Система баз данных MS Access

Поля МЕМО теперь хранят форматированный текст и поддерживают журнал исправлений.

Теперь в Office Access 2007 поддерживается форматированный текст, который  можно использовать в записях наряду с обычным текстом. Текст можно форматировать с помощью различных параметров (таких как полужирное и курсивное начертание, а также применять различные шрифты, цвета и другие обычные параметры форматирования) и хранить в базе данных. Форматированный текст хранится в поле МЕМО в формате на основе HTML, который совместим с типом данных "Форматированный текст" в Службы Windows SharePoint Services. Задайте для свойства TextFormat значение либоRichText, либо PlainText, и данные в текстовых полях и в режиме таблицы будут отформатированы должным образом.

Поля МЕМО удобно использовать для хранения больших объемов  данных. С помощью Office Access 2007 можно  задать свойство Только добавление, чтобы сохранить в поле МЕМО записи обо всех изменениях. Затем можно просмотреть журнал этих изменений. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в Службы Windows SharePoint Services. Таким образом, можно также использовать Access для просмотра журнала содержимого списка SharePoint.

Календарь для элементов  управления "Выбор даты"

Поля и элементы управления, которые используют тип данных "Дата/время", автоматически приобретают новую  функцию: поддержку встроенного  интерактивного календаря для выбора даты. Кнопка календаря автоматически  появляется с правой стороны от даты. Хотите знать, на какое число приходится будущая пятница? Нажмите кнопку, чтобы отобразился календарь, и найдите и выберите нужную дату. Можно отключить календарь для поля или элемента управления, используя свойство.

 

2.4. Улучшенные  средства конструирования и анализа

 

Новые средства в Office Access 2007 помогают более быстро создавать  объекты базы данных и упрощают выполнение анализа данных.

Новая область Список полей (приложение В, рисунок 1) используется шире по сравнению с возможностью выбора полей в более ранних версиях Access, поскольку включает поля из других таблиц. Можно перетаскивать поля из таблицы в источнике записей, из связанных таблиц или из несвязанных таблиц в базе данных. Приложение Office Access 2007 подготовлено для создания необходимой инфраструктуры, поэтому в тех случаях, когда требуется связь между таблицами, эта связь создается автоматически или в нужный момент на экран выводятся подсказки, предлагающие задать связь вручную.

Предположим, что нужно  быстро найти подходящее значение или отсортировать столбец данных. Новая функция автофильтра в Office Access 2007 дополняет уже имевшиеся возможности применения фильтров и позволяет пользователям быстро отбирать необходимые данные. Можно легко выбрать нужное значение из столбца с уникальными значениями. Это удобно, например, в ситуациях, когда нужно вспомнить фамилию сотрудника. Также можно отсортировать значения с помощью понятных команд контекстного меню, например "Сортировка от старых к новым" или "Сортировка от минимального к максимальному".

Наиболее часто употребляемые  фильтры уже перечислены в  готовом виде в командах меню, также  можно использовать экспресс-фильтры  для ограничения информации на основе вводимых данных. Параметры экспресс-фильтров автоматически меняются в зависимости от типа данных, предоставляя пользователю возможность выбора приемлемых вариантов для дат, текстовых и числовых данных (приложение В, рисунок 2).

Эти новые возможности  сортировки и использования фильтров предназначены объединить опыт пользователей, работающих с Office Access 2007 и Microsoft Office Excel 2007.

В режиме таблицы теперь появилась новая возможность - строка итогов, в которой можно отображать сумму, количество записей, среднее, максимальное и минимальное значения, стандартное  отклонение и дисперсию. После добавления строки итогов можно подвести указатель мыши к стрелке в ячейке столбца и выбрать нужное вычисление.

В таблицах, отчетах и  ленточных формах поддерживается чередующийся цветовой фон для строк, который  можно задавать независимо от цвета фона, используемого по умолчанию. Можно легко выделить строки через одну, выбрав для этого любой цвет [10].

