Структура информационной системы

Пример 3.12. Попробуйте формализовать взаимоотношения в вашей студенческой группе. Наверное, вряд ли вы сможете это сделать. Это связано с тем, что для данной задачи существен психологический и социальный факторы, которые очень сложно описать алгоритмически.

Заметим, что в практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью  структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве  задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях можно создать информационную систему. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определяющую роль. Такие информационные системы являются автоматизированными, так как в их функционировании принимает участие человек.

Пример 3.13. Требуется принять решение по устранению ситуации, когда потребность в трудовых ресурсах для выполнения в срок одной из работ комплекса превышает их наличие. Пути решения этой задачи могут быть разными, например:

выделение дополнительного  финансирования из увеличение численности  работающих;

отнесение срока окончания  работы на более позднюю дату и  т.д. Как видно, в данной ситуации информационная система может помочь человеку принять то или иное решение, если снабдит его информацией  о ходе выполнения работ по всем необходимым параметрам.

Типы информационных систем, используемые для решения частично структурированных задач

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида [9] (рис. 3.5):

создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом  на обработку данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию). Используя  сведения, содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение;

Рис. 3.5. Классификация информационных систем по признаку структурированности  решаемых задач

разрабатывающие возможные  альтернативы решения. Принятие решения  при этом сводится к выбору одной  из предложенных альтернатив.

Информационные системы, создающие управленческие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователя, т.е. предоставляют доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку. Процедуры манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие возможности:

• составление комбинаций данных, получаемых из различных источников;
• быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматическое переключение источников при поиске данных;
• управление данными с использованием возможностей систем управления базами данных;
• логическую независимость данных этого типа от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения;
• автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.

Информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными и экспертными.

Модельные информационные системы предоставляют пользователю математические, статические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее исследования.

Основными функциями модельной  информационной системы являются:

• возможность работы в среде типовых математических моделей, включая решение основных задач моделирования типа "как сделать, чтобы?", "что будет, если?", анализ чувствительности и др.;
• достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования;
• оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;
• возможность графического отображения динамики модели;
• возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.

Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях.

Работа первого уровня экспертной поддержки исходит из концепции "типовых управленческих решений", в соответствии, с которой  часто возникающие в процессе управления проблемные ситуации можно  свести к некоторым однородным классам  управленческих решений, т.е. к некоторому типовому набору альтернатив. Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив.

Если возникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовых альтернатив, в  работу должен вступать второй уровень  экспертной поддержки управленческих решений. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценки синтезированных  альтернатив.

КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПО ФУНКЦИОНАЛЬНОМУ ПРИЗНАКУ И УРОВНЯМ УПРАВЛЕНИЯ

Что означает функциональный признак

Функциональный  признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура информационной системы может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации информационных систем.

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые  определяют функциональный признак  классификации информационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Производственная  деятельность связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических новшеств.

Маркетинговая деятельность включает в себя:

• анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж;
• организацию рекламной кампании по продвижению продукции;
• рациональную организацию материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.

Указанные направления деятельности определили типовой набор информационных систем:

• производственные системы;
• системы маркетинга;
• финансовые и учетные системы;
• системы кадров (человеческих ресурсов);
• прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

В крупных фирмах основная информационная система функционального  назначения может состоять из нескольких подсистем для выполнения подфункций. Например, производственная информационная система имеет следующие подсистемы: управления запасами, управления производственным процессом, компьютерного инжиниринга  и т.д.

Для лучшего понимания  функционального назначения информационных систем в табл. 3.2 приведены по каждому рассмотренному выше виду, решаемые в них типовые задачи.

Таблица 3.2. Функции информационных систем

Система маркетинга	Производственные  системы	Финансовые и  учетные системы	Система кадров (человеческих ресурсов)	Прочие системы, например ИС руководства
Исследование рынка и  прогнозирование продаж	Планирование объемов  работ и разработка календарных  планов	Управление портфелем  заказов	Анализ и прогнозирование  потребности в трудовых ресурсах	Контроль за деятельностью фирмы
Управление продажами	Оперативный контроль и управление производством	Управление кредитной  политикой	Ведение архивов записей  о персонале	Выявление оперативных проблем
Рекомендации по производству новой продукции	Анализ работы оборудования	Разработка финансового  плана	Анализ и планирование подготовки кадров	Анализ управленческих и  стратегических ситуаций
Анализ и установление цены	Участие в формировании заказов  поставщикам	Финансовый анализ и прогнозирование		Обеспечение процесса выработки  стратегических решений
Учет заказов	Управление запасами	Контроль бюджета Бухгалтерский учет и расчет зарплаты

Типы информационных систем

Тип информационной системы  зависит от того чьи интересы она  обслуживает и на каком уровне управления.

На рис. 3.6 показан один из возможных вариантов классификации информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала (см. подразд. 3.1 и рис. 3.2 и 3.3).

Из рис. 3.6 видно, что чем  выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых  специалистом и менеджером с помощью  информационной системы. Однако при  этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью  которых сотрудники-исполнители  занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена - оперативным  управлением. Наверху пирамиды на уровне стратегического управления информационные системы изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими  деятельность менеджеров высшего звена  по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.

Рис. 3.6. Типы информационных систем в зависимости от функционального  признака с учетом уровней управления и квалификации персонала

Информационные  системы оперативного (операционного) уровня

Информационная система  оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках  и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне - отвечать на запросы о текущем состоянии  и отслеживать поток сделок в  фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легкодоступной, непрерывно действующей  и предоставлять точную информацию.

Задачи, цели и источники  информации на операционном уровне заранее  определены и в высокой степени  структурированы. Решение запрограммировано  в соответствии с заданным алгоритмом.

Информационная система  оперативного уровня является связующим  звеном между фирмой и внешней  средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме  того, система - это основной поставщик  информации для остальных типов  информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.

Отключение этой ИС привело  бы к необратимым негативным последствиям.

Пример 3.14. Информационные системы оперативного уровня:

бухгалтерская;

банковских депозитов;

обработки заказов;

регистрации авиабилетов;

выплаты зарплаты и т.д.

Информационные  системы специалистов

Информационные системы  этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров  и проектировщиков. Задача подобных информационных систем - интеграция новых  сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все  больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных  систем, наиболее быстро развиваются  сегодня в бизнесе.

В этом классе информационных систем можно выделить две группы:

информационные системы  офисной автоматизации;

информационные системы  обработки знаний.

Информационные  системы офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель - обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда.

ИС офисной автоматизации  связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Эти  системы выполняют следующие  функции:

обработка текстов на компьютерах  с помощью различных текстовых  процессоров;

производство высококачественной печатной продукции;

архивация документов;

электронные календари и  записные книжки для ведения деловой  информации;

электронная и аудиопочта;

видео- и телеконференции.

Информационные  системы обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.

Информационные  системы для менеджеров среднего звена

Информационные системы  уровня менеджмента используются работниками  среднего управленческого звена  для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих информационных систем:

сравнение текущих показателей  с прошлыми;