Информационные потоки и информационные системы в логистике предприятия

     На  практике в логистических системах материальные и информационные потоки нередко опережают или опаздывают по отношению друг к другу. Векторное  соответствие материальных и информационных потоков также имеет специфическую особенность, которая состоит в том, что они могут быть как однонаправленными, так и разнонаправленными:

• опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;
• опережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о будущем прибытии груза;
• одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;
• вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приема груза по количеству или по качеству, различные претензии, подтверждения.

     Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае может не совпадать с маршрутом перемещения  материального потока.

     Измеряется  информационный поток количеством  обработанной или переданной информации за единицу времени. Информационный поток основан на перемещении  бумажных или электронных документов. В зависимости от этого, он может  измеряться или количеством обработанных и переданных единиц бумажных документов или суммарным количеством срок в этих документах, или количеством информации (бит), которая содержится в том или ином сообщении.

     Информационный  поток характеризуется такими параметрами:

• источник возникновения;
• направление движения потока;
• периодичность;
• вид существования;
• скорость передачи и приема;
• интенсивность потока и др.

     Управление  материальным потоком можно осуществлять следующим образом:

• изменяя направление потока;
• ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
• ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

     1.3 Описание информационных потоков  в логистики 

     Управление  информационными потоками можно  подразделить на внешнее и внутреннее.

     Предприятие в мегасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию.

     Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия  в форме множества его параметров.

     Сущность  внешнего управления состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось  в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации.

     На  наш взгляд, внешнее управление состоит  в передаче предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика  ситуационного управления состоит  в том, что управляющие системы направляют информационные потоки не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые информационные потоки, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых информационных потоков или их неправильное истолкование не принимается во внимание.

     Повседневная  деятельность менеджера включает в  себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.

     Каждый  шаг его деятельности сопровождается принятием управленческого решения.

     Для принятия эффективного управленческого  решения менеджер должен целенаправленно собрать всю информацию о состоянии и условиях функционирования его предприятия в рамках требований управляющих систем мегасистемы. Иными словами, менеджер должен выбрать и приобрести все информационные потоки, относящиеся к его деятельности.

     Однако  информационные накопители создаются и размещаются, не сообразуясь с желаниями и потребностями менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них информационные потоки предприятию, однако, первичный сбор ими информационных продуктов и изделий осуществляется в общем случае хаотично. Иными словами, они не могут дать менеджеру полного информационного обеспечения его управленческих решений.

     Конкуренты  предприятия находятся с ним  в одном информационном поле, поэтому, чем более умело, организована на предприятии эффективная система поиска и приобретения информационных потоков, тем выше его конкурентоспособность.

     Внешняя система направляет свои информационные потоки для того, чтобы предприятие  адекватно изменило свое поведение, однако это возможно лишь в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта.

     Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что для понимания  и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов называется информационным потенциалом

     Обучение, или формирование информационного  потенциала, менеджера осуществляется с помощью информационных потоков, вырабатываемых внешними системами и посылаемых в информационное поле. Естественно разделить все информационные потоки на управляющие и обучающие. Следует заметить, что сами системы такого явного деления не предполагают.

     Вырабатывая управляющие информационные потоки, системы не заботятся о том, чтобы  самим же изготавливать адекватные им обучающие информационные потоки. Предполагается, что менеджеры уже  получили их ранее в учебных системах или что какая-то другая система их уже выпустила или выпустит позже. Наиболее ярко это выражается в финансовой сфере, когда постановления Правительства разъясняются затем налоговой службой или центральным банком.

     Обучающие информационные потоки направляются в  то же глобальное информационное поле, где они смешиваются с другими управляющими информационными потоками и нейтральными информационными изделиями.

     При подготовке управленческого решения  выработка возможных вариантов  должна согласовываться также и  с ограничениями, накладываемыми управляющими системами. Однако степень ограничений зависит от вида управляющей системы.

     Отношение управляющих систем к предприятию  определяется их положением в мегасистеме (государственные органы) или опытом предыдущей деятельности (конкуренты, партнеры). Права одних систем по отношению к предприятию могут быть безусловными (государственные органы), других – условными (добровольное взаимодействие с партнерами), а третьих - смешанными (условными до взаимодействия и безусловными после взаимодействия с партнерами - договорные отношения).

