Система управления базами данных «Microsoft Access 2003»

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

С.

ВВЕДЕНИЕ	3
1 КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ  БАЗЫ ДАННЫХ	5
2 СОЗДАНИЕ ФИЗИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ БАЗЫ ДАННЫХ	8
3 СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ В ACCESS	13
4 СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ В ACCESS	16
5 СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В ACCESS	19
6 СОЗДАНИЕ ГЛАВНОЙ ФОРМЫ	22
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	24
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ	25

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

В данной курсовой работе мы рассмотрим возможности системы управления базами данных «Microsoft Access 2003» и создадим базу данных предназначенной для отражения деятельности аэропорта.

«Microsoft Access» используется для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач. Следует отметить, что представление данных в «Microsoft Access» осуществляется в виде таблиц.

Разработка баз данных в «Microsoft Access» осуществляется с помощью простых и удобных форм ввода данных, обработки данных и генерации сложных отчетов.

«Microsoft Access» можно применять для размещения форм баз данных в виде HTML-документов на Web-страницах и для обмена данными с узлами «Internet».

С помощью данной системы управления базами данных (СУБД) возможно производить запросы обеспечивающие выборку, сортировку и поиск данных; создавать приложения без программирования с использованием макросов Access, и многое другое.

Можно сказать, что «Microsoft Access» — это, прежде всего система управления базами данных. Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью «Access» можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Как реляционная система управления базами данных «Access» обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач.

«Microsoft Access» — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке «VBA», можно создавать такие мощные программы, как сама система «Access». По сути дела, многие инструментальные средства «Access» (например, мастера и конструкторы) написаны именно на «VBA».

 

1 КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ БАЗЫ ДАННЫХ

 

 

Концептуальная модель БД — это модель, описывающая структуры БД в общих, не связанных с какой-либо конкретной СУБД понятиях. Чаще всего для такого описания используется так называемая ER-диаграмма, или, иначе, модель «сущности–связи», описывающая БД с помощью понятий сущности, связей и ссылочной целостности.

Рассмотрим процесс создания базы данных на конкретном примере — создадим базу данных «Аэропорт» для решения задачи автоматизации учета пассажиров, авиакомпаний самолетов и их техосмотра. Под автоматизацией понимается возможность быстрого получения сводных данных о пассажирах, наличии брони на билеты, имеющиеся самолеты и их пригодность к полету. Входными документами являются: списки пассажиров, список самолетов, список авиакомпаний, список билетов и броней, сведения техосмотра, расписание рейсов, сведения о персонале, список касс.

Сущность — объект, характеризующий какую-либо сторону описываемого явления, обладающий относительной самостоятельностью, описание которого (информация о котором) должна сохраняться на носителях (в постоянной памяти). Сущности описываются атрибутами — поименованными характеристиками, определяющими какая информация должна быть отображена в ней. Наименование атрибута должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различных сущностей. Каждый представитель сущности называется ее экземпляром.

Для нашей задачи относительной самостоятельностью обладают следующие группы данных, которые мы и выделим в качестве сущностей и определим их атрибутами (таблица 1).

В нашем случае сущности частично перекликаются. Такое взаимодействие сущностей описывается как вхождение одной сущности в другую и, соответственно, наоборот, зависимость одной сущности от другой, и характеризуется понятием связь.

Таблица 1 — Сущности и их атрибуты

Сущности	Атрибуты
Рейсы	№ рейса, Тип рейса, Самолет, Дата, Время, Продолжительность полета, Путь следования, Авиакомпания
Техобслуживание	№ Т.О., Дата, Ответственный за обслуживание, Степень износа, Результат
Самолеты	Типы, Рейсы, Техобслуживание, Количество пассажиров, Код
Пассажиры	Код пассажира, Ф.И.О., Билет, Контроль, Рейс, Путь следования, Скидки, Касса, Багаж
Персонал	Код персонала, Ф.И.О., Должность, Количество летных часов, Срок контракта, Возраст, Семейное положение
Авиакомпания	Код, Название, Дата создания, Представительства, Самолеты, Рейсы, Персонал
Бронь билета	Код пассажира, № билета, Касса, Время, Стоимость билета, Срок оплаты
Билеты	№ билета, Код пассажира, Ф.И.О., Рейс, № рейса, № места, Класс, Время, Путь следования, Авиакомпания
Кассы	№ билета, Авиакомпания, Время, Рейс, Стоимость

