Работа с системами управления базами данных MS ACCESS

Система управления базами данных dBASE IV значительно усилена по сравнению с dBASE III+ по многим параметрам (в скобках указаны данные для dBASE III+). В частности, можно создавать двумерные массивы переменных общим объемом до 1170 элементов, может быть открыто до 99 (16) файлов, увеличено максимальное число переменных — 15 000 (265), число полей в файлах БД — 255 (128), число открытых индексных файлов — 10 (7) и т.д.

Включение в язык dBASE IV новых команд позволило, в свое время, существенно улучшить следующие функции пакета СУБД семейства dBASE:

• разработку      иерархических      систем      меню      прикладных      задач; в разработку экранных форм ввода и вывода данных;
• организацию ввода и вывода информации в отдельные окна на экране;
• вывод данных на печать;
• возможности по поиску и обработке данных в файлах БД;
• обеспечение работы в среде ЛВС и др.

Несмотря на то, что указанные СУБД в настоящее время, несомненно, являются устаревшими, огромное количество программных продуктов, созданных на основе этих СУБД, продолжает использоваться по всему миру. Последняя из версий СУБД, ведущих свое происхождение от dBASE-Visual FoxPro (создана в 1995 г.), интегрирована с современными программными продуктами фирмы Microsoft и продолжает использоваться.

Большинство СУБД реляционного типа для ПК позволяют создавать файлы  с числом записей до 1 млрд и объемом  до 2 Гбайт. Обычно ограничением на число и объем записей, в первую очередь, выступает емкость внешней памяти ПК на магнитных дисках.

В состав многих СУБД, предназначенных  для работы на ПК, входят три основных компонента: командный язык, интерпретирующая система или компилятор для преобразования команд к выполнимому виду и средства взаимодействия пользователя с СУБД (интерфейс пользователя).

Командный язык служит для выполнения и обеспечения требуемых операций с данными — позволяет создавать  структуры файлов БД и манипулировать данными, создавать прикладные программы, экранные формы ввода и вывода информации и т.д. Структура и возможности языка в значительной степени определяют облик конкретной СУБД, ее возможности. В состав командного языка ПК также входят специальные команды по установке параметров и состояний системы (SET-команды), а также функции, предназначенные для различных видов обработки данных и выполнения вспомогательных действий.

В СУБД команды можно выполнять  по одной (после набора с клавиатуры) или группами команд в автоматическом режиме, предварительно записанных в специальный (программный) файл. Команды языка СУБД записываются в текстовой форме, близкой к обычному языку. Для того чтобы ПК могла выполнять такую команду, ее надо преобразовать в вид исполнимых машинных команд.

Существуют два принципиально различных способа такого преобразования. В первом способе используется интерпретирующая система, которая преобразует поочередно команды в исполнимый вид перед их непосредственным выполнением. Во втором способе сначала вся исходная программа преобразуется (компилируется) в программу из исполнимых машиной команд и затем эта программа выполняется.

Первый способ выполнения команд СУБД имеет то преимущество, что исходная программа занимает сравнительно немного  места и памяти. Кроме того, этот способ позволяет выполнять команды по одной в режиме ввода с клавиатуры или в режиме, управляемом с помощью меню. Однако выполнение исходной программы посредством интерпретации команд происходит достаточно медленно. Второй способ в отличие от первого позволяет выполнять программу значительно быстрее, но программа, составленная из машинных команд, занимает значительно больше оперативной памяти.

Взаимодействие пользователя с  СУБД, в которой используется интерпретирующая система, может осуществляться в режиме, управляемом с помощью меню и, реже, ввода команд с клавиатуры. Первый режим дает возможность пользователям работать с пакетом СУБД, не зная командного языка. Содержание выполняемых команд записывается в позициях меню на естественном языке. Пользователь выбирает нужную позицию меню и нажимает клавишу исполнения команды. Обычно в меню включают достаточно широкий круг команд языка СУБД, позволяющих выполнять многие операции по обработке данных, однако далеко не все. При использовании режима ввода команд с клавиатуры требуется знать их синтаксис и способы применения. Этот режим применяется уже более подготовленными пользователями.

На другом полюсе по отношению к  «настольным» СУБД находятся профессиональные Системы, основанные на идеологии «клиент—сервер», и предоставляющие разработчикам, администраторам и пользователям возможности управления, администрирования, контроля и мониторинга сервера БД, каких нет у «настольных» систем. Такие СУБД реализуют многопользовательский режим с развитой системой обработки транзакций, которая позволяет различным (зачастую удаленным) пользователям работать, не мешая друг другу. (Термин транзакция, применительно к базам данных, означает короткий по времени цикл взаимодействия клиента с сервером БД, включающий запрос, выполнение задания и формирование ответа.)

Профессиональные СУБД позволяют:

• надежно защищать информацию, используя многоуровневые механизмы зашиты: на уровне сети, на уровне сервера БД и на уровне клиентской операционной системы;
• разграничивать доступ к БД;
• работать на основе нескольких аппаратно-программных платформ;
• вести распределенную обработку данных;
• работать на основе гетерогенных и распределенных сетей.

6. Система управления базами данных: СУБД Microsoft Access

MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, МS Access — одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай МS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application.

