Система баз данных MS Access

Основные данные о работе

Версия шаблона	2.1
Филиал
Вид работы	Курсовая работа
Название дисциплины	Базы данных
Тема	Система баз данных MS Access
Фамилия студента
Имя студента
Отчество студента
№ контракта

 

Содержание

Введение ………………………………………………………………………….3

1. Возможности MS Office Access 2007 ………………………………………..5

1.1. Быстрые способы начала работы ………………………………………..5

1.2. Создание понятных отчетов ………………………………………………7

1.3. Обмен и управление конфиденциальными  данными ……………………8

2. Новое в версии MS Office Access 2007 …………………………..…………..11

2.1. Пользовательский  интерфейс Office Fluent …………………………..……11

2.2. Эффективные средства  создания объектов ……………………………..…14

2.3. Новые формы, типы  данных и элементы управления …………………..16

2.4. Улучшенные средства  конструирования и анализа …………….…….19

2.5. Новые для форматы  импорта и экспорта данных ………………………....20

Заключение……...…………………………………………………………………22

Глоссарий ………………………………………………………………………...24

Список использованных источников ….………………………………………...26

Приложения …...………………………………………………………………….27

Введение

Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства, с помощью которых можно создавать  базы данных, наполнять их и работать с ними. В мире существует немало различных систем управления базами данных. Многие из них на самом деле являются не законченными продуктами, а специализирован-ными языками программирования, с помощью которых каждый, освоивший данный язык, может сам создавать такие структуры, какие ему удобны, и вводить в них необходимые элементы управления. К подобным языкам относятся Clipper, Paradox, FoxPro и другие.

Необходимость программировать  всегда сдерживала широкое внедрение  баз данных в малом бизнесе. Крупные  предприятия могли позволить  себе сделать заказ на программирование специализированной системы "под себя". Малым предприятиям зачастую не по силам было не только решить, но даже и правильно сформулировать эту задачу.

Положение изменилось с  появлением в составе пакета Microsoft Office системы управления базами данных Access. С помощью Access  обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. В то же время работа с Access  не исключает возможности программирования. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами. Для этого надо владеть основами программирования на языке Visual Basic.

Еще одним дополнительным достоинством Access  является интегрированность  этой программы с Excel, Word  и другими  программами пакета Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Целью данной работы является изучение возможностей Access 2007, входящего  в пакет MS Office 2010.

Office Access 2007 позволяет быстро начать работу со встроенными базами данных, чтобы внести в них изменения и адаптировать эти базы к меняющимся деловым потребностям пользователя. Пользователь может собирать данные с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Реализована возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированные, отфильтрованные и сгруппированные данные, которые позволяют принимать более обоснованные решения. Совместный доступ к данным обеспечивается путем перемещения файлов Office Access 2007 на веб-узел Microsoft Windows SharePoint Services, где можно проверять журнал исправлений, восстанавливать удаленные данные, настраивать разрешения доступа к данным и периодически выполнять резервное копирование.

При выполнении работы необходимо решить ряд задач. К ним следует отнести:

Описать основные возможности Access 2007:

• Способы начала работы;
• Удобство создания отчетов;
• Обмен данными и управление ими.

Выделить новшества  в Access 2007 в сравнении с более  ранними версиями:

• Новый пользовательский интерфейс;
• Эффективные средства создания объектов;
• Новые формы, типы данных и элементы управления;
• Новые средства анализа и конструирования;
• Добавленные форматы импорта и экспорта данных.
• Решение перечисленных задач позволит достичь поставленной цели.

Основная часть

1. Возможности MS Office Access 2007

 

1.1. Быстрые  способы начала работы

 

Office Access 2007 предоставляет  шаблоны, с помощью которых  можно легко создавать базы  данных, таблицы и поля. Кроме  того, добавлены новые режимы и средства разработки, помогающие создавать новые объекты базы данных и работать с данными.

