Система баз данных MS Access

Электронная почта и RSS-уведомления. Пользователи могут осуществить подписку на получение уведомлений электронной почты, которые отражают добавление, удаление или изменение записей. Кроме того, пользователи, имеющие RSS-подписку (Really Simple Syndication - синдицированное содержание), могут подписаться на получение списка рассылок в Office Outlook 2007.

Мобильное подключение. Доступ к спискам Windows SharePoint Services также можно получить с мобильного телефона, что позволяет удаленным пользователям постоянно быть в курсе меняющейся деловой информации.

Поддержка PDF и XPS. С помощью Office Access 2007 можно сохранить отчет в формате PDF (Portable Document Format) или XPS (формат XML Paper Specification), что позволит произвести распечатку или публикацию файла, а также переслать его по электронной почте. Сохранив свой отчет в формате PDF или XPS, пользователь получает возможность вводить информацию из отчета в легко рассылаемую форму, которая сохранит все установленные им характеристики форматирования, что позволит другим пользователям просматривать или распечатывать отчет даже при отсутствии у них Office Access 2007.

Управление конфиденциальными  сведениями и их проверка

Office Access 2007 облегчает  процесс управления информацией  пользователя, обеспечивая высокую  прозрачность данных в рабочей  среде.

Повышенная безопасность. В целях повышения безопасности работы в Office Access 2007 и согласования с другими программами выпуска 2007 системы Microsoft Office в Office Access 2007 включены новые улучшенные средства безопасности. Комплексные решения по обеспечению доверия интегрированы с центром доверия Office Trust Center. Наличие доверенных мест облегчает размещение всех баз данных в папках с повышенными параметрами безопасности. С другой стороны, пользователь может загрузить приложение Office Access 2007 с отключенным кодом макроса, чтобы способствовать обеспечению безопасности.

Новая функция, реализованная  в Office Access 2007, позволяет отслеживать  записи и просматривать авторов  создания, редактирования и удаления записей (приложение Б).

Проверка данных. Без специальной ИТ-поддержки можно легко переносить данные из файла локальной базы на сервер с помощью Windows SharePoint Services, настроенной специалистами организации, с предварительной установкой параметров безопасности и осуществлением резервного копирования в порядке, принятом в данной организации.

История ревизий. Новая функция позволяет отслеживать записи и просматривать сведения о тех, кто создавал, редактировал и удалял записи. Кроме того, можно узнать, когда информация была изменена, и при необходимости выполнить откат внесенных правок.

Установка параметров разрешений. С помощью Windows SharePoint Services можно управлять доступом других пользователей к своим данным и назначать ограниченные права доступа только для чтения или полные права доступа с редактированием.

Корзина. Теперь доступно восстановление случайно удаленных данных с использованием возможности корзины в Windows SharePoint Services.

 

2. Новое в версии MS Office Access 2007

 

2.1. Пользовательский  интерфейс Office Fluent

 

Новый ориентированный  на результат интерфейс пользователя - Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent - облегчает работу в Office Access 2007 [8]. Раньше команды и функции часто были спрятаны в сложных меню и на панелях инструментов [4], а теперь их можно легко найти на ориентированных на задачу вкладках, которые содержат логические группы команд и функций. Многие диалоговые окна заменены коллекциями, которые показывают доступные параметры, а всплывающие подсказки с описаниями и возможности предварительного просмотра образцов помогают пользователю сделать правильный выбор. Не имеет значения, какая задача выполняется в новом интерфейсе пользователя - создание отчета или ввод данных - в Access будут представлены именно те инструменты, которые необходимы для успешного завершения этой задачи.

Новый интерфейс пользователя Пользовательский интерфейс Office Fluent включает стандартную область, называемую лентой, в которой содержатся группы команд, организованные по выполняемым функциям. Лента заменила уровни меню и панели инструментов, которые присутствовали в прежних версиях Access.

Лента Office Fluent позволяет  быстрее найти группы связанных  команд. Например, если требуется создать  форму или отчет, используйте  одну из команд на вкладке Создание. Новый дизайн упрощает поиск необходимых команд и позволяет открыть для себя новые функциональные возможности, которые в предыдущих версиях не привлекали внимания пользователя. Команды расположены "ближе к поверхности", т. е. пользователю не нужно искать их в меню или запоминать их местонахождение.

