Информационные потоки и информационные системы в логистике предприятия

     Некоторая часть информационных потоков, накапливающихся  в архиве, никогда не попадает (по разным причинам) на переработку, и, следовательно, предприятие несет информационные потери, которые приводят к ущербу от отсутствия информации и от бесполезных затрат на приобретение информационных потоков. Сам по себе информационный ресурс предприятия не влияет на качество принимаемых решений.

     Необходимость различия информационного ресурса  и информационного потенциала состоит, прежде всего, в том, чтобы менеджер при распределении финансовых средств и планировании работ четко осознавал процедуру повышения информационного потенциала.

     Управление  предприятием представляет собой постоянный циклический процесс принятия управленческих решений. Ни одно решение не может приниматься автономно от других. Наличие команды менеджеров позволяет значительно повысить эффективность и экономичность этого процесса.

     Все этапы выработки и принятия решения  выполняются командой коллегиально, однако, целесообразно закрепить за отдельными специалистами ответственность за инициирование и оформление каждого отдельного этапа. Как показывает опыт, коллегиальной может быть только безответственность, ответственность должна быть персональной.

     Экономическая, организационная и социально-политическая составляющие компетентности команды  менеджеров определяются их совокупным информационным потенциалом, то есть способностью воспринимать и адекватно реагировать  на информационные продукты, вырабатываемые внешними управляющими системами.

     Формирование  необходимого информационного потенциала должно быть основано на целенаправленном системном вузовском и послевузовском образовании. Самообучение в реальных условиях деятельности предприятия  в конкурентной, быстро изменяющейся среде не оставляет ему шансов на выживание (Приложение).

     Принятие  управленческих решений – основная и ответственная функция менеджера. Нарушение правил поведения в метасистеме приводит предприятие к экономическим потерям (вплоть до банкротства и ликвидации), делающим его деятельность бессмысленной.

     Целесообразно создать на предприятии команду  менеджеров в составе: главный менеджер, менеджер-юрист, экономист-исследователь, экономист-конструктор и менеджер-технолог. Команда должна владеть ПЭВМ, чтобы иметь возможность использовать информационные базы данных и применять математические модели поведения организационных систем при подготовке и принятии управленческих решений.

     Внутреннее  управление информационными потоками базируется на понятии документооборота.

     Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько  быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места  составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах.

     С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения  документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого  исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. 

 

      2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ В ЛОГИСТИКЕ 

     2.1 Принципы построения информационных  систем в логистике 

     В соответствии с принципами системного подхода любая система сначала  должна исследоваться во взаимоотношении  с внешней средой, а уже затем  внутри своей структуры. Этот принцип, принцип последовательного продвижения по этапам создания системы, должен соблюдаться и при проектировании логистических информационных систем.²

     С позиций системного подхода в  процессах логистики выделяют три  уровня (рис. 1). 

Рис. 1. Уровни в процессах логистики с позиций системного подхода 

     Первый  уровень – рабочее место, на котором  осуществляется логистическая операция с материальным потоком, т.е. передвигается, разгружается, упаковывается грузовая единица, деталь или любой другой элемент материального потока.

     Второй  уровень – участок, цех, склад, где  происходят процессы транспортировки  грузов, размещаются рабочие места.

     Третий  уровень – система транспортирования  и перемещения в целом, охватывающая цепь событий, за начало которой можно принять момент отгрузки сырья поставщиком. Оканчивается эта цепь при поступлении готовых изделий в конечное потребление.

     В основу построения логистической информационной системы заложены шесть основных принципов:³

     1) Полнота и пригодность информации для пользователя. Логистический менеджер должен располагать необходимой и полной (достаточной) информацией для принятия решений, причем необходимом ему виде. Например, информация о запасах или заказах потребителей часто нуждается в предварительной обработке и обычно размещается не там, где логистический менеджер принимает решения. Поэтому логистическая информационная система должна представлять информацию в том месте, того вида и полноты, которая требуется при выполнении соответствующих логистических функций и операций.

     2) Точность. Точность исходной информации  имеет принципиальное значение  для принятия правильных решений.  Например, информация об уровне  запасов в распределительной  сети в современных логистических системах допускает не более 1% ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений в физическом распределении, создании запасов и удовлетворении запросов потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в материальных ресурсах и т.п.

     3) Своевременность. Логистическая  информация должна поступать  в систему менеджмента вовремя,  как этого требуют многие логистические  технологии, особенно основанные  на концепции «точнов срок».  Своевременность информации важна практически для всех комплексных логистических функций. Кроме того, многие задачи в транспортировке, операционном менеджменте, управлении заказами и запасами решаются в режиме реального времени («online»). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга. Требование своевременности поступления и обработки информации реализуется современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрения стандартов EDI/EDIFACT.

