Структура информационной системы

Ø Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты и в контекстном меню выберите команду Свернуть ленту.

Ø Дважды щелкните имя активной вкладки.

Ø Нажмите комбинацию клавиш [Ctrl] + [F1].

 

Для использования Ленты  в свернутом состоянии щелкните по названию нужной вкладки, а затем  выберите параметр или команду, которую  следует использовать. Например, при  свернутой вкладке можно выделить диапазон ячеек Рабочего листа, щелкнуть вкладку Главная и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.

! Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются элементы вкладки. Несмотря на скрытие отдельных элементов Ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по значку или стрелке кнопки названия группы и будут отображены все элементы группы.

! При существенном уменьшении ширины (менее 300 точек) или высоты окна (менее 250 точек) Лента и имена вкладок перестают отображаться.

 

Командные вкладки 

Лента разработана для  облегчения доступа к командам и  состоит из командных вкладок. Командные вкладки организованы согласно последовательности задач, которые, как правило, выполняются при работе над различными этапами создания документа.

Вкладки ориентированы на выполнение конкретной задачи, группы на каждой вкладке разбивают задачи на ее составляющие, например, группа Шрифт – используется для форматирования элементов текста, группа Выравнивание - для выравнивания данных внутри ячейки и т.д. Кнопки команд в каждой группу служат для быстрого выполнения команд.

В некоторых группах, справа от названия групп, располагаются маленькие  значки – Кнопки вызова диалоговых окон (ОД). При нажатии такой кнопки открывается соответствующее диалоговое окно или область задач, содержащая дополнительные параметры, связанные с данной группой.

Вкладку можно выбрать, щелкнув  по ней левой кнопкой мыши (ЛКМ). Для выбранной вкладки отобразятся группы с кнопками команд.

 

Кнопка вызова ОД Вкладка  Группы Кнопки команд группы

В Microsoft Excel 2010 командными вкладками  являются:

· Вкладка Главная (Home) содержит команды, связанные с буфером обмена, выбором шрифтов, выравниванием данных, оформлением числовых значений, стилями и правкой.

· Вкладка Вставка (Insert) содержит инструменты для добавления таблиц, диаграмм, иллюстраций, ссылок, колонтитулов, текстовых объектов и символов.

· Вкладка Разметка страницы (Page Layout) содержит команды для работы с темами, фоновыми изображениями, параметрами страниц и т.п.

· Вкладка Формулы (Formulas) предназначена для работы с формулами, функциями, которые удобным образом размещены по категориям для обработки именованных ячеек, проверки формул и параметров вычисления

· Вкладка Данные (Data) предназначена для работы с базами данных. Содержит команды для получения внешних данных, управления внешними соединениями, сортировки и фильтрации данных, устранения дубликатов, проверки и консолидации данных, а также группирования и разгруппирования ячеек.

· Вкладка Рецензирование (Review) заключает в себе команды, необходимые для рецензирования, комментирования, распространения и защиты листа.

· Вкладка Вид (View) имеет команды для выбора различных представлений рабочей книги, скрытия и отображения элементов рабочего листа (сетки, линейки, строки формул и т.д.), увеличения или уменьшения изображения, а также работы с окном рабочего листа.

· Вкладка Разработчик содержит средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML. По умолчанию эта вкладка не отображается на Ленте.

· Файлы и шаблоны предыдущих версий Excel могли содержать пользовательские панели инструментов. В этом случае при открытии таких файлов в Excel 2010 появляется еще одна постоянная вкладка – Надстройки. Эта вкладка содержит элементы панелей инструментов, созданных в предыдущих версиях Excel.

! Стандартный набор вкладок заменяется при переходе из режима создания документа в другой режим, например, Предварительный просмотр

 

Контекстные вкладки 

Кроме стандартного набора вкладок, которые отображаются на «Ленте»  при запуске Office Excel 2010, имеются вкладки, называемые контекстными, которые появляются в интерфейсе в зависимости от выполняемой задачи.