 

Связи определяют либо взаимозависимость и взаимодействие сущностей внутри БД. Связи описываются с помощью своих атрибутов, таких как имя, степень («один к одному», «один ко многим», «много к одному» и «много ко многим») и признаки обязательности.

Для обеспечения возможности установления связей между сущностями и задания условий ссылочной целостности необходимо иметь возможность отделения одного экземпляра сущности от другого, т.е. нужен ключ — минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Но в нашем случае, для однозначного определения пассажира даже полного набора определенных для него атрибутов (ФИО, Рейс, Путь следования, Скидки, Касса, Багаж) может оказаться мало, т.к., можно представить ситуацию, когда в одной таблице могут присутствовать несколько человек с одинаковыми фамилиями, именами и отчествами. Поэтому в таких случаях поступают следующим образом: в сущности «Пассажиры» добавляется дополнительный атрибут, который однозначно идентифицирует каждого пассажира, например, некоторый уникальный номер — код.

При переходе от концептуальной модели к логической, каждая сущность представляется как таблица, заголовками столбцов которой являются ее атрибуты, называемые полями, а строками — экземпляры сущности — называемые записями. Корректность модели проверяется при удовлетворении каждой полученной таблицы правилам нормализации БД, которые в главных своих положениях гласят:

• в каждой таблице должен быть ключ, однозначно характеризующий каждую запись;
• в каждой таблице не должно быть повторяющихся значений в полях, не служащих для связи с таблицей, от которой данная таблица зависит.

 

2 СОЗДАНИЕ ФИЗИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ БАЗЫ ДАННЫХ

 

 

Физическое моделирование БД — этап создания таблиц, их размещения на носителях (дисках), установления связей между ними, задания условий ссылочной целостности, создание требуемых запросов, реализуемый в конкретной СУБД, называется созданием физической модели данных.

MS Access относится к настольным  СУБД, входит в состав пакета MS Office и, как и многие другие СУБД, выполняет следующие функции:

1. организация данных — создание таблиц данных и управление ими с целью модификации, добавления и удаления данных;
2. связывание таблиц для обеспечения ссылочной целостности;
3. анализ данных с помощью запросов;
4. создание форм для добавления, удаления и поиска данных в таблицах;
5. управление выдачей информации на печать — создание отчетов;
6. защита всей БД паролем ее создателя;
7. предоставление средств создания программных кодов на языке Visual Basic for Application (VBA) — макросов и модулей.

Реализуются все эти функции для каждой БД в одном файле с расширением .mdb. При распространении готовых приложений, модули для защиты от доступа и\или соблюдения авторских прав выносятся в отдельный файл с расширением .mde. В этом случае БД Access состоит из двух файлов.

В СУБД «Access» поля таблиц задаются следующими атрибутами:

• Имя — имя поля длиной до 64 символов (первый символ — не пробел, остальные не «.», «!», «‘», «[», «]»);
• Тип — один из предопределенных типов данных:
• текстовый — строка длиной до 255 символов;
• числовой — число определенного подтипа: байт
• денежный — 4 байта, 4 знака после запятой, диапазон » ± 9,2233 Е14;
• логический — поля принимающие одно из значений Да\Нет, Истина\Ложь, Вкл\Выкл;
• счетчик — автоматически генерируемые последовательным или случайным образом номера для каждой новой записи (такое поле не редактируется пользователем);
• дата\время — поля для хранения дат и времени в выбранном формате;
• Формат — вид вывода значений поля;
• Подпись — заголовок поля в таблице или подпись в форме;
• Обязательное поле — является ли данное поле обязательным для заполнения или нет (если «Да», то пользователь не выведет курсор из этого поля, пока не введет какое-либо значение);
• Индексированное поле — является ли данное поле индексируемым или нет, причем значение «Да» имеет в свою очередь следующие варианты: «Совпадения допускаются» и «Совпадения не допускаются» (в последнем случае СУБД не допустит ввод в данное поле значения ранее уже введенного).
• MEMO — поля для хранения текстовых данных длиной до 64Кб;
• Гиперсвязь — поля, содержащие адреса Web-страниц, которые сами могут быть Web-страницами Internet;
• Размер — размер данных для полей типа Текст и Число;
• Число десятичных знаков — количество знаков после запятой для полей типа Число, Текстовый (от 1 до 255 байтов), Счетчик (длинное целое — 4 байта и код репликации — 128 байт);
• Формат — вид вывода значений поля;
• Маска ввода – строка символов, задающих форму для вводимых данных;
• Подпись — заголовок поля в таблице или подпись в форме;
• Значение по умолчанию — значение, присваиваемое полю в новых записях;
• Условие на значение — логическое выражение для проверки введенного значения;
• Сообщение об ошибке — сообщение, появляющееся при возвращении выражением, стоящим в условии на значение значения Ложь;
• Обязательное поле — является ли данное поле обязательным для заполнения или нет (если Да, то пользователь не выведет курсор из этого поля пока не введет какое-либо значение);
• Индексированное поле — является ли данное поле индексируемым или нет, причем значение Да имеет в свою очередь следующие варианты: Совпадения допускаются и Совпадения не допускаются (в последнем случае СУБД не допустит ввод в данное поле значения ранее уже введенного).

Поле, однозначно идентифицирующее каждую запись, нужно сделать Ключевым, что будет соответствовать построению уникального (с проверкой на отсутствие повторяющихся значений) индекса по этому полю.

К объектам Access относятся: таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений — формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули, которые представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Таблицы создаются с помощью мастера или конструктора таблиц. Воспользовавшись любым из этих способов, создадим таблицы нашей БД, соответствующие их описаниям в текстовой форме (таблица 2.1).

Таблица 2 — Структура и переменные таблиц базы данных

Сущности	Атрибуты	Тип атрибута
1	2	3
Рейсы	№ рейса	Счетчик
	Тип рейса	Текстовый
	Самолет	Текстовый
	Дата	Дата/время
	Время	Дата/время
	Продолжительность полета	Числовой
	Путь следования	Текстовый
	Авиакомпания	Текстовый
Техобслуживание	№ Т.О.	Счетчик
	Дата	Дата/время
	Ответственный за обслуживание	Текстовый
	Степень износа	Текстовый
	Результат	Текстовый

 

Продолжение таблицы 2

1	2	3
Самолеты	Типы	Текстовый
	Рейсы	Текстовый
	Техобслуживание	Текстовый
	Количество пассажиров	Числовой
	Код	Числовой
Пассажиры	Код пассажира	Счетчик
	Ф.И.О.	Текстовый
	Билет	Текстовый
	Контроль	Текстовый
	Рейс	Текстовый
	Путь следования	Текстовый
	Скидки	Денежный
	Касса	Текстовый
	Багаж	Текстовый
Персонал	Код персонала	Счетчик
	Ф.И.О.	Текстовый
	Должность	Текстовый
	Количество летных часов	Числовой
	Срок контракта	Числовой
	Возраст	Числовой
	Семейное положение	Текстовый
Авиакомпании	Код	Счетчик
	Название	Текстовый
	Дата создания	Дата/время
	Представительства	Текстовый
	Самолеты	Числовой
	Рейсы	Числовой
	Персонал	Числовой
Бронь билета	Код пассажира	Счетчик
	№ билета	Числовой
	Касса	Текстовый
	Время	Дата/время
	Стоимость билета	Денежный
	Срок оплаты	Дата/время
Билет	№ билета	Счетчик
	Код пассажира	Числовой
	Ф.И.О	Текстовый
	Рейс	Текстовый
	№ рейса	Числовой
	№ места	Числовой