Цифровые  данные, для облегчения восприятия лучше демонстрировать посредством  таблиц и графиков, а не злоупотреблять их зачитыванием.

Лучше всего, когда в устном выступлении  количество цифрового материала  ограничено, на него лучше ссылаться, а не приводить полностью, так  как цифры скорее утомляют слушателей, нежели вызывают интерес.

Докоммуникативная фаза обязательно должна завершаться репетицией выступления. Потренироваться можно перед близкими или друзьями, можно использовать средства аудиозаписи и видеозаписи, чтобы проконтролировать хронометраж, качество выступления – одним словом, посмотреть на себя со стороны.

Подготовка  по существу вопросов:

• анализ проблемы, ситуации
• формирование целей, задач, общего подхода к выступлению и собственной позиции
• подготовка речи и аргументации выводов
• подбор необходимых документов и материалов
• Учитывать возрастной и половой факторы.

2. Коммуникативная фаза

Коммуникативная фаза – это произнесение речи, ответы на вопросы слушателей, ведение дискуссии  и т.д.

Оратору, стремящемуся к достижению успеха, конструктивного результата, необходимо тщательно подготовить выступление. Такую подготовку можно представить в виде следующих составных частей:

• подготовка
• манеры поведения
• учитывать сложившиеся ритуалы и субординацию

                                Структура выступления.

 

Выступление должно состоять из трех частей:

1. Вступление.
2. Основная часть.
3. Заключение.

Примерное распределение времени:

• вступление – 10-15%;
• основная часть – 60-65%;
• заключение – 20-30%.

1. Вступление.

Вступление  – важная часть, так как более  всего запоминается слушателям, поэтому  должно быть тщательно продуманным. Оно включает: объяснение цели, название доклада и расшифровку подзаголовка с целью точного определения содержания выступления, четкое определение стержневой идеи. «Засиживаться» на вступлении не стоим – оно должно быть кратким.

При подготовке вступления следует выбрать тему, которая имеет целью вызвать интерес публики.

2. Основная часть.

Основная  часть – всестороннее обоснование  главного тезиса. Некоторые варианты системного построения аргументации:

• проблемное изложение (выявление и анализ противоречий, путей их разрешения);
• хронологическое изложение;
• изложение от причин к следствиям (от частного к общему);
• индуктивное изложение (от общего к частному).

Рассматриваются различные аспекты, способствующие лучшему осмыслению слушателями  идеи. При этом очень важно не перерасходовать время, обязательно оставив его для заключения.

План  развития основной части должен быть ясным. Предмет выступления должен раскрываться конкретно и стройно. Должно быть подобрано как можно  больше фактологических материалов и необходимых примеров.

3. Заключение

Заключение  – формулирование выводов, которые  следуют из главной цели и основной идеи выступления.

Правильно построенное заключение способствует хорошему впечатлению от выступления  в целом.

В заключении имеет смысл повторить стержневую идею и, кроме того, вновь (в кратком виде) вернуться к тем моментам основной части, которые вызвали интерес слушателей. Закончить выступление можно решительным заявлением, подводящим итог выступлению.

4. Способ выступления

Необходимо  избрать способ выступления – заглядывая в конспект или избегая чтения текста. Использование конспекта очень действенно, так как речь звучит естественно, слова приходят сами собой. Чтение же заранее написанного текста значительно уменьшает влияние выступления на аудиторию. Запоминание написанного текста заметно сковывает выступающего и привязывает к заранее составленному плану, не давая возможности откликаться на реакцию аудитории.

5. Уловки оратора

Следует, однако, не забывать, что никакие  навыки и умения сами по себе не принесут успеха выступающему, если его разговор с аудиторией не будет проникнут глубокой идейностью и убежденностью в то, о чем говорится.

Общеизвестно, что бесстрастная и вялая речь не вызывает отклика в сердцах  слушателей, какой бы интересно и  важной темы она ни касалась. И наоборот, иной раз даже не совсем складное выступление  затронет аудиторию, если оратор говорит  о накипевшем на душе, если аудитория поверит в искренность выступающего. Яркая, энергичная речь, отражающая увлеченность оратора, его уверенность, обладает значительной внушающей силой.

Обратим внимание на некоторые часто встречающиеся…

• Фразы

Установлено, что коротки фразы легче воспринимаются на слух, чем длинные. Лишь половина взрослых людей в состоянии понять фразу, содержащую боле тринадцати слов. А третья часть всех людей, слушая четырнадцатое и последующие слова одного предложения, вообще забывают его начало. Необходимо избегать сложных предложений, причастных и деепричастных оборотом. Излагая сложный вопрос, нужно постараться передать информацию по частям.

• Паузы

Паузы – очень важный элемент выступления. Известно, что слова звучат убедительнее после мини-пауз. Пауза в устной речи выполняет ту же роль, что знаки препинания на письме. После сложных выводов или длинных предложений необходимо сделать паузу, чтобы слушатели могли вдуматься в сказанное или правильно понять сделанные выводы. Если выступающий хочет, чтобы его понимали, то не следует говорить без паузы дольше, чем пять с половиной секунд.

