Дискурсивное пространство русской деловой речи

-         К сожалению, точной информацией об этом мы не располагаем.

-         Нам об этом неизвестно, поэтому ничего определенного по этому поводу мы не можем сказать.

Речевой жанр «принятие решения» в своей завершающей части содержит следующие речевые конструкции:

-         Итак, мы подходим к концу нашей беседы.

-         Давайте подведем итоги наших договоренностей.

-         В заключение беседы я хотел бы…

-         Я полагаю, что сегодня мы обсудили все наши вопросы.

-         Я считаю, что проблему… можно считать решенной.

-         Позвольте мне от имени нашей фирмы поблагодарить Вас за участие в сегодняшнем обсуждении и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество с Вами.

-         Я хочу выразить искреннюю благодарность за то, что Вы нашли время принять участие в нашем обсуждении. Думаю, что Вы будете довольны своим решением.

-         У нас с Вами был весьма успешный обмен мнениями.

-         Спасибо всем участникам переговоров за активное их ведение и помощь.

-         Мы довольны переговорами и заключенным соглашением.

-         Атмосфера была дружеской, надеемся на продолжение сотрудничества.

Как мы уже говорили, для того, чтобы выявить, были ли переговоры успешными, обязателен жанр «анализ переговоров».

Представить реальную картину помогут следующие показатели:

1)     переговоры можно считать успешными, если обе стороны высоко оценили их итоги и расценили их как взаимный выигрыш;

2)     показатель успешности – степень решения проблемы;

3)     объективным критерием успешности переговоров может стать выполнение обеими сторонами взятых на себя обязательств.

По завершении переговоров целесообразно обсудить вопросы типа: что способствовало успеху переговоров? какие трудности возникли и как они были преодолены? что не было учтено при подготовке и почему? На этом этапе нередко используется приём резюмирования, то есть краткое изложение сути сказанного и краткий вывод, для чего участники переговоров тезисно излагают информацию, анализируют позиции сторон, их изменения в процессе переговоров.

После анализа и оценки результатов выполнения достигнутых договоренностей можно говорить о стратегическом и тактическом прогнозировании совместных действий [7, 211]. Результат переговоров, как правило, оформляется в документах типа соглашения или протокола, имеющих статус правовых источников.

Таким образом, деловые переговоры могут быть рассмотрены как особый востребованный вид речевого взаимодействия, связанный с решением профессиональных проблем, представляющих взаимный интерес, с взаимоотношениями партнеров. Речевой жанр «деловые переговоры» имеет свои особенности, как в композиционном построении, так и в особенностях проведения, которые находят свое выражение в специальной речевой стратегии и тактиках их проведения. Также, как мы видим, жанры «обсуждение позиций» и «согласование позиций» занимают центральное место в композиционно-структурном построении переговоров. На этом этапе стороны стремятся наиболее полно изложить свою точку зрения, реализовать свои интересы. Главная цель этапа – убедить противоположную сторону принять выдвинутые предложения и изменить занятую позицию (как уже было рассмотрено). На этом этапе реализуется главная цель деловых переговоров – достижение соглашения. Очевидно, что необходимость согласования возникает, прежде всего, по отношению к различиям в позициях или к различиям в интересах (при стратегии совместного с партнером анализа проблемы): «Независимо от того, с какими переговорами мы имеем дело…, главный вопрос заключается в том, как разрешить противоречие интересов (позиций) и при этом в наиболее полном объеме реализовать их совпадение» [17, 48].

2.3. «Деловое совещание» как один из жанров институционального делового дискурса

Еще одним из деловых жанров является совещание. Это форма организации делового общения коллектива с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам [1, 61]. Принцип этого жанра – обсуждение профессиональных проблем, как правило, внутри коллектива организации. Его цель – принятие определенных решений или координация взаимных действий. Этот риторический жанр также содержит определенные речевые формулы. Проанализируем его немного подробнее.

Совещание – это форма делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для данного коллектива (группы) проблемам.

«Деловое совещание – это деятельность, связанная с принятием решения группой заинтересованных лиц, соответственно особенности такого поведения, распределения ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты. В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений» [7, 163]. «Совещание - это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам» [1, 61]. Некоторые авторы относят совещания к так называемым протокольным жанрам. «Это означает, что проходят они в обстановке строгой официальности, обусловленной фиксацией устной речи, ведением протокола» [11, 196].

В профессиональной практике экономистов, по нашим наблюдениям, чаще всего встречается деловое совещание в «чистом» виде, именно как совещание коллектива специалистов. Его можно назвать «проблемным», как было предложено в изложенной выше классификации.

Способности специалиста, его творческий потенциал, его умение профессионально общаться, как в зеркале, проявляются в процессе проведения делового совещания.

В отличие от деловой беседы или переговоров, деловые совещания представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это такие речевые события, как собрание, заседание, семинары и конференции. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и реальных задач, а также места, времени и продолжительности работы.

Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Последние подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Цель инструктивных совещаний – передача необходимых сведений и распоряжений «сверху вниз» по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводится принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручения. Цель оперативных (диспетчерских) совещаний – получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от конструктивных совещаний, информация поступает «снизу вверх» по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.

Цель проблемных совещаний – поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки. Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы:

1)     нахождение решения без предварительной подготовки возможных решений на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания;

2)     выбор оптимального решения из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

3)     принятие решения, найденного руководителем до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности.

