1. Нажать кнопку Создать на панели инструментов.
2. В области задач Создание файла в группе Шаблоны выбрать На моём компьютере.
3. Выбрать значок подходящего шаблона базы данных на вкладке Базы данных и нажать кнопку OK.
4. В диалоговом окне Файл новой базы данных ввести имя базы данных и указать её расположение, а затем нажать кнопку Создать.
5. Следовать инструкциям мастера баз данных.

С помощью мастера баз данных нельзя добавлять новые таблицы, формы и отчёты в существующую базу данных.

Создание  базы данных с помощью  шаблона

     Это самый быстрый способ создания базы данных. Этот метод работает лучше  остальных, если удастся найти и  использовать шаблон, наиболее подходящий требованиям.

1. Нажать кнопку Создать на панели инструментов.
2. В области задач Создание файла в списке Шаблоны либо искать конкретный шаблон, либо выбрать пункт Домашняя страница шаблонов для обзора всех шаблонов.

 Выбрать требуемый шаблон и нажать кнопку Загрузить.

Создание  базы данных без помощи мастера

     Можно создать пустую базу данных, а затем  добавить в неё таблицы, формы, отчёты и другие объекты – это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

1. Нажать кнопку Создать на панели инструментов.
2. В области задач Создание файла выбрать в группе Создание ссылку Новая база данных.
3. В диалоговом окне Файл новой базы данных ввести имя базы данных и указать её расположение, а затем нажать кнопку Создать.

После открытия окна базы данных можно создать требуемые  базы данных.

БД  литературных произведений

     Задача  – информационная поддержка домашней библиотеки.

Готовые запросы:

• поиск произведений по названию, фамилиям авторов, жанру;
• выдача полной информации об опредёленной книге;
• список произведений, которые есть в двух и более книгах;
• список всех авторов, которые писали свои книги в соавторстве;
• список книг, включающих более десяти произведений.

Создание  новой базы данных

Создание  таблиц

1. Запустить Microsoft Access. Одновременно с его окном выводится диалоговое окно, позволяющее начать создание новой базы данных или открыть существующую (рис.1).

Рисунок 1. Создание файла Microsoft Access

2. В диалоговом окне выбрать Новая база данных. Если диалоговое окно не выведено, выполнить команду Файл ® Создать или нажать кнопку Создать на панели инструментов.
3. В появившемся окне Файл новой базы данных выбрать папку, в которой требуется разместить файл, задать имя файла Литературные произведения (по умолчанию файлы Microsoft Access имеют расширение .mdb). Нажать кнопку Создать. В результате открывается окно новой базы данных: Литературные произведения: база данных (рис.2).
4. В окне новой базы данных в разделе Объекты представлены все объекты, которые могут быть созданы в базе данных: таблицы, запросы, формы, отчёты, страницы, макросы и модули. При нажатии на какой-либо из этих кнопок в рабочем поле окна отображается список имён объектов соответствующего типа.

Рисунок 2. Литературные произведения: база данных

5. Создание базы данных состоит из двух этапов. На первом этапе определяется её структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи и индексы таблицы. На втором этапе производится заполнение таблицы данными. Наиболее полно использовать все возможности системы для определения структуры позволяет конструктор таблиц.
6. Выбрать в окне базы данных объект Таблицы и выбрать команду Создание таблицы в режиме конструктора. При выборе режима конструктора появляется окно Таблица1: таблица, в котором определяется структура таблицы базы данных.
7. После определения всех полей таблицы, необходимо задать Ключевое поле. Признаком установки ключа является изображение ключа слева от имени поля.
8. Для сохранения созданной структуры таблицы выполнить команду Файл®Сохранить и ввести в окне сохранения имя таблицы.

     База  данных Литературные произведения будет состоять из трёх таблиц. Структура этих таблиц приведена ниже (рис. 3, 4, 5).

9. После сохранения таблицы становится доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы – созданию записей. Для этого достаточно щёлкнуть дважды левой кнопкой мыши на названии таблицы.

Рисунок 3. Структура таблицы АВТОР

Рисунок 4. Структура таблицы ПРОИЗВЕДЕНИЕ 

Рисунок 5. Структура таблицы  КНИГА

Создание  схемы данных

     Рассматривается процесс создания схемы данных, соответствующий  логической структуре базы данных Литературные произведения.

1. Открыть окно Схема данных. Для этого при активном окне Литературные произведения: база данных нажать кнопку Схема данных на панели инструментов.
2. В диалоговом окне Добавление таблицы выбрать вкладку Таблицы и, нажимая кнопку Добавить, разместить в окне Схема данных все ранее созданные таблицы базы данных.
3. Нажать кнопку Закрыть. В результате в окне Схема данных будут представлены все таблицы базы данных Литературные произведения со списками своих полей (рис. 6).

