Совершенствование информационных технологий

Стоит отметить, что все  новые сотрудники проходят обязательное двухнедельное обучение в службе по подготовке персонала компании и  стажировку продолжительностью два месяц. Курс подготовки для работы с компьютером уже включен в программу обучения.

1.3 Направление совершенствования  процесса управления

 

Итак, исходя из полученного  объема информации о техническом, документационном, программном, информационном и кадровом обеспечениях, можно предложить следующие направления совершенствования ИТ. В данном случае целесообразно поменять техническое обеспечение на более современные модели (принтер) , установить новые технические средства (в отделе отсутствует ксерокс) и программное обеспечение: ввести систему электронного документооборота (например, "DocsVision"), установить профессионально ориентированные программные средства (например, Систему "NormaCS") и установить антивирусную программу. А также учитывая то, что система "DocsVision" незнакома сотрудникам отдела и принимая во внимание вышеперечисленные пункты следует отправить персонал на курсы повышения квалификации. Это позволит повысить качество труда работников отдела.

 

2. Задание на проектирование

2.1 Цель разработки проекта

 

Целью разработки проекта  является совершенствование существующей информационной технологии финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск», внедрение современных технических и программных средств.

В данном случае предлагается ввести систему электронного документооборота "DocsVision", обновить техническое и программное обеспечение, а также отправить сотрудников отдела на курсы повышения квалификации для освоения введенных программ.

2.2. Основание для разработки проекта

 

Основанием для разработки проекта являются выявленные в ходе анализа недостатки информационной технологии объекта проектирования с точки зрения существующих информационных технологий.

Недостатки  действующей ИТ финансового отдела:

• отсутствие электронного документооборота;
• отсутствие необходимого программного обеспечения;
• отсутствие необходимого технического обеспечения.

2.3 Краткая характеристика объекта  проектирования

 

Объект проектирования курсового проекта – финансовый отдел радиостанции «NRJ Красноярск», который является его структурным подразделением. Численность персонала – 4 человека.

Основными функциями рассматриваемого отдела являются: управление движением финансовых ресурсов, регулирование финансовых отношений, разработка финансовой стратегии, привлечение заемных средств и кредитных ресурсов, обеспечение выполнения кредитных планов, работа с ценными бумагами, ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций; составление и предоставление руководству данных о финансовом состоянии предприятия и др.

В отделе имеется 4 компьютера, которые по своим техническим  возможностям несколько уступают требованиям современных программных средств, поэтому нуждаются в апгрейде.

Также в финансовом отделе есть возможность выхода в  глобальную сеть Интернет, и имеется  локальная вычислительная сеть (ЛВС).

2.4 Перечень проектных мероприятий

 

Необходимый перечень проектных мероприятий, которые необходимы для решения всех выявленных в ходе исследования недостатков, представлен в таблице:

 

Таблица 2.1.

Недостатки действующих  ИТ	Проектные предложения	Организационно-распорядительная документация
1	2	3
Отсутствие современного программного и технического обеспечения ОП.	Обновление  технических и программных средств;	Пояснительная записка в финансово - экономическое  управление с целью выделения  денежных средств на модернизацию программного и технического обеспечения.
Недостаточная надежность сохранности информации	Приобрести  и установить новую антивирусную программу и программы резервного копирования	Перечень  программных средств
Отсутствие электронного документооборота	Введение  системы электронного документооборота "DocsVision"	Пояснительная записка в финансово-экономическое  управление с целью выделения  ден. средств на покупку системы "DocsVision"
Отсутствие  навыков работы с новыми ПС у сотрудников  отдела.	Отправить на курсы повышения квалификации.	Служебная записка на имя генерального директора.

2.5 Краткое экономическое обоснование  проектных мероприятий

 

Предполагаемые затраты  на внедрение проектных мероприятий  составят

Из них:

• на технические средства: 35500 руб
• на программные средства: 27200 руб
• на курсы повышения квалификации: 5000 руб за 1 человека

Также будем помнить  о средствах, полученных от продажи  старого оборудования: 4000 руб.

Основным источником окупаемости затрат является повышение  прибыли предприятия от более  эффективного функционирования финансового отдела.

 

 

3. Проектная часть

3.1. Разработка функциональной модели объекта

3.1.1 Формирование  перечня функций проектируемого  объекта с декомпозицией по  операциям и исполнителям

Проектирование состава  и содержания функций управления начинается с формирования их перечня в соответствии с нормативными и методическими документами их регламентирующими (положениями об отделе, должностными инструкциями, уставом организации и пр.). Каждая функция состоит из отдельных процедур, которые в свою очередь делятся на операции.

 

Таблица 3.1.

