Организация регулирования и рационализации потоковых процессов в коммерческих организациях

    Сохранность денежных средств должна быть обеспечена как при их получении, так и при их сдаче.

    От  организаций в банк может приниматься денежная наличность, упакованная в инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке и не позволяющие осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целости. В банке ведется список организаций, сдающих денежную наличность в сумках, с указанием в нем наименования организаций, количества и номеров закрепленных за каждой организацией сумок.

    Выдачи  денежной наличности организациям на заработную плату и выплаты социального характера производятся в сроки, согласованные с обслуживающими учреждениями банка.

    При согласовании конкретных сроков выдачи наличных денег на эти цели банк учитывает необходимость равномерного распределения их по дням месяца и беспрепятственного удовлетворения обоснованных требований организации в наличных деньгах.

    При транспортировке денежных средств  водителю транспортного средства, а так же сопровождающим его лицам запрещается:

    - разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

    - допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем банка для их доставки;

    - посещать магазины, рынки и другие места;

    - выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

    При каждом выделении сотрудников для  обеспечения доставки наличных денежных средств, уполномоченным должностным лицом проводится инструктаж кассира, водителя, сотрудников охраны и иных привлеченных лиц. Как правило, в качестве ответственного за проведение инструктажа должностного лица выступает руководитель охранного подразделения. Факт проведения инструктажа рекомендуется отражать в специальном журнале учета.

    Банк  для перевозки ценностей использует два бронеавтомобиля «ДИНАР» 1971, созданные на базе автомобиля VOLKSWAGEN T5 (Transporter).

    Особенностью  данного вида автомобиля является высокая маневренность, отличная устойчивость на дороге, а также минимальный радиус разворота для автомобилей данного класса, что позволяет обслуживать клиентов в закрытых внутренних дворах.

     Крыша бронеавтомобиля  оборудована вентиляционным люком, выполняющим в нештатной ситуации функции аварийного выхода. 
 
 
 
 

    Рис. 2.1 Бронеавтомобиль «ДИНАР» 1971

    Глава 3. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ ТРАНСПОРТА

      НА ПРЕДПРИЯТИИ 

    3.1 Оптимизация работы транспорта  на предприятии 

    Общие методы оптимизации транспортного процесса состоят из:

    - планирования закрытых кругорейсов  за счет привлечения загрузок от внешних экспедиторов;

    - использования компромиссных тарифов  при привлечении наемных перевозчиков;

    - полной ревизии собственного  автохозозяйства на предмет постатейной  оптимизации затрат.

    На  начальном этапе оптимизации  первый вопрос, который необходимо решить: на чем фирма хочет сэкономить? А именно – на чем будет строиться  оптимизация: минимальное количество автомобилей, минимальная стоимость доставки, минимальное время работы автомобилей, минимальные риски не доставить товар вовремя?

    В вопросах оптимизации единого рецепта нет и быть не может. Каждая компания ищет свои методы экономии.

    Рекомендуется выделять постоянные и переменные расходы, определяя, вес каких расходов больше в общем объеме затрат. Работать над оптимизацией нужно от наибольшей статьи к меньшей. С падением объемов перевозимых грузов рекомендуется бороться путем консолидации грузов, пересмотра маршрутов с целью полной загрузки транспорта, при этом – без потери отношений с клиентами. Если объем грузов упал значительно, есть смысл обратиться в компании, которые занимаются курьерскими услугами доставки, что позволит избавится от некоторой части парка автомобилей.

    На  транспорте оптимизация расходов достигается при соблюдении экономии за счет масштабов грузоперевозки и дальности маршрутов.  