• Обращение к аудитории

Известно, что обращение к собеседнику  по имени создает более доверительный  контекст деловой беседы. При публичном  выступлении также  можно использовать подобные уловки. Так, косвенными обращениями могут служить такие выражения, как «Как Вам известно», «Уверен, что Вас это не оставит равнодушными». Подобные доводы к аудитории – это своеобразные высказывания, подсознательно воздействующие на волю и интересы слушателей. Выступающий показывает, что слушатели интересны ему, а это самый простой путь достижения взаимопонимания.

• Комплимент

Другой  элемент речевого этикета – комплимент. По своей сути комплимент содержит в себе психологический  механизм внушения. Особенно эффективен комплимент на фоне антикомплимента себе самому. Стиль комплимента слушателям зависит от ситуации, предыдущего контекста речи и специфики взаимоотношений выступающего и аудитории.

• Реакция аудитории

Во время  выступления должно постоянно контролировать реакцию слушателей. Внимательность и наблюдательность в сочетании с опытом позволяют оратору уловить настроение публики. Возможно, рассмотрение некоторых вопросов придется сократить или вовсе отказаться от них. Часто удачная шутка может разрядить атмосферу.

• Приветствие и прощание.

Представление. В начале выступления необходимо представиться. Представление может осуществляться без посредника или при помощи посредника. В официальной обстановке может быть такое начало:

• Позвольте представиться!

В этой форму оттенок официальности выражен очень ярко. Возможны и другие формы представления – менее официальные:

• Разрешите представиться!

Говорящий как бы просит предварительное разрешение вступить в контакт, назвать себя. Далее, выступающий называет свою фамилию, имя и отчество в именительном падеже, а также (при необходимости) место работы, должность и профессию.

Прощание. Для делового общения характерны стилистически нейтральные стереотипы прощания:

• До свидания!
• Позвольте (разрешите) попрощаться…

Нужно иметь ввиду, что во многих случаях перед прощанием желательно поблагодарить собравшуюся публику. 

• язык  жестов и поз

Еще одна особенность употребления речевых  формул приветствия и прощания состоит  в их сочетании с невербальными  средствами (жест, улыбка), выражающими  внимание, доброжелательность, готовность к контакту.

Не стоит прятаться  за трибуной, не стоит бояться передвигаться  по сцене.

Стоять нужно  прями и перенести центр тяжести  с пяток на носки.

С отдельными слушателями  можно наладить зрительный контакт. Выступление не должно быть монотонным, поэтому следует менять тембр голоса, подчеркивая новые и важные мысли.

Очень важно  контролировать скорость речи: при  быстрой речи аудитория не воспринимает всего материала, а при медленной  – люди отвлекаются.

6. Имидж оратора

Власть оратора над аудиторией зависит не только от его силы, ума и воли, но и от производимого им впечатления и его привлекательности. Создание позитивного образа играет значительную роль в достижении успеха. Случается, что одна неподходящая деталь или не сочетающиеся цвета могут разрушить весь тщательно продуманный костюм.  Одежда может испортить все выступление, если голова будет занята не выступлением, а тем, что пуговица на пиджаке болтается и ниточке и вот-вот упадет.

Роль  одежды в деловом общении очень  значительна, поскольку она несет многомерную информацию о своем обладателе:

• о его финансовых возможностях;
• об эстетическом вкусе;
• о принадлежности к определенной социальной группе, профессии;
• об отношении к окружающим людям.

Одежда  влияет на успех или неуспех. Психологическая основа этого – «эффект ореола».

В зависимости  от ситуации, деловой костюм может  быть в достаточно свободных комбинациях (например, водолазка вместо сорочки), но увлекаться этим не стоит. Не стоит  и слепо следовать новинкам моды. Если фигура мужчины не подходит по описание «высокий и стройный», то двубортный костюм из гардероба лучше исключить – он еще больше «укоротит» фигуру, а полных превратит в «колобков».

А чем  отличается костюм деловой женщины? Для деловой женщины нет мелочей. Все – от прически до обуви - тщательно продумано. Есть несложные правила создания имиджа преуспевающей женщины. При подборе одежды важно:

• Умение подбирать одежду. Следует избегать кричащих нарядов, обтягивающих силуэтов, изделий  из прозрачных материалов, толстых свитеров, декольте и мини-юбок.
• Умение ее носить.
• умение пользоваться разнообразными аксессуарами. Чем меньше украшений, тем лучше. Если деловая женщина надевает украшение, то оно должно быть функционально, или целенаправленно. Самое необходимое украшение для деловой женщины – это обручальное кольцо. Оно говорит о том, что вы заняты делом и ничем другим.

Аргументация. Убедить – значит логическими  доказать или опровергнуть какое-либо положение. Это чисто логическая задача. Эрудиция, доброжелательность и тактичность создают обстановку, располагающую к беседе. Для достижения успеха необходимо уметь выражать свои идеи, возбуждать в аудитории интерес к речи.