Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

государственного  образовательного учреждения высшего  профессионального образования

«Пермский государственный технический университет»

Березниковский  филиал

Кафедра общенаучных дисциплин 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая работа

на  тему «Базы данных». 
 
 
 
 

                                        Выполнил: ст. гр. ХТНВ-08дн

Сундурова А.В.

                                        Проверил: ст. преподаватель

Лебедева М.С. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Березники, 2009 

ОГЛАВЛЕНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Базы  данных Access

     База  данных – это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только её части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Например, телефоны поставщиков сохраняются в разных местах: в каталоге телефонов поставщиков, в картотеке сведений о товарах и в электронной таблице, содержащей сведения о заказах. Если телефон поставщика изменился, придется обновить эти данные в трех местах. В базе данных достаточно обновить информацию только в одном месте – телефон поставщика будет автоматически обновлен при его дальнейшем использовании в базе данных. 

Файлы баз данных Microsoft Access

     Microsoft Access позволяет управлять всеми  сведениями из одного файла  базы данных. В рамках этого  файла используются следующие  объекты:

таблицы для сохранения данных;

• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;
• страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через компьютерную сеть.

Данные сохраняются  один раз в одной таблице, но просматриваются  из различных расположений. При изменении  данных они автоматически обновляются  везде, где появляются.

Таблицы и связи

Для хранения данных создаётся по одной таблице на каждый тип отслеживаемых сведений. Для объединения данных из нескольких таблиц в запросе, форме, отчёте или на странице доступа к данным определяются связи между таблицами. 

Запросы

Для поиска и  вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, создаётся запрос. Запрос также может обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять стандартные или пользовательские вычисления с данными.

Формы

     Для простоты просмотра, ввода и изменения данных непосредственно в таблице создаётся форма. При открытии формы Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран с использованием макета, выбранного в мастере форм или созданного пользователем самостоятельно в режиме конструктора. Режим конструктора – окно, в котором отображается макеты следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создаёт новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих.

• В таблице одновременно отображается несколько записей, но для просмотра всех данных в одной записи может потребоваться прокрутка. Кроме того, при просмотре таблицы невозможно одновременно обновить данные в нескольких таблицах.
• В форме внимание сосредоточено на одной записи и могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.
• Форма может содержать кнопки, выполняющие печать, открывающие другие объекты или автоматически выполняющие другие задачи.

Отчёты

Для анализа  данных или представления их определённым образом в печатном виде создаётся отчёт. Например, можно напечатать один отчёт, группирующий данные и вычисляющий итоговые значения, и еще один отчёт с другими данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

Страницы  доступа к данным

Чтобы сделать  данные доступными через Интернет или  интрасеть для создания отчётов в интерактивном режиме, ввода данных или их анализа используются страницы доступа к данным. Microsoft Access извлекает данные из одной или нескольких таблиц и отображает их на экране с использованием макета, разработанного пользователем в режиме конструктора или созданного с помощью мастера страниц.

Разработка  базы данных

     Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту её поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причём каждая таблица должна содержать информацию одного типа. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные только в одном месте, чтобы обновлённая информация отображалась во всей базе данных.

     Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные запросы, позволяющие  отображать нужную информацию. В запросах может выводиться подмножество данных или комбинированные данные из нескольких таблиц.

     Те  результаты, которые пользователю требуется получить от базы данных – формы и страницы доступа к данным, которые предполагается использовать, отчёты, которые требуется печатать, не всегда дают правильное представление о требуемой структуре таблиц, поскольку формы, отчёты и страницы доступа к данным часто создают на основе запросов, а не на основе таблиц.

Прежде чем  приступить в Microsoft Access к фактической  разработке таблиц, запросов, форм и  других объектов, рекомендуется предварительно спланировать структуру на бумагу. Полезно также ознакомиться с уже разработанными базами данных, аналогичными требуемой.

Основные  этапы разработки базы данных

1. Определение цели создания базы данных.

     На  первом этапе разработки базы данных необходимо определить её назначение и как она будет использоваться.

• Посоветоваться с будущими пользователями базы данных. Сформулировать вопросы, ответы на которые необходимо получать с помощью базы данных.
• Создать эскизы отчётов, которые хотелось бы получить.
• Собрать формы, которые уже используются для ввода данных.

     По  мере определения предназначения базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным — поля (столбцы) в этих таблицах.

2. Определение нужных полей в базе данных.

     Каждое  поле содержит определённые фактические  данные. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле. При составлении схемы полей  учитывать следующее:

• Включать все необходимые сведения.
• Разбивать информацию на минимальные логические компоненты.
• Не создавать поля для данных, состоящих из нескольких элементов.
• Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения (выражение – сочетание математических и логических операторов, констант, функций, имен полей, элементов управления и свойств, в результате обработки которого получается единственное значение).
• Не создавать поля, содержащие аналогичные данные.

3. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

     Каждая  таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей  подскажет, какие требуются таблицы.

4. Определение таблиц, к которым относятся поля.

     При решении вопроса, к какой таблице  должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки.

• Включать каждое поле только в одну таблицу.
• Не включать поле в таблицу, если в результате его добавления одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы. В этом отношении таблицы в реляционной базе данных отличаются от таблиц в однотабличных базах данных, таких как электронные таблицы.

     Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это  более эффективно и, кроме того, исключает  возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.

5. Определение полей с уникальными значениями в каждой записи.

     Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах – например, для связывания клиента со всеми его заказами – каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом. Первичный ключ – одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

6. Определение связей между таблицами.

     После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access. Связь, установленная между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц: существуют связи с отношением «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим».

7. Усовершенствование структуры базы данных.

      После создания нужных таблиц, полей и  связей необходимо еще раз просмотреть  структуру базы данных и выявить возможные недочёты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

      Необходимо  создать таблицы в Microsoft Access, создать  между ними связи и ввести в  таблицы достаточный объём данных для проверки структуры. Чтобы проверить  связи в базе данных, посмотреть, удаётся ли создать запросы для получения нужных сведений. Создав черновые формы и отчёты, посмотреть, отображаются ли в них те данные, что ожидались. Выполнить поиск излишних повторов данных и исключить их.

8. Ввод данных и создание других объектов базы данных.

      Если  структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных – запросы, формы, отчёты, страницы доступа к данным, макросы.[1]

9. Использование средств анализа Microsoft Access.

     В Microsoft Access существуют два инструмента, помогающие усовершенствовать структуру базы данных Microsoft Access.

• Мастер анализа таблиц позволяет проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл.

Анализатор  быстродействия исследует всю базу данных и дает рекомендации по её улучшению. Мастер может также выполнить эти рекомендации.

Создание  базы данных Microsoft Access

     В Microsoft Access поддерживаются три метода создания базы данных Access.

Создание  базы данных с помощью  мастера

     Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчётов для базы данных выбранного типа – это простейший способ начального создания базы данных. Мастер предлагает ограниченный набор параметров для настройки базы данных.