Развитие современных информационных таможенных технологий, обеспечение накопления, сохранности и эффективного использования информацио

 

 

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………...........3

 

Глава 1. Информационное обеспечение управления организацией………….......5

1.1 Понятие информационного  обеспечения управления организацией………...5

1.2 Схема информационного  обеспечения управления в организации……........11

 

Глава 2. Информационное обеспечение управления в таможенных органах….12

 2.1 Система управления в таможенных органах. Особенности функционирования таможенных органов в системе органов государственной власти………………………………………………………………………………..12

2.2 Этапы развития  информационного обеспечения управления  в таможенных органах………………………………………………………………………………14

2.3 Общая схема  информационного обеспечения управления  в таможенных органах………………………………………………………………………………19

 

Глава 3. Автоматизация  управления и развитие информационных таможенных технологий…………………………………………………………..........................23

3.1 Органы, осуществляющие  разработку и внедрение информационных  таможенных технологий. Специфика  работы……………………………………23

3.2 Направления  совершенствования применения информационных технологий в таможенном деле…………………………………………………………………25

3.3 Проблемы  внедрения информационных таможенных  технологий…………26

 

Заключение………………………………………………………………………….28

Список литературы……………………………………………………………........30

 

 

Введение

 

В сложных условиях существования современных организаций, когда значительную роль для эффективного функционирования организации играет стратегия ее развития, растет роль информации и ускоряется темп принятия решений. Развитие техники приводит усложнению процессов производства, ускорению процесса принятия управленческих решений. Прогресс экономики сегодня во многом определяется передовыми информационными технологиями. В наиболее развитых странах, переходящих от индустриального к информационному обществу, стремительное развитие информационных технологий проявляется в усилении информационного обеспечения в экономике и управлении и постоянной диверсификации информационного сектора.

Среди многих факторов, способных снизить риски и  повысить эффективность организации, особенно выделяется информационный фактор. Не случайно его выделяют как новый фактор производства вместе с факторами труда, земли и капитала. В ХХIв. «информация» наряду со «временем», «пространством», «энергией» становятся основополагающей характеристикой описания любого явления реально наблюдаемого мира. Знания, данные, экспертные оценки – все это близкие понятия, отражающие разные стороны информации. Управление в современных условиях тесно связано с информацией.

Таким образом, актуальность выбранной мной темы связана с тем, что информация уменьшает степень неопределенности и неполноту знаний, позволяет принимать обоснованные управленческие решения. В рамках системы таможенных органов, находящейся на стадии модернизации, данные о современном состоянии системы и прогноз на будущее увеличивает вероятность принятия правильного управленческого решения.

Целью работы является анализ информационного обеспечения  управления в таможенных органах. Цель достигается через ряд задач, а именно:

1.  Определение общего понятия об информационном обеспечении управления;

2.  Определение особенностей управления в таможенных органах;

3.  Характеристика процесса автоматизации управления в таможенных органах.

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Информационное обеспечение управления организацией

 

1.1 Понятие информационного обеспечения управления организацией

 

Предпринимательский успех в значительной мере зависит  от наличия необходимой и достаточной  информации о состоянии контролируемых процессов, скорости ее преобразования в директивы, планы, проекты и действия. При изучении связи управления и информации появляются такие понятия, как информационные системы, автоматизированные системы управления, системы управления базами данных и т.д.

Информация - один из ключевых ресурсов, без которого невозможна эффективная деятельность. Информация (лат. informatio - разъяснение, изложение) - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [1]. В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений. Главное то, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации [2].

На практике это представляет собой необходимость  органам управления иметь достаточно четкие представления:

1.  о происходящих в обществе, экономике, политике, социальной сфере изменениях, тенденциях их развития;

2.  о том, на каком этапе своего развития находится организация и насколько она и реализуемая ею стратегия соответствуют тенденциям и целям социально-экономического развития общества;

3.  насколько существующие в организации подходы к управлению отвечают требованиям гармоничного взаимодействия с деловыми партнерами, традициям, культуре управленческих отношений как внутри, так и вне ее;

4.  о том, какая стратегия должна быть выработана для организации, чтобы обеспечить ее устойчивое функционирование, удовлетворение жизненных и социальных потребностей персонала.