     Прямой  и постоянный контроль за поведением предприятия осуществляет государственная  система управления, состоящая из управляющих и контролирующих систем.

     Если  управляющая система регламентирует поведение предприятия только в случае соответствия его состояния определенной ситуации, она посылает ситуативные управляющие информационные потоки. При этом регламентированное поведение может быть либо обязательным (нормативным), либо рекомендательным. Управляющие информационные потоки можно разделить соответственно на нормативные и методические.

     Информационный  потенциал менеджера должен обеспечить восприятие всех видов информационных потоков, чтобы его управленческие решения не привели к отрицательным  последствиям для предприятия. Жизнеспособность предприятия напрямую зависит от его информационного потенциала.

     В процессе управления встречаются самые  различные ситуации, весьма сложные  проблемы и задачи. Поэтому менеджеру  приходится принимать организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально-экономические, производственно-технологические и технические решения.

     При рассмотрении организационно-экономических  решений видно, что принимая решение, менеджер должен выполнить следующие  шаги, обеспечивающие согласованность с требованиями мегасистемы:

• формализовать будущую ситуацию, в которой окажется предприятие;
• выявить множество систем, управляющих предприятием в данной ситуации;
• классифицировать эти системы по степени их прав в отношении предприятия;
• найти и приобрести обучающие информационные потоки;
• переработать обучающие информационные потоки для увеличения информационного потенциала;
• найти и приобрести управляющие информационные потоки;
• переработать управляющие информационные потоки и зафиксировать ограничения и требования управляющих систем по отношению к предприятию.

     При выборе конечного варианта необходимо учесть результаты информационного  анализа требований внешней среды.

     В условиях дефицита необходимых управляющих  информационных потоков и соответствующего информационного потенциала менеджер генерирует также и вредные варианты управленческого решения, которые наравне с полезными рассматриваются при выборе рационального решения.

     Выход из положения состоит в том, что  в процессе подготовки решений принимают участие несколько сотрудников. Организационная структура предприятия предусматривает разделение функций между подразделениями и отдельными специалистами и, следовательно, распределение принимаемых решений между ними. Менеджер, лицо, персонифицирующее предприятие и отвечающее за действия своих сотрудников, придает их решениям статус поведения предприятия.

     Однако  метод разделения функций не гарантирует  принятия рациональных решений, особенно это касается стратегических решений.

     Менеджер  не вырабатывает стратегических решений индивидуально, а привлекает, как правило, руководителей функциональных подразделений и отдельных специалистов, поручая им, в дополнение к основной работе, выполнение отдельных компонентов процесса принятия решения. Функциональные руководители, подготавливая решение со своих позиций, как правило, не имеют возможности и потребности согласовывать их с учетом последствий для всего предприятия.

     Чтобы обеспечить возможность распознавания  всех управляющих информационных потоков, главный менеджер может и должен использовать информационный потенциал членов своей команды и других специалистов. Совокупная способность всех членов команды менеджеров преобразовывать поступающее на предприятие множество информационных потоков в процессе принятия управленческих решений называется информационным потенциалом команды менеджеров.

     Направляемые  в глобальное информационное поле обучающие  и управляющие информационные потоки смешиваются с другими источниками  точечной информации. В мегасистеме предполагается, что инициатива в поиске и приобретении информационных потоков должна исходить от самого предприятия. Отсутствие идентифицирующих признаков в информационных потоках создает дополнительные трудности при поиске менеджером необходимых ему информационных потоков и приводит к информационным потерям.

     Недополучение информационных продуктов непосредственно  влияет на величину экономического ущерба, наносимого предприятию управляющими системами в качестве наказания  за нарушение установленных правил.

     Частично  решают проблему приобретения информационных потоков специализированные системы информационного обслуживания (СИО) вне и внутри предприятия.

     Системы информационного обслуживания являются инструментом управления КИС предприятия.

     СИО самостоятельно или по заказу приобретают информационные потоки у управляющих систем или информационных накопителей (библиотек, магазинов), накапливают их, изготавливают дубликаты, часть из которых попадает на переработку непосредственно команде менеджеров или другим специалистам.

     Хранящиеся  в СИО предприятия информационные потоки становятся его информационным ресурсом.