Совершенствование информационных технологий

 

 

 

От формы документа  часто зависит объем трудозатрат  не только тех работников, которые  эти документы формируют, но и  тех, кто их читает, анализирует, использует в справочных целях. В связи с этим, проектирование состава информационных массивов является важнейшей задачей рационализации информационного обеспечения объекта. Основной задачей исследователя является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.

Данная таблица  должна выявить:

• дублирование отдельных реквизитов;
• соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;
• соответствие каждого документа своему целевому назначению;
• характер использования документа в месте его назначения

 

Таблица 3.5.

Таблица повторяемости  показателей в документах

Наименование  отдельных реквизитов	Виды документов				Итог
	Служебная записка	Договор	Счет	Акт выполненных  работ
Сумма заказа	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Сумма налога на добавленную  стоимость	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Реквизиты покупателя	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Реквизиты продавца	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Дата оформления договора	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Номер счета			Ö	Ö	2
Итого:					22

Из таблицы повторяемости  отдельных реквизитов видно, что  в большинстве данные повторяются. Но формы оформления документов являются стандартными, поэтому изменение их содержания нецелесообразно.

3.2.2 Разработка  движения информации в проектируемом  объекте

Целью данного подраздела является рационализация маршрутов  движения и обмена информацией в исследуемом объекте.

Рабочей документацией  этого раздела является:

• маршрутная схема движения документа;
• схема информационных потоков.

В каждом прямоугольнике, обозначающим документ, с помощью  условных знаков отмечаются операции, выполняемые с документом в данном структурном подразделении данным исполнителем.

 

Таблица 3.6.

Маршрутная  схема движения документа

Менеджер финансового отдела	Финансовый  директор	Менеджер финансового отдела	Менеджер  финансового отдела

 

Условные обозначения:

П – получение документа

И – изучение документа

С – визирование документа

Р – наложение резолюции

Движение документа  происходит по рациональной схеме, поэтому  дальнейшее совершенствование проводить  нецелесообразно.

Исследование информационных потоков устанавливает рациональные связи между источниками и приемниками информации и пути ее циркуляции. Источники информации могут находиться как непосредственно в организации, так и вне ее. Схема информационных потоков устанавливает рациональные связи между источником и приемником информации и пути ее циркулирования.

 

Рисунок 3.1. Схема информационных потоков

 

Разработанный проект не охватывает деятельность всей организации, а схема взаимодействия сотрудников финансового отдела не меняется, следовательно, проводить организационные изменения не целесообразно.

3.3 Разработка организационных  изменений в объекте

3.3.1 Проектирование  структуры управления

Организационная структура  финансового отдела представляет собой:

 

Рис. 3.2. Организационная структура финансового отдела

В рассматриваемом отделе работает 4 человека, у каждого сотрудника есть свой определенный спектр обязанностей. Поэтому, нет необходимости что-то менять в организационной структуре после усовершенствования технического и программного обеспечения, так как данная структура вполне отвечает всем предъявленным требованиям.

3.3.2 Проектирование  функций управления

Здесь разрабатывается  состав функций управления, определяется их трудоёмкость, проектируется функциональное разделение труда. Результаты проектирования могут быть представлены в различных табличных формах (в том числе, в виде матрицы функционального разделения труда).

 

Таблица 3.7.

Матрица функционального  разделения труда в финансовом отделе

функции	исполнители			трудоемкость
	финансовый  директор	Менеджер		чел.-час.	уд. вес,
1	2	3		4	5
1.Управление движение финансовых ресурсов	У		ВС	40	31,3
2.Привлечение заемных средств	У		ВС	20	15,6
3.Поиск кредиторов			ВС	5	3,9
4.Заключение договоров о предоставлении кредита	УВ		С	20	15,6
5.Обепечение своевременной оплаты поставщиков и подрядчиков	У		В	3	2,4
6.Составление и предоставление руководству информации о финансовом состоянии предприятия	В		С	20	15,6
7.Составление плана платежей			ВС	20	15,6
ИТОГО:				128	100

 

Условные  обозначения: У – утверждает, В – выполняет, С – собирает информацию.

