Структура информационной системы

· Правка — указывает режим правки содержимого ячейки. Отображается при двойном щелчке по ячейки или после нажатия клавиши F2 для правки данных в ячейке.

· Укажите — указывает режим выбора формулы. Отображается, если начать формулу, а затем щелкнуть ячейки, которые следует включить в формулу

15

 

2. Во второй секции  отображаются индикаторы защиты  рабочей книги: защита цифровой  подписью, ограничение доступа к  содержимому текущей книги и  текущие разрешения.

3. Третья секция содержит  индикаторы: индикаторы нажатия  клавиш [Caps Lock] и [Num Lock], индикатор переключения режимов Вставки/Замены, индикатор фиксированного десятичного формата, индикатор записи макроса.

4. В четвертой секции  отображается индикатор режима  расширенного выделения (включается  при нажатии на клавишу [F8]).

· Расширить выделенный фрагмент — при нажатии клавиши [F8] для расширения выделенного фрагмента с помощью клавиш со стрелками.

· Добавить в выделенный фрагмент — при нажатии клавиш [Shift]+[F8] для добавления несмежных ячеек или диапазона к выделенным ячейкам с помощью клавиш со стрелками.

5. В пятой секции отображается  номер выделенной страницы листа  и число страниц листа при  работе в режиме «Разметка страницы» или «Предварительный просмотр».

6. В шестой секции отображаются  результаты Автовычисления значений  выделенных ячеек на основе  функций: Среднее, Количество, Количество  чисел, Минимальное значение, Максимальное  значение и Сумма. 

7. В седьмой секции  отображается индикатор состояния  отправки.

8. В восьмой секции  отображаются ярлыки режимов  просмотра, масштаб и ползунок  масштаба.

 

Составом индикаторов  в строке состояния можно управлять, отображая или скрывая их отображение. Для этого:

1. Поместите указатель  мыши в свободное поле строки  состояния и нажмите правую  клавишу мышки. Откроется панель Настройка строки состояния (Рисунок 1.10).

2. В соответствующей секции  установите флажок возле названия  того индикатора, который вы хотите  отобразить в строке состояния.  Справа от названия индикатора  указывается его текущее состояние. 

 

Рисунок 1.10. Настройка  Строки состояния 

! Если ни один индикатор из секции не выбран – секция не отображается в строке состояния.

 

1.2.8. Кнопки быстрого переключения  представлений 

В центре окна Microsoft Office Excel 2010 размещается страница документа, в  рабочей области которой происходит набор текста и размещение различных  объектов (рисунков, таблиц, диаграмм). Кнопки быстрого переключения представлений  используются для переключения режимов отображения документа .

Страница может отображаться несколькими способами:

· По умолчанию для вновь создаваемых документов установлен режим просмотра Обычный. Этот режим используется для выполнения большинства задач Microsoft Excel, таких, как ввод и обработка данных, форматирование данных и ячеек, вычисления, построение диаграмм и т. д.

· Режим Разметка страницы позволяет изменять данные и при этом видеть их так, как они будут напечатаны на бумаге. В этом режиме можно измерять высоту и ширину данных с помощью линеек, менять ориентацию страницы, добавлять и изменять колонтитулы, задавать поля для печати, а также скрывать и отображать заголовки строк и столбцов.

· В режиме Страничный в окне отображается только собственно сама таблица. Остальные ячейки листа не отображаются. Зато отображены границы страниц. Перетаскиванием этих границ можно быстро настраивать вертикальные и горизонтальные разрывы страниц. В этом режиме вручную вставленные разрывы страницы отображаются в виде сплошных линий. Пунктирные линии обозначают автоматические разрывы страницы, подставляемые Office Excel 2010. При переходе в режим Страничный обычно появляется информационное окно Страничный режим. Для дальнейшей работы следует нажать кнопку ОК. Перед этим можно поставить флажок Больше не показывать это окно.

! На вкладке Вид в группе Режимы просмотра книги можно выбрать еще один режим просмотра — Во весь экран. Этот режим обеспечивает скрытие большинства элементов окна для увеличения видимой части документа. В отличие от других режимов просмотра, режим Во весь экран устанавливается для всех листов книги. Чтобы вернуться в исходный режим, следует нажать клавишу [Esc].