В качестве основной коммуникативной задачи следует определить необходимость принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказать и обосновать свое мнение, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы, когда для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных работников.

Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев.

Специфика жанра «деловое совещание» состоит в том, что совещание – вторичный текст, основанный на обсуждении профессиональных проблем, как правило, внутри своего коллектива.

Основная цель делового совещания - принятие определенных решений или, как правило, координация взаимных действий.

Тип речевого жанра совещания - информационно-убеждающий.

Характер общения при переговорах - ролевой, официальный, публичный, устный.

Особенность речевой ситуации деловых переговоров - общение происходит в конкретных условиях, в официальной обстановке, между профессионалами, как правило, в коллективе единомышленников. Это придает общению особый личностный характер, тогда как у собеседников есть определенное сложившееся мнение друг о друге.

В связи с этим, как и в рассматриваемых выше ситуациях делового общения, участники говорят на «своем языке», т.е. знают специфику данной профессиональной речи с ее особой фразеологией, профессионализмами, сленгом.

Деловое совещание может предполагать свободную дискуссию.

В композиционно-структурное единство совещания входят:

1)     открытые вопросы для получения общей картины проблемы, включая вопросы типа «что» для выявления фактов и «какие» для понимания отношения к этим фактам;

2)     поощрение, которое заключается в повторении ключевых слов. Тем самым вы получаете более полную информацию;

3)     обратная связь, которая может осуществляться в виде пересказа, чтобы выступающий понимал, что его правильно услышали;

4)     отражение и признание чувств, что дает понять собеседнику, что вы заметили основные эмоции выступающего;

5)     резюме, которое систематизирует, организует факты и эмоции.

С точки зрения структурно-композиционного построения деловое совещание - комбинированный риторический жанр, включающий в себя «малые» жанры, расположенные в определенной логически обусловленной последовательности.

Деловое совещание включает следующие «малые» жанры:

1)     установление контактов;

2)     уточнение содержания и целей делового совещания;

3)     деловое совещание (обмен сообщениями);

4)     обоснование мнения (обмен мнениями);

5)     предложения (обмен предложениями);

6)     речь в прениях (по необходимости);

7)     принятие решения или выработка определенного мнения, отношения к полученному(ым) сообщению(ям).

Первые два «малых» жанра – это речевые произведения, которые являются обязательной составной частью и деловой беседы, и деловых переговоров (мы ранее дали их характеристику), хотя, входя в «комбинированный» жанр – переговоры, – они приобретают свою специфику. Так, первый «малый» жанр – «установление контактов» - как правило, короче, так как нет необходимости в представлениях и объяснениях «кто есть кто» (содержит только приветствие).

Второй «малый» жанр – уточнение содержания и цели совещания – более краток, переходит к сути проблемы без комментариев и дополнительных объяснений.

Центральные «малые» жанры переговоров – сообщение и предложение (обмен сообщениями и предложениями) - содержат объяснения сложившейся ситуации, необходимости проведения делового совещания. Эти два жанра, на наш взгляд, неразрывно связаны, так как специфика переговоров профессионального речевого жанра предполагает такую тесную связь: сообщение о фактах, как правило, реализуется в виде предложений, хотя, естественно, эти жанры при иной деловой ситуации и коммуникативной цели, например, сообщении о проделанной работе, мнении о каком-либо событии, в том числе и профессиональном, тоже возможны.

Сообщение – небольшой монолог специалиста, имеющий целью донести до сведения коллег определенную информацию. Реализуется данный жанр в форме констатирующего сообщения о фактах. Он отличается фактической точностью, информативностью, лаконичностью, не содержит избыточных элементов, констатирующих сообщение о фактах, передает уже переработанную первичную информацию. Реализуется сообщение неразрывно с предложениями, а иногда и в виде предложений, содержащих констатацию, утверждения, факты, т.е. предложений, носящих результативный характер. Для данного жанра характерна перечислительная связь с различными семантичными оттенками. К особенностям синтаксического оформления текста сообщения следует отнести синтаксическую полноту оформления высказывания. Способы изложения в сообщении – повествование с элементами описания. Текст сообщения отличается стереотипностью лексических и синтаксических средств при оформлении тех или иных элементов данного жанра. Адресация сообщения к коллеге позволяет специалисту использовать термины, профессионализмы, поэтому для лексического оформления сообщения характерна прежде всего насыщенность терминами всех типов. Однако устная форма приводит к включению в текст сообщения элементов языка повседневного общения.

Как правило, данные речевые жанры включают в себя следующие речевые конструкции: «Мне поручено довести до Вашего сведения…», «В нашей фирме сложилась ситуация, требующая своего решения…», «На наш взгляд, в этой ситуации нашему коллективу следует поступить…».

Мнение – это информационный жанр, содержащий сведения о взглядах говорящего; предложение – это жанр, побуждающий к действию, который обязательно должен получить оценку аудитории, положительную или отрицательную. Высказывая мнение, обосновывая предложение, участник совещания выступает в социальной роли представителя коллектива, при этом мнение – своеобразный субъективный комментарий происходящего, а предложение – это жанр, в котором оратор обосновывает свое понимание ситуации и выхода из нее.

В свою очередь мнение и предложение, чтобы быть убедительными, должны включать в себя также жанр «обоснование» (что, как показывают тексты переговоров, не всегда бывает).