     4) Ориентированность. Информация в логистической информационной системе должна быть ориентирована на выявление дополнительных возможностей улучшения качества продукции, сервиса, снижения логистических издержек. Способы получения, передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению «узких» мест, резервов экономии ресурсов и т. п.

     5) Гибкость. Информация, циркулирующая  в логистической информационной  системе, должна быть приспособлена  для конкретных пользователей  и иметь наиболее удобный для  них вид.Это касается как персонала фирмы, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки и другие документы должны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса и адаптированы к возможному диалоговому режиму для многих пользователей.

     6) Подходящий формат данных. Формат  данных и сообщений, применяемый в компьютерных и телекоммуникационных сетях логистической информационной системы, должен максимально эффективно использовать производительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускную способность и т.д.).

     Виды  и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность  данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных в логистической информационной системе.

     В соответствии с концепцией логистики  информационные системы, относящиеся  к различным группам, интегрируются  в единую информационную систему. Различают  вертикальную и горизонтальную интеграцию.

     Вертикальной  интеграцией считается связь  между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков.

     Горизонтальной  интеграцией считается связь  между отдельными комплексами задач  в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

     В целом преимущества интегрированных  информационных систем заключаются  в следующем:

• возрастает скорость обмена информацией;
• уменьшается количество ошибок в учете;
• уменьшается объем непроизводительной, «бумажной» работы;
• совмещаются ранее разрозненные информационные блоки.

     Одним из подходов к созданию модели информационных потоков на производстве является анализ существующей системы управления. Он предполагает сведение конкретных участков производства к отдельным компонентам, комбинируя которые, можно получить структурную модель для анализа вариантов структуры предприятия.⁴

     Структурная модель должна содержать оба основных элемента, а именно: производственные мощности и средства организации материального потока. Комбинируя эти элементы, исследователи и организаторы системы делят всю структуру предприятия на буферную и технологическую части. При этом охватываются все виды деятельности – от получения сырья до передачи готовой продукции покупателю.

     Основной  критерий, отличающий буферные и технологические зоны, сосредоточен в вопросе: находится ли предмет труда в стационарном состоянии или он приведен в движение? Получив ответ на этот вопрос, далее определяют, какие конкретно данные должны быть собраны, обработаны и переданы для обеспечения оптимального управления материальным потоком.

     Определенные таким образом группы передаваемых данных должны включать в себя следующие девять информационных элементов, которые, как считается, создают базу для информационного контроля над всей структурой материально-технического снабжения:

     1. Тип предмета снабжения.

     2. Количество или его объем.

     3. Происхождение предмета снабжения.

     4. Его месторасположение (размещение).

     5. Время прибытия в пункт размещения.

     6. Время отправки из пункта размещения.

     7. Система транспортировки.

     8. Время транспортирования.

     9. Резервирование.

     Перечисленные группы данных составляются для всех мест размещения и для каждого перевозимого объекта. С этой целью устанавливаются пункты считывания и передачи информации во всех местах размещения. Как правило, такие пункты рекомендуется организовывать на границах между буферными и технологическими секциями производства.

     Заключительный  этап построения информационной модели системы материально-технического снабжения связан с распределением полученных данных по двум компьютерным системам с различными областями функционирования. Одна система (она связана с транспортными заказами) ведет контроль потока материалов и осуществляет управление им, другая же управляет непосредственно производством и следит за заделами материалов, находящихся под непосредственным влиянием процесса производства. В ряде случаев обе системы объединяют в одну.

     В любом варианте информация начинает обрабатываться сразу после поступления производственного заказа так же, как и регистрация материалов, уже перевезенных с помощью транспортной системы.

     Специфика деятельности подсистемы информационного  обеспечения состоит в том, что  в процессе своей деятельности она  должна иметь возможность оказывать  воздействие на все функциональные подсистемы организации.

     Таким образом, сразу возникает вопрос: какое место данная подсистема должна занимать в иерархии предприятия? В  настоящее время возможны три  варианта организации подсистемы информационного  обеспечения на предприятиях: централизованный, децентрализованный и специализированный.

     При централизованном способе организации  вся деятельность по информационным технологиям сосредоточена в  одном управлении (подразделении) и  подчиняется непосредственно высшему  руководству компании ответственному за информационные системы и технологии. Преимуществом централизованного способа организации является обеспечение высокой эффективности работы по внедрению новых информационных систем и технологий.