Контекстные вкладки позволяют  работать с элементом, который в  настоящий момент выделен в документе, например, с таблицей, изображением или графическим объектом. Если щелкнуть такой элемент, относящийся к  нему набор контекстных вкладок, выделенный цветом, появится рядом  со 10

 

стандартными вкладками. Имя отображаемого контекстного инструмента отображается над пользовательским интерфейсом и выделено для упрощения  его восприятия.

Например, при добавлении на рабочий лист диаграммы, на ленте  появляется панель Инструменты диаграммы (Chart Tools) с тремя вкладками: Конструктор (Design) – для изменения типа, стиля, параметров, размещения диаграммы; Макет (Layout) – для добавления в диаграмму надписей, графических объектов, линий, фонового цвета, линии тренда; Формат (Format) – для форматирования элементов диаграммы (Рисунок 1.3).

Рисунок 1.3. Контекстные  инструменты 

! При снятии выделения или перемещения курсора контекстная вкладка автоматически скрывается. Не существует способов принудительного отображения контекстных вкладок.

 

Microsoft Office Backstage

Вкладка Файл (File), пришедшая на смену кнопки «Office» (Office 2007), открывает представление Microsoft Office Backstage, которое содержит команды для работы с файлами (Сохранить (Save), Сохранить как (Save As), Открыть (Open), Закрыть (Close), Последние (Last), Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать (Print), Сохранить и отправить (Save & Send), а также для настройки Excel (Справка, Параметры).

Рисунок 1.4. Microsoft Office Backstage

· Команды Сохранить как и Открыть вызывают соответствующие окна для работы с файловой системой.

11

 

· Команда Сведения открывает раздел вкладки для установки защиты Рабочей книги, проверки совместимости Рабочей книги с предыдущими версиями Excel, работы с версиями файлов, а также просмотра и изменения свойств Рабочей книги.

· Команда Последние открывает раздел вкладки со списком последних файлов, с которыми работали в Excel, в том числе закрытых без сохранения. При этом также отображается и список папок.

· Команда Создать открывает раздел вкладки с шаблонами для создания новых Рабочих книг.

· Команда Печать открывает раздел вкладки для настройки и организации печати, а также предварительного просмотра печатного документа.

· Команда Сохранить и отправить (Save & Send) открывает раздел вкладки для отправки Рабочей книги по электронной почте, публикации в Интернете или в сети организации и изменения формата файла.

· Команда Справка открывает раздел вкладки для просмотра сведений об установленной версии Microsoft Office, проверки наличия обновлений, настройки параметров Excel.

· Команда Параметры отображает диалоговое окно Параметры Excel для настройки параметров Excel.

· Команда Закрыть закрывает текущую Рабочую книгу.

· Кнопка Выход завершает работу с приложением.

! Для быстрого возврата в Рабочую книгу из представления Backstage щелкните вкладку Главная (Home) или нажмите клавишу [ESC].

 

Галереи. Интерактивный  просмотр

Галереи – это визуальный элемент дизайна, используемый в новом пользовательском интерфейсе. Они сводят к минимуму усилия при выборе необходимого внешнего вида. В Microsoft Office Excel 2010 есть два типа галерей:

· Галереи с небольшим количеством элементов, как правило, отображаются в составе набора команд в пользовательском интерфейсе.

· Галереи с большим числом элементов (Темы, Поля, Положение и др.) отображаются как ниспадающие галереи, в которых можно сделать нужный выбор (Рисунок 1.5).

 

Раскрывающиеся кнопки имеют  стрелку в правой нижней части. При  щелчке по стрелке открывается меню или галерея, в которой можно  выбрать необходимое действие или  параметр (Рисунок 1.5). При наведении указателя мышки на нужный элемент галереи вы сможете получить представление о выбираемой цветовой комбинации, формате, цветовой схеме или типе диаграммы. Этот функционал называется Live Preview (интерактивный предварительный просмотр). Функция «интерактивный предварительный просмотр» позволяет опробовать элемент перед его выбором. Чтобы сохранить изменение, щелкните на опции. Чтобы продолжить предварительный просмотр, выберите другую опцию.

