Структура информационной системы

 

Настройка Панели быстрого доступа 

Добавление стандартных  команд

На Панель быстрого доступа  можно добавить дополнительные часто  используемые команды, например, команду Создать или Быстрая печать. 21

Чтобы настроить Панель быстрого доступа, щелкните на стрелке в конце  панели и выберите нужную команду  из списка (Рисунок 1.15)

 

Рисунок 1.15. Добавление кнопки из списка на Панель быстрого доступа 

Добавление команд, размещенных на Ленте 

Чтобы добавить на Панель быстрого доступа команду, размещенную на Ленте, щелкните правой кнопкой мыши по команде и выберите «Добавить на панель быстрого доступа» (Рисунок 1.16).

 

 

Рисунок 1.16. Добавление команды на Панель быстрого доступа 

Добавление дополнительных команд

Для добавления дополнительных кнопок команд на панель быстрого доступа  выполните следующие действия (Рисунок 1.17):

1. Откройте вкладку Файл и щелкните пункт Параметры.

2. В окне Параметры Excel щелкните на пункте Панель быстрого доступа.

3. Щелкните список Выбрать команды из и выберите пункт, команды из которого вы хотели бы добавить на панель быстрого доступа.

4. Выберите нужную вам  кнопку команды и добавьте  ее, щелкнув на кнопке Добавить, либо дважды щелкнув левой кнопкой мыши на выбранной команде.

 

Рисунок 1.17. Добавление дополнительных команд на Панель быстрого доступа 

Перемещение панели быстрого доступа 

Существует два варианта размещения панели быстрого доступа: в  левом верхнем углу окна (по умолчанию) и под лентой.

Для перемещения панели быстрого доступа щелкните кнопку Настройка панели быстрого доступа справа от панели и выберите в списке команду Разместить под лентой.

Для возвращения панели быстрого доступа обратно щелкните кнопку Настройка панели быстрого доступа справа от панели и выберите в списке команду Разместить над лентой.

Область применения настроек панели быстрого доступа 

В Word 2010 имеется возможность  сохранять настройки, связанные  с добавлением кнопок команд на Панель быстрого доступа, как для всех документов, так и отдельно взятого. Это особенно удобно для авторов, работающих над  одним масштабным проектом, например книгой.

Для того чтобы назначить  область применения настроек Панели быстрого доступа, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку Файл и щелкните на пункте Параметры.

2. Щелкните на вкладке Настройка панели быстрого доступа.

3. В правом столбце  из списка Настройка панели быстрого доступа выберите нужный вам пункт: Варианта всего два: для всех документов или для того документа, с которым работаете. Если вы выбираете второй вариант, то данные настройки панели быстрого доступа будут доступны только при работе с этим документом.

4. Нажмите ОК или нажмите клавишу [Enter].

Сброс настроек ленты  и/или Панели быстрого доступа 

Если вам захотелось убрать все, что вы добавили в процессе создания настраиваемых вкладок, групп команд, добавления кнопок команд на Ленту  или Панель быстрого доступа, необходимо выполнить следующее:

1. Откройте вкладку Файл и щелкните пункт Параметры.

2. В открывшемся окне Параметры Excel щелкните пункт Настройка ленты.

3. В открывшемся окне Настройка ленты и сочетаний клавиш в правом столбце выберите нужную настраиваемую вкладку.

4. Нажмите кнопку Сброс. В раскрывшемся списке выберите один из двух пунктов:

! Если вы хотите удалить только выбранную вкладку, выберите пункт Сброс только выбранной вкладки ленты.

! Если вы хотите убрать все ваши настройки, тогда выберите пункт Сброс всех настроек (учтите, что это так же затронет панель быстрого доступа).

5. Подтвердите свои намерения,  нажав кнопку Да.

 

1.3.2. Скрытие и отображение  интерфейсных элементов 

В программе MS Excel каждый пользователь имеет возможность настроить  отображение или скрытие некоторых  элементов интерфейса по своему усмотрению. Таблица 1.1 содержит описание действий, которые необходимо выполнить для  того, чтобы скрыть или отобразить некоторые элементы пользовательского  интерфейса.

Следует учесть, что:

! скрытие или отображение заголовков строк и столбцов, линий разбивки на страницы и сетки распространяется только на активный рабочий лист или группу выделенных листов;

! скрытие или отображение полос прокрутки и ярлычков листов действует в пределах рабочей книги;

! скрытие или отображение строки формул производится для рабочего окна MS Excel в целом.

! строка состояния в MS Excel 2010 всегда отображается по умолчанию.

