Введение в систему управления базами данных Access

              Рис. 1. Таблица данных Преподаватели

Технология работы состоит в следующем:             
              1. Для создания новой базы данных:

   загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

   в окне «Файл новой базы данных» задайте имя вашей базы (пункт Имя файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы dbl, а тип файла - Базы данных Access. Имя задайте Преподаватели, а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

   щелкните по кнопке <Создать>.

2. Для создания таблицы базы данных:

   в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке <Создать>;

   в окне «Новая таблица» выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора (рис. 5.2), в котором следует определить поля таблицы.

3. Для определения полей таблицы:

   введите в строку столбца «Имя поля» имя первого поля Код преподавателя;

   в строке столбца «Тип данных» щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

Примечание. Заполнение строки столбца «Описание» необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

              Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с таблицей рис. 1 выполните действия, аналогичные указанным выше.

Внимание! На вкладке Общие в нижней части экрана Свойства поля изменим данные в пункте Размер поля, а остальные пункты пока оставляем по умолчанию. Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов, однако поле «Фамилия» вряд ли будет содержать более 15 символов (иногда при проектировании БД следует подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии). В дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но в нашем случае данные – это либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) - тогда следует выбрать Целое, либо дробные числа - тогда надо выбрать С плавающей точкой. (Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные). В результате проектируемая таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится.

Рис. 2. Окно таблицы в режиме конструктора

4. Для сохранения таблицы:

   выберите пункт меню Файл, Сохранить;

   в диалоговом окне «Сохранение» введите имя таблицы Преподаватели;

   щелкните по кнопке <ОК>.

Примечание. В результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам задать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>.

Задание 2. Заполнение базы данных

1. Ввести ограничения на данные, вводимые в поле «Должность»; должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

2. Задать текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле «Должность».

3. Задать значение по умолчанию для поля «Должность» в виде слова Доцент.

4. Ввести ограничения на данные в поле <Код>; эти данные не должны повторяться.

5. Заполнить таблицу данными в соответствии с таблицей рис. 5.3 и проверить реакцию системы на ввод неправильных данных в поле «Должность».

6. Изменить ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7. Произвести поиск в таблице преподавателя Морозова.

8. Произвести замену данных: измените заработную плату ассистенту Андреевой с 1300 р. на 1500 р.

9. Произвести сортировку данных в поле «Дата рождения» по убыванию.

10. Произвести фильтрацию данных по полям «Должность» и «Дисциплина».

11. Просмотреть созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

Таблица              

              Рис. 3. Информация для заполнения базы данных

              Технология работы состоит в следующем:

1. Для задания условия на значение для вводимых данных:

   войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке <Конструктор>. Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Вид, Конструктор;

   в верхней части окна щелкните по полю «Должность»;

   в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

   щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

   в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения.

2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правильно введите данные".

3. В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент"./

4. Введите ограничения на данные в поле «Код преподавателя». Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей 1)не должны повторяться, а также 2)должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные, вообще говоря, не повторяются). Поэтому для выполнения второго условия задается в поле «Код» тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:

   щелкните по строке параметра Индексированное поле;

Примечание. Индекс - это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка или полей объектов OLE. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов.

   выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

   перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.

5. Введите данные в таблицу в соответствии с рис. 5.3. Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: "Такой должности нет, правильно введите данные". Введите правильное слово.

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

   щелкните в любой строке поля «Код»;

   выполните команду Формат, Ширина столбца;

   в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;

   проделайте эту операцию с остальными полями.

7. Для поиска в таблице преподавателя Морозова:

   переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»;

   выполните команду Правка, Найти (Ctrl+F; или значок );

   в появившейся строке параметра Образец введите Морозов;

   в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

   в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

   строку параметра Поиск в оставьте без изменения (либо в строке параметра Только в текущем поле установите флажок);

   щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на требуемую запись и выделит слово Морозов;

   щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Морозов;

   щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

8. Для замены заработной платы ассистенту Андреевой с 1300 р. на 1500 р.:

   переведите курсор в первую строку поля «Зарплата»;

   выполните команду Правка, Заменить (Правка, Заменить…);

   в появившемся окне в строке Образец введите 1300 р;

   в строке Заменить на введите 1500. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск во всех записях данного поля;

   щелкните по кнопке <Найти далее>, курсор перейдет на четвертую запись;

   щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

Примечание, Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кнопкой <Заменить все>.

   щелкните по кнопке <3акрыть>;

9. Для сортировки данных в поле «Дата рождения» по убыванию:

   щелкните по любой записи поля «Дата рождения»;

   щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле «Дата рождения».

10. Для фильтрации данных по полям «Должность» и «Дисциплина»:

   щелкните по записи Доцент поля «Должность»;

   щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах;

   щелкните по записи Информатика поля «Дисциплина»;

   щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах кафедры информатики;

   для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

11. Для просмотра созданной таблицы:

   щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

   закройте окно просмотра.

Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открывшемся окне можете изменять указанные параметры.

Созданную страницу можно распечатать.

Задание 3. Ввод и просмотр данных посредством формы.

План работы

1. С помощью Мастера форм создать форму Состав преподавателей (тип - форма в один столбец).

2. Найти запись о доценте Морозове, находясь в режиме формы.

3. Изменить зарплату ассистенту Андреевой с 1500 р. на 1600 р.

4. Произвести сортировку данных в поле «Фамилия» по убыванию.

5. Произвести фильтрацию данных по полю «Должность».

6. Изменить название поля «Дисциплина» на «Преподаваемая дисциплина».

7. Просмотреть форму с точки зрения того, как она будет выглядеть на листе бумаги.

Технология работы состоит в следующем:

1. Дня создания формы Состав преподавателей:

   откройте вкладку Формы в окне базы данных;

   щелкните по кнопке <Создать>;

   в появившемся окне выберите (подведите курсор мыши и щелкните левой кнопкой) пункт Мастер форм (или Создание формы с помощью мастера);

   щелкните по значку списка Таблицы и запросы в левой части окна, выберите в списке таблицу Преподаватели;

   (щелкните по кнопке <ОК>);

   в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке

   щелкните по кнопке <Далее>;

   в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

   в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке <Далее>;