Информационная система "Центр занятости"

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………..………….…5

1. Назначение и функции программной системы………………...….6
2. Системные требования……………………………………….……..6
3. Связывание таблиц………………………………………………….6
4. Запросы……………………………………………………………....7
5. Формы………………………………………………………………..9
6. Отчеты…………………………………………………………..…..13
7. Макросы………………………………………………………….…15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………….……..16

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………….…….…17

 

ВВЕДЕНИЕ

В деловой и личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

В общем смысле термин база данных — это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной области.

Увеличение объема и  структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей  информационных систем выдвинуло требование создания удобных средств интеграции хранимых данных и управления ими.

Применение «ИС Центр занятости» необходимо при организации деятельности таких учреждений, как бюро по трудоустройству. Так как поиск подходящей работы сложен, то автоматизация поиска вакансий является очень актуальной, поскольку база данных позволяет мгновенно вывести необходимые данные, тем самым, подчеркивая необходимость данной информационной системы.

Объект данной работы — «ИС Центр занятости »

Предмет — проблема организации  и хранения данных в данной ИС.

Цель работы — разработать  эффективную и удобную базу данных.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Разработать и заполнить таблицы соответствующими данными.
2. Установить тип связей в таблице.
3. Создать запросы для вывода необходимых полей.
4. Создать формы, отчеты и макросы.

 

 

1. Назначение и функции программной системы

Разработанная база данных «Центр занятости» предназначена для использования в службах по трудоустройству. Основной функцией является хранение данных о вакансиях с целью мгновенного вывода подходящей вакансии для безработного. Объектами данной информационной системы являются:

1. безработные;
2. вакансии.

2. требования

Основные объекты данной информационной системы:

• «Сведения о безработном» — содержит информацию о безработном;
• «Сведения о вакансиях» — хранит данные о вакансиях;

3. Связывание таблиц

Access 2007 позволяет строить  реляционные базы данных, отдельные  таблицы которых могут быть  связаны между собой.

 

Простейшей и наиболее редкой формой связи между таблицами  является связь «один к одному», при которой для каждой записи в одной таблице существует в лучшем случае одна связанная с ней запись в другой таблице.

Гораздо чаще встречается  связь «один ко многим», при которой  для каждой записи в одной таблице  существует одна, несколько или ни одной записи в другой таблице.

Нередко приходится иметь дело также со связью «многие ко многим», при которой отсутствуют ограничения на множества пар записей, принадлежащих связи. Такая связь в Access не используется. Ее необходимо представить в виде двух связей «один ко многим».

С базе данных «Центр занятости» таблицы связаны друг с другом по названию специальности.

4. Запросы

Запрос представляет собой специальную функцию, позволяющую выводить необходимые поля из таблицы, а также производить операции с данными полями в режиме конструктора, например, подсчет суммы, выборка полей, подсчет среднего итога. Существует несколько типов запросов: на выборку, на добавление, на удаление, на обновление, запрос на создание таблиц, перекрестный запрос. Запрос можно использовать для выполнения расчетов. Для этих целей предусмотрены статистические функции. Статистическую функцию задают в строке Групповая операция.

Таблица 3 «Функции и выполняемые  операции»

Функция	Выполняемая операция
Sum	Суммирование значений определенного поля
Avg	Вычисление среднего значения
Min	Вычисление минимального значения
Мах	Вычисление максимального  значения
Count	Вычисление количества записей в определенном поле
First	Определяется первое значение в указанном поле
Last	Определяется последнее  значение в указанном поле
StDev	Вычисляется стандартное отклонение значений данного поля
Var	Вычисляется вариация значений данного поля

Перечень запросов, применявшихся  в данной базе данных приведен ниже.

Запрос «Кандидаты на должность  с высшим образованием»

Запрос «Кандидаты на должность с высшим образованием» показывает тех кандидатов, которые обладают высшим образованием.

Запрос «Квалифицированные кандидаты»

Запрос «Квалифицированные кандидаты» показывает тех кандидатов на должность, которые помимо высшего образования обладают стажем работы более 5 лет.

Запрос «Опыт работы не требуется»

Запрос «Опыт работы не требуется» помогает найти организацию, в которой не требуется опыт работы в предыдущих организациях.

Запрос «Поиск подходящей вакансии»

Запрос «Поиск подходящей вакансии» помогает отыскать организацию и должность, которые полностью соответствуют образованию, специальности и квалификации безработного, путем ввода фамилии безработного.

Запрос «Средний возраст кандидатов»

Запрос «Средний возраст кандидатов» производит расчет среднего возраста всех претендующих на должность безработных.

Запрос «Требование к стажу кандидата 4 и более лет»

Запрос «Требование к стажу кандидата 4 и более лет» отображает те организации, условием принятия на должность которых является рабочий стаж кандидата от 4 и более лет.