Состав функций  объекта по операциям и исполнителям

Виды функций	Фактически  выполняемые функции	Состав процедур по функциям	Основные документы	Исполнитель
Привлечение заемных  средств	Поиск кредиторов и оформление необходимых документов для получения средств	1. Выбор кредиторов 2. Получение списка  необходимых документов. 3. Сбор информации. 4. Составление необходимых документов. 5. Согласование	Выписка банка, заявка на получение заемных средств.	2,3,4 -Менеджер. 1,5 –финансовый директор
Заключение договоров  о предоставлении кредитов	Поиск банка для предоставления кредита. Составление всех необходимых  документов и предоставление их в  банк.	1. Выбор банка 2. Получение списка  необходимых документов. 3. Сбор информации. 4. Составление необходимых документов. 5. Согласование	Выписка банка, план платежей, заявка в банк.	2,3,4 - Менеджер. 1,5 - финансовый директор.
Обеспечение своевременной  оплаты счетов поставщиков и подрядчиков	Точное следование плану  платежей	1. Получение сведений о краткосрочных обязательствах. 2. Внесение их в  план платежей. 3. Контроль за выполнением  плана.	Счета, служебные записки, план платежей.	Менеджер.
Составление и предоставление руководству информации о финансовом состоянии предприятия	Сбор необходимых документов и банковских выписок. Составление отчета.	1. Получение запроса. 2. Поиск необходимых  документов и выписок. 3. Составление отчета.	Счета, банковские выписки, акты выполненных работ.	2 – Менеджер. 1,3 – финансовый директор

3.1.2 Построение  оперограмм рационализируемых бизнес-процессов проектируемого объекта

Оперограмма – это  матрица, позволяющая выполнить  увязку документов с точки зрения последовательности их формирования и  определяющая степень и форму участия каждого функционального подразделения организации или отдельного исполнителя в их формировании.

Оперограмма устанавливает  последовательность выполнения операций по заданной процедуре с указанием  конкретных исполнителей, трудоемкости и используемых технических средств.

Результатом анализа  процессов управления с помощью  оперограмм является разработка мероприятий  по рационализации процессов управления с помощью современных технических средств.

 

Таблица 3.2. Оперограмма процесса выполнения процедуры "Оформление кредита"

Перечень операций	Исполнители финансового отдела				Трудоемкость, человеко-часы		Использова-ние технических средств	Периодич-ность выполнения процедур
	финансовый  директор	Менеджер	Менеджер	Менеджер	До совершенствования	После совершенство-вания
Составление заявки на кредит в банк					2	2	ПК	по мере поступле-ния  распоряжений «сверху»
Согласование					2	1	-
Внесение изменений					4	4	ПК, телефон
Оформление необходимых  документов					2	1	ПК, принтер
Выбор залогового обеспечения					2	2	-
ИТОГО:					12	10

 

Оперограмма процедуры  «Оформление кредита» позволила выявить, что дублирования операций не происходит, маршруты достаточно просты. Рассматриваемый процесс уже достаточно оптимизирован.

 

3.1.3 Определение трудоемкости и периодичности выполнения отдельных видов работ

 

Таблица 3.3

№	Перечень операций	Трудоемкость, чел. часы				Периодичность выполнения процедуры
		До внедрения  новой ИТ		После внедрения ИТ
		Чел.час	Уд. вес	Чел.час	Уд. вес
1	Составление заявки	2	16,6 %	2	20,0 %	По мере поступле- ний  распоря- жений «сверху»
2	Согласование	2	16,6 %	1	10,0 %
3	Внесение изменений	4	33,6 %	4	40,0 %
4	Оформление необходимых  документов	2	16,6 %	1	10,0 %
5	Выбор залогового обеспечения	2	16,6 %	2	20,0 %
Итого:		12	100,0 %	10	100,0 %

3.2 Разработка информационной модели  объекта

3.2.1 Разработка  состава информации проектируемого  объекта

Цель данного подраздела состоит в рационализации информационного  обеспечения финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск» на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов.

Рабочей документацией  этого подраздела является:

1. логико-информационная схема объекта;
2. таблица повторяемости показателей в документах;

Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей в рассматриваемом отделе (входной, выходной, нормативно-справочной) с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте.

Таблица 3.4.

Логико-информационная схема финансового отдела

Перечень основных процедур	Исполнители		Входная информация	Выходная информация
	финансовый  директор	Менеджер
1) Согласование договоров	Ö		Договор	Договор
2) Составление платежных  поручений		Ö	Счет, счет-фактура, договор, акт выполненных работ	Платежное поручение
3) Получение и обработка  банковских выписок		Ö	Банковская выписка	Банковская выписка
4) Оформление документов  на получение кредитов и заемных  средств		Ö	Журнал хозяйственных  операций	Баланс, отчет по дебиторской задолженности и др.
5) Составление отчета  руководству	Ö		Банковские выписки  и документы	Отчет руководству
6) Контроль за правильностью оформления счетов		Ö	Счет, счет-фактура, накладная	Счет, счет-фактура, накладная
7) Принятие решений об очередности оплат	Ö		Счета, договора, акты выполненных  работ	План платежей
8) Принятие счетов		Ö	Счет, счет-фактура, накладная	Счет, счет-фактура, накладная
9) Занесение первичных документов в план платежей		Ö	Счета, договора, акты выполненных работ	План платежей