Управленческую  информацию классифицируют по различным  признакам:

1.  источникам возникновения:

1.1.  первичная;

1.2.  производная (промежуточная, командная, отчетная);

2.  способу фиксации:

2.1.  устная;

2.2.  документированная;

3.  направлению движения:

3.1.  входящая;

3.2.  исходящая;

4.  стабильности:

4.1.  переменная;

4.2.  условно-постоянная;

5.  принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:

5.1.  конструкторская;

5.2.  технологическая;

5.3.  финансовая;

5.4.  бухгалтерская;

5.5.  планово-экономическая;

5.6.  оперативно-производственная.

Информационные  ресурсы управления представляют собой некоторые сведения, данные, оформленные таким образам, чтобы обеспечивать удобство принятия решений в области целевой деятельности. Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется, прежде всего, теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она также зависит:

1.  от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия);

2.  от количества и характера управляемых, регулируемых параметров;

3.  от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта;

4.  от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.

Информационные  технологии, обладающие широким информационным пространством, представляют собой систему «человек-машина», состоящую из специально обученных и подготовленных людей и технико-технологической базы. Система информационного обеспечения представляет собой более широкое понятие. Это, прежде всего система «человек-машина-сеть-машина-человек». Другими словами, это, с одной стороны, человек – пользователь системы, с другой – совокупность информационных потоков и иерархий, коммуникационной системы по сбору, переработке и передаче информации об объекте с помощью информационных технологий, а с третьей стороны – это суммарность методов и средств по размещению и организации информации [6]. Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия решений. Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей:

1)  потоков информации - вариантов организации документооборота;

2)  систем классификации и кодирования информации;

3)  унифицированную систему документации

4)  различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Информационное  обеспечение управления – это  связь информации с системами  управления предприятием и управленческим процессом в целом. Система управления в настоящее время представляет из себя систему управления такими объектами, как процессы, деятельность и персонал. Процессный подход к управлению рассматривает управленческий процесс как последовательную реализацию основных функций управления: планирование, организация и контроль.

На разных стадиях  управленческого процесса необходима определенная информация, имеющая характерные  особенности:

1.  на стадии планирования информация должна содержать данные о целях организации, ее ресурсах, внешней среде, об известных методах и инструментах планирования, возможных источниках информации, стратегических альтернативах и т.д.;

2.  на стадии организации – о типах организационных структур, каналах связи, разделении полномочий, степени централизации управления и т.д.;

3.  на стадии контроля – о видах контроля, стандартах, показателях результативности, допустимых отклонениях, характеристиках эффективного контроля и т.д.

Общие требования к управленческой информации можно  сформулировать следующим образом [2]:

1.  надежность (и достоверность);

2.  своевременность;

3.  адресность;

4.  возможность многократного использования.

Соблюдение  всех рассмотренных выше требований к информации повлияет на субъект (руководство  организации) и на объект (работник) управления. Основные положительные результаты объединены в таблице 1.

Таблица 1.

Влияние качества информации на субъекта и объекта  управления

пп	Субъект	Объект
11.	Повышение эффективности  управления напрямую зависит от полноты  и своевременности получения  информации	Вовремя доставленная исполнителю информация является одним  из главных условий успешного  выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей
22.	Повышение конкурентоспособности  организации («Кто владеет информацией, тот владеет миром»)	Повышение ответственности  за невыполнение поручения в условиях достаточности информации
33.	Ускоряется  реакция на изменения условий  рынка
44.	Упрощение ускорение  процесса выполнения функций

Рассмотрев  влияние информации на управленческий процесс, целесообразно перейти к проблемам информационно обеспечения управления. На настоящий момент можно выделить следующие:

1.  деятельность компании в целом, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения;

2.  невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты конкретные решения;

3.  трудно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;

4.  не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;

5.  документы "движутся" медленно; неизвестна стадия, на которой находится процесс; важные бумаги теряются;

6.  появляются дублирующие или противоречивые документы;

7.  поручения о подготовке документов исполняются с нарушением установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;

8.  иногда функция информационного обеспечения слабо интегрирована в систему управления;

9.  недостаточный уровень обработки информации, неверная трактовка «нужной» и «ненужной» информации.