 

1.2.9. Изменение масштаба  отображения листа 

Изменить масштаб отображения  листа можно при работе в любой  вкладке Excel 2010. Для управления масштабом  используется Область Масштаб строки состояния.

Рисунок 1.11. Изменени е масштаба

Щелкните по кнопке со знаком + (плюс) для увеличения масштаба или по кнопке со знаком — (минус) для уменьшения. Масштаб можно также изменять перетаскиванием ползунка линейки масштаба. Минимальный масштаб отображения — 10 %, максимальный — 400 %.

! Если Область Масштаб не отображается, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Масштаб.

 

Масштаб отображения листа  можно изменять также с помощью  кнопок группы Масштаб на вкладке Вид:

· Кнопка Масштаб – открывает окно диалога Масштаб, с помощью которого можно установить требуемый масштаб отображения листа.

· Кнопка 100% - отображает документ в масштабе 1:1.

· Кнопка Масштаб по выделенному – изменение масштаба листа таким образом, чтобы выделенный диапазон ячеек заполнил окно целиком.

 

1.2.10. Смарт-теги 

Смарт-теги (Smart tags) — это набор "интеллектуальных кнопок", которые появляются, когда в них возникает необходимость, и позволяют выбрать наиболее быстрый способ выполнения задачи. В MS Excel смарт-теги помогают управлять функциями автозамены и автозаполнения, изменять форматирование копируемых данных перед их вставкой, устранять ошибки, возникающие в формулах и функциях и т.д.

Меню действий смарт-тега

Смарт-теги предоставляют  доступ к параметрам, которые можно  настроить без нажатия на кнопки на ПИ или выбора необходимых пунктов  меню. Для открытия меню смарт-тега выполните следующие действия:

1. Подведите УМ к тексту с индикатором смарт-тега и дождитесь появления кнопки Действия смарт-тегов.

2. Нажмите кнопку списка  рядом с кнопкой смарт-тега.

3. Выберите необходимое  действие.

18

 

! Внешний вид кнопок смарт-тега и список действий зависят от выполняемых операций: - кнопка Параметры автозаполнения (Auto Fill Options), - кнопка Параметры автозамены (Auto Correct Options), - кнопка Параметры вставки (Paste Options), - кнопка Источник ошибки (Error Checking Options), - кнопка Параметры добавления (Insert Options)

 

1.3. Настройка MS Excel 2010

1.3.1. Настройка Ленты и  Панели быстрого доступа 

Для удобства работы вы можете настроить Ленту и панель быстрого доступа в соответствие со своими предпочтениями.

Всплывающие подсказки  команд на ленте 

Большинство командных кнопок, расположенных на вкладках ленты, оснащены всплывающими подсказками, которые  сообщают о сочетании клавиш и  назначении этой кнопки. Это очень  удобно и позволяет быстро выучить  ряд наиболее часто используемых в работе комбинаций клавиш. Польза выражается в существенной экономии времени.

Для включения подсказок  сделайте следующее:

1. Откройте вкладку Файл и щелкните пункт Параметры.

2. В окне Параметры Excel на вкладке Общие в группе Основные параметры работы с Excel в графе Стиль всплывающих подсказок в списке значение выберите Показывать улучшенные всплывающие подсказки.

3. Затем перейдите к  вкладке Дополнительно и в группе Экран поставьте флажок напротив пункта Включать в подсказки сочетания клавиш.

4. Нажмите клавишу [Enter], или закройте окно, нажав ОК.

! Если вы недавно работаете с Excel 2010, рекомендуется использовать улучшенные подсказки, поскольку они дают максимум справочной информации. При наведении на кнопку команды (группы команд) вы будете видеть как краткое наименование команды, так и ее описание (а также комбинации клавиш, если вы выполнили вышеуказанное).

 

Добавление дополнительных вкладок и кнопок команд на ленту 

Лента является частью пользовательского интерфейса Microsoft Office Fluent и при необходимости вы можете настроить ее в соответствии с индивидуальными нуждами пользователя. Вы можете самостоятельно создать свою вкладку (одну или несколько), на которой, расположите кнопки команд так, как вам удобно.

