Совершенствование информационных технологий

При разработке системы "DocsVision" были изучены как передовые западные решения, так и учтены российские традиции делопроизводства. Именно поэтому "DocsVision" обладает следующими основными преимуществами, выгодно отличающими ее от других систем:

• Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.
• Реализация полноценной системы управления документами и деловыми процессами.
• Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями и Управление взаимодействием с клиентами.
• Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления.
• Простые принципы работы с системой для сотрудников, знакомых с электронной почтой и офисными программами.
• Легкое администрирование за счет использования распространенных платформ (MS SQL Server) и наличия автоматических агентов.
• Наличие отработанной технологии внедрения системы, основанной на многолетнем опыте работы и реализованных крупных проектах.
• Возможность полноценной работы удаленных сотрудников через web-браузер.

 

Таблица 3.9. Комплекс программных средств, предлагаемых для работы по новой технологии финансового отдела

Программное обеспечение	Кол-во шт.	Цена  за 1 шт., руб.	Итого, руб.
Системные ПС: Kaspersky CRYSTAL	1	2200	2200
2. Прикладные  ПС: "NormaCS" СЭД "DocsVision"	1   1	15000   10000	15000   10000
ИТОГО:			27200р

3.4.3 Проектирование  коммуникационных взаимосвязей  управленческих процессов

Под современными коммуникационными системами подразумевают, в первую очередь, сети, объединяющие несколько ПК. Объединение нескольких компьютеров ЛВС позволяет увеличить производительность труда людей. Кроме, того, компьютеры могут использовать общие устройства, например принтеры, модемы, сканеры.

Преимущества сети заключаются  в уменьшении стоимости обслуживания ПК, снижении общей стоимости необходимого ПО, возможности хранения больших объемов информации.

В финансовом отделе радиостанции «NRJ Красноярск» уже имеется ЛВС, и она не требует модернизации.

Схема ЛВС довольно-таки проста: все информационные потоки идут от сервера на остальные компьютеры отдела, которые могут запрашивать информацию с сервера.

Данная ЛВС имеет  звездообразную конфигурацию.

 

Достоинства:

• удобство установки и обслуживания;
• возможность добавлять новые компьютеры в сеть без снижения скорости печати.

Недостаток:

• ограниченное количество добавляемых компьютеров.

 

 

 

 

Рис. 3.3. Схема действующей ЛВС

 

3.5 Экономическое  обоснование проектных мероприятий

 

Предполагаемые затраты  на совершенствование существующей информационной технологии будут складываться из затрат на технические и программные средства за вычетом суммы, которая будет получена при продаже существующего компьютера.

Затраты на технические средства: 35500 руб.

Затраты на программное  обеспечение и Internet: 27200 руб.

Затраты на курсы повышения квалификации: 5000 * 4 = 20000 руб.

Примерная стоимость  существующей техники: 4000 руб.

 

Итого затрат: 78700 руб.

 

Источником окупаемости будет повышение скорости и эффективности работы финансового отдела.

Единовременные  капитальные вложения 35500 + 27200 + 20000 – 4000 = 78700 руб.

Текущие расходы будут равны стоимости расходных материалов для принтера: бумага А4 (150 руб. за 500 листов) и тонер (750 руб. на 1000 страниц текста с 5% заполнением страниц). За год расход составит 12 пачек бумаги плюс 8 туб тонера.

(150*12 + 750*8) х 12 = 93600 руб.

Следовательно, в месяц текущие затраты составят: 93600/12 = 7800 руб.

Экономия : 4000+20000(примерная ожидаемая оценка увеличения стоимости)= 24000р

Прибыль : 24000-7800= 16200р

При увеличении прибыли  на 20000 руб. в месяц (примерная ожидаемая оценка) проект окупится :.

Срок  окупаемости : 16200/78700= 0,2 года или ~3 месяца

 

Расчетный срок службы новых технических средств составляет 3 года. Поэтому 2 года и 9 месяцев они будут приносить чистую прибыль.

 

33*20000 – 36*7800 = 379200 руб.

 

Заключение

 

В настоящее время  невозможна успешная работа на рынке  без современного технического и  программного обеспечения. Целью данной курсовой работы было совершенствование существующей информационной технологии финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск» на базе рационализации действующих бизнес-процессов, внедрения современных технических и программных средств и повышения квалификации работников. В результате внедрения предложенного проекта в соответствии с разработками повысилось качество труда работников.

Исходя из сроков окупаемости  проекта, купленная организационная  техника и программы через 3 месяца за счет увеличения прибыли сможет вернуть затраченные на нее средства и в дальнейшем будет приносить чистый доход.

 

 

Список источников и  литературы

 

1. Методические указания  к курсовому проектированию по  дисциплине 

«Информационные технологии управления»,

2. Положение о финансовом  отделе радиостанции «NRJ Красноярск»

3. Интернет-ресурсы:

• www.novirus.ru
• www.NormaCS.com
• www.DocsVision.ru

 

 

                                                    Приложение 1

Экранная  форма «Norma CS»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                           Приложение 2

Экранная  форма «DocsVision»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                        Приложение 3

Экранная  форма «Kaspersky CRYSTAL»