Популярность СУБД МS Access обусловлена следующими причинами:

• Access является одной из самых легкодоступных и понятных систем как для профессионалов, так и для начинающих пользователей, позволяющая быстро освоить основные принципы работы с базами данных;
• система имеет полностью русифицированную версию;
• полная интегрированность с пакетами МS Office: Word, Ехсе1, Powеr Роint, Mail;
• идеология  Windows   позволяет   представлять   информацию   красочно   и наглядно;
• возможность использования ОLЕ технологии, что позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access;
• технология WYSIWIG позволяет пользователю постоянно видеть все результаты своих действий;
• широко и наглядно представлена справочная система;
• существует набор «мастеров» по разработке объектов, облегчающий создание таблиц, форм и отчетов.

Запустить систему Access можно несколькими способами:

• запуск с помощью главного меню в Windows;
• запуск с помощью ярлыка на панели инструментов.

После запуска системы появится главное окно Access. Здесь же можно открывать другие окна, каждое из которых по-своему представляет обрабатываемые данные. Далее описаны основные элементы главного окна Ассеss, о которых необходимо иметь представление.

В строке заголовка отображается имя активной в данный момент программы. Строка заголовка главного окна Ассеss всегда отображает имя программы МS Ассеss.

Пиктограмма системного меню — условная кнопка в верхнем левом углу главного окна практически любого приложения. После щелчка на этой пиктограмме появляется меню, которое позволяет перемещать, разворачивать, сворачивать или закрывать окно текущего приложения и изменять его размеры. При двойном щелчке на пиктограмме системного меню работа приложения завершается.

Полоса меню содержит названия нескольких подменю. Когда активизируется любое из этих названий, на экране появляется соответствующее подменю. Перечень подменю на полосе Ассеss и их содержание изменяются в зависимости от режима работы системы.

Панель инструментов — это группа пиктограмм, расположенных непосредственно под полосой меню. Главное ее назначение — ускоренный вызов команд меню. Кнопки панели инструментов тоже могут изменяться в зависимости от выполняемых операций. Можно изменять размер панели инструментов и передвигать ее по экрану. Также можно отобразить, спрятать, создать новую панель инструментов или настроить любую панель инструментов.

В левой части строки состояния  отображается информация о том, что  мы делаем в настоящее время.

Окно базы данных появляется при открытой БД. В нем сосредоточены все «рычаги управления» БД. Окно БД используется для открытия объектов, содержащихся в БД, таких как таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Кроме того, в строке заголовка окна базы данных всегда отображается имя открытой БД.

С помощью Вкладки объектов можно  выбрать тип нужного объекта (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули). При открытии окна базы данных всегда активизируется вкладка-таблица и  выводится список доступных таблиц БД. Для выбора вкладки других объектов БД нужно щелкнуть по ней мышью.

Условные кнопки, расположенные  вдоль правого края окна БД, используются для работы с текущим объектом БД. Они позволяют создавать, открывать  или изменять объекты БД.

К основным объектам Ассеss относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица — это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Как уже известно, таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах, в режиме конструктора и в режиме таблицы.

В режиме конструктора задается структура  таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и названия (заголовки  столбцов). Он используется, если нужно изменить структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные. В этом режиме каждая строка верхней панели окна соответствует одному из полей определяемой таблицы.

Режим таблицы используется для  просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных. Чтобы перейти в режим таблицы, надо дважды щелкнуть мышью по имени нужной таблицы в окне базы данных (или, выделив в окне БД имя нужной таблицы, воспользоваться кнопкой открытого окна БД).

Из режима конструктора перейти  в режим таблицы можно, щелкнув по кнопке таблицы на панели инструментов.

В режиме конструктора и в режиме таблицы перемещение между полями осуществляется с помощью клавиши <ТаЬ>, а также вверх или  вниз по записям с помощью клавиш, но в большинстве случаев пользоваться мышью гораздо удобнее.

Вследствие того, что в таблицах, как правило, содержится большое  количество записей, размещение всех их на экране невозможно. Поэтому для  перемещения по таблице используют полосы прокрутки, расположенные в  нижней и правой части окна. Левее нижней полосы прокрутки выводится номер текущей записи и общее число записей таблицы. Для перехода к записям с нужным номером необходимо активизировать поле Номера записи, щелкнув по нему, или нажать клавишу <Р5>, после чего набрать на клавиатуре новый номер записи и затем нажать клавишу <Еntеr>.

Запрос — это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные уже существующих одной или нескольких таблиц.

По сути дела, запрос — это вопрос, который пользователь задает Ассеss о хранящейся в базе данных информации. Работать с запросами можно в двух основных режимах: конструктора и таблицы.

Здесь надо вспомнить о том, что  ответы на запросы получаются путем  «разрезания» и «склеивания» таблиц по строкам и столбцам, и что  ответы будут также иметь форму  таблиц. В режиме конструктора формируется  вопрос к базе данных.

Форма — это объект, в основном предназначенный для удобного ввода отображения данных. В отличие от таблиц, в формах не содержится информации баз данных (как это может показаться на первый взгляд). Форма — это всего лишь формат (бланк) показа данных на экране компьютера.

Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представить в них информацию из нескольких таблиц.

В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио (звук) и видео (изображение).

Режимы работы с формой:

• режим формы используется для просмотра и редактирования данных; предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране;
• режим конструктора форм необходим, если необходимо изменить определение формы (структуру или шаблон формы, а не представленные в ней данные), надо открыть форму в режиме конструктора;
• режим таблицы позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы; чтобы переключиться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку Таблицы на панели инструментов.

Отчет — это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.