Презентация товара

   

2.9.3 ЗАКЛЮЧЕНИЕ (THE FINAL SUMMARY)

    Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению.

    Не  позволяйте себе после важной  основной части скомкать заключение. Заключение также важно, и даже  важнее чем вступление или  основная часть презентации. На  заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности  выступления. 

    Начните заключение с сообщения публике об этом. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.

    Если  цель презентации - убедить кого-либо, закончите ее повтором основных  аргументов. Если цель - мотивировка  - закончите девизом. 

    Если  с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких  предложениях.

    Заканчивайте  на позитивной ноте. Последние  слова должны быть запоминающиеся  и с энтузиазмом. Альтернатива  этому - заканчивание вопросом. Покиньте  аудиторию и заставьте ее думать.

    Помните,  что заключение должно заканчивать  презентацию. Вы должны покинуть аудиторию с удовлетворенным чувством, с чувством завершения, законченности. Не предъявляйте новых идей во время заключения и не пытайтесь изменить здесь настроение публики.

  

2.9.4 ПЕРИОД ЗАДАВАНИЯ И ОТВЕТОВ НА ВОПРОСЫ (QUETION-AND-ANSWER PERIOD)

    В  добавление к вступлению, основной  части и заключению ваша презентация  должна включать в себя и  время для ответов на возникшие  у аудитории вопросы. 

    Хотя  вы и должны по ходу выступления  взаимодействовать с публикой, для  ответов на вопросы нужно выделить время, которое зависит от цели вашего выступления. Если цель - мотивировать или информировать, то данная часть может отсутствовать и может быть практически незапланированной. Если цель - убедить, то к периоду вопросов следует тщательно подготовиться, и отвести от 20% и более от общего времени выступления.

    Кроме  того, если аудитория маленькая  и достаточно знакомая, то можно  разрешить им задавать вопросы  по ходу презентации. Однако  лучше будет, если вы отведете отдельное время для вопросов. Это поможет лучше контролировать презентацию и избежать перескакиваний с темы на тему. Прерывание хода предоставления аргументов испортит общее впечатление и принесет риск потери контроля над ситуацией. Так что лучше попросить аудиторию отложить их вопросы на конец презентации.

При подготовке к данной части выступления необходимо попытаться предугадать возможные  вопросы, попытаться дать на них ответы, чтобы вопрос не застал вас врасплох и поверг в длительное обдумывание.

2.9.5 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАГЛЯДНЫХ МЕТОДОВ И МАТЕРИАЛОВ (VISUAL AIDS).

    Наглядные  материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные  пункты выступления. Большинство  формальных речей и презентаций  включают в себя использование  наглядных пособий. 

    Они  нравятся, как и профессиональным ораторам, поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

    Существуют  два основных типа наглядных  пособий:

    * Текстовые.  Помогают слушателю следить за  ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память  аудитории, помогая при этом  в запоминании. 

    * Графические.  Иллюстрируют главные пункты  выступления. Создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

    Как  текстовые, так и наглядные графические пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно, и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.

    Текстовые  должны состоять не более чем  из шести строк, не более  чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны  большими буквами и с использованием  пустого пространства между ними.

    Графические  обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например, надпись под графиком: “Прибыль возросла на 15%”

    Когда  представляете наглядные материалы  публике нужно, чтобы слушатели  одновременно и слушали оратора  и извлекали, смыл из материалов. Как сделать это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

    * Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые  материалы. 

    * Дайте  аудитории время, чтобы прочитать  и понять смысл прежде, чем  им предстоит продолжить слушать  речь.

    * Одно  наглядное пособие должно выражать  одну идею.

    * Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.

    * Не  демонстрируйте то, что может  конфликтовать с тем, что вы  презентуете. 

    * Не  читайте то, что написано на  наглядном пособии, вместо этого  перефразируйте и дополните. 

    * Когда  вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

    Помните,  что наглядные материалы не  главное, не увлекаетесь ими,  они лишь дополняют ваши слова,  а не наоборот.

    Визуальная помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк, и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.

    Вот  некоторые из них: 

    1. Тексты. Даже во время презентации  полезно предоставить публике  план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи, и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.

    2. Доски.  Когда вы адресуете выступление  небольшой группе людей и хотите  нарисовать главную мысль, то  доски (для мела или маркера)  являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашего выступления.

    3. Диаграммы.  Большие листы, прикрепленные  к верху доски, очень иллюстративны.  Вы можете повесить несколько  таких диаграмм: по одной на  каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

    4. Проекторы.  Наиболее удобное средство, поскольку  позволяет богато иллюстрировать  речь. Кроме того, вам не надо гасить свет, таким образом, вы не теряете связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода - простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.