 

Рисунок 1. Лента Office Fluent.

 

Основные функции, входящие в Пользовательский интерфейс Office Fluent, включают:

Вкладки команд - вкладки, на которых команды отображаются и группируются так, чтобы их можно было легко найти в нужный момент.

Контекстные вкладки  команд - вкладка, появляющаяся в определенном контексте, то есть в зависимости от того, над каким объектом ведется работа и какие задачи выполняются. Контекстная вкладка команд содержит дополнительные команды, которые могут потребоваться для работы.

Коллекции - новые элементы управления, которые позволяют предварительно просмотреть стиль или параметры, прежде чем сделать выбор. Коллекции широко используются в интерфейсе приложений, входящих в Выпуск 2007 системы Microsoft Office.

Панель быстрого доступа - единственная стандартная панель инструментов, расположенная на ленте и одним нажатием кнопки обеспечивающая доступ к наиболее часто используемым командам, например Сохранить и Отменить.

Страница "Приступая  к работе с Microsoft Office Access обеспечивает быстрый доступ к библиотеке профессионально оформленных шаблонов баз данных и к недавно отрывавшимся шаблонам, а также содержит ссылки на статьи на веб-узле Office Online (при наличии подключения к Интернету).

Область переходов содержит списки и обеспечивает легкий доступ ко всем объектам в базе данных, открытой в текущий момент. Область переходов используется для упорядочения объектов по типу, дате создания, дате изменения, связанной таблице (на основе зависимостей объектов), а также в группах, созданных пользователем. Требуется больше свободного места для работы над макетом формы? Область переходов можно легко свернуть, чтобы она занимала совсем мало места, но по-прежнему оставалась доступной. Область переходов заменила окно базы данных, которое использовалось в версиях Access, предшествующих Access 2007.

Таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы отображаются в  виде вкладок объектов в окне Access.

 

Рисунок 2. Окно справки.

 

Щелкая вкладки объектов, пользователи могут легко выполнять  переключение между различными объектами.

Полупрозрачный элемент  в виде панели инструментов, который  появляется над выделенным текстом  и позволяет быстро применить  к нему форматирование, например полужирное или курсивное начертание, или  изменить шрифт.

В отличие от предыдущих версий Access, Office Access 2007 предлагает простой доступ к справке по Access и к справочнику разработчика из одного и того же окна справки. Можно легко изменить область поиска, ограничившись, например, только содержимым справочника разработчика. Независимо от настроек, заданных в окне справки, все материалы справки по Access и справочника разработчика всегда доступны на веб-узле Office Online (рисунок 2).

 

2.2. Эффективные  средства создания объектов

 

Office Access 2007 предоставляет  интуитивно понятную среду для  создания форм и отчетов. Пользователи могут быстро создавать формы и отчеты, в которых отображаются отсортированные, отфильтрованные и сгруппированные данные.

Вкладка Создание (рисунок 3) используется, чтобы быстро создавать новые формы, отчеты, таблицы, списки Службы Microsoft Windows SharePoint Services, запросы, макросы и модули. Если пользователь выбрал таблицы или запрос в области переходов, можно на основе этого объекта одним щелчком мыши создать новую форму или отчет, использовав команду Форма или Отчет. Новые формы и отчеты, созданные в ходе этой процедуры, визуально более привлекательны и готовы к немедленному использованию, поскольку их дизайн был усовершенствован. Автоматически созданные формы и отчеты имеют профессиональный дизайн с верхними колонтитулами, включающими логотип, заглавие. А автоматически созданный отчет содержит сведения о дате и времени, а также нижние колонтитулы и строки итогов.

Использование новых  средств быстрого создания объектов позволит добиться лучших результатов  с наименьшими усилиями.

Рисунок 3. Вкладка «Создание».

 

Новые режимы: режим отчета и режим макета

Два новых режима позволяют  интерактивно работать с формами  и отчетами. Используя режим отчета, пользователь может просматривать  точное представление отчета, не распечатывая сам отчет и не отображая его в окне просмотра. Чтобы отобрать определенные записи, можно использовать фильтр или с помощью операции поиска найти текст, совпадающий с заданными критериями. С помощью команды Копировать можно скопировать текст в буфер обмена, а щелкнув активные гиперссылки, отображаемые в отчете, можно перейти на страницу в обозревателе.