 

Таблица 1.1. Скрытие  и отображение интерфейсных элементов  Действие	Описание
Скрытие и отображение  строки формул	1. Вкладка Вид (View) 2. В группе Показать или скрыть установите или сбросьте флажок Строка формул (Formula bar)
Скрытие и отображение  заголовков строк и столбцов	1. Вкладка Вид (View) 2. В группе Показать или скрыть установите или сбросьте флажок Заголовки
Скрытие и отображение  полос прокрутки	1. Вкладка Файл à Параметры à Дополнительно 2. В поле Показать параметры для следующей книги установите или сбросьте флажок Показывать горизонтальную полосу прокрутки или, соответственно, флажок Показывать вертикальную полосу прокрутки
Скрытие и отображение  ярлычков листов в рабочей книге	1. Вкладка Файл à Параметры à Дополнительно 2. В поле Показать параметры для следующей книги установите или сбросьте флажок Показывать ярлычки листов
Скрытие и отображение	1. Вкладка Файл à Параметры à Дополнительно

 

Рисунок 1.18. Настройка  параметров проверки правописания

1.3.4. Настройка функций  Автосохранения и Автовосстановления 

1. Откройте вкладку Файл и в разделе Справка выберите элемент Параметры.

2. Выберите пункт Сохранение.

3. В разделе Сохранение  документов установите флажок Автосохранение каждые и в поле минут укажите, как часто приложение должно сохранять пользовательские данные и состояние приложения (Рисунок 1.19).

4. Установите флажок Сохранять последнюю автосохраненную версию при закрытии без сохранения для включения функции восстановления несохраненных версий.

! Объем новых данных в восстановленном файле зависит от частоты сохранения файла восстановления приложением Microsoft Office. Например, если файл восстановления

25

 

сохраняется только раз в 15 минут, восстановленный файл не будет  содержать данные, введенные за последние 14 минут работы перед сбоем питания  или другой аварией.

 

Рисунок 1.19. Настройка  функции Автосохранение.

5. В поле Каталог данных для автовосстановления укажите папку, куда приложение будет автоматически сохранять версии открытых в нем файлов.

6. Нажмите кнопку ОК для сохранения настроек.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Этапы проектирования базы данных

Прежде чем приступить к созданию таких объектов базы данных, как таблицы, формы и отчеты, нужно  разработать их проект. Главное назначение проекта — выработка четкого  пути, по которому нужно следовать  при его реализации. База данных – достаточно сложный объект, и  время, затраченное на ее планирование, может значительно сократить  сроки ее разработки. Отсутствие продуманной  структуры базы данных приводит к  необходимости постоянной переделки  и перенастраиванию объектов базы данных, таких, как формы и таблицы.

Проектирование базы данных целесообразно начать с краткого описания отчетов, списков и других документов, которые необходимо получить с помощью БД. Далее следует  разработать эскиз объектов, требуемых  для получения необходимых результатов  и определить связи между этими  объектами.

При разработке эскиза необходимо ответить на следующие вопросы:

Какими данными мы располагаем?

Какие данные будут содержать  таблицы?

Какой тип и какие свойства должны иметь данные в каждом поле таблицы?

Как эти таблицы будут  связаны друг с другом?

Законченный план должен содержать  подробное описание всех таблиц (имена  полей, типы данных и их свойства), а  также связей между ними. Проектирование предусматривает этапы создания проекта базы данных от концепции  до реального воплощения. Этапы проектирования базы данных:

1. Исследование предметной  области и формулировка основных  допущений (накладываемых условий). На этом этапе составляется  список всех форм и отчетов,  которые могут быть затребованы  пользователями вашей БД.

2. Анализ данных. Составить  перечень всех элементов данных, входящих в формы и отчеты  и сгруппировать их в таблицы  БД.

3. Установить, какие взаимосвязи  существуют между элементами  данных. Определить первичные и  вторичные (внешние) ключи отношений.  Организовать поля данных в  таблицах, причем это необходимо  сделать, следуя 4-м правилам нормализации:

Правило 1: Каждое поле таблицы  должно представлять уникальный тип  информации. Это правило означает, что необходимо избавиться от повторяющихся  полей и разделить составные  поля на отдельные элементы данных.

Правило 2: Каждая таблица  должна иметь уникальный идентификатор  или первичный ключ, который может  состоять из одного или нескольких полей.

Правило 3: В таблице не должно быть данных не относящихся к объекту, определяемому первичным ключом.

Правило 4: Независимость  полей. Это правило означает возможность  изменять значения любого поля (не входящего  в первичный ключ) без воздействия  на данные других полей.

Результатом 3 этапа должна явиться группа таблиц, удовлетворяющих  правилам нормализации. На этом же этапе  необходимо установить связи между  таблицами.

Пример проектирования БД

Задача: Создать БД реализации товаров со складов, при условии, что на одном складе может храниться  только один вид товара.

1. Составим примерный  перечень отчетов, которые могут  быть затребованы пользователями  БД.

Отчет №1. Данные о товарах (Наименование, Марка, Цена, Номер телефона склада, где хранится товар, Количество имеющегося на складе товара, Описание товара, Название фирмы, которая занимается реализацией товара).

Отчет №2. Данные о фирмах (Название фирмы, Адрес фирмы, Телефон фирмы, Наименование товара, реализуемого фирмой).

Отчет №3. Система скидок (Фирма, Товар, Скидка).

Отчет №4. Продажи (Дата, Фирма, Товар, Марка товара, Количество проданного товара).__