 

2.5. Новые для  форматы импорта и экспорта  данных

 

С помощью новой функции "Сбор данных" в Office Access 2007 можно  автоматически создавать форму Microsoft Office InfoPath 2007 или форму HTML и вкладывать ее в основную часть сообщения электронной почты. Затем эта форма отправляется адресатам, выбранным из списка контактов Outlook, или адресатам, имена которых хранятся в поле базы данных Access.

Можно выбрать, следует ли собирать новые данные или выполнять обновление существующих данных. Получатели формы затем заполняют ее и возвращают. Office Outlook 2007 распознает входящие формы и автоматически сохраняет данные в базе данных Office Access 2007 - данные не нужно вводить повторно.

Теперь можно экспортировать данные в форматы PDF (Portable Document Format) или XPS (XML Paper Specification) для печати и рассылки по обычной или электронной почте, при условии, что предварительно установлена надстройка "Публиковать как PDF или XPS". Экспорт формы, отчета или таблицы в файлы PDF или XPS позволяет получить данные в удобном для рассылки виде, сохраняющем все характеристики форматирования, но не требующем наличия программы Access у получателей для печати или просмотра этих данных.

PDF.  PDF - это формат электронного файла с фиксированным макетом, сохраняющий форматирование документа и помогающий обеспечить совместный доступ к файлу. Формат PDF обеспечивает (при просмотре в Интернете или при печати) точное сохранение исходного формата, а также того, что данные файла нельзя легко скопировать или изменить. Формат PDF также полезен для документов, размножаемых коммерческими способами печати.

XPS.  XPS - это формат электронного файла, сохраняющий форматирование документа и помогающий обеспечить совместный доступ к файлу. Формат XPS обеспечивает (при просмотре в Интернете или при печати) точное сохранение исходного формата, а также того, что данные файла нельзя легко скопировать или изменить.

Файлы в формате PDF или XPS можно экспортировать из Office Access 2007 только после установки надстройки.

Новые возможности Office Access 2007 упрощают импорт и экспорт данных. Операцию импорта или экспорта можно  сохранить и использовать повторно, когда потребуется выполнить  ту же самую задачу. Мастер импорта электронных таблиц позволяет переопределить тип данных, выбранный программой Access, и можно импортировать и экспортировать данные в файлы нового формата Office Excel 2007, а также создавать связь с этими файлами.

 

Заключение

 

MS Office Access 2007 предлагает пользователю следующие новшества.

Новый экран "Приступая  к работе" содержит множество  встроенных баз данных. Эти базы данных можно сразу использовать в работе для отслеживания контактов, событий, проблем, активов, задач и  других данных  или в качестве шаблонов, которые можно дополнить и изменить, поместив в них любые данные для отслеживания и указав сам способ отслеживания.

Новая версия Office Access 2007 имеет новый интерфейс, благодаря  которому пользователь может с легкостью создавать и изменять базы данных Access, а также работать с ними. Пользовательский интерфейс Office Fluent оптимизирован для достижения большей эффективности работы и облегчения поиска. При наличии около 1000 команд пользовательский интерфейс Fluent отображает только те из них, которые имеют непосредственное отношение к задаче, выполняемой в данный момент. Кроме того, окна с вкладками, новые полосы прокрутки, строка состояния и строка заголовка придают современный вид приложениям, созданным в Office Access 2007.

Новая область переходов  обеспечивает полное представление  таблиц, форм, запросов и отчетов. Появилась  возможность создавать собственные  группы, позволяющие организовывать и просматривать все формы  и отчеты, относящиеся к конкретной таблице.

Office Access 2007 облегчает работу непосредственно в таблице данных, позволяя создавать и настраивать таблицы. Теперь можно вводить информацию прямо в ячейку данных, как в Microsoft Office Excel. При вводе нового значения Office Access 2007 автоматически добавляет новое поле и распознает тип данных (например, дату, номер или текст). В новую таблицу данных можно даже вставить таблицы Excel, при этом Office Access 2007 автоматически выстроит все поля и распознает типы введенных данных.

Office Access 2007 облегчает обмен отдельными записями контактов между Access и Office Outlook 2007. Можно импортировать запись контакта из Outlook в Office Access 2007.