 Установить связь между таблицами ПРОИЗВЕДЕНИЕ и КНИГА по простому ключу Индивидуальный номер книги. Для этого в окне Схемы данных установить курсор мыши на ключевом поле Индивидуальный номер книги таблицы ПРОИЗВЕДЕНИЕ и перетащить это поле на поле Индивидуальный номер книги в подчинённой таблице КНИГА. В открывшемся окне Изменение связей в строке отметить параметр Обеспечение целостности данных. Установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, тогда будет обеспечена автоматическая корректировка данных для сохранения целостности во взаимосвязанных таблицах. Если таблицы ПРОИЗВЕДЕНИЕ и КНИГА пустые или ранее были заполнены данными, отвечающими требованиям целостности, между таблицами будет установлена связь, обозначенная на схеме как 1:¥. В противном случае появится сообщение о невозможности установить связь с проверкой целостности.

Рисунок 6. Схема данных

4. Установить связь по простому ключу для таблиц ПРОИЗВЕДЕНИЕ и АВТОР по простому ключу Автор.
5. Разместить таблицы в окне схемы данных в соответствии с их относительной подчинённостью, перемещая и изменяя их размеры (рис. 7).

Рисунок 7. Схема данных

Создание  форм

     Быстро  создать форму помогают команда  Автоформа или Мастер. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Мастер выводит на экран вопросы и создаёт форму на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить форму в режиме конструктора .

     Для создания формы открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться Создание формы с помощью мастера. Выбрать несколько таблиц или запросов, а также доступные поля в них. Выбрать внешний вид формы. Определиться со стилем формы. На последнем этапе создания формы задать имя и при необходимости Изменить макет формы. По умолчанию Мастер откроет форму для просмотра и ввода данных. Готовая форма на рис. 8.

Рисунок 8. Форма ПРОИЗВЕДЕНИЕ

Создание  запросов

     Часто нужно видеть не каждую строку таблицы, а только итоговые значения по группам  данных. Групповые операции позволяют  выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для некоторых полей этих групп одну из статистических функций.

     Определить  фактическое число произведений, которые есть в двух и более  книгах.

1. Создать в режиме конструктора запрос на выборку для таблиц ПРОИЗВЕДЕНИЕ и КНИГА. В запросе будут участвовать три поля этих таблиц: Автор, Название произведения и Название книги. По полям Автор и Название произведения будет проводиться группировка, а по полю Название книги будет вычисляться функция Count для подсчёта числа книг.
2. Для отбора произведений, которые есть в двух и более книгах, в поле Название книги в строку Условие отбора ввести >1.
3. Выполнить команду Вид®Групповые операции или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов. В бланке запроса появится новая строка Групповая операция, в которой для всех полей записано Группировка. Замените слово Группировка в столбце Название книги на Count. Для этого вызвать список и выбрать эту функцию (рис. 9). Результат запроса на рис. 10.

 Подпись поля Count-название книги необходимо заменить на общее число одного и того же произведения. Для ввода этой подписи в бланке запроса установить курсор мыши на поле Название книги и нажать правую кнопку. В контекстном меню выбрать команду Свойства. В окне Свойства поля, в строке Подпись набрать – общее число одного и того же произведения.

Рисунок 9. Конструктор запроса Фактическое число произведений

Рисунок 10. Результат запроса  Фактическое число произведений

Создание  ОТЧЁТОВ

     Средством автоматизированного создания отчётов является Мастер отчётов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчёта с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчётов работает в 6 этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчёт базируется; выбор полей, отображаемых в отчёте; выбор полей группировки; выбор полей и методов сортировки; выбор формы печатного макета и стиля оформления.

     Для создания отчёта открыть панель Отчёты в окне База данных и воспользоваться Создание отчёта с помощью мастера. Выбрать несколько таблиц или запросов, а также доступные поля в них. На следующих этапах добавить по желанию уровни группировки и требуемый порядок сортировки. Допускается сортировка записей по возрастанию или по убыванию, включающая до четырёх полей. Выбрать вид макета для отчёта и его ориентацию (книжная или альбомная). Определиться со стилем отчёта. На последнем этапе создания отчёта задать имя и при необходимости Изменить макет отчёта. По умолчанию Мастер откроет отчёт для просмотра. Отчёт на запрос Фактическое число произведений представлен на рис. 11.

Рисунок 11. Отчёт Фактическое число произведений

Создание  Кнопочной формы

     Обычно  для работы с приложением создают  специальную форму, которая носит  название Главная кнопочная форма и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные функции или подсистемы приложения. Такую форму можно создать, как обычно, с помощью Конструктора форм, а можно использовать специальный мастер, который называется Диспетчер кнопочных форм.

     Выбрать команду меню Сервис® Служебные программы® Диспетчер кнопочных форм.