Шаблоны баз данных для  построения законченных приложений

Office Access 2007 включает набор  профессионально оформленных шаблонов  баз данных для отслеживания сведений о контактах, задачах, событиях, учащихся, основных средствах и прочих типов данных. Их можно использовать сразу же или же изменить и настроить для учета данных именно так, как требуется пользователю. Используйте страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access, которая отображается каждый раз при запуске Office Access 2007, и приступайте к созданию базы данных, открыв один из шаблонов.

Каждый шаблон - это  готовое приложение для учета  данных, которое содержит разработанные  таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и связи. Шаблоны построены таким образом, что их сразу же можно использовать на практике. Если шаблон уже соответствует поставленным задачам, воспользуйтесь им. Если нет, можно взять его за основу и начать создавать базу данных, которая удовлетворяет конкретным требованиям.

Помимо шаблонов, включенных в Office Access 2007, можно использовать дополнительные шаблоны, загрузив их с веб-узла Microsoft Office Online.

Шаблоны полей и таблиц

Новые шаблоны полей содержат готовые поля с заданными именем, типом данных, длиной и свойствами. Нужные поля можно перетаскивать в таблицу непосредственно из области Шаблоны полей (приложение А). Шаблоны полей основаны на XSD-файлах (XML Schema Definition), что позволяет устанавливать стандартные определения для совместного использования в отделе или рабочей группе.

Кроме того, Office Access 2007 содержит шаблоны таблиц для тех таблиц, которые обычно используются в базах  данных. Например, можно использовать шаблон таблицы "Контакты", чтобы  добавить соответствующую таблицу в базу данных. Таблица уже содержит типичные поля, такие как "Фамилия", "Имя" и "Адрес". Свойства полей уже заданы, поэтому таблицу можно использовать немедленно. Доступны также шаблоны других таблиц - "Задачи", "Вопросы", "События" и "Основные средства", - которые включают специальные поля, предназначенные для определенного типа данных, которые необходимо хранить и отслеживать.

Улучшенный режим таблицы

Создавать таблицы стало  проще [10] - просто щелкните Таблица на вкладке Создание и начинайте вводить данные. Office Access 2007 автоматически определяет оптимальный тип данных для каждого поля, поэтому на его выбор не нужно тратить время. Благодаря новому столбцу Добавить поле сразу видно, где можно добавить новое поле, а если нужно изменить тип данных или формат отображения нового или существующего поля, то это легко сделать с помощью команд, расположенных на ленте, которая является частью интерфейса пользователя Microsoft Office Fluent. В новую таблицу можно также вставлять данные из таблиц Microsoft Office Excel, причем  Office Access 2007 автоматически создает все поля и распознает типы данных.

Предположим, в таблицу  нужно добавить существующее поле из другой таблицы. Просто перетащите это  поле из областиСписок полей в таблицу. Access автоматически создает все необходимые связи или отображает подсказки сделать это вручную.

Новый режим макета помогает ускорить разработку форм и отчетов

Используйте режим макета для внесения изменений в макет  в процессе просмотра данных в  форме или отчете.

Например, можно добавить поле в бланк запроса, перетащив поле из области Список полей, или можно изменить свойства, используя окно свойств. Режим макета поддерживает новые многоуровневые и табличные макеты - группы элементов управления, которые можно перемещать и размер которых можно изменять как одно целое, что позволяет легко менять расположение полей, столбцов, строк или целых макетов. Также в режиме макета можно легко удалить поле или добавить форматирование. Режим конструктора по-прежнему доступен для более тонкой работы, он также был усовершенствован и теперь поддерживает многоуровневые и табличные макеты.

 

1.2. Создание  понятных отчетов

 

Office Access 2007 обеспечивает  объединение больших объемов  информации в понятные отчеты, которые позволяют принимать  обоснованные решения.

Интерактивный режим  изменения проекта отчета. Новая функция Office Access 2007 позволяет видеть данные, появляющиеся в отчете, в ходе его создания. С помощью нового WYSIWYG-интерфейса можно оперативно изменять проект отчета, поместив данные в конструктор отчетов, поэтому пользователю не придется каждый раз открывать отчет, чтобы оценить, как он смотрится на странице. Это позволяет облегчить создание красиво оформленного отчета и сохранить время.