 

1.2.2. Панель быстрого доступа 

Панель быстрого доступа (Quick Access Toolbar) по умолчанию расположена в верхней части окна приложения Excel 2010 и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям: «Сохранить (Save)», «Отменить (Undo)», «Повторить (Redo)». Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые команды (Рисунок 1.6).

Рисунок 1.6. Панель быстрого доступа 

1.2.3. Контекстные меню 

Контекстные меню (Pop-up menu) содержат команды, которые применяются наиболее часто к выделенным элементам или объектам. Содержание этих меню зависит от контекста обращения к ним.

Для вызова контекстного меню необходимо подвести указатель мыши (УМ) к элементу или объекту, с которым вы хотите работать, и выполнить щелчок правой кнопкой мыши (ПКМ) (Рисунок 1.7).

Рисунок 1.7. Контекстное  меню

1.2.4. Мини-панели инструментов 

Мини-панели инструментов (Рисунок 1.8) являются контекстно-зависимыми и  содержат основные наиболее часто используемые команды для оформления содержимого  ячеек, рисунков, диаграмм и других объектов:

· Мини-панель для оформления текста появляется автоматически при выделении фрагмента содержимого ячейки и содержит команды форматирования текста.

· Мини-панели для оформления графических объектов появляются при щелчке по объекту правой кнопкой мыши. Мини-панель инструментов для оформления рисунка, например, содержит счетчики для изменения размера, кнопки для поворота рисунка и обрезки изображения, кнопки для управления расположением рисунка по слоям.

! Первоначально отображается полупрозрачная мини-панель. При наведении на нее указателя мыши она становится яркой. Чтобы использовать мини-панель, нажмите нужную кнопку или воспользуйтесь раскрывающимися списками.

Рисунок 1.8. Отображение  мини-панели

При желании вы можете отключить  автоматическое отображение мини-панелей  инструментов для оформления текста. Для этого:

1. Перейдите во вкладку Файл.

2. Нажмите кнопку Параметры.

3. В разделе Общие окна Параметры Excel снимите флажок Показывать мини-панель инструментов при выделении.

 

1.2.5. Строка формул 

В Excel 2010 удобнее, чем в  предыдущих версиях организована работа со строкой формул.

Для просмотра и редактирования содержимого выделенной ячейки можно  увеличить высоту строки формул. Для  этого щелкните по кнопке Развернуть строку формул (Рисунок 1.9) или нажмите комбинацию клавиш [Ctrl] + [Shift] + [U]. Если и в этом случае отображается не все содержимое ячейки, можно воспользоваться полосой прокрутки.

Для того, чтобы привести строку формул в исходное состояние  щелкните по кнопке Свернуть строку формул или нажмите комбинацию клавиш [Ctrl] + [Shift] + [U].

 

Рисунок 1.9. Изменение  высоты строки формул

Для точной настройки высоты строки формул подведите указатель  мыши к нижней границы строки формул так, чтобы он принял вид вертикальной двусторонней стрелки. Нажмите, и удерживая нажатой ЛКМ, измените высоту сроки формул.

1.2.6. Поле имени 

Поле имени удобно использовать для определения активной ячейки, а также для быстрого перемещения  к нужной ячейке листа. Для этого:

1. Установите курсор в  поле имени. 

2. Введите с клавиатуры  адрес нужной ячейки 

3. Нажмите клавишу [Enter] на клавиатуре.

 

Также Поле имени может  быть использовано для задания имени  диапазону выделенных ячеек.

1.2.7. Строка состояния 

В строке состояния в нижней части программ Microsoft Office отображается состояние по параметрам, которые  выбраны для отображения в  строке состояния. Многие параметры  выбраны по умолчанию, но строку состояния  можно настраивать и включать или выключать параметры.

В строке состояния комбинируется  несколько различных типов информации. Условно Строка состояния Excel разделяется  на 8 секций

1. В первой секции отображается Режим ячейки. Отображается один из следующих режимов:

· Готово — указывает общее состояние.

· Ввод — указывает режим ввода содержимого. Отображается, когда пользователь выделяет ячейку и начинает ввод, или при нажатии клавиши F2 два раза.