Работа с системами управления базами данных MS ACCESS

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное агентство  по образованию

 

Южно-Российский государственный  технический университет (Новочеркасский политехнический институт)

Шахтинский институт (филиал)

 

Факультет СМО

Кафедра: «Математика, информационные системы и технологии»

Специальность: ПТМ

 

Пояснительная записка

к курсовой работе по дисциплине «Информатика»

 

 

на тему: «Информационные технологии  в профессиональной деятельности»

 

РАБОТА С СИСТЕМАМИ  УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

MS ACCESS

(Вариант 10)

 

 

 

Выполнил студент гр. 1-20                               Кулькова А.Г.

Руководитель, к. т. н., доцент                        Свиридова А. Н.

Консультант, к. т. н., доцент                          Свиридова А. Н.

 

К защите                                          Защита принята с оценкой ________

«___»_________2009г.                        «___»_________2009г.

___________________                          ___________________

 

 

 

Шахты 2009г.

 

Содержание:

 

1. ОПИСАНИЕ ПАКЕТА MS ACCESS                                             3

1.1 Базы данных в  структуре информационных систем.

                  Основные понятия                                                                             3

1.2 Модели данных                                                                                5

1.3 Проектирование базы данных                                                          5

1.4 Системы управления базами  данных                                              8

1.5 Этапы развития СУБД                                                                      9

1.6 Система управления  базами данных: СУБД Microsoft Access    12

2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЗАДАНИЙ                                                     16

2.1 Создание базы данных                                                                    16

2.2 Создание таблицы «Производитель»                                              16

2.3 Создание таблицы «Выпуск  оборудования»                                  17

2.4. Установка  связи между таблицами                                                 18

2.5 Создание запроса  для отображения стоимости оборудования     18

2.6 Создание формы  для отображения всех данных таблиц               19

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ                                                                      21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОПИСАНИЕ ПАКЕТА MS ACCESS

 

1.1 Базы данных в структуре информационных систем. Основные понятия

Понятие «база данных» (БД) изначально связанно с компьютерными системами, с историей и развитием.

Исторически понятие «база данных»  возникло как альтернатива файловой организации данных при хранении с помощью ЭВМ (на магнитных носителях). Такая организация данных была характерна для прикладного программного обеспечения на начальном этапе распространения вычислительной техники. Файловая организация предполагала хранение данных виде совокупности файлов, ориентированных на использование какой либо прикладной программы, предназначенной для решения некоторой специфической задачи. Такая не универсальность в организации информации привела к большой избыточности (дублированию) при хранении, противоречивости данных, хранящихся в различных системах.

Для файловой организации данных свойственна  высокая зависимость данных от программ, так что информация о форме  хранения данных скрыта в сочетании  «файл - программа».

Понятие «база данных» возникло в результате стандартизации и унификации данных, универсально организованных и хранящихся с помощью ЭВМ с целью использования для многих приложений. При этом описание данных уже не скрыто в программах, а явным образом декларируется и хранится в самой базе.

База данных – это реализованная с помощью компьютера информационная структура (модель), отражающая состояние объектов и их отношения.

Если подойти к понятию «база  данных» с пользовательской точки  зрения, то возникает другое определение: структурная совокупность данных, поддерживаемых в актуальном состоянии (в соответствии объектам некоторой предметной области) и служащая для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Все дело в том, какой аспект доминирует в конкретном рассмотрении.

Рабочие характеристики баз данных:

• полнота – чем полнее база данных, тем вероятнее, что она содержит нужную информацию (однако не должно быть избыточной информации);
• правильная организация – чем лучше структурирована база данных, тем легче в ней найти необходимые сведения;
• актуальность – любая база данных может быть точной и полной, если она постоянно обновляется, т. е. необходимо, чтобы база данных в каждый момент времени полностью соответствовала состоянию отображаемого ею объекта;
• удобство для использования – база данных должна быть проста и удобна в использовании и иметь различные методы доступа к любой части информации.

Хранение данных в правильно  организованной базе данных устраняет  избыточность и противоречивость данных.

Коллектив специалистов, обслуживающих  большие базы данных, включает администратора, аналитиков, прикладных и системных  программистов.

Администратор – это специалист, имеющий представление об информационных потребностях конечных пользователей и отвечающий за определение, загрузку и эффективность базы данных.

Аналитики, обладая знаниями закономерностей соответствующей предметной области, в контакте с конечными пользователями строят формальные (математические) модели для задач конечного пользователя, которые являются исходным представлением задачи для прикладного программиста.

Прикладные программисты на основе представления задачи, полученного аналитиками, разрабатывают прикладные программы для решения задач конечных пользователей.

Системные программисты обеспечивают работоспособность операционной системы, систем программирования и СУБД, разрабатывают сервисные программы.