В Microsoft Office 2010 вы не можете менять на свое усмотрение состав и структуру  вкладок, установленных по умолчанию. 19

Добавление настраиваемой  вкладки или группы

Для добавления новой вкладки  на Ленту выполните следующие  действия:

1. Откройте вкладку Файл и щелкните пункт Параметры.

2. В окне Параметры Excel выберите пункт Настройка ленты (Рисунок 1.12).

 

 

Рисунок 1.12. Создание новой вкладки на Ленте 

3. В правой нижней части  окна Настройка ленты и сочетаний клавиш нажмите кнопку Создать вкладку или Создать группу.

4. Нажмите кнопку Переименовать и укажите отображаемое имя и символ. Заметьте, что рядом с наименованием вкладки в скобках есть примечание Настраиваемая. Это сделано для того, чтобы удобнее было отличать стандартные вкладки от настраиваемых.

5. С помощью стрелок Переместить вверх и Переместить вниз установите необходимый порядок расположения вкладок и групп.

6. Чтобы управлять отображением  вкладок или групп используйте  флажок слева от названия соответствующей  вкладки или группы.

7. Чтобы удалить настраиваемую  вкладку или группу нажмите  кнопку Удалить, слева от списка Настройка ленты. Удалить можно только настраиваемые вкладки!

8. Чтобы просмотреть и  сохранить настройки, нажмите  кнопку ОК.

 

Рисунок 1.13. Новая  вкладка с незаполненной кнопками команд группой.

Удаление или  скрытие вкладки/группы

Если вкладка или группа больше не нужны:

1. Щелкните правой кнопкой  мыши на ненужной вам настраиваемой вкладке.

2. Нажмите Удалить.

3. Нажмите ОК или нажмите клавишу [Enter].

20

Иногда требуется убрать определенную настраиваемую вкладку, но в ней может возникнуть необходимость  будущем. Вы можете просто скрывать вкладки  по своему усмотрению, до тех пор, пока они вам снова не понадобятся. Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите на вкладку Файл и выберите команду Параметры.

2. В окне Параметры Excel выберите пункт Настройка ленты (Рисунок 1.12).

3. Щелкните правой кнопкой  мыши на нужной вам настраиваемой вкладке.

4. Снимите флажок Показать вкладку.

5. Нажмите ОК или нажмите клавишу [Enter].

 

Добавление кнопок команд

Команды можно добавлять  только в настраиваемую группу на настраиваемой вкладке или вкладке  по умолчанию. Добавить команды в  группу по умолчанию невозможно. Переименовывать  можно только команды, добавленные  в настраиваемые группы.

1. В диалоговом окне Настройка ленты выберите в списке Настройка ленты настраиваемую группу, в которую необходимо добавить команду.

2. В списке Выбрать команды из выберите список, из которого необходимо добавить команды, например Часто используемые команды или Все команды.

3. Щелкните нужную команду  в выбранном списке и нажмите  кнопку Добавить.

4. Чтобы просмотреть и  сохранить настройки, нажмите  кнопку ОК.

Рисунок 1.14. Новая  вкладка с заполненной кнопками команд группой.

! Можно также переименовать команду и добавить значок, который будет ее представлять. Для этого щелкните команду, а затем нажмите кнопку Переименовать.

 

Скрытие меток  команд

Если вы используете на вкладке всего одну группу с относительно небольшим количеством кнопок, вы получаете примерно такую же картину, как и на Рисунок 1.14. Во-первых, это не очень красиво, да и места занимает много. Во-вторых, если вы ориентируетесь в командах по их значкам, то вам совершенно незачем видеть их подписи (или метки команд). Для отключения этих подписей:

1. Перейдите на вкладку Файл и выберите команду Параметры.

2. В окне Параметры Excel выберите пункт Настройка ленты (Рисунок 1.12).

3. В правом столбце  щелкните правой клавишей мыши  по настраиваемой группе, для  которой вы хотите отключить  метки команд.

4. В контекстном меню  поставьте флажок Скрыть метки команд.

5. Нажмите ОК или нажмите клавишу [Enter].