Просмотр отчетов в  интерактивном режиме. Новый режим просмотра отчетов делает отчеты пользователя более доступными. С помощью сочетания клавиш CTRL+F можно найти нужные записи, скопировать их в другие приложения, перейти в подробное представление данных и внести там требуемые изменения. Новая функция фильтрации позволяет получить более четкие сведения для эффективного принятия решений.

Группировка данных в  отчетах. Усовершенствованная область группировки обеспечивает четкое отображение групп данных и предварительный просмотр изменений, которые могут быть внесены пользователем в отчет. Можно легко добавлять сведения о предварительных и общих итогах работы, результаты расчетов и другие элементы, помогающие проанализировать данные. Кроме того, можно сгруппировать информацию по одному или нескольким уровням и добавить данные о предварительных итогах работы.

Возможность изменения  отчетов в Office Access 2007 позволяет с  легкостью группировать и изменять их в интерактивном режиме конструирования [1].

 

1.3. Обмен и  управление конфиденциальными данными

 

Office Access 2007, обладающий повышенной степенью безопасности и гибкими функциональными возможностями, позволит легко собрать информацию и сделать ее доступной для других.

Сбор данных с помощью Office Outlook 2007. Office Access 2007 облегчает процесс сбора информации у других пользователей. Он осуществляет автоматическое построение формы сбора данных с помощью Microsoft Office InfoPath 2007 или HTML в теле сообщения электронной почты. Пользователь может отослать форму получателям по адресам из папки "Контакты" электронной почты Outlook 2007 или непосредственно из Access. Office Outlook 2007 обрабатывает входящие формы и сохраняет данные в хранилище Office Access 2007, выполняя быстрое и эффективное обновление данных в выбранном пользователем приложении и избавляя от необходимости повторного ввода данных вручную.

Веб-сотрудничество с  помощью Windows SharePoint Services. Веб-узлы на основе Windows SharePoint Services формируют среду, в которой группа разработчиков может общаться, организовывать общий доступ к документам и вместе работать над проектом. С помощью Office Access 2007 можно опубликовать свои файлы Access в библиотеках или перенести приложение в Windows SharePoint Services, поместив на сервере сами данные и клиентскую базу данных, что позволит участникам группы легко взаимодействовать друг с другом посредством обозревателя. Формы и отчеты могут просматриваться, обновляться или удаляться непосредственно с узла Windows SharePoint Services в соответствии с установленными параметрами разрешений.

Просмотр списков Windows SharePoint Services с помощью Office Access 2007. Для большего удобства пользователь имеет возможность отслеживать информацию в списках Windows SharePoint Services при помощи клиента Office Access 2007 на своем компьютере.

Работа в автономном режиме со списками Windows SharePoint Services. С помощью Office Access 2007 можно работать с Windows SharePoint Services в автономном режиме. Например, во время путешествия можно открыть локальную копию списка SharePoint на своем переносном компьютере, выполнить запрос или отредактировать список, как в любой другой таблице Office Access 2007. Формы и отчеты, используемые для списка SharePoint, являются полностью интерактивными. Таким образом, в дальнейшем при подключении переносного компьютера к сети Office Access 2007 сможет выполнить синхронизацию локального и сетевого списков.

Объединение с делопроизводством Windows SharePoint Services. Работающие в среде Office Access 2007 могут воспользоваться сценарием бизнес-логики с поддержкой делопроизводства в Windows SharePoint Services, чтобы создать совместные приложения рабочей группы. Делопроизводство может быть использовано для автоматической постановки задач другим пользователям, отчетности о состоянии проекта и отслеживания своевременного выполнения задач. Все задачи Windows SharePoint Services можно просматривать непосредственно в Office Access 2007 или Office Outlook 2007, в зависимости от предпочтений пользователя.