    5. Слайды. Содержанием слайдов может быть  текст, диаграммы, графики, схемы,  картинки, фотографии. Если вы хотите  создать формальную, профессиональную  атмосферу, слайды - лучший путь  для этого. Кроме того, они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов вы теряете контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить. Перед презентацией потренируйтесь с оператором слайд-проектора и удостоверьтесь в исправности аппаратуры.

    6. Другие средства иллюстрирования речи. Аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовке материалов.  

2.10 МАСТЕРСТВО ОТЛИЧНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ.

    Когда  у вас распланирована и подготовлена  вся речь, когда средства ее  иллюстрирования у вас в руках,  то вы готовы к тренировке  вашей речи. Вот несколько видов  речи:

    1. Запоминание. Так как вы не актер, избегайте запоминания речи целиком, особенно если она длинная. Таким образом, вы привязываетесь к тексту и не можете контролировать ситуацию, редактируя свою речь по ходу выступления. Любым вопросом вас можно выбить из колеи.

    2. Чтение. Если речь очень важна и  чрезвычайно формальна и не  предполагает взаимодействия с  публикой, то вполне допускается  чтение текста. Однако все равно  следует потренироваться, чтобы  научиться читать, не теряя контакта с аудиторией.

    3. Речь с использованием заметок. Презентация с использованием короткого плана (см. пример выше) является наиболее эффективной и легкой в приготовлении и проведении. Вы не теряете контакта со слушателями, становитесь более гибким, приспосабливаетесь к ситуации, делая речь одновременно и более интересной и запоминающейся для слушателей и делая наибольшую выгоду для себя.

    4. Спонтанная  речь. Естественно лучше, если  речь будет заранее подготовлена, но наверняка в жизни часто  бывает, когда возможности для  этого просто нет. Например, вас попросили на каком-либо совещании сказать несколько слов о работнике. Не спешите, сделайте паузу, подумайте, о чем будете говорить и говорите, стараясь делать это логично, избегая при этом резкого перехода с темы на тему.

    Но никогда не начинайте говорить, если вы ничего не знаете об объекте вашей речи.

  

2.11 ПОДГОТОВКА К УСПЕШНОЙ РЕЧИ

    После  тщательной подготовки и изучения  видов речи, потренируйтесь. Запишите  свое выступление на пленку, объективно  прорефлексируте результат. Потренируйте вашу речь перед зеркалом. Если возможно запишите себя на видеопленку и критически посмотрите, как будто вы зритель.

    Если  возможно узнайте, в каком зале  будет происходить презентация,  и попробуйте там потренироваться,  посмотрите, как вы будете использовать там средства визуализации, проверьте наличие видеопроектора, доски, мела, маркера, если нужно.

   

2.12 УСПЕШНАЯ РЕЧЬ

    Вот  несколько полезных советов от  профессионалов, как преодолеть  страх и волнение ваших первых  презентаций:

    * Подготовьте  материалов больше, чем это необходимо. Лишние знания в комбинации  с интересом к теме вам помогут. 

    * Думайте  положительно об аудитории, вас  самих и о том, что вы говорите. Смотрите на себя как на  опытного профессионала-оратора,  также сделает и ваша аудитория.

    * Будьте  реалистичны. Знайте, что даже  опытные ораторы, испытывают беспокойство  и страх перед важными презентациями. 

    * Используйте  те несколько минут, когда вы  подготавливаете средства визуализации, бумаги, - говорите себе, что вы готовы и будете иметь успех.

    * Перед  тем, как начать говорить, дважды  глубоко вдохните.

* Запомните ваше  первое предложение и держите  его на языке. 

    * Если  горло пересохло - выпейте воды.

    * Если  чувствуете, что теряете аудиторию  во время выступления - не паникуйте.  Попытайтесь вернуть их, попробуйте вовлечь в действие.

    * Используйте  методы иллюстрации. 

    * Не  останавливайтесь. Остановка и замешательство  только усилят чувство провала  презентации. 

    Наилучшим  путем для проведения наилучшей  презентации, возможно, является попытка концентрации на объекте обсуждения и на публике - не на самом себе.

    Говорите  громко, спокойно, ходите медленно, стойте лицом к аудитории. 

    Если  вы используете микрофон, сделайте  так: спокойно подойдите к нему, встаньте прямо, проверьте микрофон (досчитайте до трех), досчитайте до 3-х, исследуйте глазами аудиторию, найдите знакомое или дружественное лицо, улыбнитесь ему, снова досчитайте до 3-х и затем говорите.  
 

.     2.13 ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ.

    Период задавания вопросов очень важен и позволяет вам понять, поняла ли аудитория ваши идеи.

    Вот  несколько советов по поводу  поведения во время ответов  на вопросы: 

    * Будьте  подготовлены. Вы должны предугадать  вопрос, знать на него ответ. 

    * Не  игнорируйте вопрос. Если же все-таки вы не знаете ответа. Предложите вопрошающему подождать, найдите ответ на вопрос после презентации и сообщите его согласно обещанию.