Office Access 2007 облегчает  фильтрацию данных, помогая получить  понятные сведения по деловым  задачам. Для текста, чисел и дат предусмотрены различные параметры фильтра. Например, новые параметры фильтрации облегчают фильтрацию данных, содержащихся в столбце "Дата", по записям "Сегодня", "Вчера", "На прошлой неделе", "В следующем месяце", "В будущем", "В прошлом" и т.д.. Параметры фильтрации обеспечивают совместимость между Office Excel 2007 и Office Access 2000, поэтому пользователю не придется изыскивать новый способ поиска информации.

Office Access 2007 поддерживает  типы сложных данных, поэтому  пользователь может создавать столбцы, содержащие более одного значения в каждой ячейке.

Появилась возможность  прикреплять многочисленные файлы, например фотографии, документы и электронные таблицы к отдельным записям в хранилище данных, что облегчает последующее обращение к этим файлам. Если файл находится в обычном (не сжатом) формате, Office Access 2007 автоматически выполнит операцию сжатия для экономии места на жестком диске.

Office Access 2007 предлагает  интерактивный интерфейс разработки  форм "что на экране, то и  в результате". Можно самостоятельно разрабатывать и редактировать макет формы на экране в режиме реального времени, а также выполнить предварительный просмотр созданной формы. Интерактивный интерфейс разработки форм WYSIWYG позволяет очень быстро создавать формы, уделяя больше времени непосредственно работе с экономией времени на разработку и форматирование.

Office Access 2007 обеспечивает  поддержку различных шрифтов  для данных, хранящихся в таблицах.

Глоссарий

№ п/п	Понятие	Определение
	База данных	организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного применения
	Запись	строка, содержащая в  себе полный набор данных об описываемом  объекте. Каждая запись таблицы КЛИЕНТЫ  содержит полный набор сведений о  клиентах: название фирмы, контактную персону, адрес, телефон и т.д.
	Информационная система	совокупность базы данных и всего комплекса аппаратно-программных  средств для ее хранения, изменения  и поиска информации, для взаимодействия с пользователем
	Импорт	перенос данных цифровых файлов из внешнего источника в базу данных
	Отчет	объект, предназначенный  для создания документа, который  впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого  приложения.
	СУБД (система управления базами данных)	Совокупность программных средств управления базами данных
	Схема данных	графическое представление  связей между таблицами.
	Тип данных	характеристика набора данных, которая определяет:  - диапазон возможных  значений данных из набора; - допустимые операции, которые можно выполнять над этими значениями; - способ хранения этих  значений в памяти.
	Таблица	это объект, который используется в реляционных СУБД для хранения данных.
	Экспорт	перенос данных цифровых файлов из базы данных во внешнюю программу

 

Список использованных источников

	Белянин Н.В. Создание баз  данных в Access 2007. Ваша первая база данных в Access 2007. – М., НТ Пресс, 2006.
	Гандерлой, Майк; Харкинз, Сьюзан Сейлз Автоматизация Microsoft Access с помощью VBA. -  М., Вильямс, 2006.
	Гринченко, Н.Н. и др. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. -  Горячая Линия Телеком, 2004.
	Информационный портал «Википедия – свободная энциклопедия»  [Электронный ресурс] / М, 2009.- Режим  доступа: http://www. wikipedia.org.
	Карпова Б. Microsoft Acccess 2002: справочник. СПб.:Питер, 2001.
	Кауфельд, Джон Microsoft Office Access 2003 для "чайников"; М.: Диалектика, 2004.
	Манс, Визе Microsoft Access 2,0 за пять минут; М.: Бином, 1995.
	Официальный сайт  компании «Interface.ru»  [Электронный  ресурс] / М, 2011.- Режим доступа: http://www. interface.ru.
	Тимошок, Т.В. Microsoft Office Access 2007: самоучитель; Вильямс, 2008.
	Фуллер, Лори Ульрих; Кауфельд, Джон; Кук, Кен Microsoft Office Access 2007 для "чайников". -  М., Вильямс, 2007.
	Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г.Базы данных. – СПб., КОРОНА-принт, 2004г.

 

Приложения

А
Б
В