Для поддержания актуальности данных, хранящихся в базе, получения сводок по информационным запросам, перехода к данным и программам пользователей служат СУБД. Основой СУБД являются два языка – язык описания данных (ЯОД) и язык манипулирования данными (ЯМД). С помощью языка описания данных администратор базы данных и программисты описывают структуру и содержимое базы данных. Язык манипулирования данными является средством, которое применяется пользователями или прикладным программистом для выполнения операций над данными, хранящимися в базе: добавление новых данных, изменения или удаления устаревших, упорядочения данных по тем или иным признакам, поиск данных в соответствии с запросами.

Интеграция данных в базе подразумевает  совместное использование данных для  решения различных прикладных задач  и устраняет дублирование данных. Однако согласованное понимание  и использование данных требует  централизованного управления, которое называется администрированием данных. Подчеркнем, что в данном случае речь идет не о собственно значениях данных, а об их смысле и форме.

Смысл элементов данных, способы  их использования, источники, различные  правила и ограничения представляют собой метаданные. В формализованном виде метаданные могут содержаться в словарях данных, обслуживающих базы данных. Основными функциями словарей данных являются:

• установление единообразного понимания данных пользователем БД;
• эффективное управление элементами данных при модификации описания данных в системе;
• уменьшение избыточности;
• устранение противоречивости;
• упрощение проектирования базы данных и ее сопровождения, расширения и т. д.

Словари данных используются конечными  пользователями при работе с системой на языке запросов, прикладными программистами или написании программ, системными программистами в процессе развития системы.

Современные базы данных должны удовлетворять  следующим требованиям:

• адекватность базы данных предметной области;
• интегрированность данных;
• независимость данных;
• минимальная избыточность хранимых данных;
• целостность базы данных;
• минимальная избыточность хранимых данных;
• целостность базы данных;
• обеспечение защиты от несанкционированного доступа или случайного уничтожения данных;
• гибкость и адаптивность структуры базы данных ;
• динамичность данных и способность к расширению;
• возможность поиска по многим ключам.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Модели данных

 

В основе любой базы данных лежит  модель данных, иначе говоря, информационная структура.

Термин «модель данных», впервые  введенный в 1970-х гг. основоположником теории баз данных Дж. Коддом, в современной  трактовке отображает совокупность правил порождения структур данных в  базах данных, последовательности их изменения.

Модель данных предопределяет множество выводимых допустимых типов данных и отношений между ними и является основой для построения модели конкретной базы данных.

Модель базы данных является средством  интерпретации содержимого базы данных и реализации операций по обработке  и управлению данными.

Для организации данных в БД используют три типа информационных структур (моделей  данных): иерархическую, сетевую и  реляционную.

В иерархической БД существует упорядоченность  элементов в записи. Для нее характерна подчиненность объектов нижнего уровня объектам верхнего уровня. Иерархическую БД образует, например, каталог файлов, хранимых на диске, а древо каталогов – наглядная демонстрации ее структуры.

Сетевая БД отличается большой гибкостью, так как в ней не существует возможности устанавливать дополнительно к вертикальным иерархическим связям горизонтальные связи. Это облегчает процесс поиска нужных элементов данных, так как уже не требует обязательного прохождения нескольких иерархических ступеней.

Реляционными являются БД, содержащие информацию, организованную в виде прямоугольных таблиц.

Реляционные БД (РБД) характеризуются  простотой структуры данных, удобным  для пользователя табличным представлением. Реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

• каждый элемент таблицы — один элемент данных;
• все столбцы в таблице однородные, т.е. элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину;
• каждый столбец имеет уникальное имя;
• одинаковые строки отсутствуют;
• порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Отношения в реляционной базе данных представлены в виде таблиц, строки которых соответствуют записям, а столбцы — полям.

Запись — полный набор данных об определенном объекте, т.е. это информация, расположенная в строках (кроме строки заголовка).

Поле — элемент таблицы, который содержит данные определенного рода, например фамилию студента, т.е. это информация, расположенная в столбцах.

Поле, каждое значение которого определяет соответствующую запись, называется простым ключом (ключевым полем).

 

3. Проектирование баз данных

 

К любой БД возможен подход на каждом из следующих трех уровней:

• представлений    данных    конечного    пользователя    или    прикладного программиста (внешнего представления);
• концептуального представления данных (представления администратора);
•   внутреннего представления данных (с позиции системного программиста) или представления реализации.

Под представлением данных понимаются правила организации и кодирования  данных. Представление данных конечного пользователя (внешнее представление) является совокупностью требований к данным со стороны некоторой конкретной задачи или программы.

Для конечного пользователя внешнее  представление является совокупностью  спецификаций и реальных форматов данных, отражающих конкретные информационные потребности при решении некоторой задачи (проблемы). Представление прикладного программиста отображает элементы данных и их взаимосвязи так, что из данных, хранящихся в базе, может извлекаться скрытая в них информация (например, возраст человека по дате рождения и текущей дате).