Режим отчета добавляет  возможность просматривать результаты, а режим макета позволяет изменять структуру, одновременно просматривая результаты. В режиме макета можно внести большинство изменений, обычно вносимых в конструкторе, и при этом просматривать данные в форме или отчете. Например, можно добавить поле, перетащив имя поля из новой области Список полей, или изменить свойства, используя окно свойств. Режим макета поддерживает новые макеты в столбик и ленточные макеты - группы элементов управления, с которыми можно работать, как с единым целым: можно легко перераспределять поля, столбцы и строки или макеты целиком. В режиме макета также можно легко удалять поля или применять форматирование. Режим конструктора по-прежнему доступен для выполнения более тонкой работы; он также был усовершенствован и теперь поддерживает макеты.

В Office Access 2007 реализованы  новые, улучшенные и более доступные  средства группировки и сортировки в отчетах и добавления итогов [8]. Новый интерфейс пользователя более понятен, в нем проще ориентироваться, а в новом режиме макета результаты изменений видны сразу.

Формы и отчеты зачастую содержат информацию в табличном  виде, например столбец, содержащий фамилии заказчиков, или строку, содержащую все поля для одного заказчика. С помощью Office Access 2007 можно группировать такие элементы управления в макет, с которым легко работать, как с единым элементом, включая подпись.

Поскольку можно выбирать элементы управления из различных разделов, например подпись из раздела заголовка или примечания, это дает значительную свободу действий. Можно легко выполнять следующие действия:

Перемещать макет или  изменять его размеры. Например, сдвигать столбец влево или вправо.

Форматировать макет. Например, чтобы отличать столбец с фамилиями  заказчиков, можно выделить его жирным шрифтом.

Добавлять к макету столбец (поле).

Удалять из макета столбец (поле).

Макеты сохраняются  вместе со структурой, поэтому остаются доступными.

 

2.3. Новые формы,  типы данных и элементы управления

 

Новый тип формы - разделенная  форма - сочетает в себе режимы таблицы  и формы (рисунок 3). Для нее можно  задать свойство, определяющее нужное расположение таблицы: вверху, внизу, слева  или справа [1].

Используйте новые безопасные внедренные макросы, чтобы не писать коды. Внедренный макрос хранится в  свойстве и является частью объекта, которому он принадлежит. Пользователи могут изменять внедренный макрос и  при этом им не нужно беспокоиться о других элементах управления, которые используют этот макрос, поскольку каждый внедренный макрос является независимым. Внедренные макросы являются безопасными макросами, поскольку они автоматически защищены от выполнения определенных потенциально небезопасных операций.

Рисунок 3. Разделенная  форма.

 

Office Access 2007 содержит новые,  усовершенствованные типы данных  и элементы управления, которые  позволяют хранить дополнительные  типы данных, которые теперь стало  легче вводить.

Многозначные поля для  сложных данных

Можно создать поле, содержащее несколько значений, также называемых сложными данными. Предположим, что  вам нужно назначить задачу одному из сотрудников или подрядчиков, но вы хотели бы назначить эту задачу нескольким людям. В большинстве  систем управления базами данных и в ранних версиях Access в таком случае нужно было бы создать связь типа "многие-ко-многим", чтобы избежать ошибок. В Office Access 2007 самая сложная часть работы делается автоматически, когда выбирается поле для ввода нескольких значений. Многозначные поля особенно удобны при использовании Office Access 2007 для работы со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в Службы Windows SharePoint Services. Приложение Office Access 2007 совместимо с этими типами данных.

Поля вложений для  файлов

Новый тип данных "Вложение" позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, при этом не происходит ненужного  увеличения размера базы данных. Office Access 2007 автоматически выполняет  сжатие вложений, когда это возможно, чтобы оставить как можно больше свободного пространства. Нужно вложить документ Microsoft Office Word 2007 в запись или сохранить в базе данных несколько цифровых фотографий? Использование вложений значительно облегчает выполнение таких задач. Можно даже добавлять несколько вложений к одной записи.