5. Формы

Работа с данными  в режиме таблицы имеет существенный недостаток: если полей слишком много, они не умещаются на экране и приходится прибегать к различным манипуляциям, чтобы оптимизировать представление: например, убирать некоторые столбцы, менять их положение.

После создания базы данных (и, возможно, одной или более таблиц) вы можете создать формы для просмотра  данных в более удобном виде. Форма  может служить средством защиты базы данных от неквалифицированных  пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.

Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно расположить по своему усмотрению. На основе одной таблицы можно построить несколько форм.

В Access 2007 существует несколько  способов создания форм:

Таблица 4 Способы создания форм

Автоформа	Автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.
Мастер форм	Создание формы с  помощью мастера; в зависимости  от назначения формы мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления.
Конструктор	Создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм. Также предназначен для обработки  готовых форм.
Сводная диаграмма	Создание формы с  диаграммой на основе выбранных полей таблицы.
Сводная таблица	Создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access XP

Существует несколько  разновидностей автоформ:

Форма — создание формы для ввода данных по одной записи за раз

Разделенная форма — создание разделенной формы, в верхней части которой отображается таблица, а в нижней – форма для ввода данных в запись, выделенную в таблице.

Несколько элементов  — создание формы, в которой записи отображаются в виде таблицы, при этом каждая запись занимает отдельную строку

При каждом открытии сохраненной  формы обновляются данные таблицы  или запроса, на основе которого была создана форма. Благодаря этому  содержимое формы всегда соответствует  информации в таблицах или запросах.

Перечень форм, применявшихся в данной работе приведен ниже:

Форма «Личная карточка кандидата на должность»

Форма «Личная карточка кандидата на должность» выполнена в виде столбца и показывает личные данные кандидата на должность.

Главная кнопочная форма

Главная кнопочная форма выполняет операции по запуску запросов, форм и отчетов, путем нажатия соответствующей кнопки.

Форма «Сведения о безработном»

Форма «Сведения о безработном» представлена в ленточном виде и показывает все поля, относящиеся к данным о безработном.

Форма «Сведения о вакансиях»

Форма «Сведения о вакансиях» позволяет просмотреть существующие организации и вакансии по специальности.

6. Отчеты

Отчеты используются для отображения данных таблицы  или запроса в удобном для  пользователя формате (с заголовками  и номерами страниц).

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы  и запроса, являющихся источниками  данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. При  создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов.

Использование отчетов имеет следующие достоинства:

• данные могут быть представлены в удобной для чтения и анализа форме;
• отчет позволяет включать и печатать графические объекты (например, диаграммы);
• обеспечивается возможность работы с материалом, напечатанным на бумаге.

Отчеты можно создавать  двумя способами:

1. при помощи мастеров отчетов/автоотчетов;
2. «вручную».

Отчет «Квалифицированные кандидаты»

Отчет «Квалифицированные кандидаты» представлен в выровненном виде и выводит данные тех безработных, которые соответствуют запросу «Квалифицированные кандидаты».

Отчет «Сведения о безработном»

Отчет «Сведения о безработном» выполнен в виде структуры, с уровнем группировки по специальности, который группирует всех кандидатов по специальностям.

Отчет «Сведения о вакансиях»

Отчет «Сведения о вакансиях» выполнен в табличном макете представления данных и позволяет просмотреть данные о вакансии и необходимые для этого образование и стаж.

7. Макросы

Удобно разрабатывать  макросы для автоматизации несложных  процессов, таких как открытие и закрытие форм и отчетов, вывод на экран или печать документов и т.д. Окно макросов включает четыре столбца: Имя макроса, Условие, Макрокоманда, Аргументы, Примечание.

При создании нового макроса  по умолчанию отображается только столбцы  Макрокоманда, Аргументы, Примечание. Показ остальных столбцов устанавливается посредством опций Имена макросов и Условия из меню Конструктор. В столбце Имя макроса указываются имя макроса, которое надлежит задавать, если окно содержит несколько макросов. В столбце Условие осуществляется ввод условия для выполнения только части макроса. В столбце Макрокоманда перечисляются подлежащие выполнению действия в нужной последовательности. Столбец Примечание содержит комментарий к программе и делает текст макроса понятнее.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, в процессе проектирования базы данных, можно прийти к выводу, что правильная организация хранения и представления данных является неотъемлемой частью для успешного функционирования базы данных. Огромную роль в построении базы данных в MS Access играют такие полезные функции, как создание запросов, которые позволяют делать выборку необходимых полей из большой совокупности данных, а также производить арифметические и логические операции над этими полями.

Формы играют существенную роль в организации баз дынных, поскольку они создаются непосредственного для изменения или дополнения данных в таблицах через сами формы, а также формы более наглядно представляют информацию, содержащуюся в таблицах. Отчеты являются не менее важными элементами информационной системы, поскольку через создание отчетов можно распечатывать данные из информационной системы на бумагу, предварительно выбрав необходимые уровни группировки данных, что очень удобно при работе с большими объемами данных.