Работа с системами управления базами данных MS ACCESS

Отчеты, как и формы, могут создаваться  на основе запросов и таблиц, но не позволяют  вводить данные.

Режимы работы с отчетом. Режим  предварительного просмотра позволяет  увидеть отчет таким, каким он будет воплощен при печати. Для  того чтобы открыть отчет в  режиме предварительного просмотра, надо:

• щелкнуть по вкладке Отчеты;
• кнопкой выбрать необходимый отчет в окне базы данных;
• щелкнуть по кнопке Просмотра.

Режим конструктора предназначен для  изменения шаблона (структуры отчета).

Макрос — это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Ассеss в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществить проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действий. Возможно также из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.

Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования макрокоманд. В МS Ассеss имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют следующие действия: открытие таблиц и форм выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров открытых окон и т.п. Макрокоманды позволяют нажатием одной (или нескольких одновременно) кнопки выполнять комплекс действий, который часто приходится выполнять в течение работы. С их помощью можно даже осуществлять запуск приложений, поддерживающих динамический обмен данных (DDЕ), например МS Ехсеl, и производить обмен данными между вашей базой данных и этими приложениями. Один макрос может содержать несколько макрокоманд.

Модуль — объект, содержащий программы на МS Ассеss Ваsic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов.

Завершив работу с Асcess (или с ее приложением), надо корректно закончить сеанс. Простое выключение компьютера — плохой метод, который может привести к возникновению проблем. При работе Windows приложения используют множество файлов, о существовании которых можно даже не подозревать. После выключения машины эти файлы останутся открытыми, что в будущем может сказаться на надежности файловой системы жесткого диска.

Безопасно выйти из Ассеss можно несколькими способами:

• двойным   щелчком   мыши  на  пиктограмме   системного   меню   в   строке заголовка главного окна Ассеss;
• из меню Ассеss выбором пункта Файл / Выход; нажатием комбинации клавиш <Аlt> и <F4>.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЗАДАНИЙ

 

2.1  Создание базы данных

 

Создание базы данных начинается с  ее имени. Запускаем Access. На экране возникает окно диалога: Файл новой базы данных (рис. 1.1). «Создать».

 

Рисунок 1.1.  Создание новой базы данных.

 

2.2 Создание таблицы «Производитель»

 Для создания таблицы в окне базы данных дважды щелкнуть по строке: «Создание таблицы в режиме конструктора» (рис. 2.1).

Рисунок 2.1. Создание таблицы в режиме конструктора.

Создаем таблицу «Производитель», содержащую следующую базу данных: производитель, код оборудования, тип  оборудования, стоимость оборудования, поставки, потребители. В первой строчке столбца «Имя поля» пишем без кавычек «Производитель» и нажимаем «Tab». Курсор переместился в соседнюю ячейку – поле со списком. Открываем список, выбираем: текстовый. Далее во второй строчке столбца «Имя поля» пишем «Код оборудования», нажимаем «Tab». Из приведенного списка выбираем числовой. Это поле будет самым главным, ключевым полем таблицы, поэтому щелкаем на кнопке с изображением ключа (расположена на панели инструментов). Далее данные таблицы распределяем по полям с такими же названиями. Для каждого поля также указываем тип хранимых в них данных (рис. 2.2).

Рисунок 2.2. База данных таблицы «Производитель».

 

Заполняем и сохраняем таблицу  под именем «Производитель». Результат изображен на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3. Таблица «Производитель».

 

2.3 Создание таблицы «Выпуск оборудования»

Аналогично создаем и заполняем таблицу, содержащую информацию о поквартальном выпуске оборудования: код оборудования, квартал (1-4), сумма. Сохраним ее под именем «Выпуск оборудования» (рис. 3.1).

Рисунок 3.1. Таблица «Выпуск оборудования»

 

2.4 Установка связи между таблицами

 

Установим связь между таблицами. На панели инструментов базы данных щелкнем  по кнопке «Схема данных». Видим таблицы. С помощью кнопок «Добавление  таблицы» и «Добавить», вносим отсутствующую  таблицу и закрываем окно. Увеличиваем таблицы так, чтобы увидеть все находящиеся в них поля. Левой кнопкой мыши нажимаем и удерживаем поле «Код оборудования» в таблице «Производитель» и, не отпуская кнопку мыши, перетягиваем на соответствующее поле «Код оборудования» в таблице «Выпуск оборудования», появится связь. Линия между таблицами «Выпуск оборудования» и «Производитель» показывает связь между ними 1 к 1 по полям «Код оборудования». Сохраняем и закрываем окно «Схема данных» (рис. 4.1).

 

Рисунок 4.1. Связь между таблицами «Производитель» и «Выпуск оборудования»

 

2.5 Создание запроса для отображения стоимости оборудования

 

 Для создания запроса используем кнопку «Создание запроса в режиме конструктора». Щелчком правой кнопки мыши вызовем окно «Добавление таблицы» и добавим по очереди все таблицы. Между ними уже должны автоматически создаваться связи. Двойным щелчком левой кнопки мыши выберем из таблицы «Выпуск оборудования» поле «Код оборудования», а из таблицы «Производитель» поля «Стоимость оборудования» и «Тип оборудования», при этом они должны появиться в таблице внизу запроса (рис. 5.1). Сохраним запрос под именем «Запрос стоимости оборудования». Полученный запрос изображен на рисунке 5.2.

Рисунок 5.1. Создание запроса.

 

Рисунок 5.2. Запрос «Стоимость оборудования»

 

2.6 Создание формы для отображения всех данных таблиц

Для этого создаем форму с помощью мастера форм. В главном меню выбираем Формы, затем Создания формы с помощью мастера. В появившимся окне Нова форма выбираем Мастер форм в пункте «Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос:» выбираем Производитель и нажимаем ОК. В появившемся окне Создание форм в пункте Таблицы и запросы должно быть введено Таблица: Производитель. В пункте Доступные поля введены: Производитель, Код оборудования, Тип оборудования, Стоимость оборудования, Поставки, Потребители. Нажмем кнопку с двумя галочками – после этого в пункт Выбранные поля должны переместится поля из пункта Доступные поля. Далее, для отображения данных второй таблицы, следует в пункте Таблицы и запросы выбрать Таблица: Выпуск оборудования. После чего в пункте Доступные поля будут введены следующие поля: Код оборудования, Квартал 1, Квартал 2, Квартал 3, Квартал 4, Сумма. После чего нажимаем на кнопку с двумя галочками и все поля из пункта Доступные поля переместятся в пункт Выбранные поля и добавятся к предыдущему списку полей. После чего следует нажать кнопку Далее. Выбираем Внешний вид формы – выровненный. Нажимаем далее. Выбираем Официальный стиль формы. Нажмем далее. Зададим имя формы «Производитель» и нажимаем Готово. В результате получаем (рис. 6.1):

 

Рисунок 6.1. Форма «Производитель»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. «Введение в информационный бизнес», под редакцией Тихомирова А.В.
2. Могилев А. В. и Хемер Е. К. «Информатика», изд. Центральная Академия, 2004.
3. «Самоучитель по работе на компьютере», Журин А. А.