнього середовища з виділенням організаційної культури як ключового і завершального його елементу. Вона дає уявлення про організацію як соціальну систему, тобто таку, що має у своєму складі соціальну та технічні компоненти. Взаємодіючи між собою, вони утворюють її організаційний потенціал.

1.2.           Методи діагностики внутрішнього середовища

Внутрішнє середовище - це та частина загального середовища, яка поперебуває в межах організації. Внутрішнє середовище інтерпретується як універсальне, незалежне від організаційно-правової форми організації, й об'єднує всі функціональні сфери її діяльності: маркетинг, виробництво, фінанси, кадри, дослідження й розвиток. Кожну з цих сфер можна охарактеризувати за допомогою основних чинників, які можуть бути джерелом і переваг, і недоліків організації (табл.1.1) [3, c.104].

                                                                                                                                              Таблиця 1.1

Характеристика внутрішнього середовища організації

В цілому для діагностики внутрішнього середовища організації застосовують всі відомі методи економічних досліджень:

- статистично-економічний,

- розрахунково-конструктивний,

- абстрактно-логічний,

- економіко-математичний,

- балансовий.

Прийоми: статистичне спостереження, групування, порівняння, розрахунку середніх, відносних величин та індексів, виділення головної ланки, зважування, аналогії, евристичний, графічний, використання нормативів, індукції і дедукції, аналізу і синтезу, сходження від абстрактного до конкретного, системно-структурний прийом, прийоми формалізації, моделювання, програмування, прогнозування тощо.

Крім того, застосовують специфічні методи і методологічні концепції функціонального аналізу: концепцію життєвого циклу товару, криву досвіду, модель "продукт-ринок", концепцію сегментації ринку, економії на масштабах, цінову модель капітальних активів, операційного та фінансового важелів і т.д.

1.3.           Джерела інформаційного забезпечення внутрішнього середовища

З метою проведення діагностики організації користуються наступними основними джерелами вихідних даних:

-    статутом підприємства;

-    штатним розписом;

-    даними про виробничу структуру;

-    даними про організаційну структуру управління;

- всі види планів підприємства і підрозділів (стратегічні, середньострокові, оперативні - квартальні, місячні, декадні, тижневі, добові);

- всі види звітності підприємства і підрозділів (оперативна, статистична, податкова тощо);

-   діючими інвестиційними та іншими проектами;

- документацією вищестоящих органів та вихідною документацією;

- фіксованими наказами і розпорядженнями керівників підприємства, рішеннями його органів;

- нормативними документами, законами, підзаконними актами та іншими документами, що регламентують діяльність даної організації;

-   схемами інформаційних потоків;

-    первинними бухгалтерськими документами і регістрами;

-    матеріалами ревізії, перевірок;

- матеріалами власних спостережень (опитування, анкетування, фотографування тощо) [19, c.22].

Висновки до Розділу 1

Внутрішнє середовище організації – комплекс змінних параметрів, які характеризують ситуативний стан організації, формуються та контролюються керівництвом або виникають під впливом зовнішнього середовища, процесів усередині організації і вимагають відповідних дій керівництва.