3.3.3 Проектирование  кадрового обеспечения

В предъявлении каких-либо новых требований нет необходимости, так как все новые сотрудники проходят обязательное двухнедельное обучение в службе по подготовке персонала компании и стажировку продолжительностью два месяц. Курс подготовки для работы с компьютером уже включен в программу обучения. Единственное, всем сотрудникам отдела следует пройти курсы повышения квалификации по освоению нового программного обеспечения.

3.4 Разработка способов формирования, обработки и передачи информации  в объекте

3.4.1 Проектирование  технических возможностей объекта и формирование перечня дополнительных технических средств

Техническое обеспечение  представляет собой комплекс технических  средств (средства сбора, передачи, хранения, представления, транспортировки, использования информации, оргтехника, средства связи и др.), необходимых для работы объекта по новой технологии. Центральное место среди всех технических средств занимает персональный компьютер.

В состав технического обеспечения  входят:

1) электронно-вычислительная  техника

2) средства связи (коммуникаций)

3) организационная техника.

Исходя из анализа, проделанного в 1 разделе курсового проекта, можно  сказать, что текущие характеристики ПК, имеющихся в финансовом отделе, соответствуют решаемым на них задачам и в замене не нуждаются.

Средства связи будут  рассмотрены далее.

В замене нуждается организационная  техника: следует заменить принтер на более мощный и установить в отделе ксерокс.

 

Таблица 3.8.

Комплекс технических  средств, предлагаемых для работы финансового отдела

Составная часть	Наименование	Кол-во, шт	Цена за ед, руб	Общая стоимость
Принтер	HP LaserJet Pro 400 M401dn	1	12500	12500
Ксерокс	Canon iR1020	1	23000	23000
ИТОГО:				35500р

3.4.2 Проектирование  программного обеспечения управленческих процессов

Операционная система Windows 2007 Professional объединяет простоту использования в Интернете, на работе, в пути, с  управляемостью, надежностью и безопасностью. Возможности операционной системы Windows 2007 Professional позволяют использовать ее как основную операционную систему. Поэтому существующую операционную систему оставляем без изменения.

Необходимо установить антивирусную программу, например Kaspersky CRYSTAL.

Kaspersky CRYSTAL - антивирусная программа, предназначенная для полномасштабной защиты рабочих станций от различных проникновений вирусов, хакеров и различных вредоносных кодов, расширенная возможностью обновления всех программ Kaspersky CRYSTAL с одной выделенной машины по средствам модуля "зеркало", что позволяет экономить трафик предприятия.

Что касается специализированных программ, то следует установить следующие  ПП:

• "NormaCS"
• "DocsVision"

Система "NormaCS" включает все нормативные документы, которые требуются в работе специалиста любой квалификации:

• судебную и арбитражную практику;
• комментарии к законодательству;
• международные договоры и проекты федеральных законов.

Кроме того, "NormaCS" предлагает комплекс экономической информации - формы документов, бизнес - справки, календарь специалиста. В информационных ресурсах "NormaCS" на сегодняшний день содержится более 200 000 федеральных и региональных документов.

Все электронные тексты полностью соответствуют официальным. Благодаря прямым договорам с  Администрацией Президента, Минфином, Минэкономики, Центральным банком Российской Федерации, Высшим Арбитражным Судом, Министерством по налогам и сборам РФ и другими федеральными и региональными органами власти новые документы поступают в базы "NormaCS" сразу после утверждения.

Система "NormaCS" отличается уникальной технологией юридической обработки документов. 60 профессиональных юристов ежедневно занимаются аналитической обработкой документов: выявляют противоречия в законодательстве, находят опечатки в официальных документах, разбираются в несоответствии актов разных ведомств. Все документы в "NormaCS" представляются в действующей редакции, сопровождаются комментариями юристов и справками.

Еженедельная актуализация всего информационного банка  исключает возможность использования  устаревших правовых норм. Глубокая юридическая проработка информации предостерегает от ошибок при ее использовании, что обеспечивает полную защиту от нарушения законодательства и экономит время.

Система "DocsVision" – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Система "DocsVision" соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. "DocsVision" обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Решение описанных задач обеспечивают модули системы "DocsVision":

• Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.
• Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).
• Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
• Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.
• Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.