Базы данных

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

1. ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время среди разработчиков  базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета  Microsoft Office 2003. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД – это  описание структуры базы данных, обработка  данных и управление данными.

База данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

- добавить в таблицу одну  или несколько записей;

• удалить из таблицы одну или несколько записей;
• обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
• найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество  записей, либо изменение в таблицах.

 

2. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
1. Краткая характеристика предметной области

В данном курсовом проекте в качестве предметной области рассматривается  склад в отделе ВТ. Наша база данных решает следующие задачи: учёт товара, выдача данных о поставщиках и поставляемых ими товарах (фирма-поставщик, его реквизиты, наименование товаров, характеристики, цены), вычисляет суммы оплаты.

В режиме формы вычисляет стоимость товара. Реализует запросы  упорядочения по полям: товары, поставщики, цена. Осуществляет поиск  сведений о фирме-поставщике какого-то товара. Производит подсчет стоимости и количества оставшихся ЗИП частей на складе, а также выдает отчет об отсутствующих ЗИП.

Применяемая СУБД: АССЕSS 2003 .

Исходные данные о магазине: магазин располагается в нескольких помещениях (склад, торговый зал). У фирмы есть поставщики, осуществляющие поставку компьютеров и комплектующих на склад магазина.

 Так же в магазине есть  свой штат сотрудников: менеджеры  и консультанты, осуществляющие  продажу товара, бухгалтер, кладовщики, грузчики-водители.

Сотрудник, приходя на склад, взаимодействует с экономистом, который, в свою очередь, осуществляет списание компьютеров или комплектующих. После подачи заявки, клиент получает ордер с указанием товара и его стоимости, на основании которого со склада ему отгружают необходимый товар.

При отсутствии товара на складе работник ОВТ СЛ выбирает отсутствующие товары и на основании этих данных составляет заявку на имя фирмы-поставщика.

 

 

2. Создание таблиц.

2.2.1 Разработка структуры БД

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о поставщиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как  результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы  и др.) не всегда дают полное представление  о структуре таблицы.

При проектировании таблиц лучше разработать  структуру на бумаге и только затем начинать работу с СУБД Access. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

-    Не должно быть повторений  и между таблицами.

Когда определенная информация храниться  только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность  несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии клиентов.

-    Каждая таблица должна  содержать информацию только  на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные  сведения по теме таблицы. Например, в  таблице с данными о поставщиках могут содержаться поля с названием компании, адресом и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

-   Каждое поле должно быть  связано с темой таблицы. 

- Не рекомендуется включать  в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

-    В таблице должна присутствовать  вся необходимая информация.

     - Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

 

 2.2.2 Инфологическое проектирование

Первым этапом и самым главным  этапом в процессе проектирования и  создания базы данных, является разработка инфологической модели.

Цель инфологического  моделирования – обеспечение  наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности¹, связи между ними и их свойства (атрибуты)².

Ключ – минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь – ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

Между двумя сущностям, например, А и В возможны четыре вида связей.

Первый тип – связь ОДИН-К-ОДНОМУ (1:1): в каждый момент времени каждому представителю (экземпляру) сущности А соответствует 1 или 0 представителей сущности В:

Студент может не "заработать" стипендию, получить обычную или  одну из повышенных стипендий.

Второй тип – связь ОДИН-КО-МНОГИМ (1:М): одному представителю сущности А соответствуют 0, 1 или несколько представителей сущности В.

Квартира может пустовать, в  ней может жить один или несколько  жильцов.

Так как между двумя сущностями возможны связи в обоих направлениях, то существует еще два типа связи  МНОГИЕ-К-ОДНОМУ (М:1) и МНОГИЕ-КО-МНОГИМ (М:N). Но в нашей работе такие типы связи нам не следует употреблять.

Для  базы данных компьютерного  магазина инфологическая модель будет выглядеть так(Рис 1):

 

 2.2.3 Структура и создание таблиц

В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

• Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов.
• МЕМО.  Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
• Числовой.  Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.
• Счётчик.  Уникальные, последовательно возрастающие  числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.
• Логический.  Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.
• Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.
• Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.
• Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
• Гиперсвязь.  Содержит адреса Web-страниц.

Определим какие типы данных будут присутствовать в наших таблицах:

 

Таблица Сотрудники			Таблица Товары
Поле	Тип данных		Поле	Тип данных
КодСотрудника	Числовой		КодТовара	Текстовый
Фамилия	Текстовый		КодПоставки	Числовой
Имя	Текстовый		НаименованиеТовара	Текстовый
Должность	Текстовый		Описании	Поле МЕМО
ДатаРождения	Дата/время		Изображение	Поле объекта OLE
Адрес	Текстовый		СтоимостьЗакупки	Денежный
Телефон	Текстовый		Наличие	Логический
Примечание	Поле МЕМО		Кол-во	Числовой
			СтоимостьПродажи	Денежный
Таблица Клиенты
Поле	Тип данных		Таблица Поставка
КодКлиента	Числовой		Поле	Тип данных
ФИО	Текстовый		КодПоставки	Числовой
Адрес	Текстовый		КодПоставщика	Числовой
Телефон	Текстовый		ДатаПоставки	Дата/время
Таблица Заказы			Таблица Поставщики
Поле	Тип данных		Поле	Тип данных
КодЗаказа	Числовой		КодПостащика	Числовой
КодТовара	Текстовый		НазваниеПоставщика	Текстовый
КодСотрудника	Числовой		Представитель	Текстовый
ДатаРазмещения	Дата/время		Обращаться	Текстовый
ДатаИсполнения	Дата/время		Телефон	Текстовый
КодКлиента	Числовой		Адрес	Текстовый

 

Для создания базы данных нужно сначала  запустить программу Microsoft Office Access 2003, для этого нужно проделать  следующие действия: Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2003.

После этого откроется окно программы. Для создания новой базы данных нужно выполняем:

-   команду Файл → Создать

- в открывшемся окне диалога «Создание» выбираем «Новая база данных». На экране появится окно с запросом директории для новой базы данных, вводим имя базы Компьютерный магазин, затем «ОК». После этого появится окно базы данных (Рисунок 2).

 

 

Создание таблиц, как и других объектов баз данных, начинается с  активации окна базы данных.   В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

Выбираем элемент управления  Создание таблицы в режиме конструктора(Рисунок 3).

 

 

 

 

Теперь необходимо заполнить  Имена полей и выбрать Типы данных. По окончании заполнения через  меню Файл→Сохранить как сохраняем полученную таблицу с требуемым именем. На рисунке 4 можно увидеть таблицы для БД компьютерного магазина в режиме конструктора.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Реляционная схема базы данных

Реляционная база данных – это  совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

1. Каждая таблица состоит из  однотипных строк и имеет уникальное  имя.

2. Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы). Иначе говоря, в каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или ничего.

3. Строки таблицы обязательно  отличаются друг от друга хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы.

4. Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денежные суммы).