    Экономия  за счет масштабов грузоперевозки связана  с тем, что, чем крупнее груз, тем  меньше транспортные расходы на единицу  веса. Точно так же более мощные виды транспорта – железнодорожный и водный – обходятся дешевле в расчете на единицу веса перевозимого груза, чем менее мощные – автомобильный и воздушный виды транспорта. Экономия за счет масштабов грузоперевозки возникает в силу того, что постоянная компонента транспортных расходов распределяется на весь груз, так что чем он больше, тем меньше удельные издержки на единицу веса. В состав постоянных издержек входят административные расходы, связанные с обработкой заказов на транспортировку; затраты на простой транспортного средства под погрузкой-разгрузкой; затраты на оформление платежных документов и эксплуатационные расходы. Эти издержки считаются постоянными, так как их величина не зависит от размера грузовой отправки.

    Экономия  за счет дальности маршрута связана  с тем, что чем длиннее маршрут, тем меньше транспортные расходы  в расчете на единицу расстояния. Например, перевозка одного груза на расстояние 800 км обойдется дешевле, чем доставка двух грузов (такого же суммарного веса) на расстояние 400 км. Этот эффект также называют принципом убывания, поскольку удельные издержки на единицу пути сокращаются по мере увеличения дальности грузоперевозки. Экономия за счет дальности перевозки возникает в силу тех же причин, что и экономия за счет масштабов перевозок. Постоянные издержки, связанные с погрузкой-выгрузкой транспорта, должны быть отнесены к переменным затратам на единицу пути. Чем длиннее маршрут, тем на большее расстояние распределяются эти затраты, что ведет к сокращению транспортных расходов в расчете на единицу пути.

    Эти принципы необходимо учитывать при  оценке альтернативных стратегий транспортного обслуживания. Следует стремиться к максимальной загрузке транспортных средств и максимальной протяженности маршрутов грузоперевозки при обязательном удовлетворении всех сервисных ожиданий потребителей.

    Оптимум транспортных издержек должен быть таким, чтобы общие логистические издержки оставались минимальными. Достигается это путем установления баланса транспортных расходов и качества транспортного обслуживания, критериями которого являются скорость и надежность перевозки. Надежность характеризуется постоянными частотой и продолжительностью перевозок, что позволяет оптимизировать уровни запасов и повышать эффективность логистики.

    Обратить  внимание при поиске статей оптимизации затрат стоит и на ремонт и ТО: где обслуживается транспорт, на каких условиях, по каким тарифам, какова стоимость запчастей. Сейчас на рынке достаточно много предложений – возможно, имеет смысл сменить поставщиков.

    Для оптимизации работы транспорта очень важно понимать масштабы бизнеса. Если доставка происходит между областями, то, на самом деле, целесообразно прибегать за помощью к курьерским службам. Все зависит от специфики грузов и компании. Иногда целесообразнее отправить какой-то товар вместе с торговым агентом. Еще есть методы использования VEN Selling, если торговые агенты ездят на авто, возможно минимум в два раза уменьшить затраты просто на сокращении их количества.

    Оптимизация затрат на транспортировку может  происходить и благодаря удачно выбранному решению по оборудованию транспорта. Для этого рекомендуется использовать гидроборты (лифты), устанавливая их на грузовом транспорте. Критерием необходимости использования дооборудования является соотношение трудозатрат и время затрат при работе машин с лифтами и без них. Такие решения актуальны:

    - для транспортных компаний, обслуживающих перевозки больших объемов тяжелого товара для розничных сетей (позволяет обслуживаться на точках доставки в магазинах в два раза быстрее);

    - для логистических операторов  с собственными автопарками, работающих по системе «от двери – к двери» (дает возможность забирать и доставлять разнообразные грузы вне зависимости от веса, размерности и цельности, самостоятельно в любой точке);

    - для служб доставки заказов  по городам на малотоннажных  грузовиках (позволяет выполнять  все работы по доставке одному человеку – водителю);

    - при прямых продажах в режимах  доставки по городу.

    Неактуально данное оборудование при малых партиях  доставки, например, молочной продукции. В целом, с применением гидробортов уменьшается простой грузового транспорта за счет ускорения процессов загрузки-выгрузки.

    Главный же вопрос: что выбрать – GPS (систему контроля) или TMS (систему управления)?

    Для того, чтобы минимизировать свои риски  и зависимость от человеческого фактора в процессе планирования маршрутов, можно использовать систему планирования маршрутов класса TMS.

    TMS эффективна при наличии четырех  автомобилей, и часто не зависит  от города. В маленьком городе  она даже эффективнее, за счет  того, что планирует множество рейсов.

    Для выбора эффективной системы необходимо сначала проанализировать сферу деятельности компании.

    GPS-мониторинг нужно использовать не только для контроля, но и для рационализации маршрутов. Отклонение от запланированного маршрута может происходить не только по причине «своеволия» водителей, а в силу того, что они сами выбирают оптимальный маршрут, позволяющий им экономить время и ресурс. Об особенностях прохождения маршрута диспетчеры могут не знать, а водители стремятся скрыть возможности такой оптимизации. В результате в отчетах о работе появляются разнообразные казусы.

    Наиболее  быстро система контроля транспорта на основе GPS-технологии окупается в  строительных компаниях. В таких  условиях система может окупить  себя за один день. Что касается дистрибуции  срок окупаемости значительно больше. Рассчитать экономический эффект не просто: для предварительного расчета до внедрения системы необходимо использовать данные о том, сколько было несанкционированных рейсов, сколь топлива сливают и т.п. Однако до установки системы у компании таких данных нет. Можно с уверенностью сказать, что контроль необходим. В 99% компаний, где внедряли систему, были выявлены факты нецелевого (и неэффективного) использования транспорта и сливы топлива.

    Данные  системы хорошо зарекомендовали  себя при работе в больших дистрибуционных сетях, где необходимо ежедневное построение маршрутов. Разработка маршрутов в сетях при помощи GPS очень проста.

    TMS и GPS решают принципиально разные  задачи: TMS оптимизирует бизнес-процессы (маршруты, загрузки, выбор перевозчика,  расходы и т.п.). Контроль (что является прямым назначением GPS) – это дополнительная задача для системы управления транспортом. Достичь максимального эффекта можно используя обе системы.

    Как правило, TMS обладает неким базовым  функционалом, но ведь предприятия  работают в разных отраслях, и в каждой – своя специфика. Основное применение TMS – в дистрибуции, по крайней мере, каждый дистрибутор хочет иметь у себя инструмент управления маршрутами. С учетом локации дистрибуторов, важно иметь в наличии адекватную потребностям компаний карту региона, изготовление которой является дополнительными затратами для заказчика.

    В дистрибуции сейчас вовсе нет  каких-либо постоянных маршрутов – из-за непрогнозируемого колебания рынка заказы на точках постоянно разные, динамика продаж непредсказуема». Именно TMS призвана помочь дистрибутору рационально спланировать маршруты с учетом всех характеристик товара.

    На  стоимость проекта внедрения TMS влияют: необходимое количество областей охвата, количество рабочих мест, количество центров планирования и количество работ по доработкам.

    Алгоритм  действий по созданию модели расчета  потребности в транспорте:

    1. Получить план продаж или просто  разложить средний объем вывоза  по дням недели (при недельном  цикле поставки). В случае необходимости,  пересмотреть маршруты для равномерного распределения.

    2. Определить, сколько машин и какого  формата необходимо для каждого маршрута на каждый день. Здесь необходимо учитывать основные факторы: количество возможных точек доставок, которое может сделать одна машина такого формата, и какие клиенты на маршруте.

    3. Анализ затрат. Согласно «волнам» развития, будут и пиковые нагрузки (которые можно закрывать наемным транспортом), и падение продаж (вывоз). Но, таким образом, достижение качества обслуживания клиентов и затраты не будут выходить за рамки. А главное – внедрение такого понятие как «мотивация» (в зависимости от показателей работы